Integrazione Fleetio

In questo articolo:

• Cosa fa l'integrazione?
• Come impostare l'integrazione
  • Recupera 3 identificatori dalle impostazioni del tuo account Fleetio:
    • Chiave API
    • Token dell'account
    • Chiave segreta del webhook
  • Collega il tuo account Fleetio al tuo account Keycafe
    • Campi personalizzati
• Utilizzo dell'integrazione
  • Associa una chiave Keycafe a un veicolo Fleetio
  • Metodi di notifica
    • Automatico
    • Sollecitamento
  • Creare un'assegnazione di veicolo utilizzando l'impostazione automatica
  • Crea un'assegnazione di veicolo utilizzando l'impostazione Prompt
• Disconnessione dell'account Fleetio
• Ulteriore assistenza

Cosa fa l'integrazione?

Quando un veicolo viene assegnato a un conducente in Fleetio, in Keycafe viene creato automaticamente un codice PIN di prenotazione univoco per la chiave e al conducente vengono inviate le istruzioni di accesso. Il conducente utilizzerà quindi il codice PIN per recuperare la chiave del veicolo presso lo SmartBox. Le prenotazioni per le chiavi dei veicoli Fleetio verranno visualizzate in Keycafe con un indicatore Fleetio e le istruzioni e il codice di accesso alla chiave Keycafe verranno visualizzati nell'assegnazione del veicolo in Fleetio. Integrando il tuo account Fleetio con Keycafe, puoi associare rapidamente l'intero inventario di veicoli Fleetio alla chiave di ciascun veicolo in Keycafe.

Dopo la configurazione iniziale, questa integrazione consente la gestione e l'automazione delle assegnazioni dei veicoli utilizzando solo Fleetio.

Questa integrazione è compatibile anche con la funzionalità Motor Pool di Fleetio . Quando le richieste di prenotazione dei veicoli vengono approvate, viene creata un'assegnazione del veicolo, che a sua volta attiva la creazione della prenotazione in Keycafe.

Come impostare l'integrazione

La configurazione dell'integrazione Fleetio e Keycafe prevede il recupero di 3 token dal tuo account Fleetio, quindi il collegamento dei tuoi account e il test dell'integrazione.

Recupero della chiave API Fleetio, del token dell'account e della chiave segreta del webhook

Ti consigliamo di copiare e incollare ciascuno di questi in un documento temporaneo, in preparazione per il passaggio successivo.

Crea una nuova chiave API in Fleetio

Una chiave API consente a un sistema di terze parti di connettersi e consentire trasferimenti di dati. Dovrai generare una chiave API in Fleetio che diventerà parte della configurazione dell'integrazione con Keycafe.

1. Accedi al tuo account Fleetio, seleziona il nome del tuo account nella parte superiore sinistra della pagina, quindi seleziona Impostazioni account.

2. Seleziona Gestisci chiavi API.

3. SelezionaFleetio.

4. Digitare "Keycafe" per l'etichetta e quindi fare clic su Genera chiave API. Dovresti vedere il nuovo API Token nella tabella.

Ottieni il token del tuo account Fleetio

Un token dell'account è l'identificatore principale per un sistema di terze parti in un'integrazione API e si accoppia con la chiave API per un'identificazione completa. Il token dell'account Fleetio si trova nella pagina Chiavi API nelle impostazioni dell'account Fleetio.

Nella sezione Token dell'account, copia il token dell'account nella sua interezza e incollalo nello stesso documento temporaneo in cui hai inserito la chiave API. Dovrai aggiungere questo token dell'account nella configurazione di integrazione di Keycafe.

Crea un webhook Fleetio

Un webhook ti dà la possibilità di inviare un POST HTTP a uno o più URL ogni volta che si verificano tipi specifici di eventi nel tuo account Fleetio. Tutti gli eventi webhook Fleetio contengono dati serializzati come JSON.

1. Seleziona Webhook.

2. Nell'angolo in alto a destra della pagina, seleziona + Aggiungi Webhook.

3. Nella pagina Nuovo webhook, copia e incolla quanto segue nel campo URL :
4. Lascia vuota l'intestazione HTTP di autorizzazione . Digita “Keycafe” nella Descrizionee lascia Abilitato selezionato.

6. Fare clic su Seleziona eventi, quindi scorrere fino alla fine della pagina e selezionare ciascuna di queste caselle: Assegnazione veicolo creata, Assegnazione veicolo eliminatae Assegnazione veicolo aggiornata. Fare clic su Salva.

• Assegnazione del veicolo creata
• Assegnazione del veicolo cancellata
• Assegnazione del veicolo aggiornata

7. Tornando alla pagina Webhook, fare clic sul piccolo pulsante di azione per il nuovo Webhook per visualizzare un menu popup, quindi fare clic su View Secret.

8. Copia la chiave segreta nella sua interezza e incollala nel tuo documento temporaneo, che contiene anche la chiave API e il token dell'account.

Accedi al tuo account Fleetio, seleziona il nome del tuo account nella parte superiore sinistra della pagina, quindi seleziona Impostazioni account.

Collega il tuo account Fleetio al tuo account Keycafe

La configurazione dell'integrazione in Keycafe comporta principalmente l'aggiunta dei tre identificatori acquisiti nell'attività sopra descritta.

1. Nella dashboard desktop di Keycafe, fai clic su + Aggiungi →Integrazione →Fleetio. Nell'app mobile, tocca Altro → Integrazioni → Aggiungi → Fleetio.
2. Inserisci la chiave API, il token dell'account e la chiave segreta dal tuo documento temporaneo.

3. Seleziona Connettiti con Fleetio. Dopo qualche istante, fai clic sulla scheda Integrazioni in Keycafe per vedere l'integrazione.

Personalizzato Campi

Successivamente, devi aggiungere tre campi personalizzati nelle impostazioni del sistema Fleetio.

1. Passa alla pagina Impostazioni account Fleetio e individua la voce di menu Campi personalizzati nella sezione Impostazioni di sistema del menu a sinistra.

2. Seleziona + Aggiungi chiave API.
3. Nell'angolo in alto a sinistra, seleziona + Aggiungi.
4. Immettere "Keycafe" per Descrizione.
5. Selezionare il pulsante Salva campo personalizzato per creare il campo personalizzato.

6. Ripeti i passaggi precedenti per creare altri due campi personalizzati. Lo scopo è creare questi tre campi personalizzati:

Per visualizzare i campi personalizzati nelle impostazioni di Fleetio, vai alla pagina Campi personalizzati e, nel menu a discesa Tipo di record , scegli Assegnazione veicolo nel menu a discesa.

Utilizzo dell'integrazione

Per iniziare a utilizzare l'integrazione, devi associare le chiavi aggiunte in Keycafe ai veicoli aggiunti in Fleetio. Una volta associata una chiave a un veicolo, è possibile iniziare a creare assegnazioni di veicoli in Fleetio e le istruzioni per l'accesso alla chiave verranno inviate automaticamente al conducente.

Associa una chiave Keycafe a un veicolo Fleetio

1. La scheda Integrazioni in Keycafe ora dovrebbe contenere un elemento per l'integrazione. Fai clic su quell'elemento per visualizzare i menu Veicoli e Informazioni su .

2. Per visualizzare un elenco dei tuoi veicoli Fleetio, fai clic su Veicoli per sfogliare l'elenco sul lato destro.
3. Scegli un veicolo e clicca sull'icona della chiave.

4. Digita il nome della chiave Keycafe per quel veicolo e selezionala dall'elenco a discesa.

5. Selezionare Link per confermare che si desidera collegare questa chiave a questo veicolo.
6. Puoi attivare l'opzione Termina automaticamente l'assegnazione se desideri che l'assegnazione del veicolo Fleetio termini una volta che le chiavi sono state restituite allo SmartBox (il che a sua volta terminerà la prenotazione Keycafe, ponendo fine all'accesso del conducente alle chiavi).
7. Puoi scegliere Automatico o Richiedi, che cambierà il modo in cui un utente viene avvisato quando gli viene assegnato un veicolo. La maggior parte degli utenti dovrebbe scegliere Automaticoper il flusso di lavoro più semplice. Fare clic su Aggiorna per chiudere la finestra popup.

Metodi di notifica

Automatico

Quando si crea un'assegnazione di veicolo in Fleetio, viene automaticamente inviata un'e-mail al conducente con le istruzioni su come accedere alle chiavi. In questo modo è possibile completare l'intero processo utilizzando solo la dashboard Fleetio. Il metodo di contatto si basa sui dati di contatto del profilo utente Fleetio del conducente. Se l'autista ha associato al proprio account sia un indirizzo email che un numero di telefono, la comunicazione via email avrà la priorità.

Sollecitamento

Quando viene creata l'assegnazione di un veicolo in Fleetio, all'amministratore dell'account Keycafe viene inviata un'e-mail con un promemoria per creare l'accesso alla chiave. Ciò consente la personalizzazione dei dettagli e delle istruzioni di accesso alla chiave, ma richiede l'utilizzo sia di Fleetio che di Keycafe per completare il processo.

Crea un'assegnazione di veicolo utilizzando l'impostazione automatica

1. Quando crei un'assegnazione di veicolo in Fleetio, vedrai tre campi vuoti per Istruzioni di accesso Keycafe, Link di accesso Keycafee Codice di accesso Keycafe. Lasciare vuoti questi campi: verranno compilati automaticamente dopo la creazione dell'assegnazione.

2. Una volta creata l'assegnazione, visualizzare i dettagli per vedere i valori popolati per Istruzioni di accesso Keycafe, Link di accesso Keycafee Codice di accesso Keycafe. A volte potrebbero volerci alcuni minuti per compilarlo.

3. L'assegnazione apparirà anche nella scheda Prenotazioni in Keycafe.

Crea un'assegnazione di veicolo utilizzando l'impostazione Prompt

1. Quando crei un'assegnazione di veicolo in Fleetio, vedrai tre campi vuoti per Istruzioni di accesso a Keycafe, Link di accesso a Keycafee Codice di accesso a Keycafe. Lasciare vuoti questi campi: verranno compilati dopo la creazione della chiave di accesso in Keycafe.

2. Una volta creata l'assegnazione del veicolo in Fleetio, trova il veicolo all'interno dell'integrazione Fleetio in Keycafe e seleziona l'icona del calendario .

3. Visualizzerai le date di assegnazione del veicolo come una prenotazione . Selezionare l'icona + .

4. Conferma i dettagli dell'assegnazione e seleziona Crea prenotazione.

5. Personalizza i dettagli della prenotazione come desideri e confermala selezionando Aggiungi.

6. Passare alla scheda Prenotazioni in Keycafe per confermare. L'autista assegnato riceverà un'e-mail o un SMS (a seconda del metodo di contatto appena selezionato) con le istruzioni su come accedere alla chiave.

Disconnessione dell'account Fleetio

1. Nella dashboard di Keycafe, seleziona Integrazioni → Fleetio → Informazioni sull'integrazione → Disconnetti.
2. Fare clic su Disconnetti per confermare.

Ulteriore assistenza

Hai domande sull'integrazione o suggerimenti per miglioramenti? Inviaci un'e-mail a support@keycafe.com.