Sleutelgroepen

Wat zijn sleutelgroepen?

Het kan voorkomen dat u een groep verschillende sleutels met bepaalde personen wilt delen en een andere groep sleutels met anderen. Met de functie Groepen kunt u een subset van sleutels in uw account aanmaken en die subset delen alsof het één sleutel is. Standaard bevinden alle sleutels die u aanmaakt zich in de hoofdgroep genaamd Alle sleutels. Met deze groep kunt u eenvoudig al uw sleutels delen met gebruikers naar keuze. 

Een sleutelgroep instellen

1. Log in op www.keycafe.com

2. Selecteer Groepen in de menu-opties

3. Selecteer de knop + Toevoegen linksboven en kies vervolgens "Groep" in het vervolgkeuzemenu

4. Geef de groep een naam en een beschrijving, zorg dat de optie Sleutelgroep is geselecteerd en selecteer "groep toevoegen"

Sleutels aan een groep toevoegen

1. Log in op www.keycafe.com.

2. Selecteer Groepen in de menu-opties.

3. Selecteer de naam van de groep waaraan u sleutels wilt toevoegen.

4. Selecteer Sleutel toevoegen.

5. Zoek een sleutel in de lijst of zoek naar sleutelnamen die u aan deze groep wilt toevoegen.

6. Selecteer in het zoek-vervolgkeuzemenu de naam van de sleutels die u wilt toevoegen.

Gebruikers aan een sleutelgroep toevoegen

1. Log in op www.keycafe.com.

2. Selecteer Groepen in de menu-opties.

3. Selecteer de naam van de groep waaraan u een gebruiker wilt toevoegen.

4. Selecteer Toestemming toevoegen.

5. Voer de gebruikersnaam of het e-mailadres in van de gebruiker met wie u deze groep sleutels wilt delen.

6. Selecteer de Toestemmingsrol voor die gebruiker:

   1. Reserveringstoegang: De gebruiker kan zelf tijdsloten voor de sleutels reserveren en de sleutels ophalen en inleveren met behulp van diens toegangscode of de boekingscode van de reservering. Buiten reserveringen om heeft de gebruiker geen toegang tot de sleutels. Deze kan de activiteitsgeschiedenis, boekingen en details van de sleutels bekijken. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor medewerkers die sleutels delen met andere personeelsleden en geen overlappend sleutelgebruik mogen hebben, zoals bestuurders van poolvoertuigen.

   2. Doorlopende toegang: De gebruiker kan de sleutels ophalen en inleveren met behulp van diens toegangscode of de Keycafe-app en de activiteitsgeschiedenis en details van de sleutels bekijken. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor eindgebruikers die regelmatig sleutels ophalen en inleveren.

   3. Beheerder: De gebruiker beschikt over alle mogelijkheden van Doorlopende toegang en kan daarnaast boekingen aanmaken en beheren, sleutelinformatie bewerken en sleutelcodes inzien en beheren. Dit toestemmingsniveau is geschikt voor personeel dat u volledig overzicht over de sleutel wilt geven.

Toestemmingen van gebruikers wijzigen

1. Selecteer Groepen in de menu-opties.

2. Selecteer de naam van de groep waarvan u de toestemming van een gebruiker wilt bewerken.

3. Selecteer Toegestane gebruikers.

4. Selecteer naast de naam van de gebruiker het potloodpictogram en wijzig het toestemmingsniveau - (zie Toestemmingsrollen)

Een gebruiker uit een sleutelgroep verwijderen

1. Log in op www.keycafe.com.

2. Selecteer Groepen in de menu-opties.

3. Selecteer de naam van de groep waarvan u de toestemming van een gebruiker wilt bewerken.

4. Selecteer Toegestane gebruikers.

5. Selecteer naast de naam van de gebruiker het prullenbakpictogram. Gebruikers die uit de groep worden verwijderd, hebben geen toegang meer tot sleutels in de groep. 

Sleutels uit een sleutelgroep verwijderen

1. Log in op www.keycafe.com.

2. Selecteer Groepen in de menu-opties.

3. Selecteer de naam van de groep waaruit u een sleutel wilt verwijderen.

4. Selecteer Sleutels.

5. Selecteer naast de naam van de sleutel het prullenbakpictogram. Na verwijdering heeft geen enkele gebruiker in deze groep meer toegang tot deze sleutel, maar de sleutel zelf wordt niet uit het account verwijderd.

De naam van een sleutelgroep wijzigen

1. Log in op www.keycafe.com.

2. Selecteer Groepen in de menu-opties.

3. Selecteer de naam van de groep waaruit u een sleutel wilt verwijderen.

4. Selecteer Over groep.

5. Selecteer Bewerken. Wijzig de naam en selecteer Opslaan.

Een sleutelgroep verwijderen

1. Log in op www.keycafe.com.

2. Selecteer Groepen in de menu-opties.

3. Selecteer de naam van de groep waaruit u een sleutel wilt verwijderen.

4. Selecteer Over groep.

5. Selecteer Bewerken.

6. Selecteer Groep verwijderen. Hiermee verwijdert u de groep en de toegang van alle groepsgebruikers tot sleutels in de groep definitief, maar de gebruikersaccounts en de sleutels zelf worden niet verwijderd.