Over Keycafe fobs en waarom we ze gebruiken
Het Keycafe-systeem vereist dat elke sleutelbos wordt gescand tijdens het inleveren, behalve wanneer er gebruik wordt gemaakt van sleutelcodes. Dit zorgt ervoor dat Keycafe weet wie en welke sleutelbos er wordt ingeleverd, en nauwkeurig logs van alle sleuteloverdrachten kan bijhouden en beheren. Keycafe fobs bevatten een unieke identifier die bij de SmartBoxes wordt gescand met behulp van NFC-technologie. Het instellen van een fob is vereist voor elke sleutel (tenzij u sleutelcodes gebruikt) en koppelt uw fysieke sleutel aan een Keycafe tracking-fob, en aan de digitale weergave van de sleutel in uw account.
Een fob aan een sleutel koppelen
Als u een klein aantal sleutels heeft, kunt u fobs aan elke sleutel afzonderlijk koppelen.
Maak een sleutel aan in uw account voor elke sleutel die u gaat instellen.
Selecteer sleutels in uw accountdashboard en zoek de sleutel waaraan u een fob wilt koppelen.
Selecteer Sleutel instellen met fob.
Selecteer Geavanceerde instellingsopties weergeven.
Voer het serienummer van een ongebruikte fob in.
Selecteer Koppelen.
Herhaal dit proces voor al uw sleutels.
Bulk-uploads van sleutels
Als u een groot aantal sleutels heeft, kunt u ze snel uploaden met een .csv-bestand met al uw sleutelnamen om het proces te vereenvoudigen. Zie Bulk-uploads van sleutels voor meer informatie.
Iemand anders uitnodigen om een fob aan een sleutel te koppelen
Als u een medewerker of klant wilt uitnodigen om een sleutel met een fob in te stellen bij de SmartBox zonder hen beheerdersrechten te geven, kunt u de functie Sleutelconfiguratie uitnodigen gebruiken. Dit maakt een boeking aan voor de gebruiker en geeft hen een code waarmee ze de sleutel met een fob kunnen instellen.
Een opmerking over de functie Sleutelconfiguratie uitnodigen
De gebruiker die u uitnodigt om de sleutel in te stellen, hoeft geen Keycafe-account te hebben, en uw SmartBox moet beschikken over een fob-vak met ten minste één ongebruikte fob beschikbaar.
Maak een sleutel aan in uw account.
Selecteer sleutels in uw accountdashboard en zoek de sleutel waaraan u een fob wilt koppelen.
Selecteer Sleutel instellen met fob.
Selecteer Geavanceerde instellingsopties weergeven.
Onder Sleutelconfiguratie uitnodigen, selecteer Aanmaken.
Selecteer de locatie waar u wilt dat de gebruiker de sleutel instelt.
Voer de naam van de gebruiker in.
Selecteer of u de gebruiker wilt informeren via e-mail of sms, en voer vervolgens hun e-mailadres of telefoonnummer in. Zorg ervoor dat het landnummer van het telefoonnummer correct is.
Selecteer de start- en einddatum/-tijd. Dit is het tijdsbestek waarin de gebruiker de sleutel kan instellen, ophalen en inleveren.
Zodra u klaar bent en heeft gecontroleerd of alle gegevens juist zijn, selecteert u Toevoegen.
De gebruiker kan nu naar de SmartBox gaan en de sleutel instellen. Zie Sleutels instellen met een Keycafe fob via de SmartBox voor meer informatie.
Het serienummer van de fob bekijken/bewerken
U kunt in uw account controleren of uw sleutels zijn gekoppeld aan een fob en de identiteit van die fob bekijken. Zie Sleutelbeheer voor gedetailleerde instructies.
Hoeveel items aan één sleutelhanger?
Vanwege de beperkte ruimte in de SmartBox-vakken verzoeken wij u maximaal drie sleutels aan een Keycafe fob te bevestigen. Wij kunnen uw sleutelbos mogelijk niet opbergen als deze te groot is.
Vastlopende vakdeurtjes
Houd er rekening mee dat een te grote sleutelbos ertoe kan leiden dat de vakdeurtjes vast komen te zitten. Dit kan voorkomen dat uw personeel of bezoekers sleutels kunnen ophalen. Registreer twee fobs en berg sleutels apart op als de sleutelbos te groot is voor een SmartBox-vak.
Een nieuwe fob nodig? De Keycafe fob ontkoppelen en wijzigen
Als u een fob van een sleutelbos verliest of uw sleutelbos kwijt is, kunt u een nieuwe Keycafe fob bevestigen en de bestaande toegangsrechten en geschiedenis behouden.
Selecteer Sleutels
Selecteer de sleutel met de verloren fob.
Selecteer Over sleutel.
Selecteer de knop Bewerken .
Selecteer Fob-serienr..
Selecteer de knop Ontkoppelen .
Selecteer de knop Opslaan om uw wijzigingen te bevestigen.
Volg de stappen om een nieuwe fob te koppelen.
Als u al een nieuwe Keycafe fob heeft aangeschaft, kunt u uw sleutels direct aan de nieuwe fob koppelen door het nieuwe serienummer in te voeren in het veld Fob-serienr. volgens dezelfde stappen hierboven in dit artikel.
Verloren sleutels
Dankzij de fob blijven uw sleutels anoniem, zodat er bij verlies geen identificerende gegevens op de sleutels zelf staan.
Gevonden voorwerpen
We hebben veel mooie verhalen van klanten die hun verloren sleutels weer hebben teruggekregen. Ons vertrouwen in de mensheid is groter dan ooit, aangezien veel mensen die sleutels op straat vinden contact opnemen met Keycafe, waardoor we kunnen helpen om sleutels met een Keycafe fob weer bij de eigenaar terug te brengen.
Als u er zeker van bent dat een sleutelbos definitief verloren is, volgt u dezelfde stappen als voor een verloren fob om die sleutelbos te vervangen door nieuwe sleutels en zo de toegangsrechten en geschiedenis te behouden.
Ga voor meer informatie naar Sleutelbeheer.