Hoe u een sleutel afgeeft

In dit artikel:

Personeelsposters

We hebben instructieposters beschikbaar om te downloaden, die u kunt afdrukken en naast uw SmartBox kunt plaatsen. Er is een aparte poster met de stappen voor elke manier om een sleutel in te leveren:

 

Snelle scan

Sleutels afgeven bij een Keycafe SmartBox is heel eenvoudig.

 

  1. Tik op het SmartBox-scherm.
  2. Selecteer Sleuteloverdracht.
  3. Scan de Keycafe-fob met de scanner aan de linkerkant van het scherm.
  4. Plaats de sleutel in de bak die opengaat en sluit de bakdeur.

Dat is alles, de sleutels zijn nu binnen enkele seconden terug in je inventaris. Deze methode vereist geen authenticatie, dus u weet niet wie de sleutels afgeeft. U weet echter altijd wie de sleutels heeft opgehaald, wanneer en waar de sleutels worden ingeleverd.

 

Geauthenticeerde sleutelafgifte

Als u wilt dat degenen die de sleutels afleveren, zichzelf authenticeren, zijn er een aantal verschillende opties. Welke u het vaakst gebruikt, hangt af van de workflow en beveiligingsvoorkeuren van uw organisatie.

U kunt de functie voor snel afgeven uitschakelen en uw medewerkers/gasten vragen zich te authenticeren telkens wanneer zij sleutels afgeven.

  1. Klik op de vervolgkeuzelijst voor gebruikers bovenaan aan de rechterkant en selecteerMijn account.
  2. SelecteerGeavanceerden vervolgensSmartBox-opties.
  3. Scroll naar de onderkant van de lijst en schakelQuick Scan Dropsuit.

Nadat u Quick Drops heeft uitgeschakeld, kunt u kiezen welke authenticatiemethode u wilt gebruiken. Hier vindt u een lijst met alle mogelijke manieren om een sleutel af te geven.

Opmerking:

Dit is op accountniveau, dus voor alle SmartBoxen in dit account zijn Quick Scan Drops nu gedeactiveerd.

 

Een gebruikersbadge gebruiken

De eenvoudigste en handigste manier voor reguliere gebruikers om een sleutel in te leveren is met een gebruikersbadge. Het is niet nodig om codes te onthouden of een telefoon mee te nemen. Uw manager zal u voorzien van een Keycafe-badge of een traditionele sleutelhanger die aan uw account is gekoppeld en waarmee u op de SmartBox-scanner kunt tikken om uzelf te authenticeren. De badge is een sticker die kan worden geplakt op een identiteitskaart van een personeelslid, een visitekaartje of een ander voorwerp dat u regelmatig bij u draagt. De sleutelhanger kan aan een sleutelhanger worden bevestigd. Zie Gebruikersbadges voor meer informatie.

 

  1. Tik op het SmartBox-scherm.
  2. Selecteer Sleuteloverdracht.
  3. Scan de gebruikersbadge.
  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.
  5. Plaats de sleutel in de bak en sluit de bakdeur.

 

Met behulp van de Keycafe mobiele app of mobiele browser

Met de Keycafe mobiele app en mobiele browserapp kunt u een sleutel afgeven zonder dat u toegangscodes en pincodes hoeft te onthouden.

 

  1. Log in op de Keycafe mobiele app of op www.keycafe.com in een mobiele browser.
  2. Selecteer de sleutel die u wilt inleveren.
  3. Selecteer Aflevertoets.
  4. SelecteerVolgende.
  5. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.
  6. Plaats de sleutel in de bak en sluit de bakdeur.

 

Een toegangscode gebruiken

Een gebruikelijke manier om een sleutel af te geven is door uzelf te authenticeren met uw toegangscode.

 

  1. Tik op het SmartBox-scherm.
  2. Selecteer Sleuteloverdracht.
  3. Voer uw toegangscode en selecteer Voer.
  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.
  5. Plaats de sleutel in de bak en sluit de bakdeur.

 

Een telefoonnummer gebruiken

Eén manier om een sleutel af te geven is door uzelf te authenticeren met het telefoonnummer waarmee u uw account heeft geregistreerd.

 

  1. Tik op het SmartBox-scherm.
  2. Selecteer Sleuteloverdracht.
  3. Voer uw telefoonnummer en selecteer Enter.
  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.
  5. Plaats de sleutel in de bak en sluit de bakdeur.

 

Een boekingscode gebruiken

Boekingscodes worden meestal gebruikt voor gasten en eenmalige toegang en worden via e-mail of sms naar u verzonden. De code die u gebruikt om de sleutel op te halen, is dezelfde als die u gebruikt om de sleutel af te geven als u klaar bent met het gebruik ervan.

 

  1. Tik op het SmartBox-scherm.
  2. Selecteer Sleuteloverdracht.
  3. Voer uw boekingscodein.
  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.
  5. Plaats de sleutel in de bak en sluit de bakdeur.

 

Een sleutelcode gebruiken

Als de sleuteleigenaar sleutelcodes heeft ingeschakeld, kunt u met deze code de bijbehorende sleutel afgeven zonder dat u zich hoeft te authenticeren. De sleuteleigenaar zal u moeten vertellen wat de code is, en deze code verandert niet, tenzij dit handmatig door de sleuteleigenaar wordt gedaan.

 

  1. Tik op het SmartBox-scherm.
  2. Selecteer Sleuteloverdracht.
  3. Voer sleutelcodeen selecteerVoer in.
  4. Plaats de sleutel in de bak en sluit de bakdeur.

 

Via Keycafe Admin

Bent u beheerder van een SmartBox, dan kunt u op afstand sleutelbakken openen zodat iemand bij de SmartBox een sleutel kan afgeven. Deze functie is handig als een medewerker zijn code of gebruikersbadge is vergeten, maar een sleutel moet afgeven.

 

  1. Log in op de Keycafe mobiele app of op de website op desktop of mobiel.
  2. Selecteer Locaties.
  3. Selecteer de naam van de locatie waar u de sleutel wilt afgeven.
  4. Selecteerde SmartBox waarin u de sleutel wilt inleveren.
  5. Selecteer het ontgrendelingspictogram van een beschikbare bak waarin u de sleutel wilt achterlaten.
  6. Selecteer Eén druk op de knop openen.
  7. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.
  8. Plaats de sleutel in de bak en sluit de bakdeur.
  9. Voer in de pop-up de toets naam of serienummer in en selecteer Toevoegen.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0