Poster per il personale

Abbiamo a disposizione poster informativi da scaricare, stampare e posizionare accanto alla tua SmartBox. C'è un poster dedicato che illustra i passaggi per ciascun metodo di ritiro delle chiavi:

 

Come funziona il ritiro delle chiavi

Ci sono diversi modi per ritirare le chiavi da una SmartBox Keycafe. Quello che userai più spesso dipenderà dal flusso di lavoro e dalle preferenze di sicurezza della tua organizzazione.

In generale, la procedura per ritirare una chiave da una SmartBox Keycafe è la seguente:

  1. Ti autentichi con il tuo account Keycafe.

  2. Identifichi quale chiave desideri ritirare.

Tuttavia, alcuni metodi saltano il primo passaggio e ti consentono di ritirare direttamente una chiave. Ecco un elenco di tutti i metodi possibili per ritirare una chiave.

 

Codice di accesso

Uno dei metodi più comuni per accedere alle chiavi, i codici di accesso sono disponibili sia per gli Utenti completi sia per gli Utenti SmartBox. Devono essere abilitati dall'amministratore dell'organizzazione durante la creazione dell'utente. Si tratta di un codice a livello di organizzazione che può essere utilizzato per accedere a qualsiasi chiave per cui l'utente ha ricevuto l'autorizzazione all'interno di un'organizzazione.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il tuo codice di accesso e seleziona Invio.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

 

Numero di telefono

Un metodo per ritirare una chiave consiste nell'autenticarti con il numero di telefono con cui hai registrato il tuo account. Se il proprietario della chiave ha abilitato l'autenticazione a due fattori, ti verrà richiesto di inserire un PIN personale che puoi impostare (se il proprietario della chiave ha abilitato l'opzione PIN) o un codice inviato tramite SMS.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il tuo numero di telefono e seleziona Invio.

  4. Inserisci il tuo PIN o il codice che ti è stato inviato via SMS.

  5. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  6. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

 

Codice QR

Funzionalità disponibile solo sulle SmartBox MS5

L'autenticazione tramite codice QR utilizza la fotocamera presente solo sull'ultima SmartBox MS5.

Il nostro metodo più recente per accedere alle chiavi, i codici QR utente sono disponibili nell'app mobile Keycafe per gli Utenti completi. Si tratta di un codice a livello di utente che può essere utilizzato per accedere a qualsiasi chiave per cui l'utente ha ricevuto l'autorizzazione in tutte le organizzazioni di cui fa parte.

Un codice QR viene fornito anche nell'e-mail per tutti i codici di prenotazione.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Trova il tuo codice QR utente toccando l'icona in alto a sinistra nell'app mobile Keycafe e mostralo alla fotocamera della SmartBox.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

 

App mobile Keycafe o browser per dispositivi mobili

Per gli utenti che hanno accesso a un gran numero di chiavi, l'app mobile Keycafe o l'app per browser mobile è il modo più efficace per selezionare rapidamente la chiave desiderata. Ciò elimina inoltre la necessità di memorizzare codici di accesso e PIN.

  1. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  2. Seleziona Ritira chiave.

  3. Seleziona Avvia ritiro chiave.

  4. Premi il pulsante lampeggiante sulla SmartBox.

  5. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

 

Codice di prenotazione

Utilizzati più spesso per ospiti e accessi una tantum, i codici di prenotazione ti vengono inviati via e-mail o SMS. Puoi utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata durante l'intervallo di tempo stabilito da chi ha creato la prenotazione.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il tuo codice di prenotazione.

  4. Seleziona Ritira questa chiave.

  5. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

 

Codice chiave

Se il proprietario della chiave ha abilitato i codici chiave, puoi utilizzare questo codice per ritirare la chiave associata senza doverti autenticare. Il proprietario della chiave dovrà comunicarti il codice, che non cambia a meno che non venga modificato manualmente dal proprietario.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Inserisci il codice chiave e seleziona Invio.

  4. Seleziona Ritira questa chiave.

  5. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

 

Badge utente

Il modo più semplice e comodo per ritirare una chiave è tramite un badge utente. Non c'è bisogno di memorizzare codici né di portare con sé il telefono. Il tuo responsabile ti fornirà un badge Keycafe o un tradizionale portachiavi elettronico collegato al tuo account, che potrai avvicinare allo scanner della SmartBox per autenticarti. Il badge è un adesivo che può essere applicato sul tesserino del personale, su un biglietto da visita o su qualsiasi altro oggetto che porti regolarmente con te. Il portachiavi elettronico può essere agganciato a un mazzo di chiavi.

  1. Tocca lo schermo della SmartBox.

  2. Seleziona Ritiro chiavi.

  3. Scansiona il badge utente.

  4. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  5. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

 

Amministratore Keycafe

Se sei l'amministratore di una SmartBox, puoi aprire da remoto gli scomparti delle chiavi affinché qualcuno che si trova davanti alla SmartBox possa ritirare una chiave. Questa funzionalità è utile se un membro del personale ha dimenticato il codice o il badge utente ma deve ritirare una chiave.

  1. Accedi all'app mobile Keycafe o al sito web da computer o dispositivo mobile.

  2. Seleziona Sedi.

  3. Seleziona il nome della sede in cui è custodita la chiave.

  4. Seleziona la SmartBox in cui è custodita la chiave.

  5. Seleziona l'icona di sblocco dello scomparto in cui è custodita la chiave.

  6. Seleziona Apertura con un tocco.

  7. Premi il pulsante lampeggiante sulla SmartBox.

  8. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

  9. Seleziona Rimuovi dal pop-up.

Ritiro di più chiavi

Se desideri ritirare più chiavi contemporaneamente, puoi utilizzare l'app mobile Keycafe o lo schermo della SmartBox.

Utilizzo della SmartBox

Funzionalità Business Pro

Il ritiro di più chiavi tramite lo schermo della SmartBox è disponibile per gli utenti Business Pro.

  1. Dopo aver utilizzato lo schermo della SmartBox per ritirare una chiave, tocca Ritira altre chiavi sul pop-up.

  2. Lo schermo della SmartBox mostrerà l'elenco delle chiavi per cui disponi dell'autorizzazione, nonché le chiavi rimanenti a cui puoi accedere se ti è stata applicata l'impostazione Numero massimo di chiavi.

  3. Scorri l'elenco e tocca ciascuna chiave che desideri ritirare. Gli scomparti contenenti le chiavi selezionate si apriranno uno alla volta con un leggero intervallo tra un'apertura e l'altra.

  4. Tocca l'icona Indietro una volta completato.

Utilizzo dell'app mobile

  1. Seleziona la chiave che desideri ritirare.

  2. Tocca Ritira chiave.

  3. Seleziona Avvia ritiro chiave.

  4. Premi il pulsante lampeggiante sulla SmartBox.

  5. Prendi la chiave dallo scomparto e chiudi lo sportello dello scomparto.

  6. Tocca Ritira altre, quindi seleziona la seconda chiave che desideri ritirare.

  7. Ripeti i passaggi da 4 a 6 per ogni chiave che desideri ritirare.

  8. Tocca Fine al termine.