Integrazione con Fleetio

Cosa fa l'integrazione?

Integrando il tuo account Fleetio con Keycafe, puoi associare rapidamente l'intero inventario dei veicoli Fleetio alla chiave di ciascun veicolo in Keycafe. Quando un veicolo viene assegnato a un conducente in Fleetio, in Keycafe viene creato automaticamente un codice PIN di prenotazione univoco per la chiave e al conducente vengono inviate le istruzioni di accesso. Il conducente utilizzerà quindi il codice PIN per ritirare la chiave del veicolo presso la SmartBox. Le prenotazioni per le chiavi dei veicoli Fleetio appariranno in Keycafe con un indicatore Fleetio, mentre le istruzioni di accesso e il codice della chiave Keycafe saranno mostrati nell'assegnazione del veicolo in Fleetio.

Dopo la configurazione iniziale, questa integrazione consente di gestire e automatizzare le assegnazioni dei veicoli utilizzando esclusivamente Fleetio.

Questa integrazione è compatibile anche con la funzionalità Motor Pool di Fleetio. Quando le richieste di prenotazione di un veicolo vengono approvate, viene creata un'assegnazione del veicolo, che avvia la creazione della prenotazione in Keycafe.

Come configurare l'integrazione

La configurazione dell'integrazione tra Fleetio e Keycafe prevede il recupero di 3 token dal tuo account Fleetio, il collegamento dei tuoi account e il test dell'integrazione.

Recupero della chiave API, dell'Account Token e della Secret Key del webhook di Fleetio

Ti consigliamo di copiare e incollare ciascuno di questi elementi in un documento temporaneo, in preparazione al passaggio successivo.

Crea una nuova chiave API in Fleetio

Una chiave API consente a un sistema di terze parti di connettersi e consentire il trasferimento dei dati. Dovrai generare una chiave API in Fleetio che entrerà a far parte della configurazione dell'integrazione con Keycafe. 

1. Accedi al tuo account Fleetio, fai clic sul menu a discesa dell'account in alto a sinistra, quindi seleziona Settings.

1. Fai clic su Manage API Keys.

1. Seleziona + Add API Key.

1. Digita "Keycafe" nel campo Label, seleziona 2023-03-01 dal menu a discesa per API Version, quindi fai clic su Save. Dovresti vedere il nuovo Token API nella tabella.

Ottieni il tuo Account Token di Fleetio

Un account token è l'identificatore principale per un sistema di terze parti in un'integrazione API e si associa alla chiave API per un'identificazione completa. L'account token di Fleetio si trova nella pagina API Keys nelle impostazioni del tuo account Fleetio.

Nella sezione Account Tokens, copia l'account token per intero e incollalo nello stesso documento temporaneo in cui hai inserito la chiave API. Dovrai aggiungere questo account token nella configurazione dell'integrazione di Keycafe.

Crea un webhook di Fleetio

Un webhook ti dà la possibilità di inviare una richiesta HTTP POST a uno o più URL ogni volta che si verificano tipi specifici di eventi nel tuo account Fleetio. Tutti gli eventi dei webhook di Fleetio contengono dati serializzati in formato JSON.

1. Nel menu Settings, scorri verso il basso fino alla sezione Integrations e seleziona Webhooks.

1. Nell'angolo in alto a destra della pagina, fai clic su + Add Webhook.

1. Nel campo URL, copia e incolla il seguente URL: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio

2. Lascia vuoto Authorization HTTP Header. Digita “Keycafe" in Description e lascia selezionato Enabled.

1. Fai clic su Select Events, quindi scorri verso il basso, seleziona tutte e tre le caselle sotto la categoria Vehicle Assignment e fai clic su Save:

• Vehicle Assignment Created

• Vehicle Assignment Deleted

• Vehicle Assignment Updated

1. Tornando alla pagina Webhooks, fai clic sul pulsante More Actions per il nuovo webhook, quindi fai clic su View Secret.

1. Copia la chiave segreta per intero e incollala nel tuo documento temporaneo, che contiene già la chiave API e l'account token.

Ora nel tuo documento temporaneo dovrebbero essere presenti tre elementi: la chiave API, l'account token e la chiave segreta.

Collega il tuo account Fleetio al tuo account Keycafe

La configurazione dell'integrazione in Keycafe consiste principalmente nell'aggiungere i tre identificatori recuperati nella procedura descritta sopra.

1. Sulla dashboard desktop di Keycafe, fai clic su + Aggiungi → Integrazione → Fleetio. Nell'app mobile, tocca Altro → Integrazioni → Aggiungi → Fleetio.

2. Inserisci la chiave API, l'account token e la chiave segreta presenti nel tuo documento temporaneo.

1. Seleziona Connect with Fleetio. Dopo pochi istanti, fai clic sulla scheda Integrazioni in Keycafe per visualizzare l'integrazione.

Aggiungi campi personalizzati

Successivamente, devi aggiungere tre campi personalizzati nel tuo account Fleetio. Questi campi ti consentiranno di visualizzare le informazioni relative alle prenotazioni Keycafe nella dashboard di Fleetio.

1. Tornando nel menu Settings di Fleetio, scorri verso il basso fino alla sezione Data Management e seleziona Field Management.

1. Seleziona Vehicle Assignment, quindi fai clic su + Add Field.

2. Lascia Data Type impostato su Text, quindi digita Keycafe Access Instructions nel campo Label.

3. Fai clic su Save per creare il campo personalizzato.

1. Ripeti i passaggi precedenti per creare altri cinque campi personalizzati, per un totale di sei campi personalizzati:

Per visualizzare i campi personalizzati, torna a Field Management, seleziona Vehicle Assignment e cerca "Keycafe".

Utilizzo dell'integrazione

Per iniziare a utilizzare l'integrazione, devi associare le chiavi che hai aggiunto in Keycafe ai veicoli inseriti in Fleetio. Una volta che un veicolo ha una chiave associata, puoi iniziare a creare assegnazioni di veicoli in Fleetio e le istruzioni di accesso alla chiave verranno inviate automaticamente al conducente.

Associare una chiave Keycafe a un veicolo Fleetio

1. La scheda Integrazioni in Keycafe dovrebbe ora contenere una voce per l'integrazione. Fai clic su tale voce per visualizzare i menu Veicoli e Informazioni.

1. Per visualizzare l'elenco dei tuoi veicoli Fleetio, fai clic su Veicoli per consultare l'elenco sul lato destro.

2. Scegli un veicolo e fai clic sull'icona della chiave.

1. Digita il nome della tua chiave Keycafe per quel veicolo e selezionala dall'elenco a discesa.

1. Seleziona Collega per confermare di voler collegare questa chiave a questo veicolo.

2. Puoi attivare l'opzione Termina automaticamente assegnazione se desideri che l'assegnazione del veicolo in Fleetio termini non appena le chiavi vengono restituite alla SmartBox (il che terminerà di conseguenza la prenotazione in Keycafe, revocando l'accesso del conducente alle chiavi).

3. Puoi scegliere Automatico o Su richiesta, che modificherà la modalità di notifica all'utente quando gli viene assegnato un veicolo. La maggior parte degli utenti dovrebbe scegliere Automatico per un flusso di lavoro più semplice. Fai clic su Aggiorna per chiudere la finestra popup.

Metodi di notifica

Automatico

Quando viene creata un'assegnazione di un veicolo in Fleetio, al conducente viene inviata automaticamente un'e-mail o un SMS con le istruzioni su come accedere alle chiavi. Ciò consente di completare l'intero processo utilizzando unicamente la dashboard di Fleetio. Il metodo di contatto si basa sui recapiti del profilo utente Fleetio del conducente. Se al profilo del conducente sono associati sia un indirizzo e-mail che un numero di telefono, la priorità viene data all'e-mail. 

Su richiesta

Quando viene creata un'assegnazione di un veicolo in Fleetio, all'amministratore dell'account Keycafe viene inviata un'e-mail con un promemoria per creare l'accesso alla chiave. Ciò consente di personalizzare i dettagli e le istruzioni di accesso alla chiave, ma richiede l'utilizzo sia di Fleetio che di Keycafe per completare la procedura.

Creare un'assegnazione del veicolo con l'impostazione Automatico

1. Quando crei un'assegnazione di un veicolo in Fleetio, vedrai i sei campi personalizzati che hai creato. Lasciali vuoti: verranno compilati automaticamente dopo la creazione dell'assegnazione e man mano che la chiave viene utilizzata.

1. Una volta creata l'assegnazione, visualizza i dettagli per vedere i valori inseriti nei campi Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions, e Booking Link. Talvolta possono essere necessari alcuni minuti per la compilazione.

1. L'assegnazione apparirà anche nella scheda Prenotazioni in Keycafe.

Creare un'assegnazione del veicolo con l'impostazione Su richiesta

1. Quando crei un'assegnazione di un veicolo in Fleetio, vedrai i sei campi personalizzati che hai creato. Lasciali vuoti: verranno compilati automaticamente dopo la creazione dell'assegnazione e man mano che la chiave viene utilizzata.

1. Una volta creata l'assegnazione del veicolo in Fleetio, individua quel veicolo all'interno dell'integrazione Fleetio in Keycafe e seleziona l'icona del calendario.

1. Vedrai le date di assegnazione del veicolo come prenotazione. Seleziona l'icona +.

1. Conferma i dettagli dell'assegnazione e seleziona Crea prenotazione.

1. Personalizza i dettagli della prenotazione come preferisci e confermala selezionando Aggiungi.

1. Accedi alla scheda Prenotazioni in Keycafe per verificare. Il conducente assegnato riceverà un'e-mail o un SMS (a seconda del metodo di contatto appena selezionato) con le istruzioni su come accedere alla chiave.

1. Tornando nella dashboard Vehicle Assignments di Fleetio, visualizza i dettagli dell'assegnazione per vedere i valori inseriti nei campi Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions e Booking Link. Talvolta possono essere necessari alcuni minuti per la compilazione.

Tracciare l'utilizzo delle chiavi

Quando la chiave per un'assegnazione di un veicolo viene ritirata dal conducente, il campo Keycafe Pickup Time si aggiornerà con la data e l'ora del ritiro. Allo stesso modo, il campo Keycafe Dropoff Time si aggiornerà con data e ora al momento della riconsegna della chiave.

Disconnettere il tuo account Fleetio

1. Nella tua dashboard di Keycafe, seleziona Integrazioni → Fleetio → Informazioni sull'integrazione → Disconnetti.

2. Fai clic su Disconnetti per confermare.

Ulteriore assistenza

Hai domande sull'integrazione o suggerimenti per migliorarla? Inviaci un'e-mail a support@keycafe.com.