In dit artikel:
Premium-functie
Integraties zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met de Premium- en Business Pro-abonnementen.
Wat doet de integratie?
Door uw Fleetio-account te integreren met Keycafe, kunt u snel uw volledige Fleetio-voertuiginventaris koppelen aan de sleutel van elk voertuig in Keycafe. Wanneer een voertuig aan een bestuurder wordt toegewezen in Fleetio, wordt er automatisch een unieke boekingspincode voor de sleutel aangemaakt in Keycafe en worden er toegangsinstructies naar de bestuurder verzonden. Vervolgens gebruikt de bestuurder de pincode om de sleutel van het voertuig op te halen bij de SmartBox. Boekingen voor Fleetio-voertuigsleutels verschijnen in Keycafe met een Fleetio-indicator, en de Keycafe-sleuteltoegangsinstructies en -code worden weergegeven in de voertuigtoewijzing in Fleetio.
Na de eerste installatie maakt deze integratie het beheer en de automatisering van voertuigtoewijzingen mogelijk met alleen Fleetio.
Toegangscodes voor chauffeurs
Standaard is de boekingspincode voor elke voertuigtoewijzing anders, ongeacht wie de toegewezen bestuurder is. Als u wilt dat individuele drivers altijd dezelfde code gebruiken, neem dan contact op met uw Success Manager of ons klantenserviceteam en wij zullen deze functie inschakelen.
Als alternatief kunnen bestuurders met een Keycafe-account hun toegangscode gebruiken om de aan hen toegewezen autosleutels op te halen, in plaats van elke keer de pincode van de boeking te gebruiken.
Hoe u de integratie instelt
Voor het opzetten van uw Fleetio- en Keycafe-integratie moet u 3 tokens uit uw Fleetio-account ophalen, vervolgens uw accounts koppelen en de integratie testen.
De Fleetio API-sleutel, accounttoken en geheime webhook-sleutel ophalen
We raden u aan deze allemaal in een tijdelijk document te kopiëren en te plakken, ter voorbereiding op de volgende stap.
Maak een nieuwe API-sleutel in Fleetio
Met een API-sleutel kan een systeem van een derde partij verbinding maken en gegevensoverdracht toestaan. U moet in Fleetio een API-sleutel genereren die onderdeel wordt van de configuratie van de integratie met Keycafe.
- Log in op uw Fleetio-account, selecteer uw accountnaam linksboven op de pagina en selecteer vervolgens Accountinstellingen.
- Selecteer Beheer API-sleutels.
- Selecteer + API-sleutel toevoegen.
- Typ "Keycafe" voor het label en klik vervolgens op API-sleutel genereren. U zou de nieuwe API Token in de tabel moeten zien.
Ontvang uw Fleetio-accounttoken
Een accounttoken is de primaire identificatie voor een systeem van derden in een API-integratie en wordt gekoppeld aan de API-sleutel voor volledige identificatie. Het Fleetio-accounttoken vindt u op de pagina API-sleutels in uw Fleetio-accountinstellingen.
Kopieer in de sectie Accounttokens de accounttoken in zijn geheel en plak deze in hetzelfde tijdelijke document waarin u de API-sleutel plaatst. U moet dit accounttoken toevoegen in de Keycafe-integratieconfiguratie.
Maak een Fleetio-webhook
Met een webhook kunt u een HTTP POST naar een of meer URL's sturen wanneer er specifieke soorten gebeurtenissen plaatsvinden in uw Fleetio-account. Alle Fleetio-webhookgebeurtenissen bevatten gegevens die zijn geserialiseerd als JSON.
- Log in op uw Fleetio-account, selecteer uw accountnaam linksboven op de pagina en selecteer vervolgens Accountinstellingen.
- Selecteer Webhooks.
- Selecteer in de rechterbovenhoek van de pagina + Webhook toevoegen.
- Kopieer en plak op de pagina Nieuwe webhook het volgende in het veld URL:
https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
- Voer bij “Keycafe” in. Beschrijving.
- Klik op Selecteer gebeurtenissenen scrol vervolgens naar de onderkant van de pagina en vink elk van deze vakjes aan: Voertuigtoewijzing aangemaakt, Voertuigtoewijzing verwijderden Voertuigtoewijzing bijgewerkt. Klik op Opslaan.
- Terug op de Webhooks-pagina klikt u op de kleine actieknop voor de nieuwe Webhook om een pop-upmenu weer te geven en klikt u vervolgens op Geheim bekijken.
- Kopieer de geheime sleutel in zijn geheel en plak deze in uw tijdelijke document, dat ook de API-sleutel en het accounttoken bevat.
Er zouden nu drie items in uw tijdelijke document moeten staan: de API-sleutel, het accounttokenen de geheime sleutel. Deze voeg je toe aan je Keycafe accountinstellingen.
Koppel uw Fleetio-account aan uw Keycafe-account
Het configureren van de integratie in Keycafe omvat voornamelijk het toevoegen van de drie identificatiegegevens die zijn vastgelegd in de hierboven beschreven taak.
- Log in op uw Keycafe-account.
-
Selecteer in de linkerbovenhoek + Toevoegen.
- SelecteerIntegratie.
- SelecteerFleetio.
- Voer de API-sleutel, het accounttoken en de geheime sleutel uit uw tijdelijke document in.
- Selecteer Verbinden met Fleetio. Klik na enkele ogenblikken op het tabblad Integraties in Keycafe om de integratie te bekijken.
Aangepast Velden
Vervolgens moet u drie aangepaste velden toevoegen aan uw Fleetio-systeeminstellingen.
- Navigeer naar de pagina met uw Fleetio-accountinstellingen en zoek het menu-item Aangepaste velden in het gedeelte Systeeminstellingen van het menu aan de linkerkant.
- Selecteer + Aangepast veld toevoegen in de rechterbovenhoek van de pagina. Stel op de pagina Nieuw aangepast veld Recordtype op Voertuigtoewijzingen stel Gegevenstype in op Tekst.
- Selecteer de knop Aangepast veld opslaan om het aangepaste veld te maken.
- Herhaal de bovenstaande stappen om nog twee aangepaste velden te maken. Het doel is om deze drie aangepaste velden te maken:
|
Recordtype |
Data type |
Etiket |
|
Voertuigtoewijzing |
Tekst |
Instructies voor toegang tot Keycafe |
|
Voertuigtoewijzing |
Tekst |
Keycafe-toegangslink |
|
Voertuigtoewijzing |
Tekst |
Toegangscode sleutelcafé |
Om de aangepaste velden in de Fleetio-instellingen te bekijken, navigeert u naar de pagina Aangepaste velden en – in de Recordtype vervolgkeuzelijst— kies Voertuigtoewijzing in het vervolgkeuzemenu.
Integratie gebruiken
Om de integratie te kunnen gebruiken, moet u de sleutels die u in Keycafe hebt toegevoegd, koppelen aan voertuigen die in Fleetio zijn toegevoegd. Zodra een voertuig een bijbehorende sleutel heeft, kunt u voertuigtoewijzingen maken in Fleetio. De instructies voor sleuteltoegang worden dan automatisch naar de bestuurder verzonden.
Koppel een Keycafe-sleutel aan een Fleetio-voertuig
Sleutels toevoegen aan Keycafe
U moet uw autosleutels toevoegen aan het Keycafe-systeem voordat u doorgaat met het koppelen van een sleutel aan een Fleetio-voertuig. Zie Een sleutel toevoegen.
- Het tabblad Integraties in Keycafe zou nu een item voor de integratie moeten bevatten. Klik op dat item om de menu's Voertuigen en Over weer te geven.
- Om een lijst van uw Fleetio-voertuigen te bekijken, klikt u op Voertuigen om door de lijst aan de rechterkant te bladeren.
- Kies een voertuig en klik op het sleutelicoon.
- Typ de naam van uw Keycafe-sleutel voor dat voertuig en selecteer deze uit de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer Link om te bevestigen dat u deze sleutel aan dit voertuig wilt koppelen.
- U kunt kiezen uit Automatisch of Prompt, waarmee u kunt wijzigen hoe een gebruiker wordt gewaarschuwd wanneer er een voertuig aan hem of haar wordt toegewezen. De meeste gebruikers kiezen voor Automatischvoor de eenvoudigste workflow. Klik op Update om het pop-upvenster te sluiten.
Meldingsmethoden
Automatisch
Wanneer er in Fleetio een voertuigtoewijzing wordt aangemaakt, wordt er automatisch een e-mail naar de bestuurder verzonden met instructies over hoe hij toegang krijgt tot de sleutels. Hierdoor kan het gehele proces worden voltooid met alleen het Fleetio-dashboard.
Opdracht
Wanneer er een voertuigtoewijzing wordt aangemaakt in Fleetio, ontvangt de beheerder van het Keycafe-account een e-mail met een herinnering om de sleuteltoegang aan te maken. Hiermee kunt u de toegangsgegevens en -instructies voor de sleutel aanpassen, maar daarvoor hebt u wel Fleetio en Keycafe nodig om het proces te voltooien.
Wijziging van de meldingsmethode
U kunt op elk moment wisselen tussen automatisch en prompt door het tandwielpictogram naast de gekoppelde sleutel van het voertuig te selecteren.
Een voertuigtoewijzing maken met behulp van de automatische instelling
- Wanneer u in Fleetio een voertuigtoewijzing aanmaakt, ziet u drie lege velden voor Keycafe Access Instructions, Keycafe Access Linken Keycafe Access Code. Laat deze leeg - ze worden automatisch ingevuld nadat de opdracht is gemaakt.
- Zodra de toewijzing is aangemaakt, bekijkt u de details om de ingevulde waarden te zien voor Keycafe Access Instructions, Keycafe Access Linken Keycafe Access Code. Soms kan het enkele minuten duren voordat dit is ingevuld.
- De opdracht verschijnt ook op het tabblad Boekingen in Keycafe.
Een voertuigtoewijzing maken met behulp van de promptinstelling
- Wanneer u een voertuigtoewijzing in Fleetio aanmaakt, ziet u drie lege velden voor Keycafe-toegangsinstructies, Keycafe-toegangslinken Keycafe-toegangscode. Laat deze leeg - ze worden ingevuld nadat de sleuteltoegang is aangemaakt in Keycafe.
- Zodra de voertuigtoewijzing is aangemaakt in Fleetio, zoekt u het voertuig binnen de Fleetio-integratie in Keycafe en selecteert u het kalenderpictogram .
- U ziet de voertuigtoewijzingsdata als een reservering. Selecteer het pictogram + .
- Bevestig de details van de toewijzing en selecteer Boeking maken.
- Pas de boekingsgegevens naar wens aan en bevestig deze door Toevoegente selecteren.
- Navigeer naar het tabblad Boekingen in Keycafe om te bevestigen. De toegewezen chauffeur ontvangt een e-mail of sms (afhankelijk van de contactmethode die u zojuist hebt geselecteerd) met instructies voor het verkrijgen van toegang tot de sleutel.