في هذه المقالة:
- إنشاء حساب
- إعداد SmartBox الخاص بك
- إعداد مفاتيحك
- تجهيز المفاتيح لاستخدام الموظفين
- تجهيز المفاتيح لاستخدام الضيوف
- خيارات متقدمة
تهانينا على شرائك نظام إدارة المفاتيح Keycafe.
نحن هنا لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من استخدام النظام. إذا رغبت في أي وقت في الحصول على عرض توضيحي مباشر بالفيديو للبرنامج، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى support@keycafe.com.
سيعرّفك هذا الدليل على كيفية عمل النظام، بالإضافة إلى كل ما تحتاجه للبدء.
الخطوة 1 - إنشاء حساب
للبدء، أنشئ حساب Keycafe. ستحتاج إلى هذا للوصول إلى تطبيقات الجوال وسطح المكتب، والتي ستُستخدم لعملية الإعداد.
الخطوة 2 - إعداد SmartBox الخاص بك
- بعد استلام SmartBox وإخراجه من عبوته، قم بتوصيله بشبكة WiFi، Ethernet أو خلوية. قم بإعداد SmartBox الخاص بك كموقع خاص في تطبيق Keycafe.
- قم بتركيب SmartBox الخاص بك على الحائط باستخدام تعليمات التثبيت.
- إذا كنت قد اشتريت وحدات توسعة، اربط أجهزة SmartBox الخاصة بك.
- إذا كنت ترغب في توفير خيارات لغات متعددة لمستخدمي SmartBox الخاص بك، قم بتغيير إعدادات اللغة لمواقعك.
لا تقم بتركيب SmartBox بدون اتصال بالإنترنت
يجب عليك توصيل SmartBox الخاص بك بشبكة WiFi أو Ethernet أو شبكة خلوية قبل تثبيته على الحائط. اتصال الإنترنت ضروري لفتح SmartBox من اللوحة الخلفية لإزالته.
الخطوة 3 - إعداد مفاتيحك
- ابدأ بإضافة مفاتيحك إلى تطبيق Keycafe. هناك طريقتان للقيام بذلك:
- يعمل نظام Keycafe عن طريق مسح المفتاح في كل مرة يتم التقاطه أو إعادته إلى SmartBox. يتم ذلك باستخدام بطاقات المفاتيح. تمامًا مثل إضافة المفاتيح، هناك طريقتان للقيام بذلك:
- واحدة تلو الأخرى
- التحميل المجمع مع حقل "الرقم التسلسلي"
الخطوة 4 - تجهيز المفاتيح لاستخدام الموظفين
- بمجرد إعداد مفاتيحك، يمكنك إنشاء مستخدمين وتعيين صلاحيات لأعضاء فريق عملك وأقسامك.
- اطلع على جميع الطرق المتاحة لـ التقاط و إعادة المفاتيح. يمكنك أيضًا تنزيل وطباعة ملصقات لتثقيف الموظفين حول كيفية استخدام SmartBox. قد يتضمن أفضل سير عمل لمؤسستك طريقة واحدة أو عدة طرق.
- إذا كنت قد اشتريت شارات مستخدمين، يمكنك إعدادها باستخدام هذه التعليمات.
- إذا كان لديك عدة مفاتيح ترغب في تجميعها معًا، مثل مفاتيح قسم معين، يمكنك إنشاء مجموعات مفاتيح. سيتيح لك ذلك أيضًا تعيين صلاحيات لها جميعًا دفعة واحدة بسرعة.
- يمكنك تمكين رموز المفاتيح لالتقاط وإعادة المفاتيح بشكل أسرع. الجانب السلبي هو أن الأمان يتضاءل، حيث لن تتمكن من تتبع من يقوم بالوصول إلى المفاتيح.
- تسمح لك ورديات الوقت بتقييد الوصول إلى المفاتيح لأيام وفترات زمنية محددة. وهذا مفيد إذا كنت لا ترغب في استخدام الموظفين للمفاتيح خارج نوبات عملهم المحددة.
الخطوة 5 - تجهيز المفاتيح لاستخدام الضيوف
إذا كان سير عملك يتضمن توفير المفاتيح للزوار لاستخدامها لمرة واحدة، اتبع هذه الخطوات لإعداد حجز لمرة واحدة.
الخطوة 6 - خيارات متقدمة
- تسمح لك التنبيهات القابلة للبرمجة بإرسال إشعارات مخصصة للمستخدمين والمسؤولين عندما لا يتم إرجاع المفاتيح في نهاية الوردية.
- تعرف على كيفية إدارة مفاتيحك.
- افهم كيف تعمل Quick Scan Drop Offs وقرر ما إذا كانت تناسب سير عملك.
- اطلع على خيارات التخصيص من Keycafe للارتقاء بنظام إدارة المفاتيح الخاص بك إلى المستوى التالي.
- إذا واجهت مشكلات في عدم تطابق المخزون الفعلي لخانات المفاتيح مع سجلاتك، يمكنك إدارة مخزون خانات المفاتيح يدويًا.