ユーザーの追加・管理・削除

フルユーザーを追加

1. + 追加 → ユーザー → フルユーザーを選択します。

2. ユーザーの氏名を入力します。

3. アカウント登録に招待するユーザーのメールアドレスを入力します。

4. 必要に応じて、招待メールに添付するコメントを入力します。

5. 任意のアクセスコードを設定できるほか、トグルボタンで無効化したり、トグルをオフにしてから再度オンにすることでランダムなコードを生成したりできます。

6. ユーザーの権限（鍵、鍵グループ、またはロケーション）を設定します。

7. ユーザーの権限ロールを設定します。

8. このユーザーにユーザーバッジを割り当てる場合は、未使用のステッカーバッジまたはキーフォブのシリアル番号を入力します。

9. ウェルカムメールを送信を有効にすると、登録完了時にアクセスコードやKeycafeシステムの利用開始ガイド、便利なリンクが記載されたメールが自動送信されます。この設定は有効にしておくことを推奨します。

10. ユーザーを追加を選択します。

招待後のフルユーザーの確認

フルユーザーを作成すると、「ユーザー」タブの招待中フィルターに表示されます。ユーザーがKeycafeアカウントを作成すると、すべてフィルターに表示されるようになります。

SmartBoxユーザーを追加

1. + 追加 → ユーザー → SmartBoxユーザーを選択します。

2. ユーザーの氏名を入力します。

3. 必要に応じて、連絡先メールアドレスを入力します。これはプログラマブルアラートの受信や、ステップ10のウェルカムメール送信にのみ使用されます。

4. 任意のアクセスコードを設定できるほか、トグルボタンで無効化したり、トグルをオフにしてから再度オンにすることでランダムなコードを生成したりできます。

5. ユーザーの権限（鍵、鍵グループ、またはすべての鍵）を設定します。なお、この権限は受け渡しのみとなります。

6. このユーザーにユーザーバッジを割り当てる場合は、未使用のステッカーバッジまたはキーフォブのシリアル番号を入力します。

7. ウェルカムメールを送信を有効にすると、登録完了時にアクセスコードやKeycafeシステムの利用開始ガイド、便利なリンクが記載されたメールが自動送信されます。この設定は有効にしておくことを推奨します。

8. ユーザーを追加を選択します。

ユーザーの一括登録

多数のユーザーを追加する場合は、CSVファイルを使用して一括登録が可能です。詳しい手順についてはユーザーの一括登録をご覧ください。

ユーザー権限の確認・編集

1. ユーザー → 確認・編集したいユーザーを選択します。

2. 以下の操作を行えます。

• 現在ユーザーが持ち出している鍵の確認

• ユーザーに権限がある鍵およびロケーションの確認・編集

• ユーザーの鍵の取り出し・返却履歴の確認

• ユーザーの連絡先情報、アクセスコード、ユーザーバッジ情報の確認・編集

ユーザーの削除または完全消去

ユーザーの削除には3つの方法があります。

1. 削除：組織および関連するすべての権限からユーザーが削除されますが、アカウント自体は無効化されません。

2. 完全消去：組織および関連するすべての権限からユーザーが削除されるだけでなく、アカウントが無期限に無効化され、GDPR規則に従ってすべてのデータが匿名化されます。この操作は元に戻すことができません。「即時」または「30日後」から選択できます。

3. アーカイブ：組織および関連するすべての権限からユーザーが削除され、アカウントも無効化されます。ただし、データは匿名化されません。

以下の条件に該当する場合、ユーザーを削除することはできません。

• ユーザーが鍵を保有する別の組織に所属している場合

• ユーザーが個人での鍵の受け渡しにKeycafe Publicを現在利用している場合

1. ユーザー → 削除または消去したいユーザー → ユーザー情報 → 編集を選択します。

2. ユーザーを削除 → 削除、またはユーザーを完全消去 → 完全消去を選択します。