In questo articolo:
- Cosa fa l'integrazione?
- Come configurare l'integrazione
- Associa le chiavi Keycafe alle tue camere Cloudbeds
- Utilizzo dell'integrazione
- Modifica della camera di una prenotazione
- Modifica delle date di una prenotazione
- Ulteriore assistenza
Funzionalità Premium
Le integrazioni sono una funzionalità disponibile solo per gli utenti con piani Premium e Business Pro.
Cosa fa l'integrazione?
Cloudbeds è un sistema di gestione dell'ospitalità per hotel, affitti a breve termine e altre attività ricettive. L'utilizzo dell'integrazione Cloudbeds con Keycafe consente di creare e inviare automaticamente codici di accesso e istruzioni per le chiavi ai tuoi ospiti quando una prenotazione viene confermata in Cloudbeds. Gli ospiti possono quindi arrivare presso la struttura al momento del check-in e ritirare autonomamente le loro chiavi presso una SmartBox.
Come configurare l'integrazione
Associa le chiavi Keycafe alle tue camere Cloudbeds
Aggiungi "keycafe" alle descrizioni delle tue camere Cloudbeds
Per ogni camera che desideri includere nell'integrazione Keycafe, "keycafe" deve essere aggiunto alla descrizione. Se una descrizione esiste già per una camera, puoi semplicemente aggiungere "keycafe" alla fine. Ciò ti consente di differenziare tra le camere a cui gli ospiti avranno accesso autonomo utilizzando l'integrazione Keycafe e le camere per le quali desideri consegnare manualmente le chiavi.
- Nella tua dashboard Cloudbeds, vai su Impostazioni → Proprietà → Alloggi.
- Seleziona un Tipo di Alloggio. Sotto Nomenclatura e Organizzazione degli Alloggi, clicca sul pulsante Modifica e aggiungi "keycafe" alla descrizione per ogni camera che desideri faccia parte dell'integrazione Keycafe.
Crea le tue chiavi e aggiungi gli ID delle camere Cloudbeds
Il tuo ID Tipo di Camera Cloudbeds viene utilizzato per identificare la chiave associata in Keycafe. Se hai più camere e più chiavi, questo deve essere fatto per ogni coppia.
- Nella tua dashboard Cloudbeds, vai su Impostazioni → Proprietà → Alloggi.
- Nella tua dashboard Keycafe, seleziona Chiavi, quindi la chiave per una camera. Se non hai ancora creato la chiave per la camera, consulta Aggiunta di una chiave per farlo.
- Seleziona Informazioni Chiave → Modifica, quindi inserisci l'ID della camera nel campo ID Esterno e clicca Salva.
Utilizzo dell'integrazione
Quando una prenotazione viene creata in Cloudbeds con una camera assegnata, una prenotazione una tantum Keycafe per la chiave associata verrà generata automaticamente con la stessa data/ora di inizio e fine del check-in e check-out della prenotazione. Il codice di prenotazione e le istruzioni per accedere alla chiave presso la tua SmartBox vengono quindi inviati automaticamente all'ospite tramite e-mail, in base alle informazioni di contatto inserite per la prenotazione Cloudbeds.
Cose da notare:
- Se la prenotazione viene creata senza una camera assegnata, la prenotazione una tantum non verrà creata finché non viene assegnata una camera.
- Se la camera assegnata ha "keycafe" nella descrizione ma non ha una chiave Keycafe associata (con l'ID della camera Cloudbeds nel campo ID Esterno Keycafe), una chiave verrà creata automaticamente utilizzando il nome della camera. Tieni presente che dovrai allegare un fob Keycafe a questa chiave creata automaticamente e depositarla nella SmartBox.
Qualsiasi modifica alla camera o alle date della prenotazione in Cloudbeds si rifletterà nella prenotazione Keycafe. Si prega di attendere 1-2 minuti affinché le nuove prenotazioni e le modifiche vengano visualizzate in Keycafe.
Posizione SmartBox
Si noti che l'e-mail non specifica dove si trova la tua SmartBox, quindi dovrai informare separatamente il tuo ospite sulla sua posizione.
Modifica della camera di una prenotazione
Se modifichi la Camera di una prenotazione esistente in Cloudbeds, verrà creata una nuova prenotazione Keycafe per la chiave associata alla nuova camera (presupponendo che l'ID della camera sia già stato collegato a una chiave Keycafe, altrimenti verrà creata una nuova chiave), e la prenotazione originale verrà revocata.
Modifica delle date di una prenotazione
Se modifichi le Date di Check-In e/o Check-Out di una prenotazione esistente in Cloudbeds, la prenotazione Keycafe associata rifletterà la modifica e aggiornerà le sue date di inizio e fine per corrispondere.
Ulteriore assistenza
Hai domande sull'integrazione o suggerimenti per miglioramenti? Inviaci un'e-mail a support@keycafe.com.