I portachiavi Keycafe e perché li utilizziamo
Il sistema Keycafe richiede la scansione di ogni mazzo di chiavi durante la consegna, tranne quando si utilizzano i codici chiave. In questo modo Keycafe sa chi sta consegnando le chiavi e quale mazzo viene depositato, potendo monitorare accuratamente e registrare tutti gli scambi di chiavi. I portachiavi Keycafe contengono un identificatore univoco che viene scansionato presso le SmartBox tramite tecnologia NFC. La configurazione di un portachiavi è necessaria per ogni chiave (a meno che non si utilizzino i codici chiave) e collega la tua chiave fisica a un portachiavi di tracciamento Keycafe e alla rappresentazione digitale della chiave nel tuo account.
Collegare un portachiavi a una chiave
Se hai un numero ridotto di chiavi, puoi collegare i portachiavi a ciascuna chiave singolarmente.
Crea una chiave nel tuo account per ciascuna chiave da configurare.
Seleziona chiavi nella dashboard del tuo account e trova la chiave a cui desideri collegare un portachiavi.
Seleziona Configura chiave con portachiavi.
Seleziona Visualizza le opzioni di configurazione avanzate.
Inserisci il numero di serie di un portachiavi non utilizzato.
Seleziona Collega.
Ripeti questa procedura per tutte le tue chiavi.
Caricamento massivo delle chiavi
Se hai un numero elevato di chiavi, puoi caricarle rapidamente con un file .csv contenente tutti i nomi delle chiavi per semplificare la procedura. Per ulteriori dettagli, consulta Caricamento massivo delle chiavi.
Invitare qualcun altro a collegare un portachiavi a una chiave
Se desideri invitare un collaboratore o un cliente a configurare una chiave con un portachiavi presso la SmartBox senza concedergli i permessi di amministratore, puoi utilizzare la funzione Invita alla configurazione della chiave. Questa operazione creerà una prenotazione per l'utente e gli fornirà un codice da utilizzare per configurare la chiave con un portachiavi.
Nota sulla funzione Invita alla configurazione della chiave
L'utente invitato a configurare la chiave non deve necessariamente avere un account Keycafe, e la tua SmartBox deve disporre di un vano portachiavi con almeno un portachiavi inutilizzato disponibile.
Crea una chiave nel tuo account.
Seleziona chiavi nella dashboard del tuo account e trova la chiave a cui desideri collegare un portachiavi.
Seleziona Configura chiave con portachiavi.
Seleziona Visualizza le opzioni di configurazione avanzate.
Sotto Invita alla configurazione della chiave, seleziona Crea.
Seleziona la sede in cui desideri che l'utente configuri la chiave.
Inserisci il nome dell'utente.
Seleziona se desideri inviare la notifica all'utente tramite e-mail o SMS, quindi inserisci il suo indirizzo e-mail o numero di telefono. Assicurati che il prefisso internazionale del numero di telefono sia corretto.
Seleziona la data/ora di inizio e di fine. Questo è l'intervallo di tempo in cui l'utente potrà configurare, ritirare e riconsegnare la chiave.
Al termine, dopo aver verificato che tutti i dati siano corretti, seleziona Aggiungi.
L'utente può ora recarsi alla SmartBox e configurare la chiave. Per tutti i dettagli, consulta Come configurare le chiavi con un portachiavi Keycafe utilizzando la SmartBox.
Visualizzare/modificare il numero di serie del portachiavi
Puoi verificare che le tue chiavi siano collegate a un portachiavi e controllare l'identificatore di tale portachiavi nel tuo account. Per istruzioni dettagliate, consulta Gestione delle chiavi .
Quanti elementi possono stare su un singolo portachiavi?
A causa dello spazio limitato all'interno degli scomparti della SmartBox, ti invitiamo a non inserire più di tre chiavi su ogni portachiavi Keycafe. Potremmo non essere in grado di custodire il tuo mazzo di chiavi se risulta eccessivamente ingombrante.
Inceppamento degli sportelli degli scomparti
Tieni presente che un mazzo di chiavi eccessivamente ingombrante può causare il blocco degli sportelli degli scomparti. Ciò potrebbe impedire al tuo personale o ai visitatori di ritirare le chiavi. Se il mazzo di chiavi è troppo grande per uno scomparto della SmartBox, registra due portachiavi e conserva le chiavi separatamente.
Ti serve un nuovo portachiavi? Scollegare e sostituire il portachiavi Keycafe
Se perdi il portachiavi di un mazzo di chiavi o se il mazzo stesso è andato smarrito, puoi collegare un nuovo portachiavi Keycafe mantenendo gli accessi e lo storico esistenti.
Seleziona Chiavi
Seleziona la chiave con il portachiavi smarrito.
Seleziona Informazioni sulla chiave.
Seleziona il pulsante Modifica .
Seleziona N. di serie portachiavi.
Seleziona il pulsante Scollega .
Seleziona il pulsante Salva per confermare le modifiche.
Segui la procedura per collegare un nuovo portachiavi.
Se hai già acquistato un nuovo portachiavi Keycafe, puoi collegare direttamente le tue chiavi al nuovo portachiavi inserendo il nuovo numero di serie nel campo N. di serie portachiavi seguendo gli stessi passaggi indicati sopra in questo articolo.
Chiavi smarrite
Il portachiavi garantisce l'anonimato delle tue chiavi: in caso di smarrimento, sulle chiavi non è presente alcuna informazione identificativa.
Oggetti smarriti
Abbiamo molte testimonianze positive di clienti che hanno potuto recuperare le chiavi smarrite. La nostra fiducia nell'umanità è più forte che mai: molte persone che trovano delle chiavi per strada contattano Keycafe e noi possiamo aiutarle a restituire le chiavi dotate di portachiavi Keycafe al legittimo proprietario.
Se hai la certezza che un mazzo di chiavi sia andato definitivamente smarrito, segui gli stessi passaggi previsti per il portachiavi smarrito per sostituire quel mazzo di chiavi con uno nuovo, conservando gli accessi e lo storico.
Per saperne di più, visita Gestione delle chiavi.