Poster per lo Staff

Abbiamo poster istruttivi disponibili per il download che potete stampare e posizionare accanto al vostro SmartBox. C'è un poster separato che illustra i passaggi per ogni metodo di ritiro di una chiave:

 

Come Funziona il Ritiro Chiavi

Esistono diversi modi per ritirare le chiavi da un Keycafe SmartBox. Quello che utilizzerete più spesso dipenderà dal flusso di lavoro e dalle preferenze di sicurezza della vostra organizzazione.

In generale, il processo di ritiro di una chiave da un Keycafe SmartBox è il seguente:

  1. Ci si autentica con il proprio account Keycafe.

  2. Si identifica quale chiave si sta ritirando.

Tuttavia, alcuni metodi saltano il primo passaggio e consentono di ritirare direttamente una chiave. Ecco un elenco di tutti i possibili metodi per ritirare una chiave.

 

Codice d'Accesso

Uno dei metodi più comuni per accedere alle chiavi, i codici d'accesso sono disponibili sia per gli Utenti Completi che per gli Utenti SmartBox. Devono essere abilitati dall'amministratore di un'organizzazione al momento della creazione di un utente. Si tratta di un codice a livello di organizzazione che può essere utilizzato per accedere a qualsiasi chiave per la quale un utente abbia ricevuto l'autorizzazione all'interno di un'organizzazione.

  1. Tocca lo schermo dello SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro Chiave.

  3. Inserisci il tuo codice d'accesso e seleziona Invia.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Numero di Telefono

Un metodo per ritirare una chiave consiste nell'autenticarti con il numero di telefono con cui è stato registrato l'account. Se il proprietario della chiave ha abilitato l'autenticazione a due fattori, ti verrà richiesto di inserire un PIN personale che puoi impostare (se il proprietario della chiave ha abilitato l'opzione PIN) o un codice inviato tramite SMS.

  1. Tocca lo schermo dello SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro Chiave.

  3. Inserisci il tuo numero di telefono e seleziona Invia.

  4. Inserisci il tuo PIN o il codice che ti è stato inviato via SMS.

  5. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  6. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

QR Code

Funzione disponibile solo sui SmartBox MS5

L'autenticazione tramite QR code utilizza la fotocamera presente solo sull'ultimo SmartBox MS5.

Il nostro metodo più recente per l'accesso alle chiavi, i QR code utente, sono disponibili nell'app mobile Keycafe per gli Utenti Completi. Si tratta di un codice a livello utente che può essere utilizzato per accedere a qualsiasi chiave per la quale un utente abbia ricevuto l'autorizzazione in tutte le organizzazioni di cui fa parte.

Un QR code è fornito anche nell'e-mail per tutti i codici di prenotazione.

  1. Tocca lo schermo dello SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro Chiave.

  3. Trova il tuo QR code utente toccando l'icona in alto a sinistra nell'app mobile Keycafe e mostralo alla fotocamera dello SmartBox.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

App Mobile Keycafe o Browser Mobile

Per gli utenti che hanno accesso a un gran numero di chiavi, l'app mobile Keycafe o l'app browser mobile sono il modo più efficace per selezionare rapidamente la chiave che si sta cercando. Questo elimina anche la necessità di memorizzare codici d'accesso e PIN.

  1. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  2. Seleziona Ritiro Chiave.

  3. Seleziona Avvia Ritiro Chiave.

  4. Premi il pulsante lampeggiante sullo SmartBox.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Codice di Prenotazione

Utilizzati più spesso per gli ospiti e gli accessi una tantum, i codici di prenotazione ti vengono inviati via e-mail o SMS. Puoi utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata durante il periodo di tempo stabilito dal creatore della prenotazione.

  1. Tocca lo schermo dello SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro Chiave.

  3. Inserisci il tuo codice di prenotazione.

  4. Seleziona Ritira Questa Chiave.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Codice Chiave

Se il proprietario della chiave ha abilitato i codici chiave, puoi utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata senza autenticarti. Il proprietario della chiave dovrà comunicarti qual è il codice, e questo codice non cambia a meno che non venga modificato manualmente dal proprietario della chiave.

  1. Tocca lo schermo dello SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro Chiave.

  3. Inserisci il codice chiave e seleziona Invia.

  4. Seleziona Ritira questa chiave.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Badge Utente

Il modo più semplice e conveniente per ritirare una chiave è con un badge utente. Non c'è bisogno di memorizzare codici o portare con sé un telefono. Il tuo manager ti fornirà un badge Keycafe o un portachiavi tradizionale collegato al tuo account, che potrai toccare sullo scanner dello SmartBox per autenticarti. Il badge è un adesivo che può essere applicato su una tessera identificativa del personale, un biglietto da visita o qualsiasi altro oggetto che porti regolarmente con te. Il portachiavi può essere attaccato a un mazzo di chiavi.

  1. Tocca lo schermo dello SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro Chiave.

  3. Scansiona il badge utente.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

 

Amministratore Keycafe

Se sei l'amministratore di uno SmartBox, puoi aprire a distanza i vani delle chiavi per consentire a qualcuno presso lo SmartBox di ritirare una chiave. Questa funzione è utile se un membro del personale ha dimenticato il proprio codice o badge utente ma deve ritirare una chiave.

  1. Accedi all'app mobile Keycafe o al sito web da desktop o mobile.

  2. Seleziona Posizioni.

  3. Seleziona il nome della posizione in cui è conservata la chiave.

  4. Seleziona lo SmartBox in cui è conservata la chiave.

  5. Seleziona l'icona di sblocco del vano in cui è conservata la chiave.

  6. Seleziona Apertura One-Touch.

  7. Premi il pulsante lampeggiante sullo SmartBox.

  8. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

  9. Seleziona Rimuovi dal pop-up.

Ritiro di Più Chiavi

Se desideri ritirare più chiavi contemporaneamente, puoi utilizzare l'app mobile Keycafe o lo schermo dello SmartBox.

Utilizzo dello SmartBox

Funzione Business Pro

Il ritiro di più chiavi tramite lo schermo dello SmartBox è disponibile per gli utenti Business Pro.

  1. Dopo aver utilizzato lo schermo dello SmartBox per ritirare una chiave, tocca Ritra Altre Chiavi sul pop-up.

  2. Lo schermo dello SmartBox visualizzerà l'elenco delle chiavi per le quali hai l'autorizzazione, così come le chiavi rimanenti a cui puoi accedere se l'impostazione Chiavi Massime ti è stata applicata.

  3. Scorri l'elenco e tocca ogni chiave che desideri ritirare. I vani contenenti le chiavi selezionate si apriranno uno ad uno con un leggero ritardo tra un'apertura e l'altra.

  4. Tocca l'icona Indietro una volta completato.

Utilizzo dell'App Mobile

  1. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  2. Tocca Ritiro Chiave.

  3. Seleziona Avvia Ritiro Chiave.

  4. Premi il pulsante lampeggiante sullo SmartBox.

  5. Prendi la chiave dal vano e chiudi lo sportello del vano.

  6. Tocca Ritira Altre, quindi seleziona la seconda chiave che desideri ritirare.

  7. Ripeti i passaggi 4-6 per ogni chiave che desideri ritirare.

  8. Tocca Fatto quando hai terminato.