Integracja z Fleetio

Jak działa integracja?

Integrując swoje konto Fleetio z Keycafe, możesz szybko powiązać całą flotę pojazdów z Fleetio z odpowiednimi kluczami w Keycafe. Gdy pojazd zostanie przypisany do kierowcy w Fleetio, w Keycafe automatycznie generowany jest unikalny kod PIN rezerwacji klucza, a instrukcje dostępu są wysyłane do kierowcy. Kierowca używa następnie kodu PIN, aby odebrać klucz do pojazdu ze SmartBox. Rezerwacje kluczy do pojazdów z Fleetio pojawią się w Keycafe ze wskaźnikiem Fleetio, a instrukcje dostępu do klucza i kod Keycafe będą widoczne w przypisaniu pojazdu w Fleetio.

Po wstępnej konfiguracji integracja ta umożliwia zarządzanie przypisaniami pojazdów i ich automatyzację wyłącznie z poziomu Fleetio.

Ta integracja jest również kompatybilna z funkcją Motor Pool w Fleetio. Po zatwierdzeniu wniosku o rezerwację pojazdu tworzone jest przypisanie pojazdu, co wyzwala utworzenie rezerwacji w Keycafe.

Jak skonfigurować integrację

Konfiguracja integracji Fleetio i Keycafe obejmuje pobranie 3 tokenów z konta Fleetio, a następnie połączenie kont i przetestowanie integracji.

Pobieranie klucza API, tokena konta i klucza tajnego webhooka (Webhook Secret Key) z Fleetio

Zalecamy skopiowanie i wklejenie każdego z nich do tymczasowego dokumentu w ramach przygotowań do kolejnego kroku.

Utwórz nowy klucz API w Fleetio

Klucz API umożliwia zewnętrznemu systemowi nawiązanie połączenia i przesyłanie danych. Musisz wygenerować klucz API w Fleetio, który stanie się częścią konfiguracji integracji z Keycafe. 

1. Zaloguj się na swoje konto Fleetio, kliknij menu rozwijane konta w lewym górnym rogu, a następnie wybierz Settings.

1. Kliknij Manage API Keys.

1. Wybierz + Add API Key.

1. Wpisz „Keycafe” w polu Label, wybierz 2023-03-01 z listy rozwijanej w polu API Version, a następnie kliknij Save. W tabeli powinien pojawić się nowy Token API.

Pobierz token konta Fleetio

Token konta jest głównym identyfikatorem systemu zewnętrznego w integracji API i wraz z kluczem API służy do pełnej identyfikacji. Token konta Fleetio znajduje się na stronie API Keys w ustawieniach konta Fleetio.

W sekcji Account Tokens skopiuj cały token konta i wklej go do tego samego tymczasowego dokumentu, w którym znajduje się klucz API. Token konta będzie potrzebny podczas konfiguracji integracji w Keycafe.

Utwórz webhook w Fleetio

Webhook umożliwia wysyłanie żądania HTTP POST pod jeden lub więcej adresów URL za każdym razem, gdy na Twoim koncie Fleetio wystąpią określone zdarzenia. Wszystkie zdarzenia webhooków Fleetio zawierają dane zserializowane w formacie JSON.

1. W menu Settings przewiń w dół do sekcji Integrations i wybierz Webhooks.

1. W prawym górnym rogu strony kliknij + Add Webhook.

1. W polu URL skopiuj i wklej następujący adres URL: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

2. Pozostaw pole Authorization HTTP Header puste. Wpisz „Keycafe” w polu Description i pozostaw opcję Enabled zaznaczoną.

1. Kliknij Select Events, a następnie przewiń w dół, zaznacz wszystkie trzy pola w kategorii Vehicle Assignment i kliknij Save:

• Vehicle Assignment Created

• Vehicle Assignment Deleted

• Vehicle Assignment Updated

1. Po powrocie na stronę Webhooks kliknij przycisk More Actions przy nowym webhooku, a następnie kliknij View Secret.

1. Skopiuj cały klucz tajny (secret key) i wklej go do tymczasowego dokumentu — w którym znajdują się już klucz API i token konta.

W Twoim tymczasowym dokumencie powinny znajdować się teraz trzy elementy: klucz API, token konta oraz klucz tajny (secret key).

Połącz swoje konto Fleetio z kontem Keycafe

Konfiguracja integracji w Keycafe polega głównie na dodaniu trzech identyfikatorów uzyskanych w opisanym powyżej kroku.

1. W panelu Keycafe na komputerze kliknij + Dodaj → Integracja → Fleetio. W aplikacji mobilnej wybierz Więcej → Integracje → Dodaj → Fleetio.

2. Wprowadź klucz API, token konta i klucz tajny ze swojego tymczasowego dokumentu.

1. Wybierz Połącz z Fleetio. Po chwili przejdź do zakładki Integracje w Keycafe, aby zobaczyć integrację.

Dodaj pola niestandardowe

Następnie musisz dodać trzy pola niestandardowe na swoim koncie Fleetio. Pola te pozwolą Ci wyświetlać informacje o rezerwacjach Keycafe w panelu Fleetio.

1. Wracając do menu Fleetio Settings, przewiń w dół do sekcji Data Management i wybierz Field Management.

1. Wybierz Vehicle Assignment, a następnie kliknij + Add Field.

2. Pozostaw Data Type jako Text, a następnie wpisz Keycafe Access Instructions w polu Label.

3. Kliknij Save, aby utworzyć pole niestandardowe.

1. Powtórz powyższe kroki, aby utworzyć jeszcze pięć pól niestandardowych (łącznie sześć pól niestandardowych):

Aby wyświetlić pola niestandardowe, wróć do Field Management, wybierz Vehicle Assignment, i wyszukaj „Keycafe”.

Korzystanie z integracji

Aby zacząć korzystać z integracji, musisz powiązać klucze dodane w Keycafe z pojazdami dodanymi we Fleetio. Gdy pojazd ma przypisany klucz, możesz zacząć tworzyć przypisania pojazdów w Fleetio, a instrukcje dostępu do klucza zostaną automatycznie wysłane do kierowcy.

Powiąż klucz Keycafe z pojazdem z Fleetio

1. W zakładce Integracje w Keycafe powinna być teraz widoczna nowa integracja. Kliknij ją, aby wyświetlić menu Pojazdy i Informacje.

1. Aby wyświetlić listę pojazdów z Fleetio, kliknij Pojazdy, aby przeglądać listę po prawej stronie.

2. Wybierz pojazd i kliknij ikonę klucza.

1. Wpisz nazwę klucza Keycafe dla tego pojazdu i wybierz go z listy rozwijanej.

1. Wybierz Połącz, aby potwierdzić chęć powiązania tego klucza z tym pojazdem.

2. Możesz włączyć opcję Automatycznie zakończ przypisanie, jeśli chcesz, aby przypisanie pojazdu w Fleetio kończyło się w momencie zwrotu kluczy do SmartBox (co w konsekwencji zakończy rezerwację Keycafe i odbierze kierowcy dostęp do kluczy).

3. Możesz wybrać opcję Automatycznie lub Monit, co zmieni sposób powiadamiania użytkownika o przypisaniu pojazdu. Dla zachowania najprostszego schematu pracy większość użytkowników powinna wybrać Automatycznie. Kliknij Aktualizuj, aby zamknąć wyskakujące okno.

Metody powiadomień

Automatycznie

Gdy w Fleetio zostanie utworzone przypisanie pojazdu, do kierowcy automatycznie wysyłana jest wiadomość e-mail lub SMS z instrukcją odbioru kluczy. Umożliwia to realizację całego procesu wyłącznie z poziomu panelu Fleetio. Sposób kontaktu zależy od danych kontaktowych w profilu użytkownika Fleetio kierowcy. Jeśli kierowca ma na swoim koncie zarówno adres e-mail, jak i numer telefonu, priorytetowo traktowany jest e-mail. 

Monit

Gdy w Fleetio zostanie utworzone przypisanie pojazdu, administrator konta Keycafe otrzymuje wiadomość e-mail z przypomnieniem o przyznaniu dostępu do klucza. Pozwala to na dostosowanie szczegółów dostępu do klucza i instrukcji, lecz wymaga korzystania zarówno z Fleetio, jak i z Keycafe do zakończenia procesu.

Utwórz przypisanie pojazdu przy użyciu ustawienia Automatycznie

1. Podczas tworzenia przypisania pojazdu w Fleetio zobaczysz sześć utworzonych wcześniej pól niestandardowych. Pozostaw je puste — zostaną one automatycznie wypełnione po utworzeniu przypisania oraz w miarę używania klucza.

1. Po utworzeniu przypisania przejrzyj jego szczegóły, aby zobaczyć uzupełnione wartości dla pól Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions oraz Booking Link. Czasami ich uzupełnienie może zająć kilka minut.

1. Przypisanie pojawi się również w zakładce Rezerwacje w Keycafe.

Utwórz przypisanie pojazdu przy użyciu ustawienia Monit

1. Podczas tworzenia przypisania pojazdu w Fleetio zobaczysz sześć utworzonych wcześniej pól niestandardowych. Pozostaw je puste — zostaną one automatycznie uzupełnione po utworzeniu przypisania oraz w miarę korzystania z klucza.

1. Po utworzeniu przypisania pojazdu w Fleetio znajdź ten pojazd w ramach integracji z Fleetio w Keycafe i wybierz ikonę kalendarza.

1. Zobaczysz daty przypisania pojazdu jako rezerwację. Wybierz ikonę +.

1. Potwierdź szczegóły przypisania i wybierz Utwórz rezerwację.

1. Dostosuj szczegóły rezerwacji według własnych preferencji i potwierdź, wybierając Dodaj.

1. Przejdź do zakładki Rezerwacje w Keycafe, aby potwierdzić. Przypisany kierowca otrzyma wiadomość e-mail lub SMS (w zależności od wybranej przed chwilą metody kontaktu) z instrukcjami dostępu do klucza.

1. Wracając do panelu Fleetio Vehicle Assignments, przejrzyj szczegóły przypisania, aby zobaczyć uzupełnione wartości dla pól Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions oraz Booking Link. Czasami ich uzupełnienie może potrwać kilka minut.

Śledzenie użycia klucza

Gdy klucz do przypisanego pojazdu zostanie odebrany przez kierowcę, pole Keycafe Pickup Time zaktualizuje się o znacznik czasu pobrania klucza. Podobnie pole Keycafe Dropoff Time zaktualizuje się o znacznik czasu w momencie zwrotu klucza.

Odłączanie konta Fleetio

1. W panelu Keycafe wybierz Integracje → Fleetio → O integracji → Rozłącz.

2. Kliknij Rozłącz, aby potwierdzić.

Dalsza pomoc

Masz pytania dotyczące integracji lub sugestie dotyczące ulepszeń? Napisz do nas na adres support@keycafe.com.