Nuova guida per l'utente SmartBox

Congratulazioni per aver acquistato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe.

Siamo qui per aiutarti a ottenere il massimo beneficio dall'utilizzo del sistema. Se in qualsiasi momento desideri avere una demo video dal vivo del software, invia un'e-mail a support@keycafe.com.

Questa guida ti introdurrà al funzionamento del sistema e a tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare.

  1. Creare un account
  2. Configura il tuo SmartBox
  3. Configura le tue chiavi
  4. Preparare le chiavi per l'uso da parte del personale
  5. Preparare le chiavi per l'uso da parte degli ospiti
  6. Opzioni avanzate

 

Passaggio 1: crea un account

Per iniziare, crea un account Keycafe. Ne avrai bisogno per accedere alle app mobili e desktop, che verranno utilizzate per il processo di configurazione.

 

Passaggio 2: configura il tuo SmartBox

  1. Dopo aver ricevuto e disimballato il tuo SmartBox, collegalo a una rete WiFi, Etherneto cellulare. Configura il tuo SmartBox come luogo privato nell'app Keycafe.
  2. Montare il vostro SmartBox a una parete utilizzando le istruzioni di installazione.
  3. Se hai acquistato unità di espansione, collega i tuoi SmartBox.

Non montare SmartBox senza connessione Internet

È necessario connettere il tuo SmartBox a una rete WiFi, Ethernet o cellulare prima di montarlo a parete. È necessaria la connettività Internet per sbloccare lo SmartBox dalla piastra posteriore per la rimozione.

 

Passaggio 3: imposta le chiavi

  1. Inizia aggiungendo le tue chiavi all'app Keycafe. Ci sono due modi per farlo:
  1. Il sistema Keycafe funziona scansionando una chiave ogni volta che viene ritirata o depositata presso uno SmartBox. Questo viene fatto utilizzando portachiavi. Proprio come per aggiungere le chiavi, ci sono due modi per farlo:

 

Passaggio 4: preparare le chiavi per l'uso da parte del personale

  1. Una volta impostate le chiavi, puoi creare utenti e assegnare autorizzazioni per i membri dello staff e i dipartimenti.
  2. Vedi tutti i metodi disponibili di ritiro e riconsegna chiavi. È inoltre possibile scaricare e stampare poster per istruire il personale su come utilizzare SmartBox. Il miglior flusso di lavoro per la tua organizzazione può includere uno o più metodi.
  3. Se hai acquistato dei badge utente, puoi configurarli seguendo queste istruzioni.
  4. Se disponi di più chiavi che desideri raggruppare insieme, ad esempio le chiavi di un particolare dipartimento, puoi creare gruppi di chiavi. Ciò ti consentirà anche di assegnare rapidamente l'autorizzazione per tutti contemporaneamente.
  5. È possibile abilitare codici chiave per ritiri e riconsegne più rapidi. Lo svantaggio è che la sicurezza diminuisce, poiché non sarai in grado di monitorare chi accede alle chiavi.
  6. I turni orari consentono di limitare gli accessi alle chiavi a giorni e periodi di tempo specificati. Ciò è utile se non si desidera che il personale utilizzi le chiavi al di fuori dei turni assegnati.

 

Passaggio 5: preparazione delle chiavi per l'uso da parte degli ospiti

Se il tuo flusso di lavoro prevede la fornitura di chiavi ai visitatori per un utilizzo una tantum, segui questi passaggi per impostare una prenotazione una tantum.

 

Passaggio 6: opzioni avanzate

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