Met Keycafe kunt u een eenmalige boeking of een doorlopende boeking toevoegen. Ga voor meer informatie over boekingen naar Over boekingen. Volg de onderstaande stappen om een eenmalige boeking aan te maken.
Een sleutel toevoegen
Voordat u voor de eerste keer toegang verleent, logt u in op uw Keycafe-account en voegt u uw sleutel toe.
Een eenmalige boeking aanmaken
Log in op uw Keycafe-app of het Dashboard op de website.
Voor organisatiebeheerders: selecteer bovenaan +Toevoegen, Eenmalige boeking en vervolgens de naam van de sleutel waartoe u toegang wilt verlenen. Voor sleutelbeheerders: selecteer de sleutel waartoe u toegang wilt verlenen en selecteer vervolgens Eenmalige boeking toevoegen.
Voer hun naam in en daarna het e-mailadres, of selecteer Verzenden naar mobiel nr. om toegangsinstructies via sms te versturen. Als u voor het telefoonnummer kiest, controleer dan of u de juiste landcode selecteert en houd er rekening mee dat de bezoeker op dit telefoonnummer sms-berichten moet kunnen ontvangen.
Kies de taal waarin de bezoeker de toegangsinstructies moet ontvangen. Raadpleeg Talen voor details over hoe we de talen instellen.
Selecteer de standaard Startdatum en Einddatum om de datumkiezer te openen. Zodra u de datum heeft geselecteerd, verschijnt er een tijdkiezer om een tijdstip te kiezen. Let op: de einddatum moet na de startdatum liggen.
Over de start- en eindinstellingen
De start en het einde van uw toegang bepalen wanneer een bezoeker sleutels kan ophalen bij een Keycafe-locatie. Buiten de door u geselecteerde data en tijden wordt de toegang tot de sleutels geweigerd. Als een bezoeker echter te laat is en sleutels probeert in te leveren nadat de toegang is verstreken, is dat wel mogelijk. Op deze manier kunt u uw sleutels altijd en op elk gewenst moment weer terug in het systeem krijgen.
Tijdzone voor start en einde
Houd er rekening mee dat de toegangstijden gelden in de lokale tijd van de SmartBox waar de sleuteloverdracht plaatsvindt. Als u de toegangstijd in het systeem bijvoorbeeld heeft ingesteld op 13:00 uur, controleert het systeem bij een ophaalpoging op een SmartBox-locatie of het op die locatie 13:00 uur is. Zo ja, dan wordt de toegang verleend. De tijden worden geselecteerd met behulp van een scrollende 24-uursklok (1:00pm = 13:00, 5:00pm = 17:00, 12:00am = 24:00).
Zet de schakelaar Herinnering sleutel inleveren aan als u wilt dat uw bezoeker een melding ontvangt voordat de toegang afloopt. Dit dient om hen eraan te herinneren de sleutels in te leveren bij dezelfde SmartBox als waar ze zijn opgehaald.
Tijd tussen het aanmaken van de boeking en de start van de boeking | Melding verzonden naar bezoekers |
|---|---|
>24 uur | 12 uur voor eindtijd van de boeking |
4 - 24 uur | 2 uur voor eindtijd van de boeking |
<4 uur | 15 minuten na het ophalen van de sleutel |
Selecteer Toevoegen onderaan de pagina om de wijzigingen op te slaan.
Klaar!
Gefeliciteerd. Uw bezoekers kunnen nu naar de aangewezen SmartBox gaan om toegang te krijgen tot uw sleutels.
Uw sleutels inleveren
Zorg ervoor dat u uw sleutels vóór de aankomst van uw bezoeker inlevert bij de Keycafe SmartBox. Zie Een sleutel instellen met een Keycafe-fob
Een doorlopende boeking aanmaken
Volg deze stappen om een doorlopende bezoeker in te stellen die 24/7 toegang heeft tot uw sleutels totdat u de toegang intrekt:
Log in op uw Keycafe-app of het Dashboard op de website.
Selecteer Sleutels in het menu.
Selecteer de sleutelbos waarvoor u een doorlopende boeking wilt toevoegen.
Selecteer Doorlopende boeking toevoegen.
Kies of u toegang wilt verlenen via E-mail of Mobiele telefoon (de bezoeker moet op dit telefoonnummer sms-berichten kunnen ontvangen). Als u toegang verleent via een mobiel telefoonnummer, selecteert u Verzenden naar mobiel nr..
Voer het e-mailadres of de mobiele telefoon in. Zorg ervoor dat u de juiste landcode selecteert.
Selecteer Toevoegen om een doorlopende boeking aan uw bezoeker toe te kennen.
Wat ontvangt mijn bezoeker wanneer ik toegang verleen?
Uw bezoekers ontvangen een sms of e-mail met hun boekingscode en instructies voor het ophalen van uw sleutels. U moet hen laten weten waar de sleutels zich bevinden en wat de openingstijden van de locatie zijn. Ga naar Boekingscode voor bezoekers voor meer informatie over het bericht dat uw bezoekers ontvangen en ontdek hoe u een voorbeeld van dit bericht kunt ontvangen.