Poster per il personale

Abbiamo a disposizione poster informativi da scaricare che puoi stampare e posizionare accanto alla tua SmartBox. È disponibile un poster dedicato con i passaggi per ogni metodo di ritiro delle chiavi:

 

Come funziona il ritiro delle chiavi

Esistono diversi modi per ritirare le chiavi da una SmartBox Keycafe. Quello che utilizzerai più spesso dipenderà dal flusso di lavoro e dalle preferenze di sicurezza della tua organizzazione.

In generale, la procedura per ritirare una chiave da una SmartBox Keycafe prevede:

  1. Ti autentichi con il tuo account Keycafe.

  2. Identifichi la chiave che desideri ritirare.

Tuttavia, alcuni metodi saltano il primo passaggio e ti consentono di ritirare direttamente la chiave. Ecco un elenco di tutti i metodi possibili per ritirare una chiave.

 

Codice di accesso

Uno dei metodi più comuni per accedere alle chiavi, i codici di accesso sono disponibili sia per gli utenti completi sia per gli utenti SmartBox. Devono essere abilitati dall'amministratore dell'organizzazione durante la creazione dell'utente. Si tratta di un codice a livello di organizzazione che può essere utilizzato per accedere a qualsiasi chiave per cui l'utente ha ricevuto l'autorizzazione all'interno di un'organizzazione.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il tuo codice di accesso e seleziona Invio.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Numero di telefono

Uno dei metodi per ritirare una chiave consiste nell'autenticarsi con il numero di telefono con cui hai registrato il tuo account. Se il proprietario della chiave ha abilitato l'autenticazione a due fattori, ti verrà richiesto di inserire un PIN personale che puoi impostare (se il proprietario della chiave ha abilitato l'opzione PIN) oppure un codice inviato via SMS.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il tuo numero di telefono e seleziona Invio.

  4. Inserisci il tuo PIN o il codice che ti è stato inviato via SMS.

  5. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  6. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Codice QR

Funzionalità disponibile solo sulle SmartBox MS5

L'autenticazione tramite codice QR utilizza la fotocamera presente solo sulla più recente SmartBox MS5.

Il nostro metodo più recente per accedere alle chiavi, i codici QR utente, è disponibile nell'app mobile Keycafe per gli utenti completi. Si tratta di un codice a livello di utente utilizzabile per accedere a qualsiasi chiave per cui l'utente ha ricevuto l'autorizzazione in tutte le organizzazioni di cui fa parte.

Viene fornito un codice QR anche nell'e-mail per tutti i codici di prenotazione.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Trova il tuo codice QR utente toccando l'icona in alto a sinistra nell'app mobile Keycafe e mostralo alla fotocamera della SmartBox.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

App mobile Keycafe o browser mobile

Per gli utenti che hanno accesso a un gran numero di chiavi, l'app mobile Keycafe o l'app per browser mobile è il modo più efficace per selezionare rapidamente la chiave desiderata. Ciò elimina inoltre la necessità di memorizzare codici di accesso e PIN.

  1. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  2. Seleziona Ritira chiave.

  3. Seleziona Inizia ritiro chiave.

  4. Premi il pulsante lampeggiante sulla SmartBox.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Codice di prenotazione

Utilizzati più spesso per ospiti e accessi singoli, i codici di prenotazione ti vengono inviati tramite e-mail o SMS. Puoi utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata durante l'intervallo di tempo stabilito da chi ha creato la prenotazione.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il tuo codice di prenotazione.

  4. Seleziona Ritira questa chiave.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Codice chiave

Se il proprietario della chiave ha abilitato i codici chiave, puoi utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata senza doverti autenticare. Il proprietario della chiave dovrà comunicarti il codice, che non cambierà a meno che non venga modificato manualmente dal proprietario stesso.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il codice chiave e seleziona Invio.

  4. Seleziona Ritira questa chiave.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Badge utente

Il modo più semplice e comodo per ritirare una chiave è con un badge utente. Non occorre memorizzare codici né portare con sé il telefono. Il tuo responsabile ti fornirà un badge Keycafe o un portachiavi tradizionale collegato al tuo account, che potrai avvicinare allo scanner della SmartBox per autenticarti. Il badge è un adesivo applicabile a un tesserino del personale, a un biglietto da visita o a qualsiasi altro oggetto che porti regolarmente con te. Il portachiavi può essere agganciato a un mazzo di chiavi.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Scansiona il badge utente.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Amministratore Keycafe

Se sei l'amministratore di una SmartBox, puoi aprire da remoto i vani delle chiavi per consentire a chi si trova davanti alla SmartBox di ritirare una chiave. Questa funzionalità è utile se un membro del personale ha dimenticato il proprio codice o il badge utente ma deve ritirare una chiave.

  1. Accedi all'app mobile Keycafe o al sito web da computer o dispositivo mobile.

  2. Seleziona Sedi.

  3. Seleziona il nome della sede in cui è custodita la chiave.

  4. Seleziona la SmartBox in cui è custodita la chiave.

  5. Seleziona l'icona di sblocco del vano in cui è custodita la chiave.

  6. Seleziona Apertura One-Touch.

  7. Premi il pulsante lampeggiante sulla SmartBox.

  8. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

  9. Seleziona Rimuovi dal pop-up.

Ritiro di più chiavi

Se desideri ritirare più chiavi contemporaneamente, puoi utilizzare l'app mobile Keycafe oppure lo schermo della SmartBox.

Utilizzo della SmartBox

Funzionalità Business Pro

Il ritiro di più chiavi dallo schermo della SmartBox è disponibile per gli utenti Business Pro.

  1. Dopo aver utilizzato lo schermo della SmartBox per ritirare una chiave, tocca Ritira altre chiavi nel pop-up.

  2. Lo schermo della SmartBox mostrerà l'elenco delle chiavi per cui disponi dei permessi, oltre alle chiavi rimanenti a cui puoi accedere se ti è stata applicata l'impostazione Numero massimo di chiavi.

  3. Scorri l'elenco e tocca ciascuna chiave che desideri ritirare. I vani contenenti le chiavi selezionate si apriranno uno alla volta con un breve intervallo tra un'apertura e l'altra.

  4. Tocca l'icona Indietro una volta completato.

Utilizzo dell'app mobile

  1. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  2. Tocca Ritira chiave.

  3. Seleziona Inizia ritiro chiave.

  4. Premi il pulsante lampeggiante sulla SmartBox.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

  6. Tocca Ritira altre, quindi seleziona la seconda chiave che desideri ritirare.

  7. Ripeti i passaggi 4-6 per ogni chiave che desideri ritirare.

  8. Tocca Fine al termine.