Gefeliciteerd met uw aankoop van het Keycafe-sleutelbeheersysteem.

Wij helpen u graag om het maximale uit het systeem te halen. Mocht u op enig moment een live videodemo van de software wensen, stuur dan een e-mail naar support@keycafe.com.

In deze handleiding leest u hoe het systeem werkt en wat u nodig hebt om aan de slag te gaan.

 

Stap 1 - Een account aanmaken

Om te beginnen maakt u een Keycafe-account aan. Dit hebt u nodig om toegang te krijgen tot de mobiele en desktop-apps, die worden gebruikt voor het installatieproces.

 

Stap 2 - Uw SmartBox instellen

  1. Nadat u uw SmartBox hebt ontvangen en uitgepakt, verbindt u deze met een Wi-Fi-, Ethernet- of mobiel netwerk. Stel uw SmartBox in als een privélocatie in de Keycafe-app. 

  2. Monteer uw SmartBox aan een muur aan de hand van de installatie-instructies.

  3. Als u uitbreidingseenheden hebt aangeschaft, koppelt u uw SmartBoxes.

  4. Als u meerdere taalopties beschikbaar wilt maken voor de gebruikers van uw SmartBox, wijzigt u de Taalinstellingen voor uw locaties.

Monteer de SmartBox niet zonder internetverbinding

U moet uw SmartBox verbinden met een Wi-Fi-, Ethernet- of mobiel netwerk voordat u deze aan een muur monteert. Een internetverbinding is vereist om de SmartBox te ontgrendelen van de montageplaat voor verwijdering.

 

Stap 3 - Uw sleutels instellen

  1. Begin met het toevoegen van uw sleutels aan de Keycafe-app. Dit kan op twee manieren:

  1. Het systeem van Keycafe werkt door een sleutel te scannen telkens wanneer deze wordt opgehaald of ingeleverd bij een SmartBox. Dit gebeurt met behulp van keyfobs. Net zoals bij het toevoegen van sleutels kan dit op twee manieren:

 

Stap 4 - Sleutels voorbereiden voor personeelsgebruik

  1. Zodra uw sleutels zijn ingesteld, kunt u gebruikers aanmaken en machtigingen toewijzen voor uw medewerkers en afdelingen. 

  2. Bekijk alle beschikbare methoden voor het ophalen en inleveren van sleutels. U kunt ook posters downloaden en afdrukken om personeel te instrueren over het gebruik van de SmartBox. De beste workflow voor uw organisatie kan één of meerdere methoden omvatten.

  3. Als u gebruikersbadges hebt aangeschaft, kunt u deze instellen met deze instructies.

  4. Als u meerdere sleutels wilt groeperen, zoals de sleutels van een specifieke afdeling, kunt u sleutelgroepen aanmaken. Hiermee kunt u ook snel in één keer machtigingen toewijzen voor al deze sleutels tegelijk.

  5. U kunt sleutelcodes inschakelen voor sneller ophalen en inleveren. Het nadeel is dat de beveiliging afneemt, omdat u niet kunt nagaan wie er toegang heeft tot de sleutels.

  6. Tijdschema's stellen u in staat om de sleuteltoegang te beperken tot specifieke dagen en perioden. Dit is handig als u niet wilt dat personeel sleutels gebruikt buiten hun toegewezen diensten.

 

Stap 5 - Sleutels voorbereiden voor gebruik door gasten

Als uw workflow inhoudt dat u bezoekers sleutels geeft voor eenmalig gebruik, volg dan deze stappen om een eenmalige boeking in te stellen.

 

Stap 6 - Geavanceerde opties