In dit artikel:
- Download een voorbeeld van een importbestand
- Een CSV-importbestand maken
- Upload uw gebruikers
- Importbeperkingen
Als u een groot aantal werknemers hebt, kan het efficiënter zijn om alle gebruikersuitnodigingen in één keer te maken in plaats van één voor één. Met een bulkupload van gebruikers kunt u dat doen. Met behulp van een CSV-bestand kunt u alle benodigde informatie opgeven om gebruikersuitnodigingen te maken. Vervolgens kunt u deze uploaden naar de Keycafe-app.
Gebruikersuploads op mobiel
Houd er rekening mee dat bulkuploads van gebruikers alleen via de desktop-app kunnen worden uitgevoerd.
Sleutelmachtigingen toewijzen
Momenteel moet u nog steeds sleutelrechten toewijzen aan elke gebruiker nadat deze is geüpload.
Download voorbeeldimportbestand
Download onze CSV-sjabloon om uw gegevens optimaal te ordenen voordat u ze importeert.
Maak een CSV-importbestand
In de volgende tabellen staan de velden die u in het bestand kunt opnemen, afhankelijk van het type gebruiker dat u uitnodigt:
Volledige gebruikers
Een volledig gebruikersaccount is bedoeld voor werknemers of personeelsleden die toegang hebben tot onze iOS-, Android- of desktoptoepassingen voor geavanceerde functionaliteit, zoals het beheren van gebruikers, het toekennen van machtigingen, het bekijken van logboeken, enzovoort. Een volledige gebruiker wordt uitgenodigd om op een veilige manier een account aan te maken bij Keycafe met behulp van zijn/haar e-mailadres en mobiele nummer. De gebruiker heeft zelf de controle over zijn/haar inloggegevens en de instellingen voor tweefactorauthenticatie binnen zijn/haar account. Wij raden dit type account aan voor zakelijke gebruikers die regelmatig productiviteitssoftware binnen uw bedrijf openen en gebruiken.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Voornaam | De voornaam van de gebruiker. |
| Achternaam | De achternaam van de gebruiker. |
| E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. (VERPLICHT) |
| Uitnodiging versturen | Of de gebruiker een e-mailuitnodiging met instructies voor het accepteren ervan moet ontvangen. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
| Welkomstmail versturen | Of er een welkomstmail moet worden verzonden als de gebruiker al een account heeft op het opgegeven e-mailadres. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
| SmartBox gebruiker | Of de gebruiker moet worden uitgenodigd als een volwaardige gebruiker of als een Smartbox-gebruiker. Moet "true" of "false" zijn. Om een volledige gebruiker aan te maken, gebruik "false". |
| Uitnodigingscommentaar | Mogelijkheid om een persoonlijk bericht toe te voegen aan de e-mail met de uitnodiging voor accountregistratie. |
| Badgecode | Het serienummer van de gebruikersbadge, indien aanwezig. |
| Toegangscode genereren | Of er een toegangscode voor de gebruiker moet worden gegenereerd. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
SmartBox-gebruikers
Een SmartBox-gebruiker is bedoeld voor werknemers of personeelsleden die periodiek sleuteluitwisselingen uitvoeren met behulp van een door u verstrekte toegangscode, maar die geen geavanceerde functionaliteit nodig hebben. Het account wordt onmiddellijk aangemaakt en wordt door u beheerd. Er is geen registratie vereist van de gebruiker. De gebruiker kan zich niet aanmelden bij onze iOS-, Android- of desktopapplicaties en kan geen administratieve functies uitvoeren, zoals het beheren van sleutelmachtigingen. Deze gebruikers kunnen alleen met uw SmartBoxen communiceren om sleutels op te halen en af te leveren met behulp van een toegangscode of badge die u hen verstrekt.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Voornaam | De voornaam van de gebruiker. (VERPLICHT) |
| Achternaam | De achternaam van de gebruiker. (VERPLICHT) |
| E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. |
| Uitnodiging versturen | Uitnodigingsmails kunnen niet naar Smartbox-gebruikers worden verzonden, dit moet "false" zijn. |
| Welkomstmail versturen | Of er een welkomstmail moet worden verzonden als er een e-mailadres is opgegeven. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
| SmartBox gebruiker | Of de gebruiker moet worden uitgenodigd als een volwaardige gebruiker of als een Smartbox-gebruiker. Moet "true" of "false" zijn. Om een SmartBox-gebruiker aan te maken, gebruik "true". |
| Uitnodigingscommentaar | Uitnodigingsmails kunnen niet naar Smartbox-gebruikers worden verzonden, dus dit veld kan leeg worden gelaten. |
| Badgecode | Het serienummer van de gebruikersbadge, indien aanwezig. |
| Toegangscode genereren | Of er een toegangscode voor de gebruiker moet worden gegenereerd. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
Upload uw gebruikers
- Inloggen op Keycafe desktop.
- Selecteer Instellingen.
- Selecteer Importeerten vervolgensImporteert gebruikersuitnodigingen.
- Klik op Kies Bestandom een CSV-bestand op uw computer te selecteren.
- Selecteer Gegevens importeren.
Zodra het importproces is voltooid, wordt uw import toegevoegd aan de wachtrij en worden de gebruikers toegevoegd. U kunt op elk gewenst moment de pagina Importeren bezoeken om uw voortgang te bekijken.
Volledige gebruikers bekijken na uitnodiging
Als u Volledige gebruikers heeft geüpload, ziet u deze onder het filterUitgenodigd op het tabblad Gebruikers. Zodra ze een account hebben aangemaakt bij Keycafe, verschijnen ze onder het filter Alles.
Importfouten
Als het importeren mislukt, kunt u de fout bekijken en de juiste oplossing aanbrengen.
Importbeperkingen
Er zijn ook de volgende beperkingen bij het in bulk uploaden van uw gebruikers:
- U moet uw e-mailadres bevestigen voordat u gebruikers importeert.
- U kunt maximaal 1000 gebruikers per maand importeren als u een betaald abonnement heeft, of 250 per maand als u alleen uw e-mailadres heeft bevestigd.
- Het geïmporteerde CSV-gegevensbestand mag niet groter zijn dan 2 MB.