Ajout d'un administrateur ou d'un co-administrateur d'organisation

Dans cet article:

Administrateurs de l'organisation vs co-administrateurs

Les administrateurs sont des utilisateurs en qui vous avez confiance pour gérer votre système Keycafe. Il existe deux niveaux d'autorisations d'administrateur :

  1. Administrateur de l'organisation - Ils peuvent gérer entièrement l'ensemble de l'organisation et toutes les entités qui la composent.
  2. Co-administrateur - Ils peuvent gérer une seule entité comme une clé, un groupe de clés ou un emplacement.

Administrateurs et intégrations

Notez que les intégrations sont configurées pour chaque utilisateur, ce qui signifie qu'aucun co-administrateur ou administrateur d'organisation ne peut afficher ou gérer les intégrations d'autres utilisateurs. Cependant, toutes les réservations créées via les intégrations sont traitées comme n'importe quelle autre réservation et peuvent être vues par les co-administrateurs concernés de la clé et par tous les administrateurs de l'organisation.

Clés/Groupes de clés
  Co-administrateur Administrateur de l'organisation
Ajouter/Modifier les autorisations des clés ✔️ ✔️
Afficher l'historique d'utilisation des clés ✔️ ✔️
Modifier les détails de la clé ✔️ ✔️
Créer/Modifier des réservations ✔️ ✔️
Recevoir des notifications de récupération/dépôt de clé ✔️ ✔️
Créer de nouvelles clés/groupes de clés ✔️
Gérer les codes des clés ✔️
Afficher/Modifier les alertes programmables ✔️
Afficher/Modifier/Créer des groupes de clés ✔️

Co-administrateurs pour les groupes de clés

Notez que lors de l'ajout d'un co-administrateur pour un groupe de clés, celui-ci pourra afficher et gérer les clés du groupe, mais pas le groupe lui-même.

 

Emplacements
  Co-administrateur Administrateur de l'organisation
Afficher/modifier l'inventaire du bac à clés ✔️ ✔️
Ouvrir des bacs individuels ✔️ ✔️
Ouvrir tous les bacs ✔️ ✔️
Redémarrer les SmartBox ✔️ ✔️
Démonter les SmartBox ✔️ ✔️
Afficher les codes d'ouverture hors ligne ✔️ ✔️
Activer/Protéger/Désactiver les bacs ✔️ ✔️
Lier/dissocier les SmartBox des emplacements ✔️ ✔️
Modifier les détails de la SmartBox/de l'emplacement ✔️ ✔️
Voir l'historique ✔️ ✔️
Activer/Désactiver/Modifier la personnalisation ✔️ ✔️
Afficher/Modifier/Ajouter des utilisateurs autorisés ✔️

 

Ajouter un administrateur pour une organisation

L'ajout d'un administrateur à une organisation lui permet de gérer entièrement les clés, les utilisateurs, les groupes et les emplacements de l'organisation. Cela inclut la gestion des autres administrateurs de l'organisation. La seule limitation par rapport au propriétaire de l'organisation concerne les paramètres liés au compte et à la facturation.

  1. Connectez-vous à Keycafe desktop ou sur mobile.
  2. Sélectionnez Utilisateurs.
  3. Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès administrateur.
  4. Sélectionnez Autorisation de l'organisation.
  5. Selectionnez Ajouter une autorisation.

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Ajouter un co-administrateur pour un emplacement

Ajouter un co-administrateur à un emplacement lui permet de gérer toutes les SmartBox liées à l'emplacement. Ceci comprend:

La seule limitation par rapport au compte principal est la possibilité d'ajouter et de supprimer d'autres administrateurs de l'emplacement. Voir Emplacements pour plus de détails.

Notez qu'il s'agit d'un paramètre distinct des autorisations de clé. Si vous souhaitez que cet administrateur d'emplacement ait également accès à toutes les clés du compte principal, ajoutez l'autorisation Toutes les clés à l'utilisateur.

  1. Connectez-vous à Keycafe desktop ou sur mobile.
  2. Sélectionnez utilisateurs.
  3. Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès.
  4. Sélectionnez Ajouter une autorisation.
  5. Entrez le nom de l'emplacement auquel vous souhaitez accorder un accès administrateur et sélectionnez-le dans la liste déroulante.
  6. Sélectionnez Administrateur pour le rôle d'autorisation.
  7. Sélectionnez Ajouter.
  8. Si vous avez plusieurs emplacements et souhaitez que l'utilisateur les gère tous, répétez ces étapes pour chaque emplacement.

 

Ajouter un co-administrateur pour un groupe de clés

L'ajout d'un co-administrateur à un groupe de clés lui permet de gérer toutes les clés de ce groupe de clés, mais pas le groupe lui-même. Ceci comprend:

  • Modification des détails des clés du groupe, tels que le nom, la description , le cose de clés, les autorisations et le numéro de série du porte-clés
  • Ajouter/supprimer une alerte programmable pour le groupe de clés
  • Créer/supprimer/modifier des réservations pour les clés du groupe

Voir Groupes de clés pour plus de détails.

  1. Connectez-vous à Keycafe desktop ou sur mobile.
  2. Sélectionnez Utilisateurs.
  3. Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès administrateur.
  4. Sélectionnez Ajouter une autorisation.
  5. Entrez le nom du groupe de clés auquel vous souhaitez accorder un accès administrateur et sélectionnez-le dans la liste déroulante.
  6. Sélectionnez Administrateur pour le rôle d'autorisation.
  7. Sélectionnez Ajouter.
  8. Si vous avez plusieurs groupes de clés et souhaitez que l'utilisateur les gère tous, répétez ces étapes pour chaque groupe.

 

Ajouter un co-administrateur pour une clé

L'ajout d'un co-administrateur à une clé lui permet de gérer cette clé particulière. Ceci comprend:

  • La modification des détails de la clé, tels que le nom, la description, le code de la clé, les autorisations et le numéro de série du porte-clés
  • L'ajout/suppression d'une alerte programmable pour la clé
  • La création/suppression/modification des réservations pour la clé
  1. Connectez-vous à Keycafe desktop ou sur mobile.
  2. Sélectionnez Utilisateurs.
  3. Sélectionnez le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder un accès administrateur.
  4. Sélectionnez Ajouter une autorisation.
  5. Entrez le nom de la clé pour laquelle vous souhaitez accorder l'accès administrateur et sélectionnez-le dans la liste déroulante.
  6. Sélectionnez Administrateur pour le rôle d'autorisation.
  7. Sélectionnez Ajouter.
  8. Si vous souhaitez que l'utilisateur gère plusieurs clés, répétez ces étapes pour chaque clé individuelle ou créez un groupe de clés.

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