Agregar y administrar usuarios

En este articulo:

¿Qué es un usuario?

Un usuario en el sistema Keycafe es simplemente una persona a la que se le otorgan permisos de acceso o administración y se registra cuando recoge o entrega una llave. Cada usuario tiene uno o varios códigos de acceso únicos, según la configuración y los permisos establecidos por los propietarios de claves y los administradores de cuentas.

Para todos los tipos de usuarios, el administrador de una empresa puede habilitar un código de acceso para acceder a las claves que pertenecen a esa empresa. Si es empleado de una empresa que utiliza Keycafe y no utiliza Keycafe en ningún otro lugar, todo lo que necesita es el Código de acceso. Solo para usuarios completos, su número de teléfono y un "código de inicio de sesión de SmartBox" generado aleatoriamente se utilizan para acceder a cualquier clave para la que se les haya otorgado permiso, independientemente de su ubicación.

 

Tipos de usuarios

Hay dos tipos de usuarios en el sistema Keycafe. Puede utilizar una combinación de ambos tipos según las necesidades de su organización y flujo de trabajo.

 

Usuario completo

Un Usuario Completo es para empleados o personal que accederán a nuestras aplicaciones iOS, Android o de escritorio para funciones avanzadas, como administrar usuarios, otorgar claves de permisos, revisar registros, etc. Se invitará a un usuario completo a registrar de forma segura una cuenta en Keycafe utilizando su dirección de correo electrónico. El usuario tendrá el control de sus propias credenciales y de la configuración de autenticación de dos factores dentro de su cuenta. Recomendamos este tipo de cuenta para usuarios corporativos que acceden y utilizan software de productividad con regularidad en su empresa.

 

Usuario de SmartBox

Un usuario de SmartBox es para empleados o personal que realizará intercambios de claves periódicos utilizando un código de acceso que usted les proporcione pero que no requiere funcionalidad avanzada. El usuario se crea inmediatamente, lo controla usted (el administrador de la empresa) y no es necesario que el usuario se registre. El usuario no podrá iniciar sesión en nuestras aplicaciones de iOS, Android o de escritorio y no podrá realizar funciones administrativas como controlar permisos clave. Estos usuarios solo podrán interactuar con sus SmartBox para recoger y dejar llaves usando un código de acceso o credencial que usted les proporcione (el rol de permiso Exchange Only).

 

Insignias de usuario para usuarios de SmartBox

Al igual que los usuarios completos, a los usuarios de SmartBox se les pueden asignar insignias de usuario.

 

Comprender las funciones de permiso

Los roles de permisos afectan lo que un usuario puede hacer con una clave, un grupo de claves o una ubicación. A menudo se utilizan para diferenciar los permisos entre gerentes, personal y soporte.

 

Sólo cambio

El usuario podrá recoger y entregar la llave usando su código de acceso o la aplicación Keycafe y ver una vista limitada del historial reciente e información sobre la llave. Este nivel de permiso es bueno para el personal del usuario final que recoge y entrega la llave con regularidad.

 

Sólo vista

El usuario podrá ver y encontrar toda la información sobre la llave, su historial, accesos de usuarios y reservas relacionadas con la llave. No podrán recoger la llave ni ver su código de llave. Este nivel de permiso es bueno para el personal de soporte remoto.

 

Administrador

El usuario tendrá todas las capacidades en Solo intercambio y Solo vista, además de poder crear y administrar reservas, editar la información de la clave, recibir notificaciones de recogida/entrega de claves y ver y administrar su código de clave. Este nivel de permiso es bueno para el personal que desea tener una supervisión total de la clave.

Consulte Coadministradores frente a administradores de la organización.

 

Agregar un usuario completo

 

  1. Inicie sesión enKeycafe escritorioo en el móvil.
  2. Seleccione + Agregar.
  3. Seleccione Usuario.
  4. SeleccioneUsuario completo.
  5. Introduzca un Nombre para el usuario.
  6. Ingrese una dirección de correo electrónico para invitar al usuario a registrar una cuenta.
  7. Si lo deseas, ingresa un comentario que se enviará al usuario junto con la invitación.
  8. Puede ingresar un Código de accesopersonalizado, deshabilitarlo alternando el botón o aleatorizar el código deshabilitando y habilitando el alternar.
  9. Ingrese un Permiso para el usuario; puede ser una clave, un grupo de claves o una ubicación.
  10. Ingrese un Rol de permiso para el usuario.
  11. Si desea asignar una insignia de usuario para este usuario, ingrese el número de serie de una insignia adhesiva o llavero no utilizado.
  12. Enviar correo electrónico de bienvenida envía automáticamente un correo electrónico al usuario una vez que completa el registro, que contiene su código de acceso junto con algunos consejos útiles y enlaces sobre cómo comenzar a usar el sistema Keycafe. Recomendamos dejar esta opción habilitada.
  13. Seleccione Agregar usuario.

Ver usuarios completos después de invitar

Después de crear un Usuario completo, lo verá en el filtro Invitados en la pestaña Usuarios. Una vez que creen una cuenta con Keycafe, aparecerán bajo el filtro Todos.

filtro-invitado.png

 

Agregar un usuario de SmartBox

 

  1. Inicie sesión enKeycafe escritorioo en el móvil.
  2. Seleccione + Agregar.
  3. Seleccione Usuario.
  4. SeleccioneUsuario SmartBox.
  5. Ingrese el nombre y apellido del usuario.
  6. Si lo deseas, ingresa un correo electrónico de contacto. Esto solo se usa para alertas programables y para enviar el correo electrónico de bienvenida en el paso 10.
  7. Puede ingresar un Código de accesopersonalizado, deshabilitarlo alternando el botón o aleatorizar el código deshabilitando y habilitando el alternar.
  8. Introduzca un Permiso para el usuario; puede ser una clave, un grupo de claves o todas las claves. Tenga en cuenta que este será el permiso Exchange Only.
  9. Si desea asignar una insignia de usuario para este usuario, ingrese el número de serie de una insignia adhesiva o llavero no utilizado.
  10. Enviar correo electrónico de bienvenida envía automáticamente un correo electrónico al usuario una vez que completa el registro, que contiene su código de acceso junto con algunos consejos útiles y enlaces sobre cómo comenzar a usar el sistema Keycafe. Recomendamos dejar esta opción habilitada.
  11. Seleccione Agregar usuario.

 

Cargas masivas de usuarios

Si tiene una gran cantidad de usuarios para agregar, puede realizar una carga masiva con un archivo csv. Consulte Cargas masivas de usuarios para obtener instrucciones.

 

Edición o visualización de permisos de un usuario

 

  1. Inicie sesión enKeycafe escritorioo en el móvil.
  2. Seleccione Usuarios en el menú.
  3. Seleccione el Usuario que desea editar o ver.
  4. Ahora puedes hacer lo siguiente:
  • Ver qué claves el usuario ha extraído actualmente
  • Ver/editar para qué claves y ubicaciones el usuario tiene permisos
  • Ver el historial de recogida y entrega de llaves del usuario
  • Ver/editar información de contacto del usuario, código de acceso y insignia de usuario información

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