ユーザー登録については、以下各セクションをご参照ください
ユーザーとは
ユーザーとは、鍵の所有・管理者から権限レベルの設定をされたKeycafe利用者を指します。 鍵の所有・管理者は、各ユーザーがどの鍵をいつ、どのように受け取れるか、細かく設定することができます。
鍵の所有・管理者は登録・SmartBoxユーザーに対して、組織の鍵に対するアクセスコードを発行できます。 登録ユーザーは携帯電話番号、または「グローバルSmartBoxコード」をアクセスコードとして使うことができます。
ユーザーの種類
Keycafeでは2種類のユーザーを設定できます。 必要に応じて、ユーザー設定を使い分けましょう。
登録ユーザー
登録ユーザーとは、Keycafeアプリ・管理画面から、ユーザー管理、鍵へのアクセス権設定など、管理業務を行えるアカウントです。 登録ユーザーはKeycafeアカウントの作成が必要です。 ２段階認証の設定を含むKeycafeアカウント情報はユーザー自身が登録・編集します。 社員やスタッフに適したユーザー設定です。
SmartBoxユーザー
SmartBoxユーザーとは、管理者に設定されたコード利用して、権限付与された鍵の出し入れのみすることができるユーザーです。 Keycafeアカウントの登録は必要なく、瞬時にユーザーを作成することができます。 ユーザーはKeycafeアプリや管理画面を利用できず、鍵・SmartBoxの高度な管理をすることはできません。 管理者から渡されるコードやバッジを使って、鍵の受け取り・預け入れのみをすることができます。（「受け渡しのみ」の権限設定になります。）
SmartBoxユーザーによるユーザーバッジの利用
登録ユーザーと同様に、SmartBoxユーザーもユーザーバッジを利用できます。
権限レベルとは
ユーザーが鍵や鍵グループ、ロケーションに対して何ができるかを設定できます。 権限レベルを設定する際には、必要に応じたレベルを選んでください。
受け渡しのみ
アクセスコードまたはKeycafeアプリを使用して鍵の預入れ・受取りができ、鍵の情報（一部）と直近の履歴を閲覧できます。 定期的に鍵の預入・受取を行うスタッフに適しています。
閲覧のみ
鍵に関する全ての情報、履歴、ユーザーアクセス、および予約を閲覧できます。 鍵の受取りやキーコードの表示はできません。 遠隔サポートを行うスタッフに適した権限設定です。
副管理者
「受け渡しのみ」と「閲覧のみ」の全ての機能に加えて、アクセス権の作成と管理、鍵の情報の編集、鍵の受け取り／預け入れ通知の受信、およびキーコードの表示と管理を行うことができます。 フルに鍵の管理を行うスタッフに適しています。
詳細については組織管理者と副管理者をご参照ください。
登録ユーザーを追加する
- Keycafe管理画面 、またはアプリにログインします
- 「＋追加」をクリックします
- 「ユーザー」を選択します
- 「登録ユーザー」を選択します
- ユーザーの名前を入力します
- ユーザーのKeycafeアカウントに登録する携帯電話番号を入力します
- 招待メールと一緒に送信されるコメントも入力することができます
- アクセスコードはお好きな番号に設定できます。不要な場合はボタンをスライドしてOFFに、ランダムな番号を作りたい場合は一度OFFにしてからONにすると、番号が更新されます。
- ユーザーに設定する権限対象（個別の鍵、鍵グループ、またはロケーション）を選択します
- 権限レベルを設定します
- ユーザーバッジ を利用する場合は、Keycafeキーホルダ、またはシールの番号を入力します
- 「Keycafe利用案内を送信する」を有効にしていると、ユーザーがKeycafeアカウントを登録し終わると、アクセスコードとKeycafe利用方法を案内するリンクが送信されます。 このボタンはデフォルトで有効に設定されています。
- 「ユーザーを追加する」をクリックします
招待済み登録ユーザーを確認する
Keycafeアカウントを未登録の登録ユーザーは「招待済み」フィルターから閲覧できます。 ユーザーがKeycafeアカウントを登録すると、「すべて」フィルターに表示されます。
SmartBoxユーザーを追加する
- Keycafe管理画面 、またはアプリにログインします
- 「＋追加」をクリックします
- 「ユーザー」を選択します
- 「SmartBoxユーザー」を選択します
- ユーザーの名前を登録します（最初に下のお名前、次に苗字をご入力いただく順番になっております）
- 必要に応じて、ユーザーの連絡先メールアドレスを入力します。 メールアドレスはステップ10 の利用案内送信と、カスタムアラートに使うことができます。
- アクセスコードはお好きな番号に設定できます。不要な場合はボタンをスライドしてOFFに、ランダムな番号を作りたい場合は一度OFFにしてからONにすると、番号が更新されます。
- ユーザーに設定する権限対象（個別の鍵、鍵グループ、または全ての鍵）を選択します SmartBoxユーザーには、「受け渡しのみ」の権限しか付与することができません。
- ユーザーバッジ を利用する場合は、Keycafeキーホルダ、またはシールの番号を入力します
- 「Keycafe利用案内を送信する」を有効にしていると、ユーザーがKeycafeアカウントを登録し終わると、アクセスコードとKeycafe利用方法を案内するリンクが送信されます。 このボタンはデフォルトで有効に設定されています。
- 「ユーザーを追加する」をクリックします
ユーザー情報の一括アップロード
多数のユーザーを一度に登録したい場合は、CSVファイルを利用して、データをインポートすることができます。 詳細については、「ユーザーの一括アップロード 」をご参照ください。
ユーザーの権限を閲覧・編集する
- Keycafe管理画面 、またはアプリにログインします
- メニューから「ユーザー」を選びます
- 閲覧、または編集したいユーザーを選択します
- ユーザの以下各項目を閲覧、編集することができます
- ユーザーが持ち出している鍵の閲覧
- ユーザーが権限付与されている鍵、またはロケーションの閲覧・編集
- ユーザーによる鍵の受け取り・返却履歴の閲覧
- ユーザーの連絡先、アクセスコード、および ユーザーバッジ 情報の閲覧・編集