Congratulazioni per aver acquistato il sistema di gestione delle chiavi Keycafe.
Siamo qui per aiutarti a ottenere il massimo beneficio dall'utilizzo del sistema. Se in qualsiasi momento desideri avere una demo video dal vivo del software, invia un'e-mail a support@keycafe.com.
Questa guida ti introdurrà al funzionamento del sistema e a tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare.
- Creare un account
- Configura il tuo SmartBox
- Configura le tue chiavi
- Preparare le chiavi per l'uso da parte del personale
- Preparare le chiavi per l'uso da parte degli ospiti
- Opzioni avanzate
Passaggio 1: crea un account
Per iniziare, crea un account Keycafe. Ne avrai bisogno per accedere alle app mobili e desktop, che verranno utilizzate per il processo di configurazione.
Passaggio 2: configura il tuo SmartBox
- Dopo aver ricevuto e aperto la confezione del tuo SmartBox, collegalo a una WiFi, Etherneto rete cellulare . Configura il tuo SmartBox come luogo privato nell'app Keycafe.
- Monta il tuo SmartBox a una parete utilizzando le istruzioni di installazione .
- Se hai acquistato unità di espansione, collega i tuoi SmartBox.
- Se desideri avere più opzioni di lingua disponibili per gli utenti del tuo SmartBox, modifica le Impostazioni lingua per le tue posizioni.
Non montare SmartBox senza connessione Internet
È necessario connettere il tuo SmartBox a una rete WiFi, Ethernet o cellulare prima di montarlo a parete. È necessaria la connettività Internet per sbloccare lo SmartBox dalla piastra posteriore per la rimozione.
Passaggio 3: imposta le chiavi
- Inizia aggiungendo le tue chiavi all'app Keycafe. Ci sono due modi per farlo:
- Il sistema Keycafe funziona scansionando una chiave ogni volta che viene ritirata o depositata presso uno SmartBox. Questo viene fatto utilizzando i portachiavi . Proprio come per aggiungere le chiavi, ci sono due modi per farlo:
- Uno alla volta
- Caricamento collettivo con il campo “Numero di serie”
Passaggio 4: preparare le chiavi per l'uso da parte del personale
- Una volta impostate le chiavi, puoi creare utenti e assegnare autorizzazioni per i membri dello staff e i dipartimenti.
- Guarda tutti i metodi disponibili per raccogliere e lasciare le chiavi . È inoltre possibile scaricare e stampare poster per istruire il personale su come utilizzare SmartBox. Il miglior flusso di lavoro per la tua organizzazione può includere uno o più metodi.
- Se hai acquistato badge utente, puoi configurarli con queste istruzioni.
- Se disponi di più chiavi che desideri raggruppare insieme, ad esempio le chiavi di un particolare dipartimento, puoi creare gruppi di chiavi. Ciò ti consentirà anche di assegnare rapidamente l'autorizzazione per tutti contemporaneamente.
- Puoi abilitare i codici chiave per ritiri e riconsegne più rapidi. Lo svantaggio è che la sicurezza diminuisce, poiché non sarai in grado di monitorare chi accede alle chiavi.
- I turni di tempo ti consentono di limitare gli accessi alle chiavi a giorni e periodi di tempo specificati. Ciò è utile se non si desidera che il personale utilizzi le chiavi al di fuori dei turni assegnati.
Passaggio 5: preparazione delle chiavi per l'uso da parte degli ospiti
Se il tuo flusso di lavoro prevede la fornitura di chiavi ai visitatori per un utilizzo una tantum, segui questi passaggi per impostare una prenotazione una tantum .
Passaggio 6: opzioni avanzate
- Avvisi programmabili ti consentono di inviare notifiche personalizzate a utenti e amministratori quando le chiavi non vengono restituite alla fine di un turno.
- Scopri come gestire le tue chiavi.
- Scopri come funzionano i Quick Scan Drop Off e decidi se si adattano al tuo flusso di lavoro.
- Scopri le opzioni di personalizzazione di Keycafe per portare il tuo sistema di gestione delle chiavi a un livello superiore.
- Se riscontri problemi con l'inventario effettivo del contenitore per le chiavi che non corrisponde ai tuoi record, puoi gestire manualmente l'inventario del contenitore per le chiavi.