Gebruikers toevoegen, beheren en verwijderen

In dit artikel:

• Een volledige gebruiker toevoegen
• Een SmartBox-gebruiker toevoegen
• Gebruikers uploaden in bulk
• Bewerkings- of weergavemachtigingen van een gebruiker
• Een gebruiker verwijderen of wissen

Voeg een volledige gebruiker toe

1. Selecteer + Voeg toe → Gebruiker →Volledige gebruiker.
2. Voer een Naam in voor de gebruiker.
3. Voer een e-mailadres in om de gebruiker uit te nodigen een account te registreren.
4. Als u dat wilt, kunt u een opmerking invoeren die samen met de uitnodiging naar de gebruiker wordt verzonden.
5. U kunt een aangepaste Toegangscodeinvoeren, deze uitschakelen door de knop om te zetten, of de code willekeurig maken door de schakelaar in en uit te schakelen.
6. Voer een Machtiging in voor de gebruiker. Dit kan een sleutel, sleutelgroep of locatie zijn.
7. Voer een Machtigingsrol in voor de gebruiker.
8. Als u een gebruikersbadge aan deze gebruiker wilt toewijzen, voert u het serienummer in van een ongebruikte stickerbadge of sleutelhanger.
9. Welkomstmail verzenden verzendt automatisch een e-mail naar de gebruiker zodra deze de registratie heeft voltooid. Deze e-mail bevat de toegangscode en een aantal handige tips en links over hoe u aan de slag kunt met het Keycafe-systeem. Wij raden u aan deze optie ingeschakeld te laten.
10. Selecteer Gebruiker toevoegen.

Voeg een SmartBox-gebruiker toe

1. Selecteer + Voeg toe → Gebruiker →SmartBox Gebruiker.
2. Voer de voor- en achternaam van de gebruiker in.
3. Als u wilt, voert u een e-mailadres voor contact in. Dit wordt alleen gebruikt voor programmeerbare waarschuwingen en voor het verzenden van de welkomstmail in stap 10.
4. U kunt een aangepaste Toegangscodeinvoeren, deze uitschakelen door op de knop te drukken, of de code willekeurig maken door de schakelaar in en uit te schakelen.
5. Voer een Toestemming in voor de gebruiker - dit kan een sleutel, een sleutelgroep of alle sleutels zijn. Houd er rekening mee dat dit de Exchange Only machtiging is.
6. Als u een gebruikersbadge aan deze gebruiker wilt toewijzen, voert u het serienummer van een ongebruikte stickerbadge of sleutelhanger in.
7. Welkomst-e-mail verzenden stuurt automatisch een e-mail naar de gebruiker zodra de registratie is voltooid, met daarin de toegangscode en enkele nuttige tips en links over hoe u het Keycafe-systeem kunt gaan gebruiken. Wij raden u aan deze optie ingeschakeld te laten.
8. Selecteer Gebruiker toevoegen.

Gebruikers uploaden in bulk

Als u een groot aantal gebruikers wilt toevoegen, kunt u een bulkupload uitvoeren met een csv-bestand. Zie Bulkgebruikersuploads voor instructies.

Machtigingen van een gebruiker bewerken of bekijken

1. Selecteer Gebruikers → de Gebruiker die u wilt bewerken of bekijken.
2. U kunt nu het volgende doen:

• Bekijk welke sleutels de gebruiker momenteel heeft uitgecheckt
• Bekijk/bewerk voor welke sleutels en locaties de gebruiker rechten heeft
• Bekijk de sleutelophaal- en aflevergeschiedenis van de gebruiker
• Contactgegevens van gebruikers, toegangscode en gebruikersbadge info bekijken/bewerken

Een gebruiker verwijderen of wissen

Er zijn drie opties om een gebruiker te verwijderen:

1. Als u een gebruiker verwijdert, worden deze en alle bijbehorende rechten uit de organisatie verwijderd. Het account wordt echter niet uitgeschakeld.
2. Door een gebruiker te verwijderen, worden deze niet alleen uit de organisatie verwijderd en worden alle bijbehorende machtigingen verwijderd. Ook wordt het account van de gebruiker permanent uitgeschakeld en worden alle gegevens van de gebruiker anoniem gemaakt in overeenstemming met de AVG-regelgeving. Dit is permanent en kan niet ongedaan gemaakt worden. Kies tussen direct en een vertraging van 30 dagen.
3. Archiveren Een gebruiker verwijdert de persoon uit de organisatie en alle bijbehorende rechten. Ook wordt het account uitgeschakeld. Hun gegevens zijn echter niet geanonimiseerd.

Bepaalde voorwaarden zorgen ervoor dat een gebruiker niet kan worden verwijderd:

• de gebruiker maakt deel uit van een andere organisatie met sleutels
• de gebruiker gebruikt Keycafe Public actief voor persoonlijke sleuteluitwisseling

1. Selecteer Gebruikers → de gebruiker die u wilt verwijderen of wissen →Over gebruiker → Bewerken.
2. SelecteerGebruiker verwijderen →Verwijderen ofGebruiker wissen →Verwijderen.