Integracja Fleetio

W tym artykule:

• Do czego służy integracja?
• Jak skonfigurować integrację
  • Pobierz 3 identyfikatory z ustawień konta Fleetio:
    • API Key
    • Token konta
    • Tajny klucz Webhook
  • Połącz konto Fleetio z kontem Keycafe
    • Dodaj pola niestandardowe
• Korzystanie z integracji
  • Powiąż klucz Keycafe z pojazdem Fleetio
  • Metody powiadomień
    • Automatyczne
    • Z monitem
  • Utwórz przydział pojazdu, używając ustawienia automatycznego
  • Utwórz przydział pojazdu, używając ustawienia z monitem
  • Śledź użycie kluczy
• Odłączanie konta Fleetio
• Dalsza pomoc

Do czego służy integracja?

Integrując swoje konto Fleetio z Keycafe, możesz szybko powiązać cały swój inwentarz pojazdów Fleetio z kluczem każdego pojazdu w Keycafe. Gdy pojazd zostanie przypisany kierowcy w Fleetio, unikalny kod PIN rezerwacji klucza jest automatycznie tworzony w Keycafe, a instrukcje dostępu są wysyłane do kierowcy. Kierowca następnie użyje kodu PIN, aby odebrać klucz do pojazdu w SmartBox. Rezerwacje kluczy do pojazdów Fleetio pojawią się w Keycafe ze wskaźnikiem Fleetio, a instrukcje dostępu do klucza Keycafe oraz kod są wyświetlane w przydziale pojazdu w Fleetio.

Po początkowej konfiguracji, ta integracja umożliwia zarządzanie i automatyzację przydziałów pojazdów, używając wyłącznie Fleetio.

Ta integracja jest również kompatybilna z funkcją Motor Pool Fleetio. Gdy prośby o rezerwację pojazdu zostaną zatwierdzone, tworzony jest przydział pojazdu, co uruchamia tworzenie rezerwacji w Keycafe.

Jak skonfigurować integrację

Konfiguracja integracji Fleetio z Keycafe obejmuje pobranie 3 tokenów z konta Fleetio, a następnie połączenie kont i przetestowanie integracji.

Pobieranie klucza API Fleetio, tokena konta i tajnego klucza Webhook

Zalecamy skopiowanie i wklejenie każdego z nich do tymczasowego dokumentu, w ramach przygotowania do następnego kroku.

Utwórz nowy klucz API w Fleetio

Klucz API umożliwia systemowi zewnętrznemu łączenie się i zezwalanie na transfer danych. Musisz wygenerować klucz API w Fleetio, który stanie się częścią konfiguracji integracji z Keycafe. 

1. Zaloguj się do swojego konta Fleetio, kliknij rozwijane menu konta w lewym górnym rogu, a następnie wybierz Ustawienia.'

1. Kliknij Zarządzaj kluczami API.'

1. Wybierz + Dodaj klucz API.'

1. Wpisz "Keycafe" w polu Etykieta, wybierz 2023-03-01 z rozwijanej listy dla Wersji API, a następnie kliknij Zapisz. Powinieneś zobaczyć nowy Token API w tabeli.

Pobierz token konta Fleetio

Token konta jest głównym identyfikatorem dla systemu zewnętrznego w integracji API i łączy się z kluczem API w celu pełnej identyfikacji. Token konta Fleetio znajduje się na stronie Klucze API w ustawieniach konta Fleetio.

W sekcji Tokeny Konta, skopiuj token konta w całości i wklej go do tego samego tymczasowego dokumentu, w którym umieściłeś klucz API. Będziesz musiał dodać ten token konta w konfiguracji integracji Keycafe.

Utwórz Webhook Fleetio

Webhook daje Ci możliwość wysyłania żądania HTTP POST do jednego lub więcej adresów URL, gdy w Twoim koncie Fleetio wystąpią określone typy zdarzeń. Wszystkie zdarzenia webhook Fleetio zawierają dane serializowane jako JSON.

1. W menu Ustawienia, przewiń w dół do sekcji Integracje i wybierz Webhooki.'

1. W prawym górnym rogu strony kliknij + Dodaj Webhook.'

1. W polu URL, skopiuj i wklej następujący adres URL: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
2. Pozostaw pole Nagłówek autoryzacji HTTP puste. Wpisz „Keycafe” w polu Opis i pozostaw zaznaczone pole Włączone.'

1. Kliknij Wybierz zdarzenia, następnie przewiń w dół i zaznacz wszystkie trzy pola w kategorii Przydział pojazdu i kliknij Zapisz:'

• Przydział pojazdu utworzony
• Przydział pojazdu usunięty
• Przydział pojazdu zaktualizowany

1. Z powrotem na stronie Webhooków, kliknij przycisk Więcej akcji dla nowego Webhooka, a następnie kliknij Pokaż sekret.'

1. Skopiuj klucz tajny w całości i wklej go do tymczasowego dokumentu, który zawiera również klucz API i token konta.

W Twoim tymczasowym dokumencie powinny teraz znajdować się trzy elementy: klucz API, token konta i klucz tajny.'

Połącz konto Fleetio z kontem Keycafe

Konfiguracja integracji w Keycafe polega głównie na dodaniu trzech identyfikatorów uzyskanych w opisanym powyżej zadaniu.

1. Na pulpicie nawigacyjnym Keycafe na komputerze stacjonarnym kliknij + Dodaj → Integracja → Fleetio. W aplikacji mobilnej dotknij Więcej → Integracje → Dodaj → Fleetio.
2. Wprowadź klucz API, token konta i klucz tajny z tymczasowego dokumentu.

1. Wybierz Połącz z Fleetio. Po kilku chwilach kliknij zakładkę Integracje w Keycafe, aby zobaczyć integrację.

Dodaj pola niestandardowe

Następnie musisz dodać trzy pola niestandardowe w swoim koncie Fleetio. Te pola umożliwią Ci przeglądanie informacji związanych z rezerwacjami Keycafe na pulpicie nawigacyjnym Fleetio.

1. Wróć do menu Ustawienia w Fleetio, przewiń w dół do sekcji Zarządzanie danymi i wybierz Zarządzanie polami.'

1. Wybierz Przydział pojazdu, a następnie kliknij + Dodaj pole.'
2. Pozostaw Typ danych jako Tekst, a następnie wpisz Instrukcje dostępu Keycafe w polu Etykieta.'
3. Kliknij Zapisz, aby utworzyć pole niestandardowe.

1. Powtórz powyższe kroki, aby utworzyć pięć kolejnych pól niestandardowych, co da łącznie sześć pól niestandardowych:

Aby wyświetlić pola niestandardowe, wróć do Zarządzanie polami, wybierz Przydział pojazdu, i wyszukaj „Keycafe”.'

Korzystanie z integracji

Aby rozpocząć korzystanie z integracji, musisz powiązać klucze dodane w Keycafe z pojazdami dodanymi w Fleetio. Gdy pojazd ma powiązany klucz, możesz rozpocząć tworzenie przydziałów pojazdów w Fleetio, a instrukcje dostępu do klucza zostaną automatycznie wysłane do kierowcy.

Powiąż klucz Keycafe z pojazdem Fleetio

1. Zakładka Integracje w Keycafe powinna teraz zawierać element dla integracji. Kliknij ten element, aby wyświetlić menu Pojazdy i Informacje.'

1. Aby wyświetlić listę swoich pojazdów Fleetio, kliknij Pojazdy, aby przejrzeć listę po prawej stronie.
2. Wybierz pojazd i kliknij ikonę klucza.

1. Wpisz nazwę klucza Keycafe dla tego pojazdu i wybierz go z listy rozwijanej.

1. Wybierz Połącz, aby potwierdzić, że chcesz połączyć ten klucz z tym pojazdem.
2. Możesz włączyć opcję Automatycznie zakończ przydział, jeśli chcesz, aby przydział pojazdu Fleetio zakończył się po zwróceniu kluczy do SmartBox (co z kolei zakończy rezerwację w Keycafe, zamykając kierowcy dostęp do kluczy).
3. Możesz wybrać Automatyczne lub Z monitem, co zmieni sposób powiadamiania użytkownika o przydzieleniu mu pojazdu. Większość użytkowników powinna wybrać Automatyczne dla najprostszego przepływu pracy. Kliknij Aktualizuj, aby zamknąć wyskakujące okno.

Metody powiadomień

Automatyczne

Gdy przydział pojazdu zostanie utworzony w Fleetio, wiadomość e-mail lub SMS jest automatycznie wysyłana do kierowcy z instrukcjami, jak uzyskać dostęp do kluczy. Umożliwia to ukończenie całego procesu, używając wyłącznie pulpitu nawigacyjnego Fleetio. Metoda kontaktu jest oparta na danych kontaktowych profilu użytkownika Fleetio kierowcy. Jeśli kierowca ma zarówno adres e-mail, jak i numer telefonu powiązany z kontem, preferowany jest e-mail. 

Z monitem

Gdy przydział pojazdu zostanie utworzony w Fleetio, administrator konta Keycafe otrzymuje wiadomość e-mail z przypomnieniem o utworzeniu dostępu do klucza. Umożliwia to dostosowanie szczegółów i instrukcji dostępu do klucza, ale wymaga użycia zarówno Fleetio, jak i Keycafe do ukończenia procesu.

Utwórz przydział pojazdu, używając ustawienia automatycznego

1. Podczas tworzenia przydziału pojazdu w Fleetio zobaczysz sześć utworzonych pól niestandardowych. Pozostaw je puste — zostaną one automatycznie wypełnione po utworzeniu przydziału i w miarę używania klucza.

1. Po utworzeniu przydziału, wyświetl szczegóły, aby zobaczyć wypełnione wartości dla Kodu dostępu Keycafe, Linku dostępu, Instrukcji dostępu i Linku rezerwacji. Czasami wypełnienie tych pól może zająć kilka minut.

1. Przydział pojawi się również w zakładce Rezerwacje w Keycafe.

Utwórz przydział pojazdu, używając ustawienia z monitem

1. Podczas tworzenia przydziału pojazdu w Fleetio zobaczysz sześć utworzonych pól niestandardowych. Pozostaw je puste — zostaną one automatycznie wypełnione po utworzeniu przydziału i w miarę używania klucza.

1. Po utworzeniu przydziału pojazdu w Fleetio, znajdź ten pojazd w integracji Fleetio w Keycafe i wybierz ikonę kalendarza.'

1. Zobaczysz daty przydziału pojazdu jako rezerwację. Wybierz ikonę +.'

1. Potwierdź szczegóły przydziału i wybierz Utwórz rezerwację.'

1. Dostosuj szczegóły rezerwacji według własnego uznania i potwierdź, wybierając Dodaj.'

1. Przejdź do zakładki Rezerwacje w Keycafe, aby potwierdzić. Przypisany kierowca otrzyma wiadomość e-mail lub SMS (w zależności od wybranej metody kontaktu) z instrukcjami, jak uzyskać dostęp do klucza.

1. Wróć do pulpitu nawigacyjnego przydziałów pojazdów Fleetio, wyświetl szczegóły przydziału, aby zobaczyć wypełnione wartości dla Kodu dostępu Keycafe, Linku dostępu, Instrukcji dostępu i Linku rezerwacji. Czasami wypełnienie tych pól może zająć kilka minut.

Śledź użycie kluczy

Gdy klucz do przydziału pojazdu zostanie odebrany przez kierowcę, pole Czas odbioru Keycafe zaktualizuje się o znacznik czasu, kiedy klucz został zabrany. Podobnie, pole Czas zwrotu Keycafe zaktualizuje się o znacznik czasu, kiedy klucz zostanie zwrócony.

Odłączanie konta Fleetio

1. Na pulpicie nawigacyjnym Keycafe wybierz Integracje → Fleetio → O integracji → Odłącz.'
2. Kliknij Odłącz, aby potwierdzić.

Dalsza pomoc

Masz pytania dotyczące integracji lub sugestie dotyczące ulepszeń? Napisz do nas na adres support@keycafe.com.