Gebruikerstypen en machtigingsrollen

Wat is een gebruiker?

Een gebruiker in het Keycafe-systeem is simpelweg een individu aan wie toegangs- of beheerdersrechten zijn verleend en die wordt geregistreerd bij het ophalen of inleveren van een sleutel. Elke gebruiker heeft een of meerdere unieke toegangscodes, afhankelijk van de instellingen en rechten die zijn ingesteld door sleuteleigenaren en organisatiebeheerders.

Voor alle gebruikerstypen kan een toegangscode worden ingeschakeld door de beheerder van een organisatie om toegang te krijgen tot sleutels die eigendom zijn van die organisatie. Als u een werknemer bent van een bedrijf dat Keycafe gebruikt en u Keycafe nergens anders gebruikt, heeft u alleen de toegangscode nodig. Alleen voor volledige gebruikers kunnen hun telefoonnummer en een willekeurig gegenereerde Global SmartBox Code worden gebruikt om toegang te krijgen tot alle sleutels waarvoor ze toestemming hebben gekregen, ongeacht de organisatie of locatie. 

Gebruikerstypen

Er zijn twee typen gebruikers in het Keycafe-systeem. U kunt een combinatie van beide typen gebruiken, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie en workflow.

Volledige gebruiker

Een volledige gebruiker is bedoeld voor werknemers of personeel die toegang nodig hebben tot onze iOS-, Android- of desktopapplicaties voor geavanceerde functionaliteit, zoals het beheren van gebruikers, het toewijzen van sleutelrechten, het bekijken van logboeken, enz. Een volledige gebruiker wordt uitgenodigd om zich via diens e-mailadres veilig te registreren voor een Keycafe-account. De gebruiker heeft binnen het eigen account beheer over de eigen inloggegevens en instellingen voor tweeledige verificatie. We raden dit type account aan voor zakelijke gebruikers die regelmatig productiviteitssoftware binnen uw bedrijf gebruiken.

SmartBox-gebruiker

Een SmartBox-gebruiker is bedoeld voor werknemers of personeel die periodiek sleutels overdragen met een toegangscode die u hen verstrekt, maar geen geavanceerde functionaliteit nodig hebben. De gebruiker wordt direct aangemaakt, door u (de beheerder van de organisatie) beheerd en er is geen registratie door de gebruiker vereist. De gebruiker kan niet inloggen op onze iOS-, Android- of desktopapplicaties en kan geen beheerfuncties uitvoeren, zoals het beheren van sleutelrechten. Deze gebruikers kunnen alleen interactie hebben met uw SmartBoxes om sleutels op te halen en in te leveren met behulp van een toegangscode of badge die u hen verstrekt (de toestemmingsrol Continue toegang).

Toestemmingsrollen begrijpen

Toestemmingsrollen bepalen wat een gebruiker kan doen met een sleutel, sleutelgroep of locatie. Ze worden vaak gebruikt om onderscheid te maken tussen de rechten van managers, personeel en support. 

Toestemmingsrollen voor sleutels/sleutelgroepen

Alleen-lezen (stopgezet)

De gebruiker kan alle informatie over de sleutel, de geschiedenis, gebruikerstoegangen en boekingen met betrekking tot de sleutel inzien en opzoeken. Ze kunnen de sleutel niet ophalen of de bijbehorende sleutelcode bekijken. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor supportmedewerkers op afstand.

Reserveringstoegang

De gebruiker kan zelf tijdvakken voor de sleutel reserveren en de sleutel ophalen en inleveren met behulp van diens toegangscode of de boekingscode van de reservering. Buiten reserveringen om hebben ze geen toegang tot de sleutel. Ze kunnen de activiteitengeschiedenis, boekingen en details van de sleutel inzien. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor medewerkers die sleutels delen met ander personeel en waarbij sleutelgebruik elkaar niet mag overlappen, zoals bestuurders van poolvoertuigen.

Continue toegang

De gebruiker kan de sleutel ophalen en inleveren met behulp van diens toegangscode of de Keycafe-app en de details van de sleutel inzien. Ze kunnen ook de 2 meest recente sleuteloverdrachten bekijken. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor eindgebruikers/medewerkers die regelmatig de sleutel ophalen en inleveren.

Manager

De gebruiker beschikt over alle mogelijkheden onder Continue toegang en kan daarnaast boekingen aanmaken en beheren, de gegevens van de sleutel bewerken, meldingen voor ophalen/inleveren van sleutels ontvangen en de bijbehorende sleutelcode bekijken en beheren. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeel waarvan u wilt dat zij het volledige overzicht over de sleutel hebben.

Toestemmingsrollen voor locaties

Alleen-lezen

De gebruiker kan de basisinformatie (adres, telefoonnummer, openingstijden, serienummers van SmartBoxes) en activiteitengeschiedenis van de locatie bekijken, evenals de vakinventaris van alle SmartBoxes op de locatie. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor supportmedewerkers op afstand.

Manager

De gebruiker beschikt over alle mogelijkheden onder Alleen-lezen en kan daarnaast probleemoplossende taken uitvoeren, zoals op afstand vakken openen en de SmartBox demonteren. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeel waarvan u wilt dat zij het volledige overzicht over de locatie hebben.