Programmeerbare waarschuwingen

In dit artikel:

• Wat zijn programmeerbare waarschuwingen?
  1. Late Key Alerts
  2. Sleuteluitwisselingswaarschuwingen
  3. Boeking aangemaakte meldingen
• Een nieuwe waarschuwing instellen
  • Handige tips
    • Meerdere ontvangers
    • Variabelen
    • Verschillende berichten voor manager en gebruiker
• Een bestaande waarschuwing bewerken

Wat zijn programmeerbare waarschuwingen?

Programmeerbare waarschuwingen zijn aangepaste meldingen die organisatiebeheerders kunnen instellen en personaliseren voor specifieke toetsen of toetsgroepen. Programmeerbare waarschuwingen zijn handig voor veel workflows. Enkele veelvoorkomende toepassingen zijn:

• Medewerkers aan het einde van een dienst eraan herinneren hun sleutels in te leveren, zodat ze geen sleutels voor de volgende dienst kwijtraken.
• Het management op de hoogte stellen wanneer een gast de kamersleutel niet heeft ingeleverd op de geplande uitchecktijd
• Het versturen van incheckinstructies naar gasten wanneer een boeking wordt gemaakt
• Het management in realtime op de hoogte houden van sleutelgebruik

Er zijn drie typen programmeerbare waarschuwingen: Waarschuwingen voor te late sleuteluitwisseling, Waarschuwingen voor sleuteluitwisselingen Waarschuwingen voor boekingsaanmaak.

1. Late Key Alerts

In drie mogelijke situaties wordt er via sms, e-mail of webhook een melding verzonden naar de beheerder/manager van een sleutel, een gebruiker of een andere gebruiker binnen de organisatie:

• gespecificeerd aantal minuten/uren/dagen nadat een sleutel is opgehaald
• gespecificeerd aantal minuten/uren/dagen na het einde van een boeking of timeshift
• opgegeven aantal minuten/uren/dagen vóór het einde van een boeking of tijdsverschuiving

2. Sleuteluitwisselingswaarschuwingen

In twee optionele situaties wordt er per e-mail een melding verzonden naar de beheerder/manager van een sleutel, een gebruiker of een andere gebruiker binnen de organisatie:

• wanneer een sleutel wordt afgegeven
• wanneer een sleutel wordt opgehaald

3. Boeking aangemaakte meldingen

In twee optionele situaties wordt er via e-mail of webhook een melding verzonden naar de beheerder/manager van een sleutel, een gebruiker of een andere gebruiker binnen de organisatie:

• wanneer een sleutel voor een eenmalige boeking wordt gereserveerd
• wanneer een sleutel is geboekt voor een reservering

Een nieuwe waarschuwing instellen

1. Inloggen opKeycafe desktop.
2. Selecteer + Toevoegen → Programmeerbare melding → het type melding dat u wilt maken.
3. Voer deNaam van de waarschuwing in.
4. Voer de Beschrijving van de waarschuwing in. Dit is alleen intern en wordt niet gezien door gebruikers.
5. Voer de naam in van de sleutel(s) ofsleutelgroep(en)waarvoor u de waarschuwing wilt instellen.

6. Voor een waarschuwing voor late sleutelselecteert u de gebruiker(s) die een sleutel uitchecken waarvoor de waarschuwing moet worden geactiveerd, en selecteert u vervolgens de tijdsduur ensituatie waarin de waarschuwing moet worden geactiveerd.

   Voor eenKey Exchange Alertselecteert u desituatie waarin de waarschuwing moet worden geactiveerd.

   Voor een Boeking aangemaakt waarschuwingselecteert u het type boeking dat de waarschuwing moet activeren.

7. Selecteer of u wilt dat de waarschuwing wordt verzonden via SMS (alleen Late Key Alerts), e-mailof webhook. Als u webhook hebt gekozen, voert u de webhook-URLin.
8. Voer het bericht in dat u in de melding wilt weergeven. Klik op Variabelen om een lijst met nuttige variabelen weer te geven die u in het bericht kunt opnemen.
9. Kies de ontvangers van de melding en klik vervolgens op Waarschuwing maken.

Handige tips

Meerdere ontvangers

U kunt één tot maximaal tien ontvangers voor een waarschuwing hebben. Als u wilt dat een andere gebruiker dan de beheerders van de sleutel of de sleutelgebruiker op de hoogte wordt gesteld, voert u de naam van die gebruiker in het veld Meer gebruikers toevoegen in.

Variabelen

U kunt variabelen aan uw waarschuwingsbericht toevoegen door te klikken op Variabelenen vervolgens op + naast de variabele die u wilt toevoegen. De opties variëren afhankelijk van het type waarschuwing, maar enkele voorbeelden zijn de naam van de sleutel, de naam van de gebruiker die de sleutel heeft opgepakt, de naam van de waarschuwing en de gebeurtenis die heeft plaatsgevonden.

Verschillende berichten voor beheerder en gebruiker

Als u zowel de beheerder als de gebruiker van de sleutel wilt waarschuwen, maar voor beiden een ander bericht wilt hebben, selecteert u + Melding toevoegen om een apart bericht in te voeren en de overeenkomstige ontvanger voor elke melding te selecteren. Er wordt dan één melding verzonden naar de beheerder van de sleutel en één melding naar de gebruiker.

Een bestaande waarschuwing bewerken

1. Inloggen opKeycafe desktop.
2. Selecteer Instellingen →Programmeerbare waarschuwingen.
3. Selecteer een waarschuwingscategorie en klik vervolgens op het bewerkenpictogram voor de waarschuwing die u wilt bewerken.
4. Als u een waarschuwing wilt pauzeren, kunt u eenvoudig Waarschuwing inschakelen op de uit-positie zetten.