Integración con Cloudbeds

En este artículo:

• ¿Qué hace la integración?
• Cómo configurar la integración
• Asociar llaves Keycafe con tus habitaciones Cloudbeds
  • Añadir "keycafe" a las descripciones de tus habitaciones Cloudbeds
  • Añadir IDs de habitaciones Cloudbeds a las llaves Keycafe
• Uso de la integración
• Editar la habitación de una reserva
• Editar las fechas de una reserva
• Asistencia adicional

¿Qué hace la integración?

Cloudbeds es un sistema de gestión hotelera para hoteles, alquileres a corto plazo y otros negocios de hostelería. El uso de la integración de Cloudbeds con Keycafe permite que los códigos de acceso a las llaves y las instrucciones se creen y envíen automáticamente a tus huéspedes cuando se confirma una reserva en Cloudbeds. Los huéspedes pueden entonces llegar a la propiedad a su hora de check-in y recoger sus llaves de forma independiente en un SmartBox.

Cómo configurar la integración

Asociar llaves Keycafe con tus habitaciones Cloudbeds

Añadir "keycafe" a las descripciones de tus habitaciones Cloudbeds

Para cada habitación que desees incluir en la integración Keycafe, se debe añadir "keycafe" a la descripción. Si ya existe una descripción para una habitación, puedes simplemente añadir "keycafe" al final. Esto te permite diferenciar entre las habitaciones a las que los huéspedes accederán de forma autónoma utilizando la integración Keycafe y las habitaciones para las que prefieres entregar las llaves manualmente.

1. En tu panel de control de Cloudbeds, ve a Configuración → Propiedad → Alojamientos.
2. Selecciona un Tipo de alojamiento. En Nombres y organización de alojamientos, haz clic en el botón Editar y añade "keycafe" a la descripción de cada habitación que desees que forme parte de la integración Keycafe.

Crea tus llaves y añade los IDs de habitaciones Cloudbeds

Tu ID de tipo de habitación de Cloudbeds se utiliza para identificar la llave asociada en Keycafe. Si tienes varias habitaciones y varias llaves, esto debe hacerse para cada par.

1. En tu panel de control de Cloudbeds, ve a Configuración → Propiedad → Alojamientos.
3. En tu panel de control de Keycafe, selecciona Llaves, luego la llave de una habitación. Si aún no has creado la llave para la habitación, consulta Añadir una llave para hacerlo.
4. Selecciona Acerca de Llave → Editar, luego introduce el ID de habitación en el campo ID externo y haz clic en Guardar.

Uso de la integración

Cuando se crea una reserva en Cloudbeds con una habitación asignada, se generará automáticamente una reserva única de Keycafe para la llave asociada con la misma fecha/hora de inicio y fin que el check-in y check-out de la reserva. El código de reserva y las instrucciones para acceder a la llave en tu SmartBox se enviarán automáticamente al huésped por correo electrónico, basándose en la información de contacto introducida para la reserva de Cloudbeds.

Aspectos a tener en cuenta:

• Si la reserva se crea sin una habitación asignada, la reserva única no se creará hasta que se asigne una habitación.
• Si la habitación asignada tiene "keycafe" en la descripción pero no tiene una llave Keycafe asociada (con el ID de habitación de Cloudbeds en el campo ID externo de Keycafe), se creará automáticamente una llave utilizando el nombre de la habitación. Ten en cuenta que deberás adjuntar un llavero Keycafe a esta llave creada automáticamente y depositarla en el SmartBox.

Cualquier cambio en la habitación o las fechas de la reserva en Cloudbeds se reflejará en la reserva de Keycafe. Ten en cuenta que las nuevas reservas y los cambios pueden tardar entre 1 y 2 minutos en aparecer en Keycafe.

Editar la habitación de una reserva

Si cambias la Habitación de una reserva existente en Cloudbeds, se creará una nueva reserva Keycafe para la llave asociada a la nueva habitación (suponiendo que el ID de habitación ya se haya vinculado a una llave Keycafe; de lo contrario, se creará una nueva llave), y la reserva original será revocada.

Editar las fechas de una reserva

Si cambias las Fechas de Check-In y/o Check-Out de una reserva existente en Cloudbeds, la reserva Keycafe asociada reflejará el cambio y actualizará sus fechas de inicio y fin para coincidir.

Asistencia adicional

¿Tienes preguntas sobre la integración o sugerencias para mejorarla? Envíanos un correo electrónico a support@keycafe.com.