Fleetio-integratie

In dit artikel:

• Wat doet de integratie?
• Hoe stel je de integratie in?
  • Haal 3 identificatiegegevens op uit uw Fleetio-accountinstellingen:
    • API-sleutel
    • Accounttoken
    • Webhook geheime sleutel
  • Koppel je Fleetio-account aan je Keycafe-account.
    • Aangepaste velden toevoegen
• Gebruikmaken van de integratie
  • Koppel een Keycafe-sleutel aan een Fleetio-voertuig.
  • Meldingsmethoden
    • Automatisch
    • Opdracht
  • Een voertuigtoewijzing maken met behulp van de automatische instelling.
  • Een voertuigtoewijzing maken met behulp van de promptinstelling
• Je Fleetio-account ontkoppelen
• Verdere hulp

Wat doet de integratie?

Door uw Fleetio-account te integreren met Keycafe, kunt u snel uw volledige Fleetio-voertuiginventaris koppelen aan de sleutel van elk voertuig in Keycafe. Wanneer een voertuig aan een bestuurder wordt toegewezen in Fleetio, wordt er automatisch een unieke boekingspincode voor de sleutel aangemaakt in Keycafe en worden er toegangsinstructies naar de bestuurder verzonden. Vervolgens gebruikt de bestuurder de pincode om de sleutel van het voertuig op te halen bij de SmartBox. Boekingen voor Fleetio-voertuigsleutels verschijnen in Keycafe met een Fleetio-indicator, en de Keycafe-sleuteltoegangsinstructies en -code worden weergegeven in de voertuigtoewijzing in Fleetio.

Na de eerste installatie maakt deze integratie het beheer en de automatisering van voertuigtoewijzingen mogelijk met alleen Fleetio.

Hoe u de integratie instelt

Voor het opzetten van uw Fleetio- en Keycafe-integratie moet u 3 tokens uit uw Fleetio-account ophalen, vervolgens uw accounts koppelen en de integratie testen.

De Fleetio API-sleutel, accounttoken en geheime webhook-sleutel ophalen

We raden u aan deze allemaal in een tijdelijk document te kopiëren en te plakken, ter voorbereiding op de volgende stap.

Maak een nieuwe API-sleutel in Fleetio

Met een API-sleutel kan een systeem van een derde partij verbinding maken en gegevensoverdracht toestaan. U moet in Fleetio een API-sleutel genereren die onderdeel wordt van de configuratie van de integratie met Keycafe.

1. Log in op je Fleetio-account, klik op het accountmenu linksboven en selecteer vervolgens Instellingen.

2. Klik API-sleutels beheren.

3. Selecteer + API-sleutel toevoegen.

4. Typ "Keycafe" in bij het Label, selecteer 2023-03-01 uit het dropdownmenu voor de API-versieen klik vervolgens op Opslaan. U zou de nieuwe API Token in de tabel moeten zien.

Ontvang uw Fleetio-accounttoken

Een accounttoken is de primaire identificatie voor een systeem van derden in een API-integratie en wordt gekoppeld aan de API-sleutel voor volledige identificatie. Het Fleetio-accounttoken vindt u op de pagina API-sleutels in uw Fleetio-accountinstellingen.

Kopieer in de sectie Accounttokens de accounttoken in zijn geheel en plak deze in hetzelfde tijdelijke document waarin u de API-sleutel plaatst. U moet dit accounttoken toevoegen in de Keycafe-integratieconfiguratie.

Maak een Fleetio-webhook

Met een webhook kunt u een HTTP POST naar een of meer URL's sturen wanneer er specifieke soorten gebeurtenissen plaatsvinden in uw Fleetio-account. Alle Fleetio-webhookgebeurtenissen bevatten gegevens die zijn geserialiseerd als JSON.

1. Ga in je Instellingen menu naar beneden naar het Integraties gedeelte en selecteer Webhooks.

2. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op + Webhook toevoegen.

3. Kopieer en plak de volgende URL in het veld : https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
4. Laat Autorisatie HTTP-header leeg. Typ “Keycafe” in de Beschrijvingen laat Ingeschakeld aangevinkt.

6. Klik op Evenementen selecteren, scroll vervolgens naar beneden en selecteer alle drie de vakjes onder de categorie Voertuigtoewijzing en klik op Opslaan:

• Vehicle Assignment Created
• Vehicle Assignment Deleted
• Vehicle Assignment Updated

7. Ga terug naar de pagina Webhooks en klik op de knop Meer acties voor de nieuwe webhook, en klik vervolgens op Geheim bekijken.

8. Kopieer de geheime sleutel in zijn geheel en plak deze in uw tijdelijke document, dat ook de API-sleutel en het accounttoken bevat.

Er zouden nu drie items in uw tijdelijke document moeten staan: de API-sleutel, het accounttokenen de geheime sleutel.

Koppel uw Fleetio-account aan uw Keycafe-account

Het configureren van de integratie in Keycafe omvat voornamelijk het toevoegen van de drie identificatiegegevens die zijn vastgelegd in de hierboven beschreven taak.

1. Klik op het Keycafe-dashboard op je desktop op + Toevoegen →Integratie →Fleetio. Tik in de mobiele app op Meer → Integraties → Toevoegen → Fleetio.
2. Voer de API-sleutel, het accounttoken en de geheime sleutel uit uw tijdelijke document in.

3. Selecteer Verbinden met Fleetio. Klik na enkele ogenblikken op het tabblad Integraties in Keycafe om de integratie te bekijken.

Aangepaste velden toevoegen

Vervolgens moet je drie aangepaste velden toevoegen aan je Fleetio-account.

1. Ga terug naar het Fleetio Instellingen menu, scrol omlaag naar het Organisatie gedeelte en selecteer Veldbeheer.

2. Klik + Veld toevoegen.
3. Stel Recordtype in op Voertuigtoewijzingen stel Gegevenstype in op Tekst.
4. Typ Keycafe-toegangsinstructies in het -labelveld.
5. Klik op Opslaan om het aangepaste veld te maken.

6. Herhaal de bovenstaande stappen om nog twee aangepaste velden aan te maken, zodat je in totaal drie aangepaste velden hebt:

Om de aangepaste velden te bekijken, ga terug naar Veldbeheer, selecteer Voertuigtoewijzing in het Recordtype dropdownmenu en zoek naar "Keycafe".

Integratie gebruiken

Om de integratie te kunnen gebruiken, moet u de sleutels die u in Keycafe hebt toegevoegd, koppelen aan voertuigen die in Fleetio zijn toegevoegd. Zodra een voertuig een bijbehorende sleutel heeft, kunt u voertuigtoewijzingen maken in Fleetio. De instructies voor sleuteltoegang worden dan automatisch naar de bestuurder verzonden.

Koppel een Keycafe-sleutel aan een Fleetio-voertuig

1. Het tabblad Integraties in Keycafe zou nu een item voor de integratie moeten bevatten. Klik op dat item om de menu's Voertuigen en Over weer te geven.

2. Om een lijst van uw Fleetio-voertuigen te bekijken, klikt u op Voertuigen om door de lijst aan de rechterkant te bladeren.
3. Kies een voertuig en klik op het sleutelicoon.

4. Typ de naam van uw Keycafe-sleutel voor dat voertuig en selecteer deze uit de vervolgkeuzelijst.

5. Selecteer Link om te bevestigen dat u deze sleutel aan dit voertuig wilt koppelen.
6. Je kunt Automatisch beëindigen van toewijzing inschakelen als je wilt dat de Fleetio-voertuigtoewijzing wordt beëindigd zodra de sleutels zijn teruggebracht naar de SmartBox (waardoor vervolgens de Keycafe-boeking wordt beëindigd en de bestuurder geen toegang meer heeft tot de sleutels).
7. U kunt kiezen uit Automatisch of Prompt, waarmee u kunt wijzigen hoe een gebruiker wordt gewaarschuwd wanneer er een voertuig aan hem of haar wordt toegewezen. De meeste gebruikers kiezen voor Automatischvoor de eenvoudigste workflow. Klik op Update om het pop-upvenster te sluiten.

Meldingsmethoden

Automatisch

Wanneer er in Fleetio een voertuigopdracht wordt aangemaakt, wordt er automatisch een e-mail of sms naar de chauffeur gestuurd met instructies over hoe hij/zij de sleutels kan verkrijgen. Hierdoor kan het gehele proces worden voltooid met alleen het Fleetio-dashboard. De contactmethode is gebaseerd op de contactgegevens van de chauffeur in zijn/haar Fleetio-gebruikersprofiel. Als de chauffeur zowel een e-mailadres als een telefoonnummer aan zijn account heeft gekoppeld, krijgt e-mail voorrang.

Opdracht

Wanneer er een voertuigtoewijzing wordt aangemaakt in Fleetio, ontvangt de beheerder van het Keycafe-account een e-mail met een herinnering om de sleuteltoegang aan te maken. Hiermee kunt u de toegangsgegevens en -instructies voor de sleutel aanpassen, maar daarvoor hebt u wel Fleetio en Keycafe nodig om het proces te voltooien.

Een voertuigtoewijzing maken met behulp van de automatische instelling

1. Wanneer u in Fleetio een voertuigtoewijzing aanmaakt, ziet u drie lege velden voor Keycafe Access Instructions, Keycafe Access Linken Keycafe Access Code. Laat deze velden leeg - ze worden automatisch ingevuld nadat de opdracht is aangemaakt.

2. Zodra de toewijzing is aangemaakt, bekijkt u de details om de ingevulde waarden te zien voor Keycafe Access Instructions, Keycafe Access Linken Keycafe Access Code. Soms kan het enkele minuten duren voordat dit is ingevuld.

3. De opdracht verschijnt ook op het tabblad Boekingen in Keycafe.

Een voertuigtoewijzing maken met behulp van de promptinstelling

1. Wanneer u een voertuigtoewijzing in Fleetio aanmaakt, ziet u drie lege velden voor Keycafe-toegangsinstructies, Keycafe-toegangslinken Keycafe-toegangscode. Laat deze velden leeg - ze worden ingevuld nadat de sleuteltoegang in Keycafe is aangemaakt.

2. Zodra de voertuigtoewijzing is aangemaakt in Fleetio, zoekt u het voertuig binnen de Fleetio-integratie in Keycafe en selecteert u het kalenderpictogram .

3. U ziet de voertuigtoewijzingsdata als een reservering. Selecteer het pictogram + .

4. Bevestig de details van de toewijzing en selecteer Boeking maken.

5. Pas de boekingsgegevens naar wens aan en bevestig deze door Toevoegente selecteren.

6. Navigeer naar het tabblad Boekingen in Keycafe om te bevestigen. De toegewezen chauffeur ontvangt een e-mail of sms (afhankelijk van de contactmethode die u zojuist hebt geselecteerd) met instructies voor het verkrijgen van toegang tot de sleutel.

Uw Fleetio-account loskoppelen

1. Selecteer in je Keycafe-dashboard Integraties → Fleetio → Over integratie → Verbinding verbreken.
2. Klik op Verbinding verbreken om te bevestigen.

Verdere hulp

Heeft u vragen over de integratie of suggesties voor verbeteringen? Stuur ons een e-mail op support@keycafe.com.