Neues SmartBox-Besitzerhandbuch

Herzlichen Glückwunsch zum Kauf des Keycafe-Schlüsselverwaltungssystems.

Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, den größtmöglichen Nutzen aus der Nutzung des Systems zu ziehen. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt eine Live-Videodemo der Software wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an support@keycafe.com.

In diesem Handbuch erfahren Sie, wie das System funktioniert und was Sie für den Einstieg benötigen.

1. Ein Konto erstellen
2. Richten Sie Ihre SmartBox ein
3. Richten Sie Ihre Schlüssel ein
4. Bereiten Sie Schlüssel für die Nutzung durch das Personal vor
5. Bereiten Sie Schlüssel für die Nutzung durch Gäste vor
6. Erweiterte Optionen

Schritt 1 – Erstellen Sie ein Konto

Um zu beginnen, erstellen Sie ein Keycafe-Konto. Sie benötigen diese, um Zugriff auf die Mobil- und Desktop-Apps zu erhalten, die für den Einrichtungsprozess verwendet werden.

Schritt 2 – Richten Sie Ihre SmartBox ein

1. Nachdem Sie Ihre SmartBox erhalten und ausgepackt haben, verbinden Sie sie mit einem WiFi, Ethernetoder Mobilfunk Netzwerk. Richten Sie Ihre SmartBox in der Keycafe-App als privaten Standort ein.
2. Montieren Sie Ihre SmartBox mithilfe der Installationsanweisungenan einer Wand.
3. Wenn Sie Erweiterungseinheiten erworben haben, verknüpfen Sie Ihre SmartBoxen.

Schritt 3 – Richten Sie Ihre Schlüssel ein

1. Fügen Sie zunächst Ihre Schlüssel zur Keycafe-App hinzu. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

• Eins nach dem anderen
• Massen-Upload

2. Das System von Keycafe scannt einen Schlüssel jedes Mal, wenn er an einer SmartBox abgeholt oder dort abgelegt wird. Dies geschieht über Schlüsselanhänger. Genau wie beim Hinzufügen von Schlüsseln gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun:

• Eins nach dem anderen
• Massen-Upload mit dem Feld „Seriennummer“

Schritt 4 – Bereiten Sie die Schlüssel für die Nutzung durch das Personal vor

1. Sobald Ihre Schlüssel eingerichtet sind, können Sie Benutzer erstellen und Berechtigungen für Ihre Mitarbeiter und Abteilungen vergeben.
2. Sehen Sie sich alle verfügbaren Methoden zum Abholen und Abgeben Schlüssel an. Sie können auch Poster herunterladen und ausdrucken, um das Personal in der Verwendung der SmartBox zu schulen. Der beste Arbeitsablauf für Ihr Unternehmen kann eine oder mehrere Methoden umfassen.
3. Wenn Sie Benutzerausweise erworben haben, können Sie diese mit dieser Anleitungeinrichten.
4. Wenn Sie mehrere Schlüssel haben, die Sie gruppieren möchten, beispielsweise die Schlüssel einer bestimmten Abteilung, können Sie Schlüsselgruppenerstellen. Auf diese Weise können Sie auch schnell Berechtigungen für alle gleichzeitig erteilen.
5. Sie können Tastencodes für schnellere Abholung und Rückgabe aktivieren. Der Nachteil besteht darin, dass die Sicherheit verringert wird, da Sie nicht nachverfolgen können, wer auf die Schlüssel zugreift.
6. Zeitverschiebungen ermöglichen es Ihnen, den Schlüsselzugriff auf bestimmte Tage und Zeiträume zu beschränken. Dies ist nützlich, wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter Tasten außerhalb der ihnen zugewiesenen Schichten verwenden.

Schritt 5 – Vorbereiten der Schlüssel für die Nutzung durch Gäste

Wenn Ihr Arbeitsablauf die Bereitstellung von Schlüsseln für Besucher zur einmaligen Nutzung umfasst, befolgen Sie diese Schritte , um eine einmalige Buchung einzurichten.

Schritt 6 – Erweiterte Optionen

• Programmierbare Warnungen ermöglichen Ihnen das Senden benutzerdefinierter Benachrichtigungen an Benutzer und Administratoren, wenn Schlüssel am Ende einer Schicht nicht zurückgegeben werden.
• Erfahren Sie, wie Sie Ihre Schlüssel verwalten.
• Verstehen Sie, wie Quick Scan Dropoffs funktionieren, und entscheiden Sie, ob sie zu Ihrem Workflow passen.
• Sehen Sie sich Anpassungsoptionen von Keycafe an, um Ihr Schlüsselverwaltungssystem auf die nächste Stufe zu bringen.
• Wenn Sie Probleme damit haben, dass der tatsächliche Bestand an Schlüsselbehältern nicht mit Ihren Unterlagen übereinstimmt, können Sie den Bestand an Schlüsselbehältern manuell verwalten.