Een organisatiebeheerder of manager toevoegen

Organisatie-admins vs. managers

Admins zijn gebruikers die u vertrouwt om uw Keycafe-systeem te beheren. Er zijn drie niveaus van beheerdersrechten:

1. Eigenaar-admin - De eigenaar van de organisatie en de eerste admin, die volledige toegangs- en beheerrechten heeft. Er is er slechts één per organisatie.

2. Organisatie-admin - Deze kan de gehele organisatie en alle entiteiten daarbinnen volledig beheren, met uitzondering van de factuurgegevens.

3. Manager - Deze kan één enkele entiteit beheren, zoals een sleutel, sleutelgroep of locatie.

Een admin toevoegen voor een organisatie

Als u een admin toevoegt aan een organisatie, kan deze de sleutels, gebruikers, groepen en locaties van de organisatie volledig beheren. Dit omvat ook het beheren van andere admins van de organisatie. De enige beperking ten opzichte van de eigenaar van de organisatie zijn instellingen met betrekking tot het account en de facturering.

1. Log in op Keycafe desktop of op mobiel.

2. Selecteer Gebruikers.

3. Selecteer de naam van de gebruiker aan wie u beheerderstoegang wilt verlenen.

4. Selecteer Organisatiemachtiging.

5. Selecteer Machtiging toevoegen.

Een manager toevoegen voor een locatie

Door een manager aan een locatie toe te voegen, kan deze alle aan de locatie gekoppelde SmartBoxes beheren. Dit omvat:

• De voorraad van sleutelvakken bekijken en beheren

• De geschiedenis van het ophalen en inleveren van sleutels bekijken

• Expansion SmartBoxes toevoegen/verwijderen

• Probleemoplossing

De enige beperking vergeleken met organisatie-admins is de mogelijkheid om andere managers toe te voegen aan of te verwijderen van de locatie. Zie Locaties voor meer informatie.

Let op: dit is een aparte instelling van de sleutelmachtigingen. Als u wilt dat deze locatiemanager ook toegang heeft tot alle sleutels in de organisatie, voeg dan de machtiging Alle sleutels toe aan de gebruiker.

1. Log in op Keycafe desktop of op mobiel.

2. Selecteer Gebruikers.

3. Selecteer de naam van de gebruiker aan wie u managertoegang wilt verlenen.

4. Selecteer Machtiging toevoegen.

5. Voer de naam van de locatie in waarvoor u managertoegang wilt verlenen en selecteer deze in het vervolgkeuzemenu.

6. Selecteer Manager als de Machtigingsrol.

7. Selecteer Toevoegen.

8. Als u meerdere locaties hebt en wilt dat de gebruiker deze allemaal beheert, herhaalt u deze stappen voor elke locatie.

Een manager toevoegen voor een sleutelgroep

Door een manager aan een sleutelgroep toe te voegen, kan deze alle sleutels binnen die sleutelgroep beheren, maar niet de groep zelf. Dit omvat:

• Het bewerken van de gegevens van sleutels in de groep, zoals de naam, beschrijving, sleutelcode, machtigingen en het serienummer van de sleutelhanger

• Het aanmaken/verwijderen/bewerken van boekingen voor sleutels in de groep

Zie Sleutelgroepen voor meer informatie.

1. Log in op Keycafe desktop of op mobiel.

2. Selecteer Gebruikers.

3. Selecteer de naam van de gebruiker aan wie u managertoegang wilt verlenen.

4. Selecteer Machtiging toevoegen.

5. Voer de naam van de sleutelgroep in waarvoor u managertoegang wilt verlenen en selecteer deze in het vervolgkeuzemenu.

6. Selecteer Manager als de Machtigingsrol.

7. Selecteer Toevoegen.

8. Als u meerdere sleutelgroepen hebt en wilt dat de gebruiker deze allemaal beheert, herhaalt u deze stappen voor elke groep.

Een manager toevoegen voor een sleutel

Door een manager aan een sleutel toe te voegen, kan deze die specifieke sleutel beheren. Dit omvat:

• Het bewerken van de gegevens van de sleutel, zoals de naam, beschrijving, sleutelcode, machtigingen en het serienummer van de sleutelhanger

• Het aanmaken/verwijderen/bewerken van boekingen voor de sleutel

1. Log in op Keycafe desktop of op mobiel.

2. Selecteer Gebruikers.

3. Selecteer de naam van de gebruiker aan wie u managertoegang wilt verlenen.

4. Selecteer Machtiging toevoegen.

5. Voer de naam van de sleutel in waarvoor u managertoegang wilt verlenen en selecteer deze in het vervolgkeuzemenu.

6. Selecteer Manager als de Machtigingsrol.

7. Selecteer Toevoegen.

8. Als u wilt dat de gebruiker meerdere sleutels beheert, herhaalt u deze stappen voor elke afzonderlijke sleutel of maakt u een sleutelgroep aan.