In dit artikel:
- Wat Doet de Integratie?
- Hoe de Integratie in te Stellen
- Koppel Keycafe Sleutels aan uw Cloudbeds Kamers
- De Integratie Gebruiken
- Een Kamer van een Reservering Bewerken
- De Datums van een Reservering Bewerken
- Verdere Hulp
Premium Functie
Integraties zijn een functie die alleen beschikbaar is voor gebruikers met een Premium- en Business Pro-abonnement.
Wat Doet de Integratie?
Cloudbeds is een hospitality management systeem voor hotels, kortetermijnverhuur en andere horecabedrijven. Het gebruik van de Cloudbeds integratie met Keycafe maakt het mogelijk om sleuteltoegangscodes en instructies automatisch aan te maken en naar uw gasten te verzenden wanneer een reservering wordt bevestigd in Cloudbeds. Gasten kunnen vervolgens op hun check-in tijd bij de accommodatie aankomen en hun sleutels zelfstandig ophalen bij een SmartBox.
Hoe de Integratie in te Stellen
Koppel Keycafe Sleutels aan uw Cloudbeds Kamers
Voeg "keycafe" toe aan uw Cloudbeds Kamerbeschrijvingen
Voor elke kamer die u wilt opnemen in de Keycafe integratie, moet "keycafe" worden toegevoegd aan de beschrijving. Als er al een beschrijving voor een kamer bestaat, kunt u "keycafe" er simpelweg aan het einde toevoegen. Hiermee kunt u onderscheid maken tussen kamers die door gasten zelfstandig toegankelijk zijn via de Keycafe integratie, en kamers waarvoor u de sleutels handmatig wilt uitreiken.
- Ga in uw Cloudbeds dashboard naar Instellingen → Accommodatie → Accommodaties.
- Selecteer een Accommodatietype. Onder Naamgeving en Organisatie van Accommodatie, klikt u op de knop Bewerken en voegt u "keycafe" toe aan de beschrijving voor elke kamer die u deel wilt laten uitmaken van de Keycafe integratie.
Maak uw Sleutels en Voeg Cloudbeds Kamer-ID's Toe
Uw Cloudbeds Kamer Type ID wordt gebruikt om de gekoppelde sleutel in Keycafe te identificeren. Als u meerdere kamers en meerdere sleutels heeft, moet dit voor elk paar worden gedaan.
- Ga in uw Cloudbeds dashboard naar Instellingen → Accommodatie → Accommodaties.
- Selecteer in uw Keycafe dashboard Sleutels, en vervolgens de sleutel voor een kamer. Als u de sleutel voor de kamer nog niet heeft aangemaakt, zie dan Een Sleutel Toevoegen om dit te doen.
- Selecteer Over Sleutel → Bewerken, voer vervolgens de Kamer-ID in het veld Externe ID in en klik op Opslaan.
De Integratie Gebruiken
Wanneer een reservering wordt aangemaakt in Cloudbeds met een toegewezen kamer, wordt automatisch een Keycafe eenmalige boeking voor de gekoppelde sleutel gegenereerd met dezelfde begin- en einddatum/tijd als de check-in en check-uit van de reservering. De boekingscode en instructies voor toegang tot de sleutel bij uw SmartBox worden vervolgens automatisch per e-mail naar de gast verzonden, gebaseerd op de contactinformatie die is ingevoerd voor de Cloudbeds reservering.
Punten om op te merken:
- Als de reservering wordt aangemaakt zonder toegewezen kamer, wordt de eenmalige boeking pas aangemaakt zodra een kamer is toegewezen.
- Als de toegewezen kamer "keycafe" in de beschrijving heeft, maar geen gekoppelde Keycafe sleutel (met de Cloudbeds Kamer-ID in het Keycafe Externe ID veld), wordt automatisch een sleutel aangemaakt met behulp van de kamernaam. Houd er rekening mee dat u een Keycafe fob aan deze automatisch aangemaakte sleutel moet bevestigen en deze in de SmartBox moet plaatsen.
Eventuele wijzigingen in de kamer of datums van de reservering in Cloudbeds worden doorgevoerd in de Keycafe boeking. Houd rekening met 1-2 minuten voordat nieuwe reserveringen en wijzigingen zichtbaar zijn in Keycafe.
SmartBox Locatie
Merk op dat de e-mail niet specificeert waar uw SmartBox zich bevindt, dus u zult uw gast apart moeten informeren over de locatie.
Een Kamer van een Reservering Bewerken
Als u de Kamer van een bestaande reservering in Cloudbeds wijzigt, wordt een nieuwe Keycafe boeking aangemaakt voor de gekoppelde sleutel van de nieuwe kamer (ervan uitgaande dat de Kamer-ID al gekoppeld is aan een Keycafe sleutel, anders wordt een nieuwe sleutel aangemaakt), en de oorspronkelijke boeking wordt ingetrokken.
De Datums van een Reservering Bewerken
Als u de Check-in en/of Check-uit Datums van een bestaande reservering in Cloudbeds wijzigt, zal de gekoppelde Keycafe boeking de wijziging overnemen en de begin- en einddatums bijwerken om overeen te komen.
Verdere Hulp
Heeft u vragen over de integratie of suggesties voor verbeteringen? E-mail ons op support@keycafe.com.