Personeelsposters

We hebben instructieposters beschikbaar om te downloaden die u kunt afdrukken en naast uw SmartBox kunt hangen. Er is een aparte poster met de stappen voor elke methode om een sleutel in te leveren:

 

Quick Scan

Het inleveren van sleutels bij een Keycafe SmartBox is heel eenvoudig.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Scan de Keycafe-fob met de scanner aan de linkerkant van het scherm.

  4. Plaats de sleutel in het vak dat opengaat en sluit het deurtje.

Dat is alles; de sleutels zijn binnen enkele seconden weer terug in uw voorraad. Voor deze methode is geen authenticatie vereist, dus u weet niet wie de sleutels inlevert. U weet echter altijd wie de sleutels heeft opgehaald, en waar en wanneer de sleutels worden geretourneerd.

 

Geauthenticeerd sleutels inleveren

Als u wilt dat personen die sleutels inleveren zich authenticeren, zijn er verschillende opties. Welke u het meest gebruikt, hangt af van de workflow en beveiligingsvoorkeuren van uw organisatie.

U kunt de snelle inleverfunctie uitschakelen en vereisen dat uw medewerkers/gasten zich telkens authenticeren wanneer ze sleutels inleveren.

  1. Klik rechtsboven op het gebruikersmenu en selecteer Mijn account.

  2. Selecteer Geavanceerd en vervolgens SmartBox-opties.

  3. Scrol naar het einde van de lijst en schakel Quick Scan Drops uit.

Zodra u snel inleveren heeft uitgeschakeld, kunt u kiezen welke authenticatiemethode u wilt gebruiken. Hier volgt een overzicht van alle mogelijke methoden om een sleutel in te leveren.

Opmerking:

Dit is op accountniveau, dus voor alle SmartBoxes in dit account is Quick Scan Drops nu gedeactiveerd.

 

Toegangscode

Een veelgebruikte methode om een sleutel in te leveren, is door u te authenticeren met uw toegangscode.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer uw toegangscode in en selecteer Enter.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

 

Telefoonnummer

Een methode om een sleutel in te leveren, is door u te authenticeren met het telefoonnummer waarmee u uw account heeft geregistreerd.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer uw telefoonnummer in en selecteer Enter.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

 

QR-code

Functie alleen beschikbaar op MS5 SmartBoxes

QR-codeauthenticatie maakt gebruik van de camera die alleen te vinden is op de nieuwste MS5 SmartBox.

Onze nieuwste methode voor het inleveren van sleutels, gebruikers-QR-codes, is beschikbaar in de Keycafe mobiele app voor Full Users. Dit is een code op gebruikersniveau die kan worden gebruikt om elke sleutel in te leveren waartoe een gebruiker toegang heeft gekregen binnen alle organisaties waarvan deze deel uitmaakt.

Er wordt ook een QR-code verstrekt via e-mail / sms voor alle boekingscodes.

  1.  Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Vind uw gebruikers-QR-code door op het pictogram linksboven in de Keycafe mobiele app te tikken en houd deze voor de camera van de SmartBox.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

 

Keycafe mobiele app of mobiele browser

Met de Keycafe mobiele app en mobiele browser-app kunt u een sleutel inleveren zonder dat u toegangscodes of pincodes hoeft te onthouden.

  1. Log in op de Keycafe mobiele app of via www.keycafe.com in een mobiele browser.

  2. Selecteer de sleutel die u wilt inleveren.

  3. Selecteer Sleutel inleveren.

  4. Selecteer Volgende.

  5. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  6. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

 

Boekingscode

Boekingscodes worden meestal gebruikt voor gasten en eenmalige toegang en worden per e-mail of sms naar u verzonden. De code die u heeft gebruikt om de sleutel op te halen, is dezelfde die u gebruikt om de sleutel weer in te leveren wanneer u klaar bent.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer uw boekingscode in.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

 

Sleutelcode

Als de sleuteleigenaar sleutelcodes heeft ingeschakeld, kunt u deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel in te leveren zonder u te authenticeren. De sleuteleigenaar moet u laten weten wat de code is, en deze code verandert niet tenzij de eigenaar dit handmatig doet.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Voer de sleutelcode in en selecteer Enter.

  4. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

 

Gebruikersbadge

De gemakkelijkste en handigste manier voor vaste gebruikers om een sleutel in te leveren, is met een gebruikersbadge. Het is niet nodig om codes te onthouden of een telefoon bij u te hebben. Uw beheerder verstrekt u een Keycafe-badge of een traditionele sleutelhangerfob die aan uw account is gekoppeld, waarmee u tegen de SmartBox-scanner kunt tikken om u te authenticeren. De badge is een sticker die op een personeels-ID, visitekaartje of een ander voorwerp dat u regelmatig bij u draagt, kan worden geplakt. De sleutelfob kan aan een sleutelbos worden bevestigd. Zie Gebruikersbadges voor meer informatie.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel inleveren.

  3. Scan de gebruikersbadge.

  4. Scan de Keycafe-fob die aan de sleutel is bevestigd.

  5. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

 

Keycafe-beheerder

Als u de beheerder van een SmartBox bent, kunt u sleutelvakken op afstand openen zodat iemand bij de SmartBox een sleutel kan inleveren. Deze functie is handig als een medewerker zijn of haar code of gebruikersbadge is vergeten, maar wel een sleutel moet inleveren.

  1. Log in op de Keycafe mobiele app of op de website via desktop of mobiel.

  2. Selecteer Locaties.

  3. Selecteer de naam van de locatie waar u de sleutel wilt inleveren.

  4. Selecteer de SmartBox waarin u de sleutel wilt inleveren.

  5. Selecteer het ontgrendelingspictogram van een beschikbaar vak om de sleutel in te leveren.

  6. Selecteer One-Touch Open.

  7. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  8. Plaats de sleutel in het vak en sluit het deurtje.

  9. Voer in de pop-up de naam van de sleutel of het serienummer in en selecteer Toevoegen.