Herzlichen Glückwunsch zum Kauf des Keycafe Schlüsselverwaltungssystems.

Wir unterstützen Sie dabei, das Beste aus Ihrem System herauszuholen. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt eine Live-Video-Demo der Software wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an support@keycafe.com.

Dieser Leitfaden führt Sie in die Funktionsweise des Systems ein und vermittelt Ihnen alles, was Sie für den Einstieg benötigen.

 

Schritt 1 – Konto erstellen

Erstellen Sie zu Beginn ein Keycafe-Konto. Dieses benötigen Sie, um Zugriff auf die mobilen Apps und Desktop-Anwendungen zu erhalten, die für den Einrichtungsprozess verwendet werden.

 

Schritt 2 – Richten Sie Ihre SmartBox ein

  1. Nachdem Sie Ihre SmartBox erhalten und ausgepackt haben, verbinden Sie sie mit einem WiFi-, Ethernet- oder Mobilfunknetzwerk. Richten Sie Ihre SmartBox in der Keycafe-App als privaten Standort ein. 

  2. Montieren Sie Ihre SmartBox anhand der Installationsanleitung an einer Wand.

  3. Wenn Sie Erweiterungseinheiten erworben haben, verknüpfen Sie Ihre SmartBoxes.

  4. Wenn Sie den Benutzern Ihrer SmartBox mehrere Sprachoptionen zur Verfügung stellen möchten, ändern Sie die Spracheinstellungen für Ihre Standorte.

Montieren Sie die SmartBox nicht ohne Internetverbindung

Sie müssen Ihre SmartBox mit einem WiFi-, Ethernet- oder Mobilfunknetzwerk verbinden, bevor Sie sie an einer Wand montieren. Eine Internetverbindung ist erforderlich, um die SmartBox zum Abnehmen von der Montageplatte zu entriegeln.

 

Schritt 3 – Richten Sie Ihre Schlüssel ein

  1. Fügen Sie zunächst Ihre Schlüssel in der Keycafe-App hinzu. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Das System von Keycafe funktioniert so, dass ein Schlüssel jedes Mal gescannt wird, wenn er an einer SmartBox abgeholt oder zurückgegeben wird. Dies geschieht mithilfe von Schlüsselanhängern. Wie beim Hinzufügen von Schlüsseln gibt es hierfür zwei Möglichkeiten:

 

Schritt 4 – Schlüssel für Mitarbeiter vorbereiten

  1. Sobald Ihre Schlüssel eingerichtet sind, können Sie Benutzer erstellen und Berechtigungen für Ihre Mitarbeiter und Abteilungen zuweisen. 

  2. Sehen Sie sich alle verfügbaren Methoden für die Abholung und Rückgabe von Schlüsseln an. Sie können auch Poster herunterladen und ausdrucken, um Mitarbeiter in der Nutzung der SmartBox zu schulen. Der optimale Ablauf für Ihr Unternehmen kann eine oder mehrere Methoden umfassen.

  3. Wenn Sie Benutzerausweise erworben haben, können Sie diese anhand dieser Anleitung einrichten.

  4. Wenn Sie mehrere Schlüssel gruppieren möchten, beispielsweise die Schlüssel einer bestimmten Abteilung, können Sie Schlüsselgruppen erstellen. Dadurch können Sie auch schnell Berechtigungen für alle Schlüssel gleichzeitig vergeben.

  5. Sie können Schlüsselcodes für schnellere Abholungen und Rückgaben aktivieren. Der Nachteil ist eine geringere Sicherheit, da Sie nicht nachverfolgen können, wer auf Schlüssel zugreift.

  6. Schichtzeiten ermöglichen es Ihnen, den Schlüsselzugriff auf bestimmte Tage und Zeiträume zu beschränken. Dies ist nützlich, wenn Sie verhindern möchten, dass Mitarbeiter Schlüssel außerhalb ihrer zugewiesenen Schichten verwenden.

 

Schritt 5 – Schlüssel für Gäste vorbereiten

Wenn Ihr Ablauf die Bereitstellung von Schlüsseln für Besucher zur einmaligen Nutzung vorsieht, befolgen Sie diese Schritte, um eine einmalige Buchung einzurichten.

 

Schritt 6 – Erweiterte Optionen