Een volledige gebruiker toevoegen
Selecteer + Toevoegen → Gebruiker → Volledige gebruiker.
Voer een naam in voor de gebruiker.
Voer een e-mailadres in om de gebruiker uit te nodigen een account te registreren.
Als u wilt, kunt u een opmerking invoeren die samen met de uitnodiging naar de gebruiker wordt verzonden.
U kunt een aangepaste toegangscode invoeren, deze uitschakelen met de schakelaar, of een willekeurige code genereren door de schakelaar uit en weer in te schakelen.
Voer een machtiging in voor de gebruiker – dit kan een sleutel, sleutelgroep of locatie zijn.
Voer een machtigingsrol in voor de gebruiker.
Als u een gebruikersbadge aan deze gebruiker wilt toewijzen, voert u het serienummer van een ongebruikte stickerbadge of sleutelhanger in.
Welkomst-e-mail verzenden stuurt automatisch een e-mail naar de gebruiker zodra deze de registratie heeft voltooid, met daarin de toegangscode en enkele handige tips en links over het gebruik van het Keycafe-systeem. We raden aan om deze optie ingeschakeld te laten.
Selecteer Gebruiker toevoegen.
Volledige gebruikers bekijken na uitnodiging
Nadat u een volledige gebruiker heeft aangemaakt, ziet u deze onder de filter Uitgenodigd op het tabblad Gebruikers. Zodra de gebruiker een account bij Keycafe heeft aangemaakt, verschijnt deze onder de filter Alles.
Een SmartBox-gebruiker toevoegen
Selecteer + Toevoegen → Gebruiker → SmartBox-gebruiker.
Voer de voor- en achternaam van de gebruiker in.
Als u wilt, kunt u een e-mailadres voor contact invoeren. Dit wordt alleen gebruikt voor programmeerbare meldingen en om de welkomst-e-mail in stap 10 te verzenden.
U kunt een aangepaste toegangscode invoeren, deze uitschakelen met de schakelaar, of een willekeurige code genereren door de schakelaar uit en weer in te schakelen.
Voer een machtiging in voor de gebruiker – dit kan een sleutel, sleutelgroep of alle sleutels zijn. Let op: dit is de machtiging Alleen uitwisselen.
Als u een gebruikersbadge aan deze gebruiker wilt toewijzen, voert u het serienummer van een ongebruikte stickerbadge of sleutelhanger in.
Welkomst-e-mail verzenden stuurt automatisch een e-mail naar de gebruiker zodra deze de registratie heeft voltooid, met daarin de toegangscode en enkele handige tips en links over het gebruik van het Keycafe-systeem. We raden aan om deze optie ingeschakeld te laten.
Selecteer Gebruiker toevoegen.
Bulk-upload van gebruikers
Als u een groot aantal gebruikers wilt toevoegen, kunt u een bulk-upload uitvoeren met een csv-bestand. Zie Bulk-upload van gebruikers voor instructies.
Machtigingen van een gebruiker bewerken of bekijken
Selecteer Gebruikers → de gebruiker die u wilt bewerken of bekijken.
U kunt nu het volgende doen:
Bekijken welke sleutels de gebruiker momenteel heeft uitgecheckt
Bekijken/bewerken voor welke sleutels en locaties de gebruiker machtigingen heeft
De ophaal- en inlevergeschiedenis van sleutels van de gebruiker bekijken
Contactgegevens, toegangscode en gebruikersbadge-informatie van de gebruiker bekijken/bewerken
Een gebruiker verwijderen of wissen
Inactieve gebruikers
Gebruikers die 365 dagen inactief zijn geweest (niet zijn ingelogd), worden automatisch ingepland om over 30 dagen te worden gewist.
Er zijn drie opties om een gebruiker te verwijderen:
Verwijderen van een gebruiker verwijdert deze uit de organisatie en trekt alle bijbehorende machtigingen in, maar schakelt het account niet uit.
Wissen van een gebruiker verwijdert deze niet alleen uit de organisatie en alle bijbehorende machtigingen, maar schakelt het account ook permanent uit en anonimiseert alle gegevens van de gebruiker in overeenstemming met de AVG (GDPR). Dit is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Kies tussen direct wissen of met een vertraging van 30 dagen.
Archiveren van een gebruiker verwijdert deze uit de organisatie en alle bijbehorende machtigingen, en schakelt ook het account uit. De gegevens worden echter niet geanonimiseerd.
Bepaalde omstandigheden verhinderen dat een gebruiker kan worden verwijderd:
de gebruiker maakt deel uit van een andere organisatie met sleutels
de gebruiker maakt actief gebruik van Keycafe Public voor persoonlijke sleuteloverdrachten
Selecteer Gebruikers → de gebruiker die u wilt verwijderen of wissen → Over gebruiker → Bewerken.
Selecteer Gebruiker verwijderen → Verwijderen of Gebruiker wissen → Wissen.
Een telefoonnummer opnieuw gebruiken
Als u een gebruiker moet verwijderen en een nieuwe gebruiker wilt aanmaken met hetzelfde telefoonnummer, selecteert u Onmiddellijk wissen.