Personeelsposters

We hebben instructieposters beschikbaar om te downloaden die u kunt afdrukken en naast uw SmartBox kunt plaatsen. Er is een aparte poster met de stappen voor elke methode om een sleutel op te halen:

 

Hoe Sleutelophalen Werkt

Er zijn verschillende manieren om sleutels op te halen bij een Keycafe SmartBox. De methode die u het vaakst gebruikt, hangt af van de workflow en beveiligingsvoorkeuren van uw organisatie.

Over het algemeen is het proces van het ophalen van een sleutel bij een Keycafe SmartBox:

  1. U authenticeert uzelf met uw Keycafe-account.

  2. U identificeert welke sleutel u ophaalt.

Sommige methoden slaan de eerste stap echter over en stellen u in staat om direct een sleutel op te halen. Hier is een lijst van alle mogelijke methoden om een sleutel op te halen.

 

Toegangscode

Toegangscodes zijn een van de meest gebruikelijke methoden om sleutels te openen en zijn beschikbaar voor zowel Volledige gebruikers als SmartBox-gebruikers. Ze moeten worden ingeschakeld door de beheerder van een organisatie bij het aanmaken van een gebruiker. Dit is een organisatiebrede code die kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot elke sleutel waarvoor een gebruiker binnen een organisatie toestemming heeft gekregen.

  1. Tik op het SmartBox-scherm.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw toegangscode in en selecteer Enter.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

 

Telefoonnummer

Eén methode om een sleutel op te halen is door uzelf te authenticeren met het telefoonnummer waarmee u uw account heeft geregistreerd. Als de sleuteleigenaar tweefactorauthenticatie heeft ingeschakeld, moet u een persoonlijke PIN die u kunt instellen (als de sleuteleigenaar de PIN-optie heeft ingeschakeld) of een code die via SMS wordt verzonden, invoeren.

  1. Tik op het SmartBox-scherm.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw telefoonnummer in en selecteer Enter.

  4. Voer uw PIN in of de code die via SMS naar u is verzonden.

  5. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  6. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

 

QR Code

Deze functie is alleen beschikbaar op MS5 SmartBoxes

QR Code authenticatie maakt gebruik van de camera die alleen te vinden is op de nieuwste MS5 SmartBox.

Onze nieuwste methode voor toegang tot sleutels, gebruikers-QR codes, is beschikbaar in de Keycafe mobiele app voor Volledige gebruikers. Dit is een gebruikerscode die kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot elke sleutel waarvoor een gebruiker toestemming heeft gekregen binnen alle organisaties waarvan hij deel uitmaakt.

Een QR Code wordt ook geleverd in de e-mail voor alle boekingscodes.

  1. Tik op het SmartBox-scherm.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Vind uw gebruikers-QR code door op het pictogram linksboven in de Keycafe mobiele app te tikken en toon deze aan de SmartBox-camera.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

 

Keycafe Mobiele App of Mobiele Browser

Voor gebruikers die toegang hebben tot een groot aantal sleutels, is de Keycafe mobiele app of de mobiele browser-app de meest effectieve manier om snel de sleutel te selecteren die u zoekt. Dit elimineert ook de noodzaak om toegangscodes en PIN's te onthouden.

  1. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Selecteer Sleutel ophalen starten.

  4. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  5. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

 

Boekingscode

Meestal gebruikt voor gasten en eenmalige toegangen, worden boekingscodes naar u verzonden via e-mail of SMS. U kunt deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen gedurende de periode die is ingesteld door de maker van de boeking.

  1. Tik op het SmartBox-scherm.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw boekingscode in.

  4. Selecteer Deze sleutel ophalen.

  5. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

 

Sleutelcode

Als de sleuteleigenaar sleutelcodes heeft ingeschakeld, kunt u deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen zonder uzelf te authenticeren. De sleuteleigenaar zal u moeten vertellen wat de code is, en deze code verandert niet, tenzij dit handmatig door de sleuteleigenaar wordt gedaan.

  1. Tik op het SmartBox-scherm.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer de sleutelcode in en selecteer Enter.

  4. Selecteer Deze sleutel ophalen.

  5. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

 

Gebruikersbadge

De gemakkelijkste en handigste manier om een sleutel op te halen is met een gebruikersbadge. Het is niet nodig om codes te onthouden of een telefoon bij u te dragen. Uw manager zal u voorzien van een Keycafe-badge of een traditionele sleutelhanger die aan uw account is gekoppeld, die u bij de SmartBox-scanner kunt tikken om uzelf te authenticeren. De badge is een sticker die op een personeels-ID-kaart, visitekaartje of elk ander object dat u regelmatig bij u draagt, kan worden geplakt. De sleutelhanger kan aan een sleutelbos worden bevestigd.

  1. Tik op het SmartBox-scherm.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Scan de gebruikersbadge.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

 

Keycafe Beheerder

Als u de beheerder bent van een SmartBox, kunt u op afstand sleutelbakken openen voor iemand bij de SmartBox om een sleutel op te halen. Deze functie is handig als een medewerker zijn code of gebruikersbadge is vergeten, maar wel een sleutel moet ophalen.

  1. Log in op de Keycafe mobiele app of op de website via desktop of mobiel.

  2. Selecteer Locaties.

  3. Selecteer de naam van de locatie waar de sleutel is opgeslagen.

  4. Selecteer de SmartBox waarin de sleutel is opgeslagen.

  5. Selecteer het ontgrendelingspictogram van de bak waarin de sleutel is opgeslagen.

  6. Selecteer Openen met één aanraking.

  7. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  8. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

  9. Selecteer Verwijderen uit de pop-up.

Meerdere Sleutels Ophalen

Als u meerdere sleutels tegelijk wilt ophalen, kunt u zowel de Keycafe mobiele app als het SmartBox-scherm gebruiken.

De SmartBox gebruiken

Business Pro Functie

Het ophalen van meerdere sleutels via het SmartBox-scherm is beschikbaar voor Business Pro-gebruikers.

  1. Nadat u het SmartBox-scherm hebt gebruikt om een sleutel op te halen, tikt u op Meer sleutels ophalen in de pop-up.

  2. Het SmartBox-scherm toont de lijst met sleutels waarvoor u toestemming hebt, evenals de resterende sleutels waartoe u toegang hebt als de instelling Maximale Sleutels op u is toegepast.

  3. Blader door de lijst en tik op elke sleutel die u wilt ophalen. De bakken met de geselecteerde sleutels openen één voor één met een kleine vertraging tussen elke opening.

  4. Tik op het Terug-pictogram zodra u klaar bent.

De Mobiele App gebruiken

  1. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  2. Tik op Sleutel ophalen.

  3. Selecteer Sleutel ophalen starten.

  4. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  5. Haal de sleutel uit de bak en sluit de bakdeur.

  6. Tik op Meer ophalen, en selecteer vervolgens de tweede sleutel die u wilt ophalen.

  7. Herhaal stappen 4-6 voor elke sleutel die u wilt ophalen.

  8. Tik op Klaar wanneer u klaar bent.