Als u een groot aantal medewerkers heeft, kan het efficiënter zijn om uw gebruikersuitnodigingen allemaal tegelijk aan te maken in plaats van één voor één. Met een bulk-upload van gebruikers kunt u dat doen. Met behulp van een CSV-bestand kunt u alle gegevens aanleveren die nodig zijn om gebruikersuitnodigingen aan te maken en dit vervolgens uploaden in de Keycafe-app.
Gebruikers uploaden op mobiel
Let op: bulk-uploads van gebruikers kunnen alleen worden uitgevoerd via de desktop-app.
Sleutelbevoegdheden toewijzen
Momenteel moet u nog steeds sleutelbevoegdheden aan elke gebruiker toewijzen nadat deze zijn geüpload.
Voorbeeld-importbestand downloaden
Download onze CSV-sjabloon om u te helpen uw gegevens optimaal te ordenen vóór het importeren.
Een CSV-importbestand aanmaken
In de volgende tabellen staan de velden die u in het bestand kunt opnemen, afhankelijk van het type gebruiker dat u uitnodigt:
Volledige gebruikers
Een account voor een volledige gebruiker is bedoeld voor medewerkers of personeel die toegang nodig hebben tot onze iOS-, Android- of desktopapplicaties voor geavanceerde functionaliteiten, zoals het beheren van gebruikers, het toewijzen van sleutelbevoegdheden, het inzien van logboeken, enz. Een volledige gebruiker wordt uitgenodigd om zich veilig te registreren voor een account bij Keycafe met behulp van diens e-mailadres en mobiele nummer. De gebruiker heeft zelf controle over de eigen inloggegevens en instellingen voor tweeledige verificatie binnen het account. We raden dit type account aan voor zakelijke gebruikers die regelmatig productiviteitssoftware gebruiken binnen uw bedrijf.
Veld | Beschrijving |
|---|---|
Voornaam | De voornaam van de gebruiker. |
Achternaam | De achternaam van de gebruiker. |
E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. (VERPLICHT) |
Uitnodiging versturen | Of er een e-mailuitnodiging naar de gebruiker moet worden verzonden met instructies over hoe deze te accepteren. Moet "true" of "false" zijn. |
Welkomstmail versturen | Of er een welkomstmail moet worden verzonden als de gebruiker al een account heeft onder het opgegeven e-mailadres. Moet "true" of "false" zijn. |
SmartBox-gebruiker | Of de gebruiker moet worden uitgenodigd als een volledige gebruiker of als een SmartBox-gebruiker. Moet "true" of "false" zijn. Gebruik "false" om een volledige gebruiker aan te maken. |
Opmerking bij uitnodiging | Optie om een aangepast bericht toe te voegen aan de e-mail met de uitnodiging voor accountregistratie. |
Badgecode | Het serienummer van de gebruikersbadge van de gebruiker, indien aanwezig. |
Toegangscode genereren | Of er een toegangscode voor de gebruiker moet worden gegenereerd. Moet "true" of "false" zijn. |
SmartBox-gebruikers
Een SmartBox-gebruiker is bedoeld voor medewerkers of personeel die periodiek sleutels ophalen en inleveren met behulp van een toegangscode die u hen verstrekt, maar die geen geavanceerde functionaliteit nodig hebben. Het account wordt direct aangemaakt, door u beheerd en er is geen registratie van de gebruiker vereist. De gebruiker kan niet inloggen op onze iOS-, Android- of desktopapplicaties en kan geen administratieve functies uitvoeren zoals het beheren van sleutelbevoegdheden. Deze gebruikers kunnen alleen gebruikmaken van uw SmartBoxes om sleutels op te halen en in te leveren met behulp van een toegangscode of badge die u hen verstrekt.
Veld | Beschrijving |
|---|---|
Voornaam | De voornaam van de gebruiker. (VERPLICHT) |
Achternaam | De achternaam van de gebruiker. (VERPLICHT) |
E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. |
Uitnodiging versturen | Er kunnen geen uitnodigingsmails worden verzonden naar SmartBox-gebruikers, dit moet "false" zijn. |
Welkomstmail versturen | Of er een welkomstmail moet worden verzonden als er een e-mailadres is opgegeven. Moet "true" of "false" zijn. |
SmartBox-gebruiker | Of de gebruiker moet worden uitgenodigd als een volledige gebruiker of als een SmartBox-gebruiker. Moet "true" of "false" zijn. Gebruik "true" om een SmartBox-gebruiker aan te maken. |
Opmerking bij uitnodiging | Er kunnen geen uitnodigingsmails worden verzonden naar SmartBox-gebruikers, dus dit kan leeg worden gelaten. |
Badgecode | Het serienummer van de gebruikersbadge van de gebruiker, indien aanwezig. |
Toegangscode genereren | Of er een toegangscode voor de gebruiker moet worden gegenereerd. Moet "true" of "false" zijn. |
Uw gebruikers uploaden
Meld u aan bij Keycafe desktop.
Selecteer Instellingen.
Selecteer Imports, en vervolgens Gebruikersuitnodigingen importeren.
Klik op Bestand kiezen om een CSV-bestand van uw computer te selecteren.
Selecteer Gegevens importeren.
Uw import wordt aan de wachtrij toegevoegd en de gebruikers worden toegevoegd zodra het importproces is voltooid. U kunt op elk gewenst moment de pagina Imports bezoeken om uw voortgang te controleren.
Volledige gebruikers bekijken na het uitnodigen
Als u volledige gebruikers heeft geüpload, ziet u deze onder het filter Uitgenodigd op het tabblad Gebruikers. Zodra ze een account aanmaken bij Keycafe, verschijnen ze onder het filter Alle.
Importfouten
Als een import mislukt, kunt u de fout bekijken en de juiste correctie aanbrengen.
Importbeperkingen
Er gelden ook de volgende beperkingen voor het bulksgewijs uploaden van uw gebruikers:
U moet uw e-mailadres bevestigen voordat u gebruikers importeert.
U kunt maximaal 1000 gebruikers per maand importeren als u een betaald abonnement heeft, of 250 per maand als u alleen uw e-mailadres heeft bevestigd.
Het CSV-bestand met importgegevens mag niet groter zijn dan 2 MB.