Integrazione Fleetio

In questo articolo:

• Cosa fa l'integrazione?
• Come configurare l'integrazione
  • Recupera 3 identificatori dalle impostazioni del tuo account Fleetio:
    • API Key
    • Account Token
    • Webhook Secret Key
  • Collega il tuo account Fleetio al tuo account Keycafe
    • Aggiungi campi personalizzati
• Utilizzo dell'integrazione
  • Associa una Keycafe Key a un veicolo Fleetio
  • Metodi di notifica
    • Automatico
    • Richiesta
  • Crea un'assegnazione veicolo utilizzando l'impostazione Automatico
  • Crea un'assegnazione veicolo utilizzando l'impostazione Richiesta
  • Traccia l'utilizzo delle chiavi
• Disconnettere il tuo account Fleetio
• Ulteriore assistenza

Cosa fa l'integrazione?

Integrando il tuo account Fleetio con Keycafe, puoi associare rapidamente l'intero inventario dei veicoli Fleetio alla chiave di ogni veicolo in Keycafe. Quando un veicolo viene assegnato a un conducente in Fleetio, un codice PIN di prenotazione unico per la chiave viene automaticamente creato in Keycafe e le istruzioni di accesso vengono inviate al conducente. Il conducente utilizzerà quindi il codice PIN per ritirare la chiave del veicolo presso lo SmartBox. Le prenotazioni per le chiavi dei veicoli Fleetio appariranno in Keycafe con un indicatore Fleetio, e le istruzioni di accesso alla chiave Keycafe e il codice saranno mostrati nell'assegnazione del veicolo in Fleetio.

Dopo la configurazione iniziale, questa integrazione consente la gestione e l'automazione delle assegnazioni dei veicoli utilizzando solo Fleetio.

Questa integrazione è anche compatibile con la funzionalità Motor Pool di Fleetio. Quando le richieste di prenotazione veicolo vengono approvate, viene creata un'assegnazione veicolo, che attiva la creazione della prenotazione Keycafe.

Come configurare l'integrazione

La configurazione dell'integrazione tra Fleetio e Keycafe prevede il recupero di 3 token dal tuo account Fleetio, quindi il collegamento dei tuoi account e il test dell'integrazione.

Recupero di Fleetio API Key, Account Token e Webhook Secret Key

Si consiglia di copiare e incollare ciascuno di questi elementi in un documento temporaneo, in preparazione al passaggio successivo.

Crea una nuova API Key in Fleetio

Una API Key consente a un sistema di terze parti di connettersi e autorizzare i trasferimenti di dati. Dovrai generare una API Key in Fleetio che diventerà parte della configurazione dell'integrazione con Keycafe. 

1. Accedi al tuo account Fleetio, clicca sul menu a discesa dell'account in alto a sinistra, quindi seleziona Settings.

1. Clicca su Manage API Keys.

1. Seleziona + Add API Key.

1. Digita "Keycafe" per il Label, seleziona 2023-03-01 dal menu a discesa per l'API Version, quindi clicca su Save. Dovresti vedere il nuovo API Token nella tabella.

Ottieni il tuo Fleetio Account Token

Un account token è l'identificatore primario per un sistema di terze parti in un'integrazione API e si abbina alla API Key per un'identificazione completa. Il Fleetio account token si trova nella pagina API Keys nelle impostazioni del tuo account Fleetio.

Nella sezione Account Tokens, copia l'intero account token e incollalo nello stesso documento temporaneo in cui hai inserito la API Key. Dovrai aggiungere questo account token nella configurazione dell'integrazione Keycafe.

Crea un Webhook Fleetio

Un webhook ti dà la possibilità di inviare un HTTP POST a uno o più URL ogni volta che si verificano tipi specifici di eventi nel tuo account Fleetio. Tutti gli eventi webhook di Fleetio contengono dati serializzati come JSON.

1. Nel tuo menu Settings, scorri fino alla sezione Integrations e seleziona Webhooks.

1. Nell'angolo in alto a destra della pagina, clicca su + Add Webhook.

1. Nel campo URL, copia e incolla il seguente URL: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
2. Lascia vuoto Authorization HTTP Header. Digita "Keycafe" in Description, e lascia Enabled selezionato.

1. Clicca su Select Events, quindi scorri verso il basso e seleziona tutte e tre le caselle sotto la categoria Vehicle Assignment e clicca su Save:

• Assegnazione Veicolo Creata
• Assegnazione Veicolo Eliminata
• Assegnazione Veicolo Aggiornata

1. Di nuovo sulla pagina Webhooks, clicca sul pulsante More Actions per il nuovo Webhook, quindi clicca su View Secret.

1. Copia l'intera secret key e incollala nel tuo documento temporaneo, che contiene anche la API Key e l'account token.

Ora dovrebbero esserci tre elementi nel tuo documento temporaneo: la API key, l'account token e la secret key.

Collega il tuo account Fleetio al tuo account Keycafe

La configurazione dell'integrazione in Keycafe prevede principalmente l'aggiunta dei tre identificatori acquisiti nel compito descritto sopra.

1. Nella dashboard desktop di Keycafe, clicca su + Add → Integration → Fleetio. Nell'app mobile, tocca More → Integrations → Add → Fleetio.
2. Inserisci la API Key, l'account token e la secret key dal tuo documento temporaneo.

1. Seleziona Connect with Fleetio. Dopo alcuni istanti, clicca sulla scheda Integrations in Keycafe per vedere l'integrazione.

Aggiungi Campi Personalizzati

Successivamente, devi aggiungere tre campi personalizzati nel tuo account Fleetio. Questi campi ti permetteranno di visualizzare le informazioni relative alle prenotazioni Keycafe nella dashboard di Fleetio.

1. Tornando al menu Settings di Fleetio, scorri fino alla sezione Data Management e seleziona Field Management.

1. Seleziona Vehicle Assignment, quindi clicca su + Add Field.
2. Lascia Data Type come Text, quindi digita Keycafe Access Instructions nel campo Label.
3. Clicca su Save per creare il campo personalizzato.

1. Ripeti i passaggi precedenti per creare altri cinque campi personalizzati, per un totale di sei campi personalizzati:

Per visualizzare i campi personalizzati, torna a Field Management, seleziona Vehicle Assignment, e cerca "Keycafe".

Utilizzo dell'integrazione

Per iniziare a utilizzare l'integrazione, devi associare le chiavi che hai aggiunto in Keycafe ai veicoli aggiunti in Fleetio. Una volta che un veicolo ha una chiave associata, puoi iniziare a creare assegnazioni di veicoli in Fleetio e le istruzioni di accesso alla chiave verranno inviate automaticamente al conducente.

Associa una Keycafe Key a un veicolo Fleetio

1. La scheda Integrations in Keycafe dovrebbe ora contenere un elemento per l'integrazione. Clicca su quell'elemento per visualizzare i menu Vehicles e About.

1. Per visualizzare un elenco dei tuoi veicoli Fleetio, clicca su Vehicles per sfogliare l'elenco sul lato destro.
2. Scegli un veicolo e clicca sull'icona della chiave.

1. Digita il nome della tua chiave Keycafe per quel veicolo e selezionala dall'elenco a discesa.

1. Seleziona Link per confermare che desideri collegare questa chiave a questo veicolo.
2. Puoi attivare Automatically End Assignment se desideri che l'assegnazione del veicolo Fleetio termini una volta che le chiavi sono state restituite allo SmartBox (il che terminerà di conseguenza la prenotazione Keycafe, terminando l'accesso del conducente alle chiavi).
3. Puoi scegliere Automatico o Richiesta, il che cambierà il modo in cui un utente viene notificato quando gli viene assegnato un veicolo. La maggior parte degli utenti dovrebbe scegliere Automatico per il flusso di lavoro più semplice. Clicca su Update per chiudere la finestra popup.

Metodi di notifica

Automatico

Quando un'assegnazione veicolo viene creata in Fleetio, un'email o un SMS vengono inviati automaticamente al conducente con le istruzioni su come accedere alle chiavi. Ciò consente di completare l'intero processo utilizzando solo la dashboard di Fleetio. Il metodo di contatto si basa sui dettagli di contatto del profilo utente Fleetio del conducente. Se il conducente ha sia un indirizzo email che un numero di telefono associati al proprio account, l'email ha la priorità. 

Richiesta

Quando un'assegnazione veicolo viene creata in Fleetio, all'amministratore dell'account Keycafe viene inviata un'email con un promemoria per creare l'accesso alla chiave. Ciò consente la personalizzazione dei dettagli e delle istruzioni di accesso alla chiave, ma richiede l'utilizzo di Fleetio e Keycafe per completare il processo.

Crea un'assegnazione veicolo utilizzando l'impostazione Automatico

1. Quando crei un'assegnazione veicolo in Fleetio, vedrai i sei campi personalizzati che hai creato. Lasciali vuoti: verranno popolati automaticamente dopo la creazione dell'assegnazione e man mano che la chiave viene utilizzata.

1. Una volta creata l'assegnazione, visualizza i dettagli per vedere i valori popolati per Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions e Booking Link. A volte l'operazione può richiedere alcuni minuti.

1. L'assegnazione apparirà anche nella scheda Bookings in Keycafe.

Crea un'assegnazione veicolo utilizzando l'impostazione Richiesta

1. Quando crei un'assegnazione veicolo in Fleetio, vedrai i sei campi personalizzati che hai creato. Lasciali vuoti: verranno popolati automaticamente dopo la creazione dell'assegnazione e man mano che la chiave viene utilizzata.

1. Una volta creata l'assegnazione veicolo in Fleetio, trova quel veicolo all'interno dell'integrazione Fleetio in Keycafe e seleziona l'icona del calendario.

1. Vedrai le date di assegnazione del veicolo come una reservation. Seleziona l'icona +.

1. Conferma i dettagli dell'assegnazione e seleziona Create Booking.

1. Personalizza i dettagli della prenotazione come desideri e confermala selezionando Add.

1. Vai alla scheda Bookings in Keycafe per confermare. Il conducente assegnato riceverà un'email o un SMS (a seconda del metodo di contatto che hai appena selezionato) con le istruzioni su come accedere alla chiave.

1. Tornando alla dashboard di Fleetio Vehicle Assignments, visualizza i dettagli dell'assegnazione per vedere i valori popolati per Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions e Booking Link. A volte l'operazione può richiedere alcuni minuti.

Traccia l'utilizzo delle chiavi

Quando la chiave per un'assegnazione veicolo viene ritirata dal conducente, il campo Keycafe Pickup Time si aggiornerà con il timestamp del ritiro della chiave. Allo stesso modo, il campo Keycafe Dropoff Time si aggiornerà con un timestamp quando la chiave viene restituita.

Disconnettere il tuo account Fleetio

1. Nella tua dashboard Keycafe, seleziona Integrations → Fleetio → About Integration → Disconnect.
2. Clicca su Disconnect per confermare.

Ulteriore assistenza

Hai domande sull'integrazione o suggerimenti per miglioramenti? Scrivici a support@keycafe.com.