Fleetio-integratie

Wat doet de integratie?

Door uw Fleetio-account te integreren met Keycafe, kunt u snel uw volledige Fleetio-voertuiginventaris koppelen aan de sleutel van elk voertuig in Keycafe. Wanneer een voertuig in Fleetio wordt toegewezen aan een bestuurder, wordt er in Keycafe automatisch een unieke pincode voor de boeking van de sleutel aangemaakt en worden er toegangsinstructies naar de bestuurder gestuurd. De bestuurder gebruikt vervolgens de pincode om de sleutel van het voertuig op te halen bij de SmartBox. Boekingen voor Fleetio-voertuigsleutels verschijnen in Keycafe met een Fleetio-indicator, en de Keycafe-instructies voor sleuteltoegang en de code worden weergegeven in de voertuigtoewijzing in Fleetio.

Na de eerste installatie maakt deze integratie het beheer en de automatisering van voertuigtoewijzingen mogelijk via uitsluitend Fleetio.

Deze integratie is ook compatibel met de Motor Pool-functie van Fleetio. Wanneer aanvragen voor voertuigreserveringen worden goedgekeurd, wordt er een voertuigtoewijzing aangemaakt, wat het aanmaken van de Keycafe-boeking in gang zet.

Hoe u de integratie instelt

Het instellen van de integratie tussen Fleetio en Keycafe omvat het ophalen van 3 tokens uit uw Fleetio-account, het vervolgens koppelen van uw accounts en het testen van de integratie.

De Fleetio API-sleutel, Account Token en Webhook Secret Key ophalen

We raden u aan om elk hiervan naar een tijdelijk document te kopiëren en plakken, ter voorbereiding op de volgende stap.

Een nieuwe API-sleutel aanmaken in Fleetio

Een API-sleutel stelt een extern systeem in staat verbinding te maken en gegevensoverdracht toe te staan. U moet een API-sleutel genereren in Fleetio die deel gaat uitmaken van de configuratie van de integratie met Keycafe. 

1. Log in op uw Fleetio-account, klik linksboven op het account-dropdownmenu en selecteer vervolgens Settings.

1. Klik op Manage API Keys.

1. Selecteer + Add API Key.

1. Typ "Keycafe" bij Label, selecteer 2023-03-01 in het dropdownmenu bij API Version en klik op Save. U zou het nieuwe API-token in de tabel moeten zien.

Uw Fleetio Account Token ophalen

Een account-token is de primaire identificatie voor een extern systeem in een API-integratie en vormt samen met de API-sleutel een volledige identificatie. Het Fleetio-account-token is te vinden op de pagina API Keys in uw Fleetio-accountinstellingen.

Kopieer in het gedeelte Account Tokens het account-token in zijn geheel en plak het in hetzelfde tijdelijke document waarin u de API-sleutel hebt geplaatst. U moet dit account-token toevoegen aan de configuratie van de Keycafe-integratie.

Een Fleetio-webhook aanmaken

Een webhook biedt u de mogelijkheid om een HTTP POST naar een of meerdere URL's te verzenden wanneer er specifieke gebeurtenissen plaatsvinden in uw Fleetio-account. Alle Fleetio-webhookgebeurtenissen bevatten gegevens die zijn geserialiseerd als JSON.

1. Scrol in uw menu Settings omlaag naar het gedeelte Integrations en selecteer Webhooks.

1. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op + Add Webhook.

1. Kopieer en plak de volgende URL in het veld URL: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

2. Laat Authorization HTTP Header leeg. Typ “Keycafe” in Description en laat Enabled aangevinkt.

1. Klik op Select Events, scrol omlaag, vink alle drie de vakjes aan onder de categorie Vehicle Assignment en klik op Save:

• Vehicle Assignment Created

• Vehicle Assignment Deleted

• Vehicle Assignment Updated

1. Klik op de pagina Webhooks op de knop More Actions voor de nieuwe webhook en klik vervolgens op View Secret.

1. Kopieer de geheime sleutel in zijn geheel en plak deze in uw tijdelijke document — waarin ook al de API-sleutel en het account-token staan.

Er moeten nu drie items in uw tijdelijke document staan: de API-sleutel, het account-token en de geheime sleutel.

Uw Fleetio-account koppelen aan uw Keycafe-account

Het configureren van de integratie in Keycafe bestaat voornamelijk uit het toevoegen van de drie identificaties die in de bovenstaande stappen zijn verzameld.

1. Klik op het desktopdashboard van Keycafe op + Toevoegen → Integratie → Fleetio. Tik in de mobiele app op Meer → Integraties → Toevoegen → Fleetio.

2. Voer de API-sleutel, het account-token en de geheime sleutel uit uw tijdelijke document in.

1. Selecteer Verbinden met Fleetio. Klik na enkele ogenblikken op het tabblad Integraties in Keycafe om de integratie te zien.

Aangepaste velden toevoegen

Vervolgens moet u drie aangepaste velden toevoegen aan uw Fleetio-account. Met deze velden kunt u aan Keycafe-boekingen gerelateerde informatie bekijken in het Fleetio-dashboard.

1. Ga terug naar het menu Settings in Fleetio, scrol omlaag naar het gedeelte Data Management en selecteer Field Management.

1. Selecteer Vehicle Assignment en klik op + Add Field.

2. Laat Data Type op Text staan en typ vervolgens Keycafe Access Instructions in het veld Label.

3. Klik op Save om het aangepaste veld aan te maken.

1. Herhaal de bovenstaande stappen om nog vijf aangepaste velden aan te maken, voor een totaal van zes aangepaste velden:

Om de aangepaste velden te bekijken, navigeert u terug naar Field Management, selecteert u Vehicle Assignment en zoekt u op "Keycafe".

De integratie gebruiken

Om de integratie te gaan gebruiken, moet u sleutels die u in Keycafe hebt toegevoegd koppelen aan voertuigen die in Fleetio zijn toegevoegd. Zodra een voertuig een gekoppelde sleutel heeft, kunt u beginnen met het aanmaken van voertuigtoewijzingen in Fleetio en worden instructies voor sleuteltoegang automatisch naar de bestuurder gestuurd.

Een Keycafe-sleutel koppelen aan een Fleetio-voertuig

1. Het tabblad Integraties in Keycafe zou nu een item voor de integratie moeten bevatten. Klik op dat item om de menu's Voertuigen en Over weer te geven.

1. Om een lijst van uw Fleetio-voertuigen te bekijken, klikt u op Voertuigen om door de lijst aan de rechterkant te bladeren.

2. Kies een voertuig en klik op het sleutelpictogram.

1. Typ de naam van uw Keycafe-sleutel voor dat voertuig in en selecteer deze in de vervolgkeuzelijst.

1. Selecteer Koppelen om te bevestigen dat u deze sleutel aan dit voertuig wilt koppelen.

2. U kunt de schakelaar Toewijzing automatisch beëindigen inschakelen als u wilt dat de voertuigtoewijzing in Fleetio wordt beëindigd zodra de sleutels zijn teruggebracht naar de SmartBox (waardoor vervolgens de Keycafe-boeking wordt beëindigd en de toegang van de bestuurder tot de sleutels stopt).

3. U kunt kiezen voor Automatisch of Vragen, wat bepaalt hoe een gebruiker op de hoogte wordt gesteld wanneer hem of haar een voertuig wordt toegewezen. De meeste gebruikers kunnen het beste kiezen voor Automatisch voor de eenvoudigste workflow. Klik op Bijwerken om het pop-upvenster te sluiten.

Meldingsmethoden

Automatisch

Wanneer een voertuigtoewijzing wordt aangemaakt in Fleetio, wordt er automatisch een e-mail of sms naar de bestuurder gestuurd met instructies over hoe de sleutels kunnen worden opgehaald. Hierdoor kan het hele proces worden voltooid met uitsluitend het Fleetio-dashboard. De contactmethode is gebaseerd op de contactgegevens in het Fleetio-gebruikersprofiel van de bestuurder. Als er zowel een e-mailadres als een telefoonnummer aan het account van de bestuurder is gekoppeld, krijgt e-mail voorrang. 

Vragen

Wanneer een voertuigtoewijzing wordt aangemaakt in Fleetio, ontvangt de Keycafe-accountbeheerder een e-mail met een herinnering om de sleuteltoegang aan te maken. Dit maakt maatwerk mogelijk van de details en instructies voor sleuteltoegang, maar vereist het gebruik van zowel Fleetio als Keycafe om het proces te voltooien.

Een voertuigtoewijzing aanmaken met de automatische instelling

1. Wanneer u een voertuigtoewijzing aanmaakt in Fleetio, ziet u de zes aangepaste velden die u hebt aangemaakt. Laat deze leeg; ze worden automatisch ingevuld nadat de toewijzing is aangemaakt en naarmate de sleutel wordt gebruikt.

1. Zodra de toewijzing is aangemaakt, bekijkt u de details om de ingevulde waarden te zien voor Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions en Booking Link. Het kan soms een paar minuten duren voordat deze zijn ingevuld.

1. De toewijzing verschijnt ook op het tabblad Boekingen in Keycafe.

Een voertuigtoewijzing aanmaken met de instelling Vragen

1. Wanneer u een voertuigtoewijzing aanmaakt in Fleetio, ziet u de zes aangepaste velden die u hebt aangemaakt. Laat deze leeg; ze worden automatisch ingevuld nadat de toewijzing is aangemaakt en naarmate de sleutel wordt gebruikt.

1. Zodra de voertuigtoewijzing is aangemaakt in Fleetio, zoekt u dat voertuig op binnen de Fleetio-integratie in Keycafe en selecteert u het kalenderpictogram.

1. U ziet de datums van de voertuigtoewijzing als een reservering. Selecteer het +-pictogram.

1. Bevestig de gegevens van de toewijzing en selecteer Boeking aanmaken.

1. Pas de boekingsgegevens naar wens aan en bevestig door Toevoegen te selecteren.

1. Ga naar het tabblad Boekingen in Keycafe om te bevestigen. De toegewezen bestuurder ontvangt een e-mail of sms (afhankelijk van de contactmethode die u zojuist hebt geselecteerd) met instructies om toegang te krijgen tot de sleutel.

1. Ga terug naar het dashboard Vehicle Assignments in Fleetio en bekijk de details van de toewijzing om de ingevulde waarden te zien voor Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions en Booking Link. Het kan soms een paar minuten duren voordat deze zijn ingevuld.

Sleutelgebruik bijhouden

Wanneer de sleutel voor een voertuigtoewijzing door de bestuurder wordt opgehaald, wordt het veld Keycafe Pickup Time bijgewerkt met de tijdstempel van wanneer de sleutel is meegenomen. Op dezelfde manier wordt het veld Keycafe Dropoff Time bijgewerkt met een tijdstempel wanneer de sleutel wordt ingeleverd.

Uw Fleetio-account ontkoppelen

1. Selecteer in uw Keycafe-dashboard Integraties → Fleetio → Over integratie → Ontkoppelen.

2. Klik op Ontkoppelen om te bevestigen.

Meer hulp

Hebt u vragen over de integratie of suggesties voor verbeteringen? Stuur een e-mail naar support@keycafe.com.