ユーザータイプと権限ロール

ユーザーとは？

Keycafeシステムにおけるユーザーとは、鍵へのアクセス権限や管理権限を付与され、鍵の受け取りや返却の履歴が記録される利用者を指します。鍵の所有者や組織の管理者が設定した権限に応じて、各ユーザーには1つまたは複数の専用アクセスコードが割り当てられます。

すべてのユーザータイプにおいて、組織の管理者がアクセスコードを有効化することで、該当組織が管理する鍵へアクセスできるようになります。Keycafeを導入している企業の従業員で、社外でKeycafeを利用しない場合は、アクセスコードのみでご利用いただけます。フルユーザーに限り、電話番号と自動生成されるグローバルSmartBoxコードを使用して、組織や拠点を問わずアクセス権限のあるすべての鍵を利用可能です。 

ユーザータイプ

Keycafeシステムには2種類のユーザータイプがあります。組織のニーズや業務フローに合わせて、両タイプを組み合わせて柔軟にご活用いただけます。

フルユーザー

フルユーザーは、ユーザー管理、鍵の権限設定、ログ確認などの高度な管理機能を利用するために、iOS、Android、デスクトップアプリを使用する管理者やスタッフ向けのアカウントです。メールアドレス宛てにKeycafeアカウントの登録案内が安全に送信されます。ログイン情報や2段階認証の設定はユーザー自身で管理可能です。社内システムを日常的に操作するスタッフへの割り当てをおすすめします。

SmartBoxユーザー

SmartBoxユーザーは、高度な機能は不要で、発行されたパスコードを使って定期的に鍵の受け渡しを行うスタッフ向けのアカウントです。組織の管理者によって即座に作成・管理され、ユーザー自身によるアカウント登録作業は不要です。iOS、Android、デスクトップアプリへのログインや鍵の権限設定などの管理操作は行えません。管理者から付与されたパスコードやバッジを使用して、SmartBoxでの鍵の受け取り・返却のみを行うことができます（常時アクセス権限）。

権限ロールについて

権限ロールは、ユーザーが個別の鍵、鍵グループ、または拠点に対して実行できる操作権限を定めたものです。管理者、一般スタッフ、サポート担当者など、役割に応じた権限の分担に活用されます。 

鍵 / 鍵グループの権限ロール

閲覧のみ（提供終了）

鍵に関する全情報、履歴、アクセス可能なユーザー、関連する予約状況を確認できます。鍵の取り出しや鍵コードの閲覧はできません。遠隔のサポート担当者などに適した権限レベルです。

予約アクセス

ユーザー自身で鍵の利用時間枠を予約し、アクセスコードまたは予約コードを使って鍵の取り出しや返却を行えます。予約時間外は鍵にアクセスできません。利用履歴、予約状況、鍵の詳細情報を確認できます。社用車を複数名でシェアする場合など、重複利用を防ぎたいスタッフの運用に最適です。

常時アクセス

アクセスコードまたはKeycafeアプリを使用して鍵の取り出し・返却を行い、鍵の詳細情報を確認できます。また、直近2件の鍵の受け渡し履歴を閲覧可能です。定期的に鍵の受け取り・返却を行う一般スタッフに最適です。

マネージャー

常時アクセスの全機能に加え、予約の作成・管理、鍵情報の編集、鍵の取り出し / 返却通知の受信、鍵コードの閲覧・管理を行えます。鍵の運用管理全般を担当する責任者に最適です。

拠点の権限ロール

閲覧のみ

拠点の基本情報（住所、電話番号、営業時間、SmartBoxのシリアル番号）やアクティビティ履歴、設置されている全SmartBoxのキャビネット在庫状況を確認できます。遠隔サポート担当者などに最適な権限レベルです。

マネージャー

閲覧のみの全機能に加え、キャビネットの遠隔解錠やSmartBoxの取り外しといったトラブルシューティング作業を行えます。拠点の運用・管理全般を統括する責任者に最適です。