Aggiunta, gestione ed eliminazione degli utenti

In questo articolo:

• Aggiungi un utente completo
• Aggiungi un utente SmartBox
• Caricamento massivo degli utenti
• Modifica o visualizzazione delle autorizzazioni di un utente
• Rimuovere o cancellare un utente

Aggiungi un utente completo

1. Seleziona + Aggiungi → Utente →Utente completo.
2. Inserisci un nome per l'utente.
3. Inserisci un indirizzo email per invitare l'utente a registrare un account.
4. Se vuoi, inserisci un commento che verrà inviato all'utente insieme all'invito.
5. Puoi inserire un codice di accesso personalizzato , disattivarlo attivando o disattivando il pulsante o randomizzarlo disattivando e attivando il pulsante.
6. Inserisci un'autorizzazione per l'utente: può essere una chiave, un gruppo di chiavi o una posizione.
7. Immettere un ruolo di autorizzazione per l'utente.
8. Se desideri assegnare un badge utente a questo utente, inserisci il numero di serie di un badge adesivo o di un portachiavi inutilizzato.
9. Invia email di benvenuto invia automaticamente un'email all'utente una volta completata la registrazione, contenente il suo codice di accesso insieme ad alcuni suggerimenti utili e link su come iniziare a utilizzare il sistema Keycafe. Ti consigliamo di lasciare questa opzione abilitata.
10. Seleziona Aggiungi utente.

Aggiungi un utente SmartBox

1. Seleziona + Aggiungi → Utente →Utente SmartBox.
2. Immettere il nome e il cognome dell'utente.
3. Se lo desideri, inserisci un indirizzo email di contatto. Viene utilizzato solo per gli avvisi programmabili e per inviare l'e-mail di benvenuto nel passaggio 10.
4. È possibile inserire un codice di accesso personalizzato, disattivarlo attivando/disattivando il pulsante o randomizzare il codice disattivando e attivando l'interruttore.
5. Inserisci Autorizzazione per l'utente: può essere una chiave, un gruppo di chiavi o tutte le chiavi. Tieni presente che questa sarà l'autorizzazione Exchange Only.
6. Se desideri assegnare un badge utente per questo utente, inserisci il numero di serie di un badge adesivo o di un portachiavi non utilizzato.
7. Invia e-mail di benvenuto invia automaticamente un'e-mail all'utente una volta completata la registrazione, contenente il codice di accesso insieme ad alcuni suggerimenti e collegamenti utili su come iniziare a utilizzare il sistema Keycafe. Consigliamo di lasciare abilitata questa opzione.
8. Selezionare Aggiungi utente.

Caricamento massivo degli utenti

Se devi aggiungere un numero elevato di utenti, puoi eseguire un caricamento collettivo con un file CSV. Vedi Caricamenti collettivi di utenti per istruzioni.

Modifica o visualizzazione delle autorizzazioni di un utente

1. Seleziona Utenti → l'Utente che desideri modificare o visualizzare.
2. Ora puoi fare quanto segue:

• Visualizza quali chiavi ha attualmente estratto l'utente
• Visualizza/modifica per quali chiavi e posizioni l'utente dispone delle autorizzazioni
• Visualizza la cronologia di ritiro e riconsegna delle chiavi dell'utente
• Visualizza/modifica le informazioni di contatto dell'utente, il codice di accesso e le informazioni sul badge utente

Rimuovere o cancellare un utente

Esistono tre opzioni per rimuovere un utente:

1. La rimozione di un utente lo rimuove dall'organizzazione e da tutte le autorizzazioni a lui associate, ma non ne disabilita l'account.
2. L'eliminazione di un utente non solo lo rimuove dall'organizzazione e da tutte le autorizzazioni a lui associate, ma disabilita anche in modo permanente il suo account e rende anonimi tutti i suoi dati in conformità con le normative GDPR. Questa operazione è permanente e non può essere annullata. Scegli tra immediato e un ritardo di 30 giorni.
3. L'archiviazione rimuove un utente dall'organizzazione e da tutte le autorizzazioni a lui associate, e disabilita anche il suo account. Tuttavia, i loro dati non sono resi anonimi.

Alcune condizioni impediranno l'eliminazione di un utente:

• l'utente fa parte di un'altra organizzazione con chiavi
• l'utente sta utilizzando attivamente Keycafe Public per lo scambio di chiavi personali

1. Seleziona Utenti → l'Utente che desideri rimuovere o eliminare →Informazioni sull'Utente → Modifica.
2. SelezionaRimuovi utente →Rimuovi oElimina utente →Elimina.