Aggiungere, gestire ed eliminare utenti

Aggiungi un utente completo

1. Seleziona + Aggiungi → Utente → Utente completo.

2. Inserisci un Nome per l'utente.

3. Inserisci un indirizzo email per invitare l'utente a registrare un account.

4. Se desideri, inserisci un commento che verrà inviato all'utente insieme all'invito.

5. Puoi inserire un Codice di accesso personalizzato, disattivarlo tramite l'interruttore oppure generarne uno casuale disattivando e riattivando l'interruttore.

6. Inserisci un'Autorizzazione per l'utente: può essere una chiave, un gruppo di chiavi o una sede.

7. Inserisci un Ruolo di autorizzazione per l'utente.

8. Se desideri assegnare un badge utente a questo utente, inserisci il numero di serie di un badge adesivo o di un portachiavi fob non utilizzato.

9. Invia email di benvenuto invia automaticamente un'email all'utente una volta completata la registrazione, contenente il suo Codice di accesso insieme ad alcuni suggerimenti e link utili su come iniziare a utilizzare il sistema Keycafe. Ti consigliamo di lasciare questa opzione abilitata.

10. Seleziona Aggiungi utente.

Visualizzare gli utenti completi dopo l'invito

Dopo aver creato un utente completo, lo vedrai sotto il filtro Invitati nella scheda Utenti. Una volta creato un account con Keycafe, apparirà sotto il filtro Tutti.

Aggiungi un utente SmartBox

1. Seleziona + Aggiungi → Utente → Utente SmartBox.

2. Inserisci nome e cognome dell'utente.

3. Se desideri, inserisci un'email di contatto. Viene utilizzata solo per gli Avvisi programmabili e per inviare l'email di benvenuto al passaggio 10.

4. Puoi inserire un Codice di accesso personalizzato, disattivarlo tramite l'interruttore oppure generarne uno casuale disattivando e riattivando l'interruttore.

5. Inserisci un'Autorizzazione per l'utente: può essere una chiave, un gruppo di chiavi o tutte le chiavi. Tieni presente che questa sarà l'autorizzazione Solo scambio.

6. Se desideri assegnare un badge utente a questo utente, inserisci il numero di serie di un badge adesivo o di un portachiavi fob non utilizzato.

7. Invia email di benvenuto invia automaticamente un'email all'utente una volta completata la registrazione, contenente il suo Codice di accesso insieme ad alcuni suggerimenti e link utili su come iniziare a utilizzare il sistema Keycafe. Ti consigliamo di lasciare questa opzione abilitata.

8. Seleziona Aggiungi utente.

Caricamento massivo di utenti

Se hai un numero elevato di utenti da aggiungere, puoi eseguire un caricamento massivo con un file CSV. Consulta Caricamento massivo di utenti per le istruzioni.

Modificare o visualizzare le autorizzazioni di un utente

1. Seleziona Utenti → l'utente che desideri modificare o visualizzare.

2. Ora puoi fare quanto segue:

• Visualizzare quali chiavi l'utente ha attualmente ritirato

• Visualizzare/modificare per quali chiavi e sedi l'utente dispone di autorizzazioni

• Visualizzare la cronologia dei ritiri e delle riconsegne delle chiavi dell'utente

• Visualizzare/modificare le informazioni di contatto, il codice di accesso e le informazioni sul badge utente

Rimuovere o eliminare definitivamente un utente

Esistono tre opzioni per rimuovere un utente:

1. Rimuovere un utente lo rimuove dall'organizzazione e da tutte le autorizzazioni a esso associate, ma non ne disabilita l'account.

2. Eliminare definitivamente un utente non solo lo rimuove dall'organizzazione e da tutte le autorizzazioni a esso associate, ma ne disabilita anche in modo permanente l'account e ne anonimizza tutti i dati in conformità con le normative GDPR. Questa operazione è permanente e non può essere annullata. Scegli tra l'eliminazione immediata e un intervallo di 30 giorni.

3. Archiviare un utente lo rimuove dall'organizzazione e da tutte le autorizzazioni a esso associate e ne disabilita anche l'account. Tuttavia, i suoi dati non vengono anonimizzati.

Alcune condizioni impediranno l'eliminazione di un utente:

• l'utente fa parte di un'altra organizzazione con chiavi

• l'utente sta utilizzando attivamente Keycafe Public per lo scambio personale di chiavi

1. Seleziona Utenti → l'utente che desideri rimuovere o eliminare → Informazioni sull'utente → Modifica.

2. Seleziona Rimuovi utente → Rimuovi o Elimina definitivamente utente → Elimina definitivamente.