Posters voor personeel

We hebben instructieposters beschikbaar die u kunt downloaden, afdrukken en naast uw SmartBox kunt ophangen. Er is een aparte poster met de stappen voor elke methode om een sleutel op te halen:

 

Hoe het ophalen van sleutels werkt

Er zijn verschillende manieren om sleutels op te halen uit een Keycafe SmartBox. Welke u het vaakst gebruikt, hangt af van de workflow en beveiligingsvoorkeuren van uw organisatie.

Over het algemeen verloopt het proces om een sleutel op te halen bij een Keycafe SmartBox als volgt:

  1. U verifieert uzelf met uw Keycafe-account.

  2. U geeft aan welke sleutel u wilt ophalen.

Sommige methoden slaan de eerste stap echter over en stellen u in staat om direct een sleutel op te halen. Hieronder vindt u een overzicht van alle mogelijke methoden om een sleutel op te halen.

 

Toegangscode

Toegangscodes zijn een van de meest gebruikte methoden om toegang te krijgen tot sleutels en zijn beschikbaar voor zowel volledige gebruikers als SmartBox-gebruikers. Ze moeten bij het aanmaken van een gebruiker worden ingeschakeld door de beheerder van de organisatie. Dit is een code op organisatieniveau die kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot elke sleutel waartoe een gebruiker binnen een organisatie bevoegd is.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw toegangscode in en selecteer Enter.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

 

Telefoonnummer

Een methode om een sleutel op te halen is door uzelf te verifiëren met het telefoonnummer waarmee u uw account heeft geregistreerd. Als de sleuteleigenaar tweeledige verificatie heeft ingeschakeld, moet u een persoonlijke pincode invoeren die u kunt instellen (als de sleuteleigenaar de pincodeoptie heeft geactiveerd) of een code die per sms wordt verzonden.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw telefoonnummer in en selecteer Enter.

  4. Voer uw pincode of de per sms ontvangen code in.

  5. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  6. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

 

QR-code

Functie alleen beschikbaar op MS5 SmartBoxes

Verificatie via QR-code maakt gebruik van de camera die uitsluitend te vinden is op de nieuwste MS5 SmartBox.

Als onze nieuwste methode voor toegang tot sleutels zijn gebruikers-QR-codes beschikbaar in de mobiele Keycafe-app voor volledige gebruikers. Dit is een code op gebruikersniveau die kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot elke sleutel waartoe een gebruiker bevoegd is binnen alle organisaties waarvan deze deel uitmaakt.

Er wordt ook een QR-code verstrekt in de e-mail voor alle boekingscodes.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Zoek uw gebruikers-QR-code door linksboven op het pictogram in de mobiele Keycafe-app te tikken en houd deze voor de SmartBox-camera.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

 

Mobiele Keycafe-app of mobiele browser

Voor gebruikers die toegang hebben tot een groot aantal sleutels, is de mobiele Keycafe-app of mobiele browserapp de meest doeltreffende manier om snel de gewenste sleutel te selecteren. Hierdoor hoeven er ook geen toegangscodes en pincodes te worden onthouden.

  1. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Selecteer Sleutel ophalen starten.

  4. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  5. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

 

Boekingscode

Boekingscodes worden meestal gebruikt voor gasten en eenmalige toegang en worden per e-mail of sms verzonden. U kunt deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen binnen het tijdsbestek dat is ingesteld door de aanmaker van de boeking.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw boekingscode in.

  4. Selecteer Deze sleutel ophalen.

  5. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

 

Sleutelcode

Als de sleuteleigenaar sleutelcodes heeft ingeschakeld, kunt u deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen zonder uzelf te verifiëren. De sleuteleigenaar moet u vertellen wat de code is; deze code verandert niet, tenzij dit handmatig door de sleuteleigenaar wordt gedaan.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer de sleutelcode in en selecteer Enter.

  4. Selecteer Deze sleutel ophalen.

  5. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

 

Gebruikersbadge

De eenvoudigste en handigste manier om een sleutel op te halen is met een gebruikersbadge. U hoeft geen codes te onthouden of een telefoon bij u te hebben. Uw leidinggevende voorziet u van een Keycafe-badge of een traditionele sleuteltag die aan uw account is gekoppeld, waarmee u tegen de SmartBox-scanner tikt om uzelf te verifiëren. De badge is een sticker die op een personeelsbadge, visitekaartje of een ander voorwerp dat u regelmatig bij u draagt kan worden geplakt. De sleuteltag kan aan een sleutelhanger worden bevestigd.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Scan de gebruikersbadge.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

 

Keycafe-beheerder

Als u de beheerder van een SmartBox bent, kunt u sleutelvakjes op afstand openen zodat iemand bij de SmartBox een sleutel kan ophalen. Deze functie is handig als een medewerker zijn code of gebruikersbadge is vergeten, maar toch een sleutel moet ophalen.

  1. Log in op de mobiele Keycafe-app of op de website via desktop of mobiel.

  2. Selecteer Locaties.

  3. Selecteer de naam van de locatie waar de sleutel is opgeslagen.

  4. Selecteer de SmartBox waarin de sleutel is opgeslagen.

  5. Selecteer het ontgrendelpictogram van het vakje waarin de sleutel is opgeslagen.

  6. Selecteer One-Touch Open.

  7. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  8. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

  9. Selecteer Verwijderen in de pop-up.

Meerdere sleutels ophalen

Als u meerdere sleutels tegelijk wilt ophalen, kunt u de mobiele Keycafe-app of het scherm van de SmartBox gebruiken.

Via de SmartBox

Business Pro-functie

Het ophalen van meerdere sleutels via het SmartBox-scherm is beschikbaar voor Business Pro-gebruikers.

  1. Tik na het ophalen van een sleutel via het SmartBox-scherm op Meer sleutels ophalen in de pop-up.

  2. Het scherm van de SmartBox toont de lijst met sleutels waartoe u bevoegd bent, evenals de resterende sleutels waartoe u toegang heeft als de instelling Maximaal aantal sleutels voor u is ingesteld.

  3. Scrol door de lijst en tik op elke sleutel die u wilt ophalen. De vakjes met de geselecteerde sleutels gaan één voor één open met een korte pauze ertussen.

  4. Tik op het terug-icoon zodra u klaar bent.

Via de mobiele app

  1. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  2. Tik op Sleutel ophalen.

  3. Selecteer Sleutel ophalen starten.

  4. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  5. Neem de sleutel uit het vakje en sluit het deurtje.

  6. Tik op Meer ophalen en selecteer vervolgens de tweede sleutel die u wilt ophalen.

  7. Herhaal de stappen 4 t/m 6 voor elke sleutel die u wilt ophalen.

  8. Tik op Gereed wanneer u klaar bent.