In questo articolo:
- Che cosa è un utente
- Tipi di utente
- Comprensione dei ruoli di autorizzazione
- Ruoli di autorizzazione per chiavi/gruppi di chiavi
- Ruoli di autorizzazione per le posizioni
Che cosa è un utente?
Un utente nel sistema Keycafe è semplicemente un individuo a cui vengono concessi permessi di accesso o di gestione e che viene registrato quando ritira o consegna una chiave. Ogni utente dispone di uno o più codici di accesso univoci, a seconda delle impostazioni e delle autorizzazioni definite dai proprietari delle chiavi e dagli amministratori dell'account.
Per tutti i tipi di utente, l'amministratore di un'organizzazione può abilitare un codice di accesso per accedere alle chiavi di proprietà di quell'organizzazione. Se sei un dipendente di un'azienda che utilizza Keycafe e non lo utilizzi da nessun'altra parte, tutto ciò di cui hai bisogno è il codice di accesso. Solo per gli utenti completi, il loro numero di telefono e un codice Global SmartBox generato casualmente possono essere utilizzati per accedere a tutte le chiavi per le quali hanno ricevuto l'autorizzazione, indipendentemente dall'organizzazione o dalla posizione.
Tipi di utente
Esistono due tipi di utenti nel sistema Keycafe. È possibile utilizzare una combinazione di entrambi i tipi, a seconda delle esigenze della propria organizzazione e del flusso di lavoro.
Utente completo
Un utente completo è destinato ai dipendenti o al personale che accederanno alle nostre applicazioni iOS, Android o desktop per funzionalità avanzate, come l'amministrazione degli utenti, l'assegnazione delle chiavi di autorizzazione, la revisione dei registri, ecc. Un utente completo verrà invitato a registrare in modo sicuro un account con Keycafe utilizzando il proprio indirizzo e-mail. L'utente avrà il controllo delle proprie credenziali e delle impostazioni di autenticazione a due fattori all'interno del proprio account. Consigliamo questo tipo di account agli utenti aziendali che accedono e utilizzano regolarmente software di produttività nella vostra azienda.
Utente SmartBox
Un utente SmartBox è destinato ai dipendenti o al personale che effettueranno scambi periodici di chiavi utilizzando un codice di accesso da te fornito, ma non necessitano di funzionalità avanzate. L'utente viene creato immediatamente, controllato da te (l'amministratore dell'azienda) e non è richiesta alcuna registrazione da parte dell'utente. L'utente non potrà accedere alle nostre applicazioni iOS, Android o desktop e non potrà eseguire funzioni amministrative come il controllo delle autorizzazioni delle chiavi. Questi utenti potranno interagire con i tuoi SmartBox per ritirare e consegnare le chiavi solo tramite un codice di accesso o un badge da te fornito (ruolo di autorizzazione Accesso continuo ).
Badge utente per gli utenti SmartBox
Proprio come agli utenti completi, agli utenti SmartBox possono essere assegnati badge utente.
Comprensione dei ruoli di autorizzazione
I ruoli di autorizzazione determinano cosa un utente può fare con una chiave, un gruppo di chiavi o una posizione. Vengono spesso utilizzati per differenziare i permessi tra manager, personale e supporto.
Ruoli di autorizzazione per chiavi/gruppi di chiavi
Chiavi/Gruppi di chiavi |
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| Ruolo dell'Autorizzazione | Accesso alla prenotazione | Accesso continuo | Co-Amministratore | Amministratore dell'organizzazione |
| Visualizza dettagli/cronologia chiave | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ritiro chiavi con prenotazione | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Ritiro chiavi senza prenotazione | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Eseguire scambi di campo | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Visualizza le prenotazioni/prenotazioni principali | ✔️ | - | ✔️ | ✔️ |
| Aggiungi/modifica autorizzazioni chiave | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Visualizza la cronologia dell'utilizzo delle chiavi | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Modifica dettagli chiave | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Crea/Modifica prenotazioni | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Ricevi notifiche di ritiro/consegna delle chiavi | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Crea nuove chiavi/gruppi di chiavi | - | - | - | ✔️ |
| Gestisci i codici chiave | - | - | - | ✔️ |
| Visualizza/modifica avvisi programmabili | - | - | - | ✔️ |
| Visualizza/modifica/crea gruppi di chiavi | - | - | - | ✔️ |
Solo visualizzazione (fuori produzione)
Ruolo interrotto
*A partire dal 6 maggio 2025, l'autorizzazione di sola visualizzazione per chiavi e gruppi di chiavi non sarà più disponibile. Gli utenti esistenti con questa autorizzazione rimarranno gli stessi, ma le nuove autorizzazioni per le chiavi e i gruppi di chiavi in futuro non mostreranno questa opzione.
L'utente potrà vedere e trovare tutte le informazioni sulla chiave, la sua cronologia, gli accessi utente e le prenotazioni relative alla chiave. Non potranno ritirare la chiave né visualizzarne il codice. Questo livello di autorizzazione è adatto al personale di supporto remoto.
Accesso alla prenotazione
Ruolo di autorizzazione Business Pro
L'accesso alle prenotazioni è un ruolo di autorizzazione disponibile solo per le organizzazioni con piano Business Pro.
L'utente potrà prenotare autonomamente fasce orarie per la chiave e ritirare e riconsegnare la chiave utilizzando il proprio codice di accesso o il codice di prenotazione della prenotazione. Al di fuori delle prenotazioni, non sarà possibile accedere alla chiave. Possono visualizzare la cronologia delle attività, le prenotazioni e i dettagli della chiave. Questo livello di autorizzazione è utile per i membri dello staff che condividono le chiavi con altri membri dello staff e non dovrebbero avere un utilizzo delle chiavi sovrapposto, come ad esempio i conducenti dei veicoli condivisi.
Accesso continuo
Precedentemente noto come Exchange Only
Il 6 maggio 2025, il ruolo di autorizzazione Solo Exchange è stato rinominato in Accesso continuo. La funzionalità rimane la stessa.
L'utente potrà ritirare e riconsegnare la chiave utilizzando il proprio codice di accesso o l'app Keycafe e visualizzare la cronologia delle attività e i dettagli della chiave. Questo livello di autorizzazione è utile per il personale dell'utente finale che ritira e restituisce regolarmente le chiavi.
Amministratore
L'utente avrà tutte le capacità previste dall'Accesso continuo, e potrà anche creare e gestire prenotazioni, modificare le informazioni relative alle chiavi, ricevere notifiche di ritiro/consegna delle chiavi e visualizzare e gestire il codice chiave. Questo livello di autorizzazione è adatto al personale che desidera avere il pieno controllo della chiave.
Vedere Co-amministratori vs. Amministratori dell'organizzazione per chiavi/gruppi di chiavi.
Ruoli di autorizzazione per le posizioni
Locations |
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| Ruolo dell'Autorizzazione | Solamente Visualizzare | Co-Amministratore | Amministratore dell'organizzazione |
| Visualizza informazioni di base sulla posizione | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Visualizza la cronologia delle attività | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Visualizza l'inventario del contenitore delle chiavi | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Modifica inventario contenitore chiavi | - | ✔️ | ✔️ |
| Aprire i contenitori individuali | - | ✔️ | ✔️ |
| Aprire Tutti i Contenitori | - | ✔️ | ✔️ |
| Riavviare gli SmartBox | - | ✔️ | ✔️ |
| Smontare gli SmartBox | - | ✔️ | ✔️ |
| Visualizza i codici aperti offline | - | ✔️ | ✔️ |
| Abilita/Proteggi/Disabilita i contenitori | - | ✔️ | ✔️ |
| Collega/scollega gli SmartBox dalle posizioni | - | ✔️ | ✔️ |
| Modifica i dettagli di SmartBox/Posizione | - | ✔️ | ✔️ |
| Abilita/Disabilita/Modifica personalizzazione | - | ✔️ | ✔️ |
| Visualizza le registrazioni video dello scambio di chiavi | - | ✔️ | ✔️ |
| Visualizza/modifica/aggiungi utenti autorizzati | - | - |
✔️ |
Solamente Visualizzare
L'utente potrà visualizzare le informazioni di base (indirizzo, numero di telefono, orari, numeri di serie degli SmartBox) e la cronologia delle attività della sede, nonché l'inventario dei contenitori di tutti gli SmartBox presenti nella sede. Questo livello di autorizzazione è adatto al personale di supporto remoto.
Amministratore
L'utente avrà a disposizione tutte le funzionalità in modalità Sola visualizzazione e potrà anche eseguire attività di risoluzione dei problemi, come aprire i contenitori da remoto e smontare lo SmartBox. Questo livello di autorizzazione è adatto al personale a cui si desidera dare la supervisione completa della sede.
Vedere Co-amministratori vs. Amministratori dell'organizzazione per le posizioni.