Cloudbeds Integration

In diesem Artikel:

• Was leistet die Integration?
• So richten Sie die Integration ein
• Verknüpfen Sie Keycafe Schlüssel mit Ihren Cloudbeds Zimmern
  • Fügen Sie "keycafe" zu Ihren Cloudbeds Zimmerbeschreibungen hinzu
  • Fügen Sie Cloudbeds Zimmer-IDs zu Keycafe Schlüsseln hinzu
• Nutzung der Integration
• Zimmer einer Reservierung bearbeiten
• Daten einer Reservierung bearbeiten
• Weitere Unterstützung

Was leistet die Integration?

Cloudbeds ist ein Hotelmanagementsystem für Hotels, Ferienwohnungen und andere Gastronomiebetriebe. Die Nutzung der Cloudbeds-Integration mit Keycafe ermöglicht die automatische Erstellung und Zusendung von Schlüsselzugangscodes und Anweisungen an Ihre Gäste, sobald eine Reservierung in Cloudbeds bestätigt wird. Die Gäste können dann zur Check-in-Zeit an der Unterkunft eintreffen und ihre Schlüssel selbstständig an einer SmartBox abholen.

So richten Sie die Integration ein

Verknüpfen Sie Keycafe Schlüssel mit Ihren Cloudbeds Zimmern

Fügen Sie "keycafe" zu Ihren Cloudbeds Zimmerbeschreibungen hinzu

Für jedes Zimmer, das Sie in die Keycafe-Integration aufnehmen möchten, muss "keycafe" zur Beschreibung hinzugefügt werden. Wenn bereits eine Beschreibung für ein Zimmer existiert, können Sie "keycafe" einfach am Ende hinzufügen. Dies ermöglicht es Ihnen, zwischen Zimmern zu unterscheiden, die von Gästen über die Keycafe-Integration selbstständig betreten werden, und Zimmern, für die Sie Schlüssel manuell aushändigen möchten.

1. Gehen Sie in Ihrem Cloudbeds-Dashboard zu Settings → Property → Accommodations.
2. Wählen Sie einen Accommodation Type aus. Klicken Sie unter Accommodation Naming and Organization auf die Schaltfläche Edit und fügen Sie "keycafe" zur Beschreibung jedes Zimmers hinzu, das Teil der Keycafe-Integration sein soll.

Erstellen Sie Ihre Schlüssel und fügen Sie Cloudbeds Zimmer-IDs hinzu

Ihre Cloudbeds Room Type ID wird verwendet, um den zugehörigen Schlüssel in Keycafe zu identifizieren. Wenn Sie mehrere Zimmer und mehrere Schlüssel haben, muss dies für jedes Paar erfolgen.

1. Gehen Sie in Ihrem Cloudbeds-Dashboard zu Settings → Property → Accommodations.
3. Wählen Sie in Ihrem Keycafe-Dashboard Keys und dann den Schlüssel für ein Zimmer. Falls Sie den Schlüssel für das Zimmer noch nicht erstellt haben, siehe Adding a Key, um dies zu tun.
4. Wählen Sie About Key → Edit, geben Sie dann die Room ID in das Feld External ID ein und klicken Sie auf Save.

Nutzung der Integration

Wenn eine Reservierung in Cloudbeds mit einem zugewiesenen Zimmer erstellt wird, wird eine Keycafe einmalige Buchung für den zugehörigen Schlüssel automatisch mit denselben Start- und Enddaten/-zeiten wie der Check-in und Check-out der Reservierung generiert. Der Buchungscode und die Anweisungen zum Zugriff auf den Schlüssel an Ihrer SmartBox werden dem Gast dann automatisch per E-Mail zugesandt, basierend auf den in der Cloudbeds-Reservierung eingegebenen Kontaktdaten.

Hinweise:

• Wenn die Reservierung ohne zugewiesenes Zimmer erstellt wird, wird die einmalige Buchung erst erstellt, wenn ein Zimmer zugewiesen wurde.
• Wenn das zugewiesene Zimmer "keycafe" in der Beschreibung enthält, aber keinen zugehörigen Keycafe-Schlüssel (mit der Cloudbeds Room ID im Keycafe External ID-Feld) besitzt, wird automatisch ein Schlüssel mit dem Zimmernamen erstellt. Beachten Sie, dass Sie einen Keycafe Fob an diesem automatisch erstellten Schlüssel anbringen und diesen in die SmartBox legen müssen.

Alle Änderungen am Zimmer oder den Daten der Reservierung in Cloudbeds werden in der Keycafe-Buchung übernommen. Bitte rechnen Sie mit 1-2 Minuten, bis neue Reservierungen und Änderungen in Keycafe angezeigt werden.

Zimmer einer Reservierung bearbeiten

Wenn Sie das Zimmer einer bestehenden Reservierung in Cloudbeds ändern, wird eine neue Keycafe-Buchung für den zugehörigen Schlüssel des neuen Zimmers erstellt (vorausgesetzt, die Room ID wurde bereits mit einem Keycafe-Schlüssel verknüpft, andernfalls wird ein neuer Schlüssel erstellt), und die ursprüngliche Buchung wird widerrufen.

Daten einer Reservierung bearbeiten

Wenn Sie die Check-In- und/oder Check-Out-Daten einer bestehenden Reservierung in Cloudbeds ändern, wird die zugehörige Keycafe-Buchung diese Änderung spiegeln und ihre Start- und Enddaten entsprechend aktualisieren.

Weitere Unterstützung

Haben Sie Fragen zur Integration oder Vorschläge für Verbesserungen? Senden Sie uns eine E-Mail an support@keycafe.com.