Adicionando e gerenciando usuários

Neste artigo:

• O que é um usuário?
• Tipos de usuário
  • Usuário completo
  • Usuário SmartBox
• Noções básicas sobre funções de permissão
  • Somente troca
  • Somente visualizar
  • Administrador
• Adicionar um usuário completo
• Adicionar um usuário SmartBox
• Uploads de usuários em massa
• Editando ou visualizando permissões de um usuário

O que é um usuário?

Um usuário no sistema Keycafe é simplesmente um indivíduo ao qual é concedido acesso ou permissões de gerenciamento e registrado ao pegar ou entregar uma chave. Cada usuário possui um ou vários códigos de acesso exclusivos, dependendo das configurações e permissões definidas pelos proprietários de chaves e administradores de conta.

Para todos os tipos de usuários, um código de acesso pode ser habilitado pelo administrador de uma organização para acessar as chaves pertencentes a essa organização. Se você é funcionário de uma empresa que usa o Keycafe e não usa o Keycafe em nenhum outro lugar, o Código de Acesso é tudo que você precisa. Apenas para usuários completos, seu número de telefone e um Global SmartBox Code gerado aleatoriamente podem ser usados para acessar qualquer chave para a qual eles tenham permissão, independentemente da organização ou localização.

 

Tipos de usuário

Existem dois tipos de usuários no sistema Keycafe. Você pode utilizar uma combinação de ambos os tipos, dependendo das necessidades de sua organização e fluxo de trabalho.

 

Usuário completo

Um Usuário Completo é para funcionários ou funcionários que acessarão nossos aplicativos iOS, Android ou desktop para funcionalidades avançadas, como administração de usuários, chaves de permissão, revisão de registros, etc. Um usuário completo será convidado a registrar com segurança uma conta no Keycafe usando seu endereço de e-mail. O usuário controlará suas próprias credenciais e configurações de autenticação de dois fatores em sua conta. Recomendamos este tipo de conta para usuários corporativos que acessam e utilizam software de produtividade regularmente em sua empresa.

 

Usuário SmartBox

Um usuário SmartBox é para funcionários ou funcionários que farão trocas periódicas de chaves usando uma senha fornecida por você, mas não requerem funcionalidade avançada. O usuário é criado imediatamente, controlado por você (administrador da empresa) e nenhum registro é necessário do usuário. O usuário não poderá fazer login em nossos aplicativos iOS, Android ou desktop e não poderá executar funções administrativas, como controlar permissões de chaves. Esses usuários só poderão interagir com suas SmartBoxes para retirar e entregar chaves usando uma senha ou crachá que você fornecer (a função de permissão Exchange Only).

 

Noções básicas sobre funções de permissão

Permissões As funções afetam o que um usuário pode fazer com uma chave, um grupo de chaves ou um local. Eles são frequentemente usados para diferenciar as permissões entre gerentes, funcionários e suporte.

 

Somente troca

O usuário poderá retirar e entregar a chave usando seu código de acesso ou o aplicativo Keycafe e ter uma visão limitada do histórico recente e informações sobre a chave. Esse nível de permissão é bom para a equipe do usuário final que coleta e entrega regularmente a chave.

 

Somente visualizar

O usuário poderá ver e encontrar todas as informações sobre a chave, seu histórico, acessos de usuários e reservas relacionadas à chave. Eles não poderão retirar a chave ou visualizar seu código. Este nível de permissão é adequado para pessoal de suporte remoto.

 

Administrador

O usuário terá todas as habilidades em Exchange Only e View Only, bem como poderá criar e gerenciar reservas, editar as informações da chave, receber notificações de retirada/entrega da chave e visualizar e gerenciar seu código de chave. Esse nível de permissão é bom para funcionários que você deseja que tenham supervisão total da chave.

Consulte Coadministradores vs Administradores da organização.

 

Adicionar um usuário completo

 

1. Faça login noKeycafe desktopou no celular.
2. Selecione + Adicionar.
3. Selecione Usuário.
4. SelecioneUsuário Completo.
5. Insira um Nome para o usuário.
6. Digite um endereço de e-mail para convidar o usuário a registrar uma conta.
7. Se desejar, insira um comentário que será enviado ao usuário junto com o convite.
8. Você pode inserir um código de acesso personalizado, desativá-lo alternando o botão ou randomizar o código desativando e ativando a alternância.
9. Insira Permissão para o usuário – pode ser uma chave, um grupo de chaves ou um local.
10. Insira uma função de permissão para o usuário.
11. Se você deseja atribuir um crachá de usuário para este usuário, insira o número de série de um crachá adesivo ou chaveiro não utilizado.
12. Enviar e-mail de boas-vindas envia automaticamente um e-mail ao usuário assim que ele completa o cadastro, contendo seu código de acesso junto com algumas dicas úteis e links sobre como começar a usar o sistema Keycafe. Recomendamos deixar esta opção habilitada.
13. Selecione Adicionar usuário.

 

Adicionar um usuário SmartBox

 

1. Faça login noKeycafe desktopou no celular.
2. Selecione + Adicionar.
3. Selecione Usuário.
4. Selecioneusuário SmartBox.
5. Insira o nome e o sobrenome do usuário.
6. Se desejar, insira um e-mail de contato . Isso é usado apenas para alertas programáveis e para enviar o e-mail de boas-vindas na etapa 10.
7. Você pode inserir um código de acesso personalizado, desativá-lo alternando o botão ou randomizar o código desativando e ativando a alternância.
8. Insira Permissão para o usuário – pode ser uma chave, um grupo de chaves ou todas as chaves. Observe que esta será a permissão Exchange Only.
9. Se você deseja atribuir um crachá de usuário para este usuário, insira o número de série de um crachá adesivo ou chaveiro não utilizado.
10. Enviar e-mail de boas-vindas envia automaticamente um e-mail ao usuário assim que ele completa o cadastro, contendo seu código de acesso junto com algumas dicas úteis e links sobre como começar a usar o sistema Keycafe. Recomendamos deixar esta opção habilitada.
11. Selecione Adicionar usuário.

 

Uploads de usuários em massa

Se você tiver um grande número de usuários para adicionar, poderá realizar um upload em massa com um arquivo csv. Consulte Uploads em massa de usuários para obter instruções.

 

Editando ou visualizando permissões de um usuário

 

1. Faça login noKeycafe desktopou no celular.
2. Selecione Usuários no menu.
3. Selecione o usuário que você deseja editar ou visualizar.
4. Agora você pode fazer o seguinte:

• Veja quais chaves o usuário fez check-out atualmente
• Visualizar/editar para quais chaves e locais o usuário tem permissão
• Visualize o histórico de retirada e entrega de chaves do usuário
• Visualizar/editar informações de contato do usuário, código de acesso e informações do crachá do usuário