Posters voor personeel

We hebben instructieposters beschikbaar om te downloaden die u kunt afdrukken en naast uw SmartBox kunt ophangen. Er is een aparte poster met de stappen voor elke methode om een sleutel in te leveren:

 

Quick Scan

Sleutels inleveren bij een Keycafe SmartBox is heel eenvoudig.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Scan de Keycafe-fob met de scanner links van het scherm.

  4. Plaats de sleutel in het vakje dat opengaat en sluit het deurtje.

Dat is alles; de sleutels zijn binnen enkele seconden weer terug in uw voorraad. Voor deze methode is geen authenticatie vereist, dus u weet niet wie de sleutels inlevert. U weet echter wel altijd wie de sleutels heeft opgehaald en wanneer en waar de sleutels worden geretourneerd.

 

Sleutels inleveren met authenticatie

Als u vereist dat personen die sleutels inleveren zich authenticeren, zijn er verschillende opties beschikbaar. Welke optie u het vaakst gebruikt, hangt af van de workflow en beveiligingsvoorkeuren van uw organisatie.

U kunt de functie voor snel inleveren uitschakelen en vereisen dat uw personeel/gasten zich telkens authenticeren wanneer ze sleutels inleveren.

  1. Klik rechtsboven op het gebruikersmenu en selecteer Mijn account.

  2. Selecteer Geavanceerd en vervolgens SmartBox-opties.

  3. Scroll naar het einde van de lijst en schakel Quick Scan Drops uit.

Zodra u snel inleveren heeft uitgeschakeld, kunt u kiezen welke authenticatiemethode u wilt gebruiken. Hieronder vindt u een overzicht van alle mogelijke manieren om een sleutel in te leveren.

Opmerking:

Dit is ingesteld op accountniveau, waardoor Quick Scan Drops nu op alle SmartBoxes binnen dit account is uitgeschakeld.

 

Toegangscode

Een veelgebruikte methode om een sleutel in te leveren, is door u te authenticeren met uw toegangscode.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer uw toegangscode in en selecteer Enter.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

 

Telefoonnummer

Een manier om een sleutel in te leveren, is door u te authenticeren met het telefoonnummer waarmee u uw account heeft geregistreerd.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer uw telefoonnummer in en selecteer Enter.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

 

QR-code

Functie alleen beschikbaar op MS5 SmartBoxes

QR-code-authenticatie maakt gebruik van de camera die alleen op de nieuwste MS5 SmartBox te vinden is.

Gebruikers-QR-codes zijn onze nieuwste methode voor het inleveren van sleutels en zijn beschikbaar in de mobiele Keycafe-app voor Volledige gebruikers. Dit is een code op gebruikersniveau die kan worden gebruikt om elke sleutel in te leveren waarvoor een gebruiker toestemming heeft gekregen binnen alle organisaties waarvan deze deel uitmaakt.

Er wordt ook een QR-code meegestuurd in de e-mail/sms voor alle boekingscodes.

  1.  Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Open uw gebruikers-QR-code door op het pictogram linksboven in de mobiele Keycafe-app te tikken en houd deze voor de SmartBox-camera.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

 

Mobiele Keycafe-app of mobiele browser

Met de mobiele app en mobiele browser van Keycafe kunt u een sleutel inleveren zonder dat u toegangscodes of pincodes hoeft te onthouden.

  1. Meld u aan bij de mobiele Keycafe-app of via een mobiele browser op www.keycafe.com.

  2. Selecteer de sleutel die u wilt inleveren.

  3. Selecteer Sleutel inleveren.

  4. Selecteer Volgende.

  5. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  6. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

 

Boekingscode

Boekingscodes worden meestal gebruikt voor gasten en eenmalige toegang en worden per e-mail of sms naar u verzonden. De code die u heeft gebruikt om de sleutel op te halen, is dezelfde code als waarmee u de sleutel weer inlevert wanneer u klaar bent.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer uw boekingscode in.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

 

Sleutelcode

Als de sleuteleigenaar sleutelcodes heeft ingeschakeld, kunt u deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel in te leveren zonder u te authenticeren. De sleuteleigenaar geeft deze code aan u door. Deze code verandert niet, tenzij de sleuteleigenaar dit handmatig aanpast.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer de sleutelcode in en selecteer Enter.

  4. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

 

Gebruikersbadge

De eenvoudigste en handigste manier voor regelmatige gebruikers om een sleutel in te leveren, is met een gebruikersbadge. U hoeft geen codes te onthouden of een telefoon bij u te dragen. Uw beheerder voorziet u van een Keycafe-badge of een traditionele sleutelfob die aan uw account is gekoppeld, waarmee u tegen de SmartBox-scanner kunt tikken om u te authenticeren. De badge is een sticker die op een personeelspas, visitekaartje of elk ander voorwerp dat u regelmatig bij u draagt kan worden geplakt. De sleutelfob kan aan een sleutelhanger worden bevestigd. Zie Gebruikersbadges voor meer informatie.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Scan de gebruikersbadge.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

 

Keycafe-beheerder

Als u de beheerder van een SmartBox bent, kunt u sleutelvakjes op afstand openen zodat iemand bij de SmartBox een sleutel kan inleveren. Deze functie is handig wanneer een medewerker de code of gebruikersbadge is vergeten, maar wel een sleutel moet inleveren.

  1. Meld u aan bij de mobiele Keycafe-app of op de website via desktop of mobiel.

  2. Selecteer Locaties.

  3. Selecteer de naam van de locatie waar u de sleutel wilt inleveren.

  4. Selecteer de SmartBox waarin u de sleutel wilt inleveren.

  5. Selecteer het ontgrendelingspictogram van een beschikbaar vakje om de sleutel in te deponeren.

  6. Selecteer One-Touch Open.

  7. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  8. Plaats de sleutel in het vakje en sluit het deurtje.

  9. Voer in de pop-up de sleutelnaam of het serienummer in en selecteer Toevoegen.