Posters voor personeel

We hebben instructieposters beschikbaar gesteld die u kunt downloaden, printen en naast uw SmartBox kunt ophangen. Er is een aparte poster met de stappen voor elke methode om een sleutel op te halen:

 

Hoe het ophalen van sleutels werkt

Er zijn verschillende manieren om sleutels op te halen uit een Keycafe SmartBox. Welke methode u het vaakst gebruikt, hangt af van de workflow en beveiligingsvoorkeuren van uw organisatie.

Over het algemeen verloopt het ophalen van een sleutel bij een Keycafe SmartBox als volgt:

  1. U verifieert uzelf met uw Keycafe-account.

  2. U geeft aan welke sleutel u ophaalt.

Sommige methoden slaan de eerste stap echter over, waardoor u direct een sleutel kunt ophalen. Hier vindt u een overzicht van alle mogelijke methoden om een sleutel op te halen.

 

Toegangscode

Toegangscodes behoren tot de meest gebruikte methoden voor toegang tot sleutels en zijn beschikbaar voor zowel volledige gebruikers als SmartBox-gebruikers. Ze moeten worden ingeschakeld door de beheerder van een organisatie bij het aanmaken van een gebruiker. Dit is een code op organisatieniveau waarmee toegang kan worden verkregen tot elke sleutel waarvoor de gebruiker binnen een organisatie toestemming heeft gekregen.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw toegangscode in en selecteer Enter.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

 

Telefoonnummer

Een methode om een sleutel op te halen is door uzelf te verifiëren met het telefoonnummer waarmee u uw account heeft geregistreerd. Als de sleuteleigenaar tweeledige verificatie heeft ingeschakeld, moet u een persoonlijke pincode invoeren die u kunt instellen (als de sleuteleigenaar de pincodeoptie heeft ingeschakeld) of een code die per sms wordt verzonden.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw telefoonnummer in en selecteer Enter.

  4. Voer uw pincode in of de code die per sms naar u is verzonden.

  5. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  6. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

 

QR-code

Functie alleen beschikbaar op MS5 SmartBoxes

Verificatie via QR-code maakt gebruik van de camera die alleen te vinden is op de nieuwste MS5 SmartBox.

Als onze nieuwste methode voor toegang tot sleutels zijn gebruikers-QR-codes beschikbaar in de mobiele Keycafe-app voor volledige gebruikers. Dit is een code op gebruikersniveau waarmee toegang kan worden verkregen tot elke sleutel waarvoor een gebruiker toestemming heeft gekregen binnen alle organisaties waarvan deze deel uitmaakt.

Er wordt ook een QR-code meegeleverd in de e-mail voor alle boekingscodes.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Zoek uw gebruikers-QR-code door linksboven op het pictogram in de mobiele Keycafe-app te tikken en houd deze voor de camera van de SmartBox.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

 

Mobiele Keycafe-app of mobiele browser

Voor gebruikers die toegang hebben tot een groot aantal sleutels, is de mobiele Keycafe-app of mobiele browserapp de meest effectieve manier om snel de sleutel te selecteren die u zoekt. Hierdoor hoeft u ook geen toegangscodes en pincodes meer te onthouden.

  1. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Selecteer Sleutel ophalen starten.

  4. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  5. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

 

Boekingscode

Boekingscodes worden meestal gebruikt voor gasten en eenmalige toegang en worden per e-mail of sms naar u verzonden. U kunt deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen tijdens het tijdvak dat is ingesteld door de maker van de boeking.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer uw boekingscode in.

  4. Selecteer Deze sleutel ophalen.

  5. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

 

Sleutelcode

Als de sleuteleigenaar sleutelcodes heeft ingeschakeld, kunt u deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen zonder uzelf te verifiëren. De sleuteleigenaar moet u vertellen wat de code is; deze code verandert niet tenzij de sleuteleigenaar dit handmatig doet.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Voer de sleutelcode in en selecteer Enter.

  4. Selecteer Deze sleutel ophalen.

  5. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

 

Gebruikersbadge

De gemakkelijkste en handigste manier om een sleutel op te halen is met een gebruikersbadge. U hoeft geen codes te onthouden of een telefoon bij u te dragen. Uw manager voorziet u van een Keycafe-badge of traditionele sleutelhanger die aan uw account is gekoppeld, die u tegen de scanner van de SmartBox kunt houden om uzelf te verifiëren. De badge is een sticker die op een personeels-ID-kaart, visitekaartje of een ander voorwerp dat u regelmatig bij u draagt kan worden geplakt. De sleutelhanger kan aan een sleutelbos worden bevestigd.

  1. Tik op het scherm van de SmartBox.

  2. Selecteer Sleutel ophalen.

  3. Scan de gebruikersbadge.

  4. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  5. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

 

Keycafe-beheerder

Als u de beheerder bent van een SmartBox, kunt u sleutelvakken op afstand openen zodat iemand bij de SmartBox een sleutel kan ophalen. Deze functie is handig wanneer een medewerker de code of gebruikersbadge is vergeten, maar wel een sleutel moet ophalen.

  1. Log in op de mobiele Keycafe-app of op de website via desktop of mobiel.

  2. Selecteer Locaties.

  3. Selecteer de naam van de locatie waar de sleutel is opgeslagen.

  4. Selecteer de SmartBox waarin de sleutel is opgeslagen.

  5. Selecteer het ontgrendelingspictogram van het vak waarin de sleutel is opgeslagen.

  6. Selecteer One-Touch Open.

  7. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  8. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

  9. Selecteer Verwijderen in het pop-upvenster.

Meerdere sleutels ophalen

Als u meerdere sleutels tegelijk wilt ophalen, kunt u de mobiele Keycafe-app of het scherm van de SmartBox gebruiken.

De SmartBox gebruiken

Business Pro-functie

Het ophalen van meerdere sleutels via het scherm van de SmartBox is beschikbaar voor Business Pro-gebruikers.

  1. Tik na het ophalen van een sleutel via het scherm van de SmartBox op Meer sleutels ophalen in het pop-upvenster.

  2. Op het scherm van de SmartBox verschijnt de lijst met sleutels waarvoor u toestemming hebt, evenals het resterende aantal sleutels waartoe u toegang hebt als de instelling Maximaal aantal sleutels op u van toepassing is.

  3. Scrol door de lijst en tik op elke sleutel die u wilt ophalen. De vakken met de geselecteerde sleutels gaan één voor één open met een korte pauze ertussen.

  4. Tik op het Terug-pictogram zodra u klaar bent.

De mobiele app gebruiken

  1. Selecteer de sleutel die u wilt ophalen.

  2. Tik op Sleutel ophalen.

  3. Selecteer Sleutel ophalen starten.

  4. Druk op de knipperende knop op de SmartBox.

  5. Haal de sleutel uit het vak en sluit het deurtje.

  6. Tik op Meer ophalen en selecteer vervolgens de tweede sleutel die u wilt ophalen.

  7. Herhaal stap 4-6 voor elke sleutel die u wilt ophalen.

  8. Tik op Gereed wanneer u klaar bent.