Avvisi programmabili

In questo articolo:

• Cosa sono gli avvisi programmabili?
  1. Avvisi chiave tardivi
  2. Avvisi di scambio chiavi
  3. Avvisi di prenotazione creata
• Impostazione di un nuovo avviso
  • Consigli utili
    • Destinatari multipli
    • Variabili
    • Messaggio diverso per il gestore e l'utente
• Modifica di un avviso esistente

Cosa sono gli avvisi programmabili?

Gli avvisi programmabili sono notifiche personalizzate che gli amministratori dell'organizzazione possono impostare e personalizzare per chiavi o gruppi di chiavi specifici. Gli avvisi programmabili sono utili per molti flussi di lavoro. Alcuni usi comuni sono:

• Ricordare ai dipendenti alla fine del turno di restituire le chiavi, evitando di perderle per il turno successivo
• Notificare alla direzione quando un ospite non ha restituito la chiave della camera entro l'orario di check-out programmato
• Invio delle istruzioni per il check-in agli ospiti al momento della prenotazione
• Mantenere la direzione informata sull'utilizzo delle chiavi in tempo reale

Esistono tre tipi di avvisi programmabili: Avvisi chiave in ritardo, Avvisi scambio chiavee Avvisi prenotazione creata.

1. Avvisi chiave tardivi

Una notifica viene inviata all'amministratore/gestore di una chiave, all'utente o a qualsiasi altro utente all'interno dell'organizzazione tramite SMS, e-mail o webhook in tre situazioni facoltative:

• numero specificato di minuti/ore/giorni dopo il ritiro della chiave
• numero specificato di minuti/ore/giorni dopo la fine di una prenotazione o di un turno orario
• numero specificato di minuti/ore/giorni prima della fine di una prenotazione o di un turno di tempo

2. Avvisi di scambio chiavi

Una notifica viene inviata tramite e-mail all'amministratore/gestore di una chiave, all'utente o a qualsiasi altro utente all'interno dell'organizzazione in due situazioni facoltative:

• quando una chiave viene lasciata
• quando viene presa una chiave

3. Avvisi di prenotazione creata

Una notifica viene inviata all'amministratore/gestore di una chiave, all'utente o a qualsiasi altro utente all'interno dell'organizzazione tramite e-mail o webhook in due situazioni facoltative:

• quando una chiave è prenotata per una prenotazione una tantum
• quando una chiave è prenotata per una prenotazione

Impostazione di un nuovo avviso

1. Accedi al desktopKeycafe.
2. Seleziona + Aggiungi → Avviso programmabile → il tipo di avviso che vuoi creare.
3. Immettere loNome dell'avviso.
4. Immettere la Descrizione dell'avviso. Questo è solo interno e non sarà visto dagli utenti.
5. Inserisci il nome delle chiavi ogruppi di chiaviper cui desideri impostare l'avviso.

6. Per un avviso chiave in ritardo, seleziona l' utente/i che estraggono una chiave per la quale verrà attivato l'avviso, quindi seleziona la durata di tempo e lasituazione per l'attivazione dell'avviso.

   Per un avviso di scambio di chiavi, selezionare la situazione affinché l'avviso venga attivato.

   Per un avviso di prenotazione creata, seleziona il tipo di prenotazione affinché l'avviso venga attivato.

7. Seleziona se desideri che l'avviso venga inviato tramite SMS (solo avvisi Late Key), e-mailo webhook. Se hai scelto il webhook, inserisci l'URL del webhook .
8. Inserisci il messaggio che desideri venga visualizzato. Fai clic su Variabili per visualizzare un elenco di variabili utili che puoi includere nel messaggio.
9. Scegli i destinatari della notifica, quindi fai clic su Crea avviso.

Consigli utili

Destinatari multipli

Puoi avere da uno a un massimo di 10 destinatari per un avviso. Se desideri che venga avvisato anche un utente diverso dai gestori della chiave o dall'utente della chiave, inserisci il suo nome nel campo Aggiungi altri utenti .

Variabili

Puoi aggiungere variabili al tuo messaggio di avviso cliccando su Variabili, quindi su + accanto alla variabile che desideri aggiungere. Le opzioni variano a seconda del tipo di avviso, ma alcuni esempi includono il nome della chiave, il nome dell'utente che ha ritirato la chiave, il nome dell'avviso e l'evento che si è verificato.

Messaggio diverso per il gestore e l'utente

Se vuoi avvisare sia il gestore che l'utente della chiave, ma vuoi che i messaggi siano diversi per ciascuno, seleziona + Aggiungi notifica per immettere un messaggio separato e seleziona il destinatario corrispondente per ciascuna notifica. Riceverai quindi una notifica per il gestore della chiave e una notifica per l'utente.

Modifica di un avviso esistente

1. Accedi al desktopKeycafe.
2. Seleziona Impostazioni →Avvisi programmabili.
3. Seleziona una categoria di avviso, quindi l'icona modificaper l'avviso che desideri modificare.
4. Se vuoi mettere in pausa un avviso, puoi semplicemente disattivare Abilita avviso .