Nieuwe SmartBox-gebruikershandleiding

Gefeliciteerd met uw aankoop van het Keycafe Sleutelbeheersysteem.

Wij zijn er om u te helpen het meeste voordeel uit het gebruik van het systeem te halen. Als u op enig moment een live videodemonstratie van de software wilt hebben, kunt u een e-mail sturen naar support@keycafe.com.

In deze handleiding maakt u kennis met de werking van het systeem en alles wat u nodig heeft om aan de slag te gaan.

1. Account aanmaken
2. Stel uw SmartBox in
3. Stel uw sleutels in
4. Maak sleutels klaar voor gebruik door het personeel
5. Maak sleutels klaar voor gebruik door gasten
6. Geavanceerde mogelijkheden

Stap 1 - Maak een account aan

Om te beginnen, maak een Keycafe-account aan. Je hebt dit nodig om toegang te krijgen tot de mobiele en desktop-apps, die worden gebruikt voor het installatieproces.

Stap 2 - Stel uw SmartBox in

1. Nadat u uw SmartBox hebt ontvangen en uitgepakt, sluit u deze aan op een WiFi, Ethernetof mobiel netwerk. Stel uw SmartBox in als privélocatie in de Keycafe-app.
2. Monteer uw SmartBox aan een muur met behulp van de installatie-instructies.
3. Als u uitbreidingseenheden heeft aangeschaft, koppelt u uw SmartBoxen.
4. Als u meerdere taalopties beschikbaar wilt hebben voor de gebruikers van uw SmartBox, wijzig dan de Taalinstellingen voor uw locaties.

Stap 3 - Stel uw sleutels in

1. Begin met het toevoegen van uw sleutels aan de Keycafe-app. Er zijn twee manieren om dit te doen:

• Een per keer
• Massa upload

2. systeem van Keycafe werkt door een sleutel te scannen telkens wanneer deze wordt opgehaald of afgegeven bij een SmartBox. Dit wordt gedaan met behulp van sleutelhangers. Net als bij het toevoegen van sleutels zijn er twee manieren om dit te doen:

• Een per keer
• Bulkupload met het veld “Serienummer”

Stap 4 - Maak sleutels klaar voor gebruik door het personeel

1. Zodra uw sleutels zijn ingesteld, kunt u gebruikers aanmaken en machtigingen toewijzen voor uw personeelsleden en afdelingen.
2. Bekijk alle beschikbare methoden van het oppakken van en het afgeven van sleutels. U kunt ook posters downloaden en afdrukken om het personeel te informeren over het gebruik van de SmartBox. De beste workflow voor uw organisatie kan een of meerdere methoden omvatten.
3. Als u gebruikersbadges heeft gekocht, kunt u deze instellen met deze instructies.
4. Als u meerdere sleutels heeft die u wilt groeperen, zoals de sleutels van een bepaalde afdeling, kunt u sleutelgroepenmaken . Hiermee kunt u ook snel toestemming voor allemaal tegelijk toewijzen.
5. Je kunt sleutelcodes inschakelen voor sneller ophalen en wegbrengen. Het nadeel is dat de beveiliging afneemt, omdat u niet kunt volgen wie toegang heeft tot de sleutels.
6. Met Time Shifts kunt u de sleuteltoegang beperken tot specifieke dagen en tijdsperioden. Dit is handig als u niet wilt dat medewerkers sleutels gebruiken buiten hun toegewezen diensten.

Stap 5 - Sleutels voorbereiden voor gebruik door gasten

Als uw workflow bestaat uit het verstrekken van sleutels aan bezoekers voor eenmalig gebruik, volgt u deze stappen om een eenmalige boeking in te stellen .

Stap 6 - Geavanceerde opties

• Met Programmeerbare waarschuwingen kunt u aangepaste meldingen naar gebruikers en beheerders sturen wanneer de sleutels aan het einde van een dienst niet worden ingeleverd.
• Leer hoe u uw sleutels beheert.
• Begrijp hoe Quick Scan Drop Offs werken en beslis of ze bij uw workflow passen.
• Zie Keycafe's aanpassingsmogelijkheden om uw sleutelbeheersysteem naar een hoger niveau te tillen.
• Als u problemen ondervindt waarbij de werkelijke sleutelbakinventaris niet overeenkomt met uw gegevens, kunt u de sleutelbakinventarishandmatig beheren.