In dit artikel:
- Voorbeeld importbestand downloaden
- Een CSV-importbestand maken
- Upload uw gebruikers
- Importbeperkingen
Als u een groot aantal werknemers hebt, kan het efficiënter zijn om alle gebruikersuitnodigingen in één keer te maken in plaats van één voor één. Met een bulkupload van gebruikers kunt u dat doen. Met behulp van een CSV-bestand kunt u alle benodigde informatie opgeven om gebruikersuitnodigingen te maken. Vervolgens kunt u deze uploaden naar de Keycafe-app.
Gebruikersuploads op mobiel
Houd er rekening mee dat bulkuploads van gebruikers alleen via de desktop-app kunnen worden uitgevoerd.
Sleutelmachtigingen toewijzen
Momenteel moet u nog steeds sleutelrechten toewijzen aan elke gebruiker nadat deze is geüpload.
Download voorbeeldimportbestand
Download onze CSV-sjabloon om uw gegevens optimaal te ordenen voordat u ze importeert.
Maak een CSV-importbestand
In de volgende tabellen staan de velden die u in het bestand kunt opnemen, afhankelijk van het type gebruiker dat u uitnodigt:
Volledige gebruikers
Een volledig gebruikersaccount is bedoeld voor werknemers of personeelsleden die toegang hebben tot onze iOS-, Android- of desktoptoepassingen voor geavanceerde functionaliteit, zoals het beheren van gebruikers, het toekennen van machtigingen, het bekijken van logboeken, enzovoort. Een volledige gebruiker wordt uitgenodigd om op een veilige manier een account aan te maken bij Keycafe met behulp van zijn/haar e-mailadres en mobiele nummer. De gebruiker heeft zelf de controle over zijn/haar inloggegevens en de instellingen voor tweefactorauthenticatie binnen zijn/haar account. Wij raden dit type account aan voor zakelijke gebruikers die regelmatig productiviteitssoftware binnen uw bedrijf openen en gebruiken.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Voornaam | De voornaam van de gebruiker. |
| Achternaam | De achternaam van de gebruiker. |
| E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. (VEREIST) |
| Verstuur uitnodiging | Of de gebruiker een e-mailuitnodiging moet sturen met instructies over hoe deze te accepteren. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
| Welkomstmail verzenden | Of er een welkomstmail moet worden verzonden als de gebruiker al een account heeft onder het opgegeven e-mailadres. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
| SmartBox-gebruiker | Of de gebruiker moet worden uitgenodigd als volledige gebruiker of als Smartbox-gebruiker. Moet "true" of "false" zijn. Gebruik "false" om een volledige gebruiker aan te maken. |
| Uitnodiging Commentaar | Optie om een aangepast bericht toe te voegen aan de e-mailuitnodiging voor accountregistratie. |
| Badgecode | Het serienummer van de gebruikersbadge van de gebruiker, als deze er een heeft. |
| Toegangscode genereren | Of er een toegangscode voor de gebruiker moet worden gegenereerd. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
SmartBox-gebruikers
Een SmartBox-gebruiker is bedoeld voor werknemers of personeelsleden die periodiek sleuteluitwisselingen uitvoeren met behulp van een door u verstrekte toegangscode, maar die geen geavanceerde functionaliteit nodig hebben. Het account wordt onmiddellijk aangemaakt en wordt door u beheerd. Er is geen registratie vereist van de gebruiker. De gebruiker kan zich niet aanmelden bij onze iOS-, Android- of desktopapplicaties en kan geen administratieve functies uitvoeren, zoals het beheren van sleutelmachtigingen. Deze gebruikers kunnen alleen met uw SmartBoxen communiceren om sleutels op te halen en af te leveren met behulp van een toegangscode of badge die u hen verstrekt.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Voornaam | De voornaam van de gebruiker. (VEREIST) |
| Achternaam | De achternaam van de gebruiker. (VEREIST) |
| E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. |
| Verstuur uitnodiging | Uitnodigingsmails kunnen niet naar Smartbox-gebruikers worden verzonden, dit moet "false" zijn. |
| Welkomstmail verzenden | Of er een welkomstmail moet worden verzonden als er een e-mailadres is opgegeven. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
| SmartBox-gebruiker | Of de gebruiker moet worden uitgenodigd als volledige gebruiker of als Smartbox-gebruiker. Moet "true" of "false" zijn. Gebruik "true" om een SmartBox-gebruiker aan te maken. |
| Uitnodiging Commentaar | Uitnodigingsmails kunnen niet naar Smartbox-gebruikers worden verzonden. Daarom kunt u dit veld leeg laten. |
| Badgecode | Het serienummer van de gebruikersbadge van de gebruiker, als deze er een heeft. |
| Toegangscode genereren | Of er een toegangscode voor de gebruiker moet worden gegenereerd. Moet "waar" of "onwaar" zijn. |
Upload uw gebruikers
- Inloggen op Keycafe desktop.
- Selecteer Instellingen.
- Selecteer Importeerten vervolgensImporteert gebruikersuitnodigingen.
- Klik op Kies Bestandom een CSV-bestand op uw computer te selecteren.
- Selecteer Gegevens importeren.
Zodra het importproces is voltooid, wordt uw import toegevoegd aan de wachtrij en worden de gebruikers toegevoegd. U kunt op elk gewenst moment de pagina Importeren bezoeken om uw voortgang te bekijken.
Volledige gebruikers bekijken na uitnodiging
Als u Volledige gebruikers heeft geüpload, ziet u deze onder het filterUitgenodigd op het tabblad Gebruikers. Zodra ze een account hebben aangemaakt bij Keycafe, verschijnen ze onder het filter Alles.
Importfouten
Als het importeren mislukt, kunt u de fout bekijken en de juiste oplossing aanbrengen.
Importbeperkingen
Er zijn ook de volgende beperkingen bij het in bulk uploaden van uw gebruikers:
- U moet uw e-mailadres bevestigen voordat u gebruikers importeert.
- U kunt maximaal 1000 gebruikers per maand importeren als u een betaald abonnement heeft, of 250 per maand als u alleen uw e-mailadres heeft bevestigd.
- Het geïmporteerde CSV-gegevensbestand mag niet groter zijn dan 2 MB.