Benutzer hinzufügen und verwalten

In diesem Artikel:

Was ist ein Benutzer?

Ein Benutzer im Keycafe-System ist einfach eine Person, der Zugriffs- oder Verwaltungsberechtigungen gewährt werden und die beim Abholen oder Abgeben eines Schlüssels erfasst wird. Jeder Benutzer verfügt über einen oder mehrere eindeutige Zugangscodes, abhängig von den Einstellungen und Berechtigungen, die von Schlüsseleigentümern und Kontoadministratoren festgelegt wurden.

Für alle Benutzertypen kann der Administrator eines Unternehmens einen Zugangscode aktivieren, um auf Schlüssel zuzugreifen, die diesem Unternehmen gehören. Wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens sind, das Keycafe nutzt, und Keycafe nirgendwo anders nutzen, ist der Zugangscode alles, was Sie brauchen. Nur für Vollnutzer: Ihre Telefonnummer und ein zufällig generierter „SmartBox-Anmeldecode“ werden verwendet, um unabhängig vom Standort auf alle Schlüssel zuzugreifen, für die sie eine Berechtigung erhalten haben.

 

Benutzertypen

Im Keycafe-System gibt es zwei Arten von Benutzern. Abhängig von den Anforderungen Ihrer Organisation und Ihres Arbeitsablaufs können Sie eine Kombination beider Typen verwenden.

 

Voller Benutzer

Ein Vollbenutzer ist für Mitarbeiter oder Mitarbeiter gedacht, die für erweiterte Funktionen auf unsere iOS-, Android- oder Desktop-Anwendungen zugreifen, wie z. B. die Verwaltung von Benutzern, die Erteilung von Berechtigungsschlüsseln, die Überprüfung von Protokollen usw. Ein vollwertiger Benutzer wird eingeladen, mit seiner E-Mail-Adresse sicher ein Konto bei Keycafe zu registrieren. Der Benutzer hat die Kontrolle über seine eigenen Anmeldeinformationen und die Zwei-Faktor-Authentifizierungseinstellungen in seinem Konto. Wir empfehlen diese Art von Konto für Unternehmensbenutzer, die in Ihrem Unternehmen regelmäßig auf Produktivitätssoftware zugreifen und diese nutzen.

 

SmartBox-Benutzer

Ein SmartBox-Benutzer ist für Mitarbeiter oder Mitarbeiter gedacht, die mit einem von Ihnen bereitgestellten Passcode regelmäßig Schlüssel austauschen, aber keine erweiterten Funktionen benötigen. Der Benutzer wird sofort erstellt und von Ihnen (dem Administrator des Unternehmens) gesteuert. Eine Registrierung des Benutzers ist nicht erforderlich. Der Benutzer kann sich nicht bei unseren iOS-, Android- oder Desktop-Anwendungen anmelden und keine Verwaltungsfunktionen wie die Steuerung von Schlüsselberechtigungen ausführen. Diese Benutzer können nur mit einem von Ihnen bereitgestellten Passcode oder Ausweis mit Ihren SmartBoxen interagieren, um Schlüssel abzuholen und abzugeben (die Berechtigungsrolle Exchange Only“).

 

Benutzerausweise für SmartBox-Benutzer

Genau wie Vollbenutzer können SmartBox-Benutzern Benutzerausweisezugewiesen werden.

 

Berechtigungsrollen verstehen

Berechtigungsrollen beeinflussen, was ein Benutzer mit einem Schlüssel, einer Schlüsselgruppe oder einem Standort tun kann. Sie werden häufig verwendet, um die Berechtigungen zwischen Managern, Mitarbeitern und Support zu unterscheiden.

 

Nur Umtausch

Der Benutzer kann den Schlüssel mit seinem Zugangscode oder der Keycafe-App abholen und abgeben und erhält eine eingeschränkte Ansicht des aktuellen Verlaufs und der Informationen zum Schlüssel. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Endbenutzermitarbeiter, die den Schlüssel regelmäßig abholen und abgeben.

 

Nur anschauen

Der Benutzer kann alle Informationen über den Schlüssel, seinen Verlauf, Benutzerzugriffe und Buchungen im Zusammenhang mit dem Schlüssel sehen und finden. Sie können den Schlüssel nicht abholen oder seinen Schlüsselcode einsehen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich gut für Remote-Support-Mitarbeiter.

 

Administrator

Der Benutzer verfügt über alle Funktionen unter „Nur Umtausch“ und „Nur anzeigen“ sowie über die Möglichkeit, Buchungen zu erstellen und zu verwalten, die Schlüsselinformationen zu bearbeiten, Benachrichtigungen zur Schlüsselübergabe/-abgabe zu erhalten und seinen Schlüsselcode anzuzeigen und zu verwalten. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Mitarbeiter, die vollständige Kontrolle über den Schlüssel haben möchten.

Siehe Co-Admins vs. Organisationsadministratoren.

 

Fügen Sie einen Vollbenutzer hinzu

 

  1. Melden Sie sich beiKeycafe Desktopoder auf dem Handy an.
  2. Wählen Sie +hinzufügen.
  3. Wählen Sie Benutzeraus.
  4. Wählen SieVollbenutzeraus.
  5. Geben Sie einen Namen für den Benutzer ein.
  6. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um den Benutzer zur Registrierung eines Kontos einzuladen.
  7. Wenn Sie möchten, geben Sie einen Kommentar ein , der zusammen mit der Einladung an den Benutzer gesendet wird.
  8. Sie können einen benutzerdefinierten Zugangscodeeingeben, ihn durch Umschalten der Schaltfläche deaktivieren oder den Code durch Deaktivieren und Aktivieren des Umschalters zufällig auswählen.
  9. Geben Sie eine Berechtigung für den Benutzer ein – dies kann ein Schlüssel, eine Schlüsselgruppe oder ein Standort sein.
  10. Geben Sie für den Benutzer eine Berechtigungsrolle ein.
  11. Wenn Sie diesem Benutzer einen Benutzerausweis zuweisen möchten, geben Sie die Seriennummer eines unbenutzten Aufkleberausweises oder Schlüsselanhängers ein.
  12. Willkommens-E-Mail senden sendet dem Benutzer nach Abschluss der Registrierung automatisch eine E-Mail mit seinem Zugangscode sowie einigen hilfreichen Tipps und Links für die ersten Schritte mit der Nutzung des Keycafe-Systems. Wir empfehlen, diese Option aktiviert zu lassen.
  13. Wählen Sie Benutzer hinzufügenaus.

Vollständige Benutzer nach der Einladung anzeigen

Nachdem Sie einen Vollbenutzer erstellt haben, werden Sie ihn unter dem Filter Eingeladen auf der Registerkarte „Benutzer“ sehen. Sobald sie ein Konto bei Keycafe erstellt haben, werden sie unter dem Filter Alle angezeigt.

eingeladen-filter.png

 

Fügen Sie einen SmartBox-Benutzer hinzu

 

  1. Melden Sie sich beiKeycafe Desktopoder auf dem Handy an.
  2. Wählen Sie +hinzufügen.
  3. Wählen Sie Benutzeraus.
  4. Wählen SieSmartBox-Benutzeraus.
  5. Geben Sie Vor- und Nachnamen des Benutzers ein.
  6. Wenn Sie möchten, geben Sie eine Kontakt-E-Mail-Adresseein. Dies wird nur für programmierbare Warnungen und zum Versenden der Willkommens-E-Mail in Schritt 10 verwendet.
  7. Sie können einen benutzerdefinierten Zugangscodeeingeben, ihn durch Umschalten der Schaltfläche deaktivieren oder den Code durch Deaktivieren und Aktivieren des Umschalters zufällig auswählen.
  8. Geben Sie eine Berechtigung für den Benutzer ein – dies kann ein Schlüssel, eine Schlüsselgruppe oder alle Schlüssel sein. Beachten Sie, dass dies die Berechtigung Exchange Only ist.
  9. Wenn Sie diesem Benutzer einen Benutzerausweis zuweisen möchten, geben Sie die Seriennummer eines unbenutzten Aufkleberausweises oder Schlüsselanhängers ein.
  10. Willkommens-E-Mail senden sendet dem Benutzer nach Abschluss der Registrierung automatisch eine E-Mail mit seinem Zugangscode sowie einigen hilfreichen Tipps und Links für die ersten Schritte mit der Nutzung des Keycafe-Systems. Wir empfehlen, diese Option aktiviert zu lassen.
  11. Wählen Sie Benutzer hinzufügenaus.

 

Massen-Uploads von Nutzern

Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern hinzufügen möchten, können Sie einen Massen-Upload mit einer CSV-Datei durchführen. Anweisungen finden Sie unter Massen-Benutzer-Uploads .

 

Bearbeitungs- oder Anzeigeberechtigungen eines Benutzers

 

  1. Melden Sie sich beiKeycafe Desktopoder auf dem Handy an.
  2. Wählen Sie im Menü Benutzer aus.
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie bearbeiten oder anzeigen möchten.
  4. Sie können nun Folgendes tun:
  • Sehen Sie, welche Schlüssel der Benutzer aktuell ausgeliehen hat
  • Sehen/bearbeiten Sie, für welche Schlüssel und Speicherorte der Benutzer Berechtigungen hat
  • Zeigen Sie den Verlauf der Schlüsselabholung und -abgabe des Benutzers an
  • Benutzerkontaktinformationen, Zugangscode und Benutzerausweis Informationen anzeigen/bearbeiten

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