Ajout et gestion des utilisateurs

Dans cet article:

Qu'est-ce qu'un utilisateur ?

Un utilisateur du système Keycafe est simplement une personne auquelle des autorisations d'accés ou de gestion sont accordées et enregistrées lors de la prise ou de la remise d'une clé. Chaque utilisateur possède un ou plusieurs codes d'accès uniques, en fonction des paramètres et des autorisations définis par les propriétaires de clés et les administrateurs de compte.

Pour tous les types d'utilisateurs, un code d'accès peut être activé par l'administrateur d'une entreprise pour accéder aux clés y appartenant. Si vous êtes un employé d'une entreprise utilisant Keycafe et que vous n'utilisez Keycafe nulle part ailleurs, le code d'accès est tout ce dont vous avez besoin. Pour les Utilisateurs Complets, leur numéro de téléphone et un "code de connexion SmartBox" généré aléatoirement sont utilisés pour accéder à toutes les clés auxquelles ils ont été autorisés, quel que soit l'emplacement.

 

Types d'utilisateurs

Il existe deux types d'utilisateurs dans le système Keycafe. Vous pouvez utiliser une combinaison des deux types en fonction des besoins de votre organisation et de votre flux de travail.

 

Utilisateur Complet

Un utilisateur complet est pour les employés ou le personnel qui accéderont à nos applications iOS, Android ou desktop pour les fonctionnalités avancées, telles que l'administration des utilisateurs, l'autorisation des clés, la révision des journaux, etc. Un utilisateur complet sera invité à créer un compte en toute sécurité avec Keycafe en utilisant son adresse e-mail. L'utilisateur contrôlera ses propres informations d'identification et les paramètres d'authentification à deux facteurs au sein de son compte. Nous recommandons ce type de compte aux utilisateurs professionnels qui accèdent et utilisent régulièrement les logiciels de productivité dans votre entreprise.

 

Utilisateur SmartBox

Un utilisateur SmartBox est pour les employés ou le personnel qui effectueront des échanges de clés périodiques à l'aide d'un code d'accès que vous leur fournissez mais qui n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées. L'utilisateur est créé immédiatement, contrôlé par vous (l'administrateur), et aucune inscription n'est requise de la part de l'utilisateur. L'utilisateur ne pourra pas se connecter à nos applications iOS, Android ou desktop et ne pourra pas effectuer de fonctions administratives telles que le contrôle des autorisations de clé. Ces utilisateurs ne pourront interagir avec vos SmartBox que pour récupérer et déposer des clés à l'aide d'un code d'accès ou d'un badge que vous leur fournissez (le rôle d'autorisation Échange uniquement).

 

Badges utilisateur pour les utilisateurs de la SmartBox

Tout comme les utilisateurs complets, les utilisateurs de la SmartBox peuvent se voir attribuer des badges utilisateur.

 

Comprendre les rôles d'autorisation

Les rôles d'autorisation affectent ce qu'un utilisateur peut faire avec une clé, un groupe de clés, ou un emplacement. Ils sont souvent utilisés pour différencier les autorisations entre les responsables, le personnel et le service de support.

 

Échanger uniquement

L'utilisateur pourra récupérer et déposer la clé à l'aide de son code d'accès ou de l'application Keycafe et afficher une vue limitée de l'historique récent et des informations sur la clé. Ce niveau d'autorisation est conçu notamment pour le personnel de l'utilisateur final qui récupère et dépose régulièrement la clé.

 

Afficher uniquement

L'utilisateur pourra voir et trouver toutes les informations sur la clé, son historique, les accès utilisateurs et les réservations liées à la clé. Il ne pourra pas récupérer la clé ou voir son code clé. Ce niveau d'autorisation est bon pour le personnel d'assistance à distance.

 

Administrateur

L'utilisateur aura toutes les capacités sous Exchange Only et View Only et pourra créer et gérer des réservations, modifier les informations de la clé, recevoir des notifications de récupération/dépose de la clé, et afficher et gérer son code clé. Ce niveau d'autorisation est bon pour le personnel pour qui vous souhaitez avoir une surveillance complète de la clé.

Voir Co-administrateurs vs administrateurs de l'organisation.

 

Ajouter un utilisateur complet

 

  1. Connectez-vous à Bureau Keycafe ou sur mobile.
  2. Sélectionnez + Ajouter.
  3. Sélectionnez Utilisateur.
  4. Sélectionnez Utilisateur complet.
  5. Saisissez un Nom pour l'utilisateur.
  6. Entrez une adresse e-mail pour inviter l'utilisateur à créer un compte.
  7. Si vous le souhaitez, entrez un commentaire qui sera envoyé à l'utilisateur avec l'invitation.
  8. Vous pouvez saisir un code d'accès personnalisé, le désactiver en basculant le bouton ou rendre le code aléatoire en désactivant et en activant la bascule.
  9. Saisissez une Autorisation pour l'utilisateur - il peut s'agir d'une clé, d'un groupe de clés ou d'un emplacement.
  10. Saisissez un Rôle d'autorisation pour l'utilisateur.
  11. Si vous souhaitez attribuer un badge utilisateur à cet utilisateur, saisissez le numéro de série d'un badge autocollant ou d'un porte-clés inutilisé.
  12. Envoyer un e-mail de bienvenue envoie automatiquement à l'utilisateur, une fois son inscription terminée, un e-mail contenant son code d'accès ainsi que des conseils et des liens utiles sur la façon de commencer à utiliser le système Keycafe. Nous recommandons de laisser cette option activée.
  13. Sélectionnez Ajouter un utilisateur.

Affichage des utilisateurs complets après invitation

Après avoir créé un utilisateur complet, vous le verrez sous le filtre Invités dans l'onglet Utilisateurs. Une fois qu'ils auront créé un compte avec Keycafe, ils apparaîtront sous le filtre Tous.

invited-filter.png

 

Ajouter un utilisateur SmartBox

 

  1. Connectez-vous à Keycafe desktop ou sur mobile.
  2. Sélectionnez + Ajouter.
  3. Sélectionnez Utilisateur.
  4. Sélectionnez Utilisateur SmartBox.
  5. Saisissez le nom et prénom de l'utilisateur.
  6. Si vous le souhaitez, saisissez une adresse email de contact. Cette option n'est utilisée que pour les alertes programmables et pour envoyer l'e-mail de bienvenue à l'étape 10.
  7. Vous pouvez saisir un code d'accès personnalisé, le désactiver en basculant le bouton ou rendre le code aléatoire en désactivant et en activant la bascule.
  8. Saisissez une Autorisation pour l'utilisateur - il peut s'agir d'une clé, d'un groupe de clés ou de toutes les clés. Notez que ce sera l'autorisation d'échange uniquement.
  9. Si vous souhaitez attribuer un badge utilisateur à cet utilisateur, saisissez le numéro de série d'un badge autocollant ou d'un porte-clés inutilisé.
  10. Envoyer un e-mail de bienvenue envoie automatiquement à l'utilisateur, une fois son inscription terminée, un e-mail contenant son code d'accès ainsi que des conseils et des liens utiles sur la façon de commencer à utiliser le système Keycafe. Nous recommandons de laisser cette option activée.
  11. Sélectionnez Ajouter un utilisateur.

 

Chargements en masse d'utilisateurs

Si vous avez un grand nombre d'utilisateurs à ajouter, vous pouvez effectuer un téléchargement en masse avec un fichier csv. Voir Chargements en masse d'utilisateurs pour les instructions.

 

Modification ou affichage des autorisations d'un utilisateur

 

  1. Connectez-vous à Keycafe desktop ou sur mobile.
  2. Sélectionnez Utilisateurs dans le menu.
  3. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez modifier ou afficher.
  4. À partir de là, vous pouvez :
  • Afficher les clés que l'utilisateur a actuellement extraites
  • Afficher/modifier les clés et les emplacements pour lesquels l'utilisateur a des autorisations
  • Afficher l'historique de prise et de remise des clés de l'utilisateur
  • Afficher/modifier les informations de contact de l'utilisateur, le code d'accès et les informations du badge utilisateur

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