In questo articolo:
Funzionalità premium
Gli avvisi programmabili sono una funzionalità disponibile solo per gli utenti dei piani Premium e Business Pro.
Cosa sono gli avvisi programmabili?
Gli avvisi programmabili sono notifiche personalizzate che gli amministratori possono impostare e personalizzare per chiavi o gruppi di chiavi specifici. Una notifica viene inviata all'amministratore, all'utente o a qualsiasi altro utente della chiave all'interno dell'organizzazione tramite SMS o e-mail in due situazioni facoltative:
- numero specificato di minuti/ore/giorni dopo il ritiro della chiave
- numero specificato di minuti/ore/giorni dopo la fine di una prenotazione o di un turno orario
Gli avvisi programmabili sono utili per molti flussi di lavoro. Due usi comuni sono:
- Ricordare ai dipendenti alla fine di un turno di restituire le chiavi, evitando che le chiavi perdano per il turno successivo
- Avvisare la direzione dell'hotel quando un ospite non ha restituito la chiave della camera entro l'orario di check-out previsto
Impostazione di un nuovo avviso
Gestione degli avvisi programmabili su dispositivi mobili
Tieni presente che la creazione e la modifica di un avviso programmabile possono essere eseguite solo sull'app desktop.
- Accedi al desktopKeycafe.
- Seleziona + Aggiungi.
- Selezionare Avviso programmabile.
- Immettere loNome dell'avviso.
- Immettere la Descrizione dell'avviso. Questo è solo interno e non sarà visto dagli utenti.
- Inserisci il nome delle chiavi ogruppi di chiaviper cui desideri impostare l'avviso.
- Seleziona gli utenti che effettuano il check-out di una chiave per la quale verrà attivato l'avviso.
- Selezionare la durata del tempo esituazione affinché l'avviso venga attivato.
- Seleziona gli destinatari della notifica.
Destinatari multipli
Puoi avere da uno a un massimo di 10 destinatari per un avviso. Se desideri che un utente diverso dall'amministratore o dall'utente chiave venga avvisato, inserisci il suo nome nel campo Aggiungi altri utenti.
- Scegli se desideri che l'avviso venga inviato tramite SMS o e-mail.
- Inserisci desideri venga visualizzato nell'avviso.
Variabili
Puoi aggiungere variabili al tuo messaggio di avviso che inseriranno il nome della chiave, il nome dell'utente che ha ritirato la chiave o il nome dell'avviso. Seleziona semplicemente Variabili, quindi + accanto alla variabile che desideri aggiungere. Verrà quindi aggiunto al tuo messaggio.
Messaggio diverso per amministratore e utente
Se desideri avvisare sia l'amministratore della chiave che l'utente della chiave ma hai messaggi diversi per ciascuno, seleziona+ Aggiungi notifica per inserire un messaggio separato e selezionare il destinatario corrispondente per ciascuna notifica. Avrai quindi una notifica per l'amministratore chiave e una notifica per l'utente chiave.
Modifica di un avviso esistente
- Accedi al desktopKeycafe.
- Selezionare Impostazioni.
- Selezionareavvisi programmabili
- Seleziona l'icona modificaper l'avviso che desideri modificare.