Gebruikers toevoegen en beheren

In dit artikel:

• Wat is een gebruiker?
• Gebruikerstypen
  • Volledige gebruiker
  • SmartBox-gebruiker
• Toestemmingsrollen begrijpen
  • Alleen ruilen
  • Alleen bekijken
  • Beheerder
• Voeg een volledige gebruiker toe
• Voeg een SmartBox-gebruiker toe
• Gebruikers uploaden in bulk
• Machtigingen van een gebruiker bewerken of bekijken

Wat is een gebruiker?

Een gebruiker in het Keycafe-systeem is eenvoudigweg een individu aan wie toegangs- of beheerrechten worden verleend en wordt geregistreerd bij het ophalen of afgeven van een sleutel. Elke gebruiker heeft één of meerdere unieke toegangscodes, afhankelijk van de instellingen en machtigingen die zijn ingesteld door sleuteleigenaren en accountbeheerders.

Voor alle gebruikerstypes kan een Toegangscode worden ingeschakeld door de beheerder van een organisatie om toegang te krijgen tot sleutels die eigendom zijn van die organisatie. Bent u medewerker van een bedrijf dat Keycafe gebruikt en gebruikt u Keycafe nergens anders, dan heeft u alleen de Toegangscode nodig. Alleen voor Volledige gebruikers: hun telefoonnummer en een willekeurig gegenereerde Global SmartBox Code kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot alle sleutels waarvoor ze toestemming hebben gekregen, ongeacht de organisatie of locatie.

 

Gebruikerstypen

Er zijn twee soorten gebruikers in het Keycafe-systeem. U kunt een combinatie van beide typen gebruiken, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie en workflow.

 

Volledige gebruiker

Een Volledige gebruiker is voor werknemers of medewerkers die toegang hebben tot onze iOS-, Android- of desktopapplicaties voor geavanceerde functionaliteit, zoals het beheren van gebruikers, het verlenen van toestemming voor sleutels, het bekijken van logboeken, enz. Een volledige gebruiker wordt uitgenodigd om veilig een account bij Keycafe te registreren met behulp van zijn e-mailadres. De gebruiker heeft de controle over zijn eigen inloggegevens en instellingen voor tweefactorauthenticatie binnen zijn account. We raden dit type account aan voor zakelijke gebruikers die regelmatig productiviteitssoftware binnen uw bedrijf gebruiken en gebruiken.

 

SmartBox-gebruiker

Een SmartBox-gebruiker is bedoeld voor werknemers of medewerkers die periodiek sleuteluitwisselingen uitvoeren met behulp van een toegangscode die u hen verstrekt, maar waarvoor geen geavanceerde functionaliteit nodig is. De gebruiker wordt onmiddellijk aangemaakt, beheerd door u (de bedrijfsbeheerder) en er is geen registratie van de gebruiker vereist. De gebruiker kan niet inloggen op onze iOS-, Android- of desktopapplicaties en kan geen administratieve functies uitvoeren, zoals het controleren van sleutelrechten. Deze gebruikers kunnen alleen communiceren met uw SmartBoxen om sleutels op te halen en af te geven met behulp van een toegangscode of badge die u hen verstrekt (de machtigingsrol Alleen Exchange).

 

Toestemmingsrollen begrijpen

Machtigingen Rollen beïnvloeden wat een gebruiker kan doen met een sleutel, groep sleutels of een locatie. Ze worden vaak gebruikt om onderscheid te maken tussen de machtigingen tussen managers, personeel en ondersteuning.

 

Alleen ruilen

De gebruiker kan de sleutel ophalen en afgeven met zijn toegangscode of de Keycafe-app en een beperkt overzicht krijgen van de recente geschiedenis en informatie over de sleutel. Dit toestemmingsniveau is goed voor eindgebruikerspersoneel dat regelmatig de sleutel ophaalt en aflevert.

 

Alleen bekijken

De gebruiker kan alle informatie over de sleutel, de geschiedenis ervan, gebruikerstoegangen en boekingen met betrekking tot de sleutel zien en vinden. Ze kunnen de sleutel niet ophalen of de sleutelcode bekijken. Dit toestemmingsniveau is goed voor ondersteuningspersoneel op afstand.

 

Beheerder

De gebruiker beschikt over alle mogelijkheden onder Alleen ruilen en Alleen bekijken en kan boekingen maken en beheren, de sleutelinformatie bewerken, meldingen ontvangen over het ophalen/afleveren van de sleutel, en de sleutelcode bekijken en beheren. Dit toestemmingsniveau is goed voor personeel dat volledig toezicht op de sleutel wil hebben.

Zie Co-beheerders versus organisatiebeheerders.

 

Voeg een volledige gebruiker toe

 

1. Log in opKeycafe desktopof op mobiel.
2. Selecteer + Voegtoe.
3. Selecteer Gebruiker.
4. SelecteerVolledige gebruiker.
5. Voer een Naam in voor de gebruiker.
6. Voer een e-mailadres in om de gebruiker uit te nodigen een account te registreren.
7. Als u wilt, kunt een opmerking invoeren die samen met de uitnodiging naar de gebruiker wordt verzonden.
8. U kunt een aangepaste Toegangscodeinvoeren, deze uitschakelen door op de knop te drukken, of de code willekeurig maken door de schakelaar in en uit te schakelen.
9. Voer een Toestemming in voor de gebruiker - dit kan een sleutel, sleutelgroep of locatie zijn.
10. Voer een Toestemmingsrol in voor de gebruiker.
11. Als u een gebruikersbadge aan deze gebruiker wilt toewijzen, voert u het serienummer van een ongebruikte stickerbadge of sleutelhanger in.
12. Welkomst-e-mail verzenden stuurt automatisch een e-mail naar de gebruiker zodra de registratie is voltooid, met daarin de toegangscode en enkele nuttige tips en links over hoe u het Keycafe-systeem kunt gaan gebruiken. Wij raden u aan deze optie ingeschakeld te laten.
13. Selecteer Gebruiker toevoegen.

 

Voeg een SmartBox-gebruiker toe

 

1. Log in opKeycafe desktopof op mobiel.
2. Selecteer + Voegtoe.
3. Selecteer Gebruiker.
4. SelecteerSmartBox Gebruiker.
5. Voer de voor- en achternaam van de gebruiker in.
6. Als u wilt, voert u een e-mailadres voor contact in. Dit wordt alleen gebruikt voor programmeerbare waarschuwingen en voor het verzenden van de welkomstmail in stap 10.
7. U kunt een aangepaste Toegangscodeinvoeren, deze uitschakelen door op de knop te drukken, of de code willekeurig maken door de schakelaar in en uit te schakelen.
8. Voer een Toestemming in voor de gebruiker - dit kan een sleutel, een sleutelgroep of alle sleutels zijn. Houd er rekening mee dat dit de Exchange Only machtiging is.
9. Als u een gebruikersbadge aan deze gebruiker wilt toewijzen, voert u het serienummer van een ongebruikte stickerbadge of sleutelhanger in.
10. Welkomst-e-mail verzenden stuurt automatisch een e-mail naar de gebruiker zodra de registratie is voltooid, met daarin de toegangscode en enkele nuttige tips en links over hoe u het Keycafe-systeem kunt gaan gebruiken. Wij raden u aan deze optie ingeschakeld te laten.
11. Selecteer Gebruiker toevoegen.

 

Gebruikers uploaden in bulk

Als u een groot aantal gebruikers wilt toevoegen, kunt u een bulkupload uitvoeren met een csv-bestand. Zie Bulkgebruikersuploads voor instructies.

 

Machtigingen van een gebruiker bewerken of bekijken

 

1. Log in opKeycafe desktopof op mobiel.
2. Selecteer Gebruikers in het menu.
3. Selecteer de Gebruiker die u wilt bewerken of bekijken.
4. U kunt nu het volgende doen:

• Bekijk welke sleutels de gebruiker momenteel heeft uitgecheckt
• Bekijk/bewerk voor welke sleutels en locaties de gebruiker rechten heeft
• Bekijk de sleutelophaal- en aflevergeschiedenis van de gebruiker
• Contactgegevens van gebruikers, toegangscode en gebruikersbadge info bekijken/bewerken