Congratulazioni per l'acquisto del sistema di gestione delle chiavi Keycafe.
Siamo qui per aiutarti a sfruttare al massimo il sistema. Se in qualsiasi momento desideri una demo video dal vivo del software, invia un'e-mail a support@keycafe.com.
Questa guida ti illustrerà il funzionamento del sistema e tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare.
Passo 1 - Crea un account
Per iniziare, crea un account Keycafe. Ne avrai bisogno per accedere alle app mobili e desktop, che verranno utilizzate per la procedura di configurazione.
Passo 2 - Configura la tua SmartBox
Dopo aver ricevuto e disimballato la tua SmartBox, connettila a una rete Wi-Fi, Ethernet o cellulare. Configura la tua SmartBox come posizione privata nell'app Keycafe.
Monta la tua SmartBox a parete seguendo le istruzioni di installazione.
Se hai acquistato unità di espansione, collega le tue SmartBox.
Se desideri mettere a disposizione più opzioni linguistiche per gli utenti della tua SmartBox, modifica le Impostazioni lingua per le tue posizioni.
Non montare la SmartBox senza connessione a Internet
Devi connettere la tua SmartBox a una rete Wi-Fi, Ethernet o cellulare prima di montarla a parete. La connettività Internet è necessaria per sbloccare la SmartBox dalla piastra posteriore in caso di rimozione.
Passo 3 - Configura le tue chiavi
Inizia aggiungendo le tue chiavi all'app Keycafe. Puoi farlo in due modi:
Il sistema Keycafe funziona scansionando una chiave ogni volta che viene ritirata o riconsegnata a una SmartBox. Questo avviene tramite portachiavi fob. Proprio come per l'aggiunta delle chiavi, ci sono due modi per farlo:
Caricamento in blocco con il campo “Serial Number”
Passo 4 - Prepara le chiavi per l'uso da parte del personale
Una volta configurate le chiavi, puoi creare utenti e assegnare autorizzazioni per i membri del personale e i reparti.
Scopri tutti i metodi disponibili per il ritiro e la riconsegna delle chiavi. Puoi anche scaricare e stampare poster per istruire il personale su come utilizzare la SmartBox. Il flusso di lavoro ideale per la tua organizzazione può includere uno o più metodi.
Se hai acquistato badge utente, puoi configurarli seguendo queste istruzioni.
Se hai più chiavi che desideri raggruppare, come quelle di un determinato reparto, puoi creare gruppi di chiavi. Questo ti consentirà inoltre di assegnare rapidamente le autorizzazioni per tutte insieme.
Puoi abilitare i codici chiave per ritiri e riconsegne più rapidi. Lo svantaggio è una minore sicurezza, poiché non sarà possibile tracciare chi accede alle chiavi.
I turni orari ti consentono di limitare l'accesso alle chiavi a giorni e fasce orarie specifici. Questo è utile se non desideri che il personale utilizzi le chiavi al di fuori dei turni assegnati.
Passo 5 - Prepara le chiavi per l'uso da parte degli ospiti
Se il tuo flusso di lavoro prevede la consegna di chiavi a visitatori per un uso singolo, segui questi passaggi per configurare una prenotazione una tantum.
Passo 6 - Opzioni avanzate
Gli avvisi programmabili ti consentono di inviare notifiche personalizzate a utenti e amministratori quando le chiavi non vengono restituite al termine di un turno.
Scopri come gestire le tue chiavi.
Scopri come funzionano le riconsegne Quick Scan e decidi se sono adatte al tuo flusso di lavoro.
Scopri le opzioni di personalizzazione di Keycafe per portare il tuo sistema di gestione chiavi a un livello superiore.
Se riscontri problemi di mancata corrispondenza tra l'inventario effettivo degli scomparti delle chiavi e i tuoi registri, puoi gestire manualmente l'inventario degli scomparti delle chiavi.