Dans cet article :

Fonctionnalité Premium

Les intégrations sont une fonctionnalité uniquement disponible pour les utilisateurs des forfaits Premium et Business Pro.

 

Que fait l'intégration ?

Cloudbeds est un système de gestion hôtelière pour les hôtels, les locations à court terme et autres entreprises du secteur de l'hôtellerie. L'utilisation de l'intégration Cloudbeds avec Keycafe permet de créer et d'envoyer automatiquement des codes d'accès aux clés et des instructions à vos clients lorsqu'une réservation est confirmée dans Cloudbeds. Les clients peuvent alors arriver à la propriété à l'heure de leur enregistrement et récupérer leurs clés de manière autonome à une SmartBox.

 

Comment configurer l'intégration

 

 

Associer les clés Keycafe à vos chambres Cloudbeds

Ajouter "keycafe" à la description de vos chambres Cloudbeds 

Pour chaque chambre que vous souhaitez inclure dans l'intégration Keycafe, "keycafe" doit être ajouté à la description. Si une description existe déjà pour une chambre, vous pouvez simplement ajouter "keycafe" à la fin de celle-ci. Cela vous permet de différencier les chambres qui seront accessibles de manière autonome par les clients utilisant l'intégration Keycafe, et celles pour lesquelles vous souhaitez remettre les clés manuellement.

  1. Dans votre tableau de bord Cloudbeds, allez dans Paramètres → Propriété → Hébergements.
  2. Sélectionnez un Type d'hébergement. Sous Nom et organisation de l'hébergement, cliquez sur le bouton Modifier et ajoutez "keycafe" à la description de chaque chambre que vous souhaitez inclure dans l'intégration Keycafe.
Screenshot 2026-07-10 at 3.20.49 PM.png

 

Créez vos clés et ajoutez les ID de chambre Cloudbeds

Votre ID de type de chambre Cloudbeds est utilisé pour identifier la clé associée dans Keycafe. Si vous avez plusieurs chambres et plusieurs clés, cette opération doit être effectuée pour chaque paire.

  1. Dans votre tableau de bord Cloudbeds, allez dans Paramètres → Propriété → Hébergements.
  2.  
  3. Dans votre tableau de bord Keycafe, sélectionnez Clés, puis la clé d'une chambre. Si vous n'avez pas encore créé la clé de la chambre, consultez Ajout d'une clé pour ce faire.
  4. Sélectionnez À propos de la clé → Modifier, puis entrez l'ID de chambre dans le champ ID externe et cliquez sur Enregistrer.

 

Utilisation de l'intégration

Lorsqu'une réservation est créée dans Cloudbeds avec une chambre attribuée, une réservation unique Keycafe pour la clé associée sera automatiquement générée avec les mêmes dates et heures de début et de fin que l'enregistrement et le départ de la réservation. Le code de réservation et les instructions pour accéder à la clé à votre SmartBox sont ensuite automatiquement envoyés au client par e-mail, en fonction des informations de contact saisies pour la réservation Cloudbeds.

À noter :

  • Si la réservation est créée sans chambre attribuée, la réservation unique ne sera pas créée tant qu'une chambre n'aura pas été attribuée.
  • Si la chambre attribuée contient "keycafe" dans la description mais n'a pas de clé Keycafe associée (avec l'ID de chambre Cloudbeds dans le champ ID externe Keycafe), une clé sera automatiquement créée en utilisant le nom de la chambre. Gardez à l'esprit que vous devrez attacher un porte-clés Keycafe à cette clé automatiquement créée et la déposer dans la SmartBox.

Toute modification de la chambre ou des dates de la réservation dans Cloudbeds sera répercutée dans la réservation Keycafe. Veuillez prévoir 1 à 2 minutes pour que les nouvelles réservations et les modifications apparaissent dans Keycafe.

Emplacement de la SmartBox

Veuillez noter que l'e-mail ne précise pas l'emplacement de votre SmartBox. Vous devrez donc informer séparément votre client de son emplacement.

 

Modification de la chambre d'une réservation

Si vous modifiez la chambre d'une réservation existante dans Cloudbeds, une nouvelle réservation Keycafe sera créée pour la clé associée à la nouvelle chambre (en supposant que l'ID de chambre a déjà été lié à une clé Keycafe, sinon une nouvelle clé sera créée), et la réservation originale sera annulée.

 

Modification des dates d'une réservation

Si vous modifiez les dates d'arrivée et/ou de départ d'une réservation existante dans Cloudbeds, la réservation Keycafe associée reflétera la modification et mettra à jour ses dates de début et de fin en conséquence.

 

Assistance supplémentaire

Vous avez des questions sur l'intégration ou des suggestions d'amélioration ? Envoyez-nous un e-mail à support@keycafe.com.