Intégration Mews

À quoi sert cette intégration ?

Mews est un logiciel de gestion hôtelière destiné aux hôtels et autres professionnels de l'hospitalité. L'intégration de Mews avec Keycafe permet de créer et d'envoyer automatiquement des codes d'accès et des instructions pour les clés à vos clients lorsqu'une réservation est créée dans Mews. Les clients peuvent ensuite arriver sur les lieux à l'heure de leur enregistrement et récupérer leurs clés en toute autonomie dans une SmartBox.

Comment configurer l'intégration

1. Ajouter l'intégration Keycafe à Mews

1. Suivez les étapes fournies par Mews pour ajouter l'intégration Keycafe à votre compte Mews.

2. Générer un jeton d'accès Mews

1. Suivez les étapes fournies par Mews pour créer un jeton d'accès.

2. Laissez cet onglet ouvert, ou copiez le jeton d'accès et collez-le dans un document.

3. Associer vos comptes

1. Dans votre tableau de bord Keycafe, sélectionnez +Ajouter → Intégration → Mews.

2. Saisissez votre jeton d'accès Mews puis cliquez sur Envoyer.

Associer une clé Keycafe à votre espace Mews

Ajouter le numéro Space ID de Mews à la clé Keycafe

Votre Space ID Mews permet d'identifier la clé associée dans Keycafe. Si vous disposez de plusieurs espaces et de plusieurs clés, cette manipulation doit être effectuée pour chaque paire.

1. Dans votre tableau de bord Mews, sélectionnez le Menu principal → Paramètres → Établissement → Configuration des espaces → Espaces.

2. Sélectionnez un espace, puis copiez la chaîne de caractères dans l'URL située après « /Detail/ ». Dans cet exemple, le Space ID est

   f9d5cdc0-85ce-4746-94e5-b2b8010d5a5a

1. Dans votre tableau de bord Keycafe, sélectionnez Clés, puis la clé correspondant à l'annonce. Si vous n'avez pas encore créé la clé pour cette annonce, consultez Ajouter une clé pour savoir comment procéder.

2. Sélectionnez À propos de la clé → Modifier, puis saisissez le numéro de Space ID dans le champ ID externe et cliquez sur Enregistrer.

Ajouter le tag Keycafe à votre espace Mews

Pour contrôler avec précision les espaces ou chambres inclus dans l'intégration Keycafe, vous devez maintenant ajouter le tag « keycafe » requis en utilisant la fonction Caractéristiques de l'espace dans Mews.

Dans votre tableau de bord Mews, sélectionnez le Menu principal → Paramètres → Services → Séjour → Caractéristiques de l'espace.

1. Cliquez sur l'icône + en haut à droite pour ajouter une nouvelle caractéristique d'espace.

2. Saisissez un nom pour la caractéristique d'espace décrivant le tag ajouté, par exemple « Keycafe Tag ».

3. Dans le champ Description, saisissez « keycafe ». Si vous ajoutez des traductions, il est important que le tag soit saisi dans le champ de description English (United States).

4. Dans le menu déroulant Espaces, sélectionnez les espaces que vous souhaitez inclure dans l'intégration.

5. Cliquez sur Créer pour finaliser.

Ajouter des paramètres personnalisés

Le tag « keycafe » peut être modifié pour intégrer des paramètres supplémentaires à votre intégration :

• -sn (Désactiver les notifications) : Par défaut, Keycafe envoie un e-mail à votre client avec le code et les détails d'accès à la clé lors de la création de la réservation. Si vous préférez envoyer ces informations exclusivement via Mews ou une autre plateforme, vous pouvez désactiver l'e-mail automatique Keycafe en ajoutant « -sn » au tag. Le tag complet devient alors « keycafe-sn ».

• -pc (Code PIN) : Pour les utilisateurs de l'API Mews, le champ du code PIN sera renseigné avec le code de réservation Keycafe. Ce champ n'est pas visible dans le tableau de bord Mews classique. Le tag complet devient alors « keycafe-pc ».

• -oc (À l'enregistrement) : Si vous préférez que la réservation Keycafe ne soit générée que lorsque le client a été marqué comme enregistré sur Mews, vous pouvez retarder la création de la réservation jusqu'au check-in en ajoutant « -oc » au tag. Veuillez noter qu'un délai de 1 à 2 minutes après le check-in peut être nécessaire pour que le code d'accès devienne actif. Le tag complet devient alors « keycafe-oc ».

• -rr (Rappel de restitution) : Une fois ajouté, ce paramètre envoie un e-mail de rappel de restitution de la clé à votre client 12 heures avant la fin de sa réservation Keycafe. Le tag complet devient alors « keycafe-rr ».

Utiliser l'intégration

Lorsqu'une réservation est créée dans Mews, une réservation ponctuelle Keycafe pour la clé associée est automatiquement générée, avec les mêmes dates et heures de début et de fin que l'enregistrement et le départ de la réservation. Le code de réservation Keycafe est ajouté sous forme de note dans la réservation Mews.

Toute modification apportée à la réservation dans Mews sera répercutée sur la réservation Keycafe, y compris les changements de date/heure et l'annulation de la réservation. Veuillez prévoir un délai de 1 à 2 minutes pour que les nouvelles réservations et les modifications apparaissent dans la réservation Keycafe.

Le code de réservation et les instructions pour accéder à la clé au niveau de votre SmartBox sont ensuite automatiquement envoyés au client par e-mail.

Modifier l'espace d'une réservation

Si vous modifiez l'espace d'une réservation dans Mews, une nouvelle réservation Keycafe sera créée pour la clé associée au nouvel espace (à condition que le Space ID ait déjà été relié à une clé Keycafe), et la réservation d'origine sera annulée. Une nouvelle note sera également ajoutée à la réservation Mews avec le nouveau code de réservation Keycafe.

Déconnecter votre compte Mews

1. Dans votre tableau de bord Keycafe, sélectionnez Intégrations → Mews → À propos de l'intégration → Déconnecter.

2. Cliquez sur Déconnecter pour confirmer.

Besoin d'aide supplémentaire ?

Vous avez des questions sur l'intégration ou des suggestions d'amélioration ? Écrivez-nous à support@keycafe.com.