Aggiunta e gestione degli utenti

In questo articolo:

Cos'è un Utente?

Un utente nel sistema Keycafe è semplicemente un individuo a cui vengono concessi permessi di accesso o di gestione e registrato quando ritira o consegna una chiave. Ogni utente dispone di uno o più codici di accesso univoci, a seconda delle impostazioni e delle autorizzazioni impostate dai proprietari delle chiavi e dagli amministratori degli account.

Per tutti i tipi di utente, l'amministratore di un'organizzazione può abilitare un codice di accesso per accedere alle chiavi di proprietà di tale organizzazione. Se sei un dipendente di un'azienda che utilizza Keycafe e non usi Keycafe da nessun'altra parte, il Codice di accesso è tutto ciò di cui hai bisogno. Solo per gli utenti completi, il loro numero di telefono e un codice globale SmartBox generato casualmente possono essere utilizzati per accedere a qualsiasi chiave a cui è stato concesso il permesso, indipendentemente dall'organizzazione o dalla posizione.

 

Tipi di utenti

Esistono due tipi di utenti nel sistema Keycafe. Puoi utilizzare una combinazione di entrambi i tipi a seconda delle esigenze della tua organizzazione e del flusso di lavoro.

 

Utente completo

Un Utente Completo è riservato ai dipendenti o al personale che accederanno alle nostre applicazioni iOS, Android o desktop per funzionalità avanzate, come l'amministrazione degli utenti, le chiavi di autorizzazione, la revisione dei registri, ecc. Un utente completo sarà invitato a registrare in modo sicuro un account con Keycafe utilizzando il proprio indirizzo e-mail. L'utente avrà il controllo delle proprie credenziali e delle impostazioni di autenticazione a due fattori all'interno del proprio account. Consigliamo questo tipo di account agli utenti aziendali che accedono e utilizzano regolarmente il software di produttività presso la tua azienda.

 

Utente SmartBox

Un utente SmartBox è destinato a dipendenti o personale che effettueranno scambi periodici di chiavi utilizzando un codice di accesso fornito loro ma non richiedono funzionalità avanzate. L'utente viene creato immediatamente, controllato da te (l'amministratore dell'azienda) e non è richiesta alcuna registrazione da parte dell'utente. L'utente non sarà in grado di accedere alle nostre applicazioni iOS, Android o desktop e non potrà eseguire funzioni amministrative come il controllo delle autorizzazioni chiave. Questi utenti potranno interagire con i tuoi SmartBox solo per ritirare e consegnare le chiavi utilizzando un passcode o un badge fornito loro (il ruolo di autorizzazione Exchange Only).

Badge utente per utenti SmartBox

Proprio come gli utenti completi, agli utenti SmartBox possono essere assegnati badge utente.

 

Comprensione dei ruoli di autorizzazione

Autorizzazioni I ruoli influiscono su ciò che un utente può fare con una chiave, un gruppo di chiavi o una posizione. Vengono spesso utilizzati per differenziare le autorizzazioni tra manager, personale e supporto.

 

Solo scambio

L'utente potrà ritirare e restituire la chiave utilizzando il proprio codice di accesso o l'app Keycafe e visualizzare una visualizzazione limitata della cronologia recente e delle informazioni sulla chiave. Questo livello di autorizzazione è utile per il personale dell'utente finale che ritira e riconsegna regolarmente la chiave.

 

Visualizzare solamente

L'utente potrà vedere e trovare tutte le informazioni sulla chiave, la sua storia, gli accessi degli utenti e le prenotazioni relative alla chiave. Non potranno ritirare la chiave o visualizzarne il codice. Questo livello di autorizzazione è utile per il personale di supporto remoto.

 

Amministratore

L'utente avrà tutte le funzionalità in Solo scambio e Solo visualizzazione, oltre a essere in grado di creare e gestire prenotazioni, modificare le informazioni sulla chiave, ricevere notifiche di ritiro/consegna delle chiavi e visualizzare e gestire il relativo codice chiave. Questo livello di autorizzazione è utile per il personale a cui si desidera avere la supervisione completa della chiave.

Consulta Co-amministratori e amministratori dell'organizzazione.

 

Aggiungi un utente completo

 

  1. Accedi aKeycafe desktopo sul dispositivo mobile.
  2. Seleziona + Aggiungi.
  3. Selezionare Utente.
  4. SelezionareUtente completo.
  5. Immettere Nome per l'utente.
  6. Inserisci un indirizzo email per invitare l'utente a registrare un account.
  7. Se lo desideri, inserisci un commento che verrà inviato all'utente insieme all'invito.
  8. È possibile inserire un codice di accesso personalizzato, disattivarlo attivando/disattivando il pulsante o randomizzare il codice disattivando e attivando l'interruttore.
  9. Inserisci Autorizzazione per l'utente: può essere una chiave, un gruppo di chiavi o una posizione.
  10. Immettere Ruolo di autorizzazione per l'utente.
  11. Se desideri assegnare un badge utente per questo utente, inserisci il numero di serie di un badge adesivo o di un portachiavi non utilizzato.
  12. Invia e-mail di benvenuto invia automaticamente un'e-mail all'utente una volta completata la registrazione, contenente il codice di accesso insieme ad alcuni suggerimenti e collegamenti utili su come iniziare a utilizzare il sistema Keycafe. Consigliamo di lasciare abilitata questa opzione.
  13. Selezionare Aggiungi utente.

Visualizzazione degli utenti completi dopo l'invito

Dopo aver creato un utente completo, lo vedrai sotto il filtro invitati nella scheda Utenti. Una volta creato un account con Keycafe, verranno visualizzati sotto il filtro Tutti.

invitato-filtro.png

 

Aggiungi un utente SmartBox

 

  1. Accedi aKeycafe desktopo sul dispositivo mobile.
  2. Seleziona + Aggiungi.
  3. Selezionare Utente.
  4. SelezionareUtente SmartBox.
  5. Immettere il nome e il cognome dell'utente.
  6. Se lo desideri, inserisci un indirizzo email di contatto. Viene utilizzato solo per gli avvisi programmabili e per inviare l'e-mail di benvenuto nel passaggio 10.
  7. È possibile inserire un codice di accesso personalizzato, disattivarlo attivando/disattivando il pulsante o randomizzare il codice disattivando e attivando l'interruttore.
  8. Inserisci Autorizzazione per l'utente: può essere una chiave, un gruppo di chiavi o tutte le chiavi. Tieni presente che questa sarà l'autorizzazione Exchange Only.
  9. Se desideri assegnare un badge utente per questo utente, inserisci il numero di serie di un badge adesivo o di un portachiavi non utilizzato.
  10. Invia e-mail di benvenuto invia automaticamente un'e-mail all'utente una volta completata la registrazione, contenente il codice di accesso insieme ad alcuni suggerimenti e collegamenti utili su come iniziare a utilizzare il sistema Keycafe. Consigliamo di lasciare abilitata questa opzione.
  11. Selezionare Aggiungi utente.

 

Caricamento massivo degli utenti

Se devi aggiungere un numero elevato di utenti, puoi eseguire un caricamento collettivo con un file CSV. Vedi Caricamenti collettivi di utenti per istruzioni.

 

Modifica o visualizzazione delle autorizzazioni di un utente

 

  1. Accedi aKeycafe desktopo sul dispositivo mobile.
  2. Selezionare Utenti dal menu.
  3. Seleziona l'Utente che desideri modificare o visualizzare.
  4. Ora puoi fare quanto segue:
  • Visualizza quali chiavi ha attualmente estratto l'utente
  • Visualizza/modifica per quali chiavi e posizioni l'utente dispone delle autorizzazioni
  • Visualizza la cronologia di ritiro e riconsegna delle chiavi dell'utente
  • Visualizza/modifica le informazioni di contatto dell'utente, il codice di accesso e le informazioni sul badge utente

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