In dit artikel:
- Wat is een gebruiker
- Gebruikerstypen
- Inzicht in machtigingsrollen
- Machtigingsrollen voor sleutels/sleutelgroepen
- Machtigingsrollen voor locaties
Wat is een gebruiker?
Een gebruiker in het Keycafe-systeem is eenvoudigweg een individu dat toegangs- of beheerrechten krijgt en wordt geregistreerd wanneer hij of zij een sleutel ophaalt of aflevert. Elke gebruiker heeft één of meerdere unieke toegangscodes, afhankelijk van de instellingen en machtigingen die zijn ingesteld door de sleuteleigenaren en accountbeheerders.
Voor alle typen gebruikers kan door de beheerder van een organisatie een toegangscode worden ingeschakeld om toegang te krijgen tot sleutels die eigendom zijn van die organisatie. Bent u een werknemer van een bedrijf dat Keycafe gebruikt en gebruikt u Keycafe nergens anders, dan hebt u alleen de toegangscode nodig. Alleen voor volledige gebruikers: hun telefoonnummer en een willekeurig gegenereerde Global SmartBox-code kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot alle sleutels waarvoor ze toestemming hebben gekregen, ongeacht de organisatie of locatie.
Gebruikerstypen
Er zijn twee soorten gebruikers in het Keycafe-systeem. U kunt een combinatie van beide typen gebruiken, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie en de workflow.
Volledige gebruiker
Een volledige gebruiker is bedoeld voor medewerkers die toegang hebben tot onze iOS-, Android- of desktoptoepassingen voor geavanceerde functionaliteit, zoals het beheren van gebruikers, het toekennen van machtigingen, het bekijken van logboeken, enzovoort. Een volledige gebruiker wordt uitgenodigd om op een beveiligde manier een account te registreren bij Keycafe met behulp van zijn of haar e-mailadres. De gebruiker bepaalt zelf welke inloggegevens hij of zij gebruikt en welke twee-factor-authenticatie-instellingen hij of zij binnen zijn of haar account gebruikt. Wij raden dit type account aan voor zakelijke gebruikers die regelmatig productiviteitssoftware binnen uw bedrijf gebruiken.
SmartBox gebruiker
Een SmartBox-gebruiker is bedoeld voor werknemers of personeelsleden die periodiek sleutels uitwisselen met behulp van een toegangscode die u hen verstrekt, maar waarvoor geen geavanceerde functionaliteit vereist is. De gebruiker wordt onmiddellijk aangemaakt en wordt door u (de beheerder van het bedrijf) beheerd. De gebruiker hoeft zich niet te registreren. De gebruiker kan niet inloggen op onze iOS-, Android- of desktopapplicaties en kan geen administratieve functies uitvoeren, zoals het beheren van sleutelrechten. Deze gebruikers kunnen alleen met uw SmartBoxen communiceren om sleutels op te halen en af te geven met behulp van een toegangscode of badge die u hen verstrekt (de machtigingsrol Continue toegang ).
Gebruikersbadges voor SmartBox-gebruikers
Net als volledige gebruikers kunnen er aan SmartBox-gebruikers gebruikersbadgesworden toegewezen.
Inzicht in machtigingsrollen
Machtigingsrollen bepalen wat een gebruiker met een sleutel, een groep sleutels of een locatie kan doen. Ze worden vaak gebruikt om onderscheid te maken tussen rechten voor managers, medewerkers en ondersteuning.
Machtigingsrollen voor sleutels/sleutelgroepen
Toetsen/Toetsengroepen |
||||
| Toestemmingsrol | Reservering Toegang | Continue toegang | Co-admin | Organisatiebeheerder |
| Bekijk belangrijke details/geschiedenis | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Sleutels ophalen met reservering | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Sleutels ophalen zonder reservering | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Veldwisselingen uitvoeren | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Bekijk belangrijke boekingen/reserveringen | ✔️ | - | ✔️ | ✔️ |
| Sleutelmachtigingen toevoegen/bewerken | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Bekijk sleutelgebruikgeschiedenis | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Bewerk sleuteldetails | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Boekingen maken/bewerken | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Ontvang meldingen over het ophalen en inleveren van sleutels | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Nieuwe sleutels/sleutelgroepen maken | - | - | - | ✔️ |
| Beheer sleutelcodes | - | - | - | ✔️ |
| Programmeerbare waarschuwingen bekijken/bewerken | - | - | - | ✔️ |
| Sleutelgroepen bekijken/bewerken/maken | - | - | - | ✔️ |
Alleen bekijken (niet meer leverbaar)
Stopgezette rol
*Vanaf 6 mei 2025 is de machtiging 'Alleen weergeven' voor sleutels en sleutelgroepen stopgezet. Bestaande gebruikers met deze machtiging blijven ongewijzigd, maar in nieuwe sleutel- en sleutelgroepmachtigingen wordt deze optie niet meer weergegeven.
De gebruiker kan alle informatie over de sleutel, de geschiedenis, de toegangen van gebruikers en de boekingen die met de sleutel te maken hebben, bekijken en vinden. Zij kunnen de sleutel niet ophalen en de sleutelcode niet bekijken. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeel dat op afstand ondersteuning biedt.
Reservering Toegang
Business Pro-machtigingsrol
Reserveringstoegang is een machtigingsrol die alleen beschikbaar is voor organisaties met het Business Pro-abonnement.
De gebruiker kan zelf tijdslots reserveren voor de sleutel en de sleutel ophalen en inleveren met behulp van de toegangscode of de boekingscode voor de reservering. Buiten de reserveringen hebben ze geen toegang tot de sleutel. Ze kunnen de activiteitengeschiedenis, boekingen en details van de sleutel bekijken. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeelsleden die sleutels delen met andere personeelsleden en die geen overlappend sleutelgebruik willen, zoals bestuurders van poolvoertuigen.
Continue toegang
Voorheen bekend als Exchange Only
Op 6 mei 2025 is de machtigingsrol Alleen Exchange hernoemd naar Continue toegang. De functionaliteit blijft hetzelfde.
De gebruiker kan de sleutel ophalen en afleveren met behulp van de toegangscode of de Keycafe-app. Ook kan hij de activiteitengeschiedenis en details van de sleutel bekijken. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor eindgebruikers die regelmatig de sleutel ophalen en afleveren.
Administrator
De gebruiker heeft alle mogelijkheden van Continue toegang en kan daarnaast boekingen maken en beheren, de sleutelgegevens bewerken, meldingen ontvangen over het ophalen/inleveren van de sleutel en de sleutelcode bekijken en beheren. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeel dat volledig toezicht op de sleutel moet hebben.
Zie Co-beheerders versus organisatiebeheerders voor sleutels/sleutelgroepen.
Machtigingsrollen voor locaties
Locaties |
|||
| Toestemmingsrol | Alleen bekijken | Co-admin | Organisatiebeheerder |
| Bekijk basislocatiegegevens | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Bekijk activiteitengeschiedenis | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Bekijk de inventaris van de sleutelbak | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Bewerk sleutelbakinventaris | - | ✔️ | ✔️ |
| Open individuele bakken | - | ✔️ | ✔️ |
| Open alle sleutelvakken | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBoxes opnieuw opstarten | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBoxen demonteren | - | ✔️ | ✔️ |
| Bekijk offline open codes | - | ✔️ | ✔️ |
| Bins inschakelen/beschermen/uitschakelen | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBoxen koppelen/ontkoppelen van locaties | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBox/Locatiegegevens bewerken | - | ✔️ | ✔️ |
| Aanpassing in-/uitschakelen/bewerken | - | ✔️ | ✔️ |
| Bekijk video-opnames van sleuteluitwisseling | - | ✔️ | ✔️ |
| Toegestane gebruikers bekijken/bewerken/toevoegen | - | - |
✔️ |
Alleen bekijken
De gebruiker kan de basisgegevens (adres, telefoonnummer, openingstijden, SmartBox-serienummers) en de activiteitengeschiedenis van de locatie bekijken, evenals de inventaris van alle SmartBoxen op de locatie. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeel dat op afstand ondersteuning biedt.
Administrator
De gebruiker heeft alle mogelijkheden onder Alleen weergeven en kan daarnaast ook probleemoplossingstaken uitvoeren, zoals het op afstand openen van bakken en het demonteren van de SmartBox. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeel dat volledig toezicht op de locatie moet hebben.
Zie Co-beheerders versus organisatiebeheerders voor locaties.