Poster per lo staff
Abbiamo a disposizione poster informativi scaricabili che puoi stampare e posizionare accanto alla tua SmartBox. C'è un poster dedicato che illustra i passaggi per ciascun metodo di consegna di una chiave:
Quick Scan
Riconsegnare le chiavi presso una SmartBox Keycafe è semplicissimo.
Tocca lo schermo della SmartBox.
Seleziona Consegna chiave.
Scansiona il portachiavi Keycafe utilizzando lo scanner a sinistra dello schermo.
Inserisci la chiave nello scomparto che si apre e chiudi lo sportello.
Tutto qui, le chiavi tornano nel tuo inventario in pochi secondi. Questo metodo non richiede autenticazione, quindi non saprai chi sta riconsegnando le chiavi. Tuttavia, saprai sempre chi le ha ritirate, oltre a quando e dove vengono restituite.
Consegne delle chiavi con autenticazione
Se richiedi che chi riconsegna le chiavi si autentichi, sono disponibili diverse opzioni. Quella che utilizzerai più spesso dipenderà dal flusso di lavoro e dalle preferenze di sicurezza della tua organizzazione.
Puoi disattivare la funzione di consegna rapida e richiedere che il tuo staff o i tuoi ospiti si autentichino ogni volta che riconsegnano le chiavi.
Fai clic sul menu a discesa dell'utente in alto a destra e seleziona Il mio account.
Seleziona Avanzate, poi Opzioni SmartBox.
Scorri fino in fondo all'elenco e disattiva Quick Scan Drops.
Dopo aver disattivato le consegne rapide, puoi scegliere quale metodo di autenticazione utilizzare. Ecco un elenco di tutti i metodi possibili per riconsegnare una chiave.
Nota:
Questa impostazione è a livello di account, quindi per tutte le SmartBox di questo account la funzione Quick Scan Drops risulterà disattivata.
Codice di accesso
Un metodo comune per riconsegnare una chiave consiste nell'autenticarsi con il proprio codice di accesso.
Tocca lo schermo della SmartBox.
Seleziona Consegna chiave.
Inserisci il tuo codice di accesso e seleziona Invio.
Scansiona il portachiavi Keycafe attaccato alla chiave.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
Numero di telefono
Un metodo per riconsegnare una chiave consiste nell'autenticarsi con il numero di telefono con cui hai registrato il tuo account.
Tocca lo schermo della SmartBox.
Seleziona Consegna chiave.
Inserisci il tuo numero di telefono e seleziona Invio.
Scansiona il portachiavi Keycafe attaccato alla chiave.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
Codice QR
Funzionalità disponibile solo sulle SmartBox MS5
L'autenticazione tramite codice QR utilizza la fotocamera presente solo sull'ultima SmartBox MS5.
Il nostro metodo più recente per la consegna delle chiavi: i codici QR utente sono disponibili nell'app mobile Keycafe per gli utenti completi. Si tratta di un codice a livello di utente che può essere utilizzato per riconsegnare qualsiasi chiave a cui l'utente ha accesso in tutte le organizzazioni di cui fa parte.
Un codice QR viene fornito anche nell'e-mail/SMS per tutti i codici di prenotazione.
Tocca lo schermo della SmartBox.
Seleziona Consegna chiave.
Trova il tuo codice QR utente toccando l'icona in alto a sinistra nell'app mobile Keycafe e mostralo alla fotocamera della SmartBox.
Scansiona il portachiavi Keycafe attaccato alla chiave.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
App mobile Keycafe o browser per dispositivi mobili
L'app mobile Keycafe e l'app per browser mobile ti consentono di riconsegnare una chiave senza dover memorizzare codici di accesso e PIN.
Accedi all'app mobile Keycafe o a www.keycafe.com da un browser per dispositivi mobili.
Seleziona la chiave che desideri riconsegnare.
Seleziona Consegna chiave.
Seleziona Avanti.
Scansiona il portachiavi Keycafe attaccato alla chiave.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
Codice di prenotazione
Utilizzati più spesso per ospiti e accessi una tantum, i codici di prenotazione ti vengono inviati tramite e-mail o SMS. Il codice utilizzato per ritirare la chiave è lo stesso che utilizzi per riconsegnarla al termine dell'uso.
Tocca lo schermo della SmartBox.
Seleziona Consegna chiave.
Inserisci il tuo codice di prenotazione.
Scansiona il portachiavi Keycafe attaccato alla chiave.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
Codice chiave
Se il proprietario della chiave ha abilitato i codici chiave, puoi utilizzare questo codice per riconsegnare la chiave associata senza doverti autenticare. Il proprietario della chiave dovrà comunicarti il codice, che non cambia a meno che non venga modificato manualmente dal proprietario.
Tocca lo schermo della SmartBox.
Seleziona Consegna chiave.
Inserisci il codice chiave e seleziona Invio.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
Badge utente
Il modo più semplice e comodo per consentire agli utenti abituali di riconsegnare una chiave è tramite un badge utente. Non è necessario memorizzare codici o portare con sé un telefono. Il tuo responsabile ti fornirà un badge Keycafe o un portachiavi tradizionale collegato al tuo account, che potrai avvicinare allo scanner della SmartBox per autenticarti. Il badge è un adesivo che può essere applicato su un tesserino aziendale, un biglietto da visita o qualsiasi altro oggetto che porti abitualmente con te. Il portachiavi può essere agganciato a un mazzo di chiavi. Consulta Badge utente per ulteriori informazioni.
Tocca lo schermo della SmartBox.
Seleziona Consegna chiave.
Scansiona il badge utente.
Scansiona il portachiavi Keycafe attaccato alla chiave.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
Amministratore Keycafe
Se sei l'amministratore di una SmartBox, puoi aprire da remoto gli scomparti per consentire a qualcuno presente davanti alla SmartBox di riconsegnare una chiave. Questa funzionalità è utile se un membro del personale ha dimenticato il proprio codice o badge utente ma deve riconsegnare una chiave.
Accedi all'app mobile Keycafe o al sito web da desktop o dispositivo mobile.
Seleziona Sedi.
Seleziona il nome della sede in cui desideri riconsegnare la chiave.
Seleziona la SmartBox in cui desideri inserire la chiave.
Seleziona l'icona di sblocco di uno scomparto disponibile in cui inserire la chiave.
Seleziona Apertura con un tocco.
Premi il pulsante lampeggiante sulla SmartBox.
Inserisci la chiave nello scomparto e chiudi lo sportello.
Nella finestra a comparsa, inserisci il nome o il numero di serie della chiave e seleziona Aggiungi.