Fleetio-integratie

In dit artikel:

• Wat doet de integratie?
• Hoe u de integratie instelt
  • Haal 3 identificatiegegevens op uit uw Fleetio-accountinstellingen:
    • API sleutel
    • Accounttoken
    • Geheime sleutel voor webhook
  • Koppel uw Fleetio-account aan uw Keycafe-account
  • Test de integratie door:
    • Een sleutel aan een Fleetio-voertuig koppelen
    • Meldingsmethoden
    • Een reservering maken voor dat voertuig

 

Wat doet de integratie?

Door uw Fleetio-account met Keycafe te integreren, kunt u snel uw volledige Fleetio-voertuiginventaris koppelen aan de sleutel van elk voertuig in Keycafe. Wanneer een voertuig in Fleetio aan een chauffeur wordt toegewezen, wordt in Keycafe automatisch een eenmalige boeking voor de sleutel aangemaakt en worden er toegangsinstructies naar de chauffeur verzonden. Vervolgens haalt de bestuurder met een unieke code de autosleutel op bij de SmartBox. Boekingen voor Fleetio-voertuigsleutels verschijnen in Keycafe met een Fleetio-indicator, en de Keycafe-sleuteltoegangsinstructies en -code worden weergegeven in de voertuigtoewijzing in Fleetio.

Bestuurders met Keycafe-accounts kunnen hun telefoonnummer (en indien ingeschakeld, hun pincode) gebruiken om toegang te krijgen tot de voertuigsleutels die hen zijn toegewezen, in plaats van elke keer een nieuwe eenmalige code te gebruiken.

Na de eerste installatie maakt deze integratie het beheer en de automatisering van voertuigtoewijzingen mogelijk met alleen Fleetio.

 

 

Hoe u de integratie instelt

Voor het opzetten van uw Fleetio- en Keycafe-integratie moet u 3 tokens uit uw Fleetio-account ophalen, vervolgens uw accounts koppelen en de integratie testen.

 

De Fleetio API-sleutel, accounttoken en geheime webhook-sleutel ophalen

We raden u aan deze allemaal in een tijdelijk document te kopiëren en te plakken, ter voorbereiding op de volgende stap.

 

Maak een nieuwe API-sleutel in Fleetio

Met een API-sleutel kan een systeem van een derde partij verbinding maken en gegevensoverdracht toestaan. U moet in Fleetio een API-sleutel genereren die onderdeel wordt van de configuratie van de integratie met Keycafe.

1. Log in op uw Fleetio-account, selecteer uw accountnaam linksboven op de pagina en selecteer vervolgens Accountinstellingen.

2. Selecteer Beheer API-sleutels.

3. Selecteer + API-sleutel toevoegen.
   

4. Typ "Keycafe" voor het label en klik vervolgens op API-sleutel genereren. U zou de nieuwe API Token in de tabel moeten zien.

 

Ontvang uw Fleetio-accounttoken

Een accounttoken is de primaire identificatie voor een systeem van derden in een API-integratie en wordt gekoppeld aan de API-sleutel voor volledige identificatie. Het Fleetio-accounttoken vindt u op de pagina API-sleutels in uw Fleetio-accountinstellingen.

Kopieer in de sectie Accounttokens de accounttoken in zijn geheel en plak deze in hetzelfde tijdelijke document waarin u de API-sleutel plaatst. U moet dit accounttoken toevoegen in de Keycafe-integratieconfiguratie.

 

Maak een Fleetio-webhook

Met een webhook kunt u een HTTP POST naar een of meer URL's sturen wanneer er specifieke soorten gebeurtenissen plaatsvinden in uw Fleetio-account. Alle Fleetio-webhookgebeurtenissen bevatten gegevens die zijn geserialiseerd als JSON.

1. Log in op uw Fleetio-account, selecteer uw accountnaam linksboven op de pagina en selecteer vervolgens Accountinstellingen.

2. Selecteer Webhooks.

3. Selecteer in de rechterbovenhoek van de pagina + Webhook toevoegen.

4. Kopieer en plak op de pagina Nieuwe webhook het volgende in het veld URL:
   

https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

5. Voer bij “Keycafe” in. Beschrijving.

6. Klik op Selecteer gebeurtenissenen scrol vervolgens naar de onderkant van de pagina en vink elk van deze vakjes aan: Voertuigtoewijzing aangemaakt, Voertuigtoewijzing verwijderden Voertuigtoewijzing bijgewerkt. Klik op Opslaan.

7. Terug op de Webhooks-pagina klikt u op de kleine actieknop voor de nieuwe Webhook om een pop-upmenu weer te geven en klikt u vervolgens op Geheim bekijken.

8. Kopieer de geheime sleutel in zijn geheel en plak deze in uw tijdelijke document, dat ook de API-sleutel en het accounttoken bevat.

Er zouden nu drie items in uw tijdelijke document moeten staan: de API-sleutel, het accounttokenen de geheime sleutel. Deze voeg je toe aan je Keycafe accountinstellingen.

 

Koppel uw Fleetio-account aan uw Keycafe-account

Het configureren van de integratie in Keycafe omvat voornamelijk het toevoegen van de drie identificatiegegevens die zijn vastgelegd in de hierboven beschreven taak.

1. Log in op uw Keycafe-account.
2. Selecteer in de linkerbovenhoek + Toevoegen.
   
3. SelecteerIntegratie.
4. SelecteerFleetio.
5. Voer de API-sleutel, het accounttoken en de geheime sleutel uit uw tijdelijke document in.

6. Selecteer Verbinden met Fleetio. Klik na enkele ogenblikken op het tabblad Integraties in Keycafe om de integratie te bekijken.

 

Aangepast Velden

Vervolgens moet u drie aangepaste velden toevoegen aan uw Fleetio-systeeminstellingen.

1. Navigeer naar de pagina met uw Fleetio-accountinstellingen en zoek het menu-item Aangepaste velden in het gedeelte Systeeminstellingen van het menu aan de linkerkant.

2. Selecteer + Aangepast veld toevoegen in de rechterbovenhoek van de pagina. Stel op de pagina Nieuw aangepast veld Recordtype op Voertuigtoewijzingen stel Gegevenstype in op Tekst.
3. Selecteer de knop Aangepast veld opslaan om het aangepaste veld te maken.

4. Herhaal de bovenstaande stappen om nog twee aangepaste velden te maken. Het doel is om deze drie aangepaste velden te maken:

Recordtype	Data type	Etiket
Voertuigtoewijzing	Tekst	Instructies voor toegang tot Keycafe
Voertuigtoewijzing	Tekst	Keycafe-toegangslink
Voertuigtoewijzing	Tekst	Toegangscode sleutelcafé

 

Om de aangepaste velden in de Fleetio-instellingen te bekijken, navigeert u naar de pagina Aangepaste velden en – in de Recordtype vervolgkeuzelijst— kies Voertuigtoewijzing in het vervolgkeuzemenu.

 

Koppel een sleutel aan een Fleetio-voertuig

Nu is het tijd om een Fleetio-voertuig aan een sleutel te koppelen.

1. Het tabblad Integraties in Keycafe zou nu een item voor de integratie moeten bevatten. Klik op dat item om de subitems Voertuigen en Ongeveer weer te geven.

2. Om een lijst van uw Fleetio-voertuigen te bekijken, klikt u op Voertuigen om door de lijst aan de rechterkant te bladeren.
3. Kies een voertuig en klik op het kleine sleutelpictogram.

4. Typ de naam van uw Keycafe-sleutel en selecteer deze in de vervolgkeuzelijst met overeenkomende sleutelnamen.

5. Selecteer Link om te bevestigen dat u deze sleutel aan dit voertuig wilt koppelen.
6. U kunt kiezen uit Automatisch of Prompt, waarmee wordt gewijzigd hoe een gebruiker op de hoogte wordt gesteld wanneer aan hem of haar een voertuig wordt toegewezen. Hierdoor verschijnt er telkens een prompt wanneer een gast om toegang tot de sleutels vraagt. Klik op Update om het pop-upvenster te sluiten.

 

Meldingsmethoden

Automatisch

Telkens wanneer er in Fleetio een voertuigtoewijzing wordt aangemaakt, wordt er automatisch een e-mail naar de chauffeur gestuurd met instructies over hoe hij toegang krijgt tot de sleutels.

1. Wanneer u in Fleetio een voertuigtoewijzing aanmaakt, ziet u drie lege velden voor Keycafe Access Instructions, Keycafe Access Linken Keycafe Access Code. Laat deze leeg, aangezien deze automatisch worden ingevuld wanneer de opdracht wordt gemaakt.
   

2. Zodra de toewijzing is aangemaakt, bekijkt u de details om de ingevulde waarden te zien voor Keycafe Access Instructions, Keycafe Access Linken Keycafe Access Code.

3. De opdracht verschijnt ook op het tabblad Boekingen in Keycafe.

 

Snel

Met de instelling Prompt ontvangt de Keycafe-accountbeheerder een e-mail met een herinnering om de sleuteltoegang te creëren wanneer een voertuig wordt toegewezen in Fleetio. Dit maakt aanpassing van de sleuteltoegang mogelijk.

1. Zodra een voertuig is toegewezen in Fleetio, zoekt u dat voertuig binnen de Fleetio-integratie in Keycafe en selecteert u het kalenderpictogram .

2. Selecteer de reservering waarvoor u een sleuteltoegang wilt toekennen.

3. Bevestig de datum , de chauffeur en het e-mailadres van de contactpersoon voor de opdracht en selecteer Boeking maken.

4. Pas de boekingsgegevens naar wens aan en bevestig deze door Toevoegente selecteren.

5. Navigeer naar het tabblad Boekingen in Keycafe om te bevestigen.

De toegewezen chauffeur ontvangt een e-mail of sms (afhankelijk van de contactmethode die u zojuist hebt geselecteerd) met instructies voor het verkrijgen van toegang tot de sleutel.