Premium-functie

Integraties zijn een functie die alleen beschikbaar is voor gebruikers met het Premium- of Business Pro-abonnement.

 

Wat doet de integratie?

Guesty is vastgoedbeheersoftware die uw accounts van meerdere platforms samenbrengt in één eenvoudig dashboard. Door uw Guesty- en Keycafe-accounts te integreren, kunnen sleuteltoegangscodes en -instructies automatisch worden aangemaakt en naar uw gasten worden verzonden wanneer er een reservering wordt aangemaakt in Guesty.

 

Uw Guesty-account integreren

43187e09a6354c09483901042ed4f9f1.jpg

  1. Log in op uw Guesty-account.

  2. Klik rechtsboven op het Integraties-pictogram en vervolgens op Marketplace. Zoek naar Keycafe onder de categorie Home Automation .

  3. Selecteer Keycafe en klik rechtsboven op Connect. Kopieer vervolgens het Integration Token.

  4. Log in op uw Keycafe-account.

  5. Selecteer Toevoegen en vervolgens Integratie.

  6. Selecteer Guesty.

  7. Voer het Guesty-API-token in en klik op Verbinden met Guesty om door te gaan.

Klaar!

Uw Guesty-account is nu geïntegreerd met Keycafe. Selecteer Integraties in het linkermenu om uw geïntegreerde Guesty-account te bekijken.

 

Een Keycafe-sleutel koppelen aan uw Guesty-advertentie

  1. Selecteer Integraties in het linkermenu om uw geïntegreerde Guesty-account te bekijken.

  2. Selecteer het verbonden Guesty-account dat u wilt beheren.

  3. Selecteer de link Accommodaties.

  4. Selecteer in de lijst met accommodaties het sleutelpictogram.

  5. Zoek naar de naam van de sleutel die u aan deze advertentie wilt koppelen en selecteer de sleutel in het vervolgkeuzemenu.

  6. Selecteer de blauwe knop Koppelen in het pop-upvenster Sleutel koppelen.

  7. Selecteer het tandwielpictogram om uw integratievoorkeuren voor deze sleutel in te stellen.

Er zijn twee opties:

  • Automatisch: Telkens wanneer er in Guesty een nieuwe reservering wordt gemaakt voor deze accommodatie, wordt er een Keycafe-boeking voor de sleutel aangemaakt en ontvangt uw gast automatisch toegangsinstructies (via e-mail van Keycafe) voor de sleutels volgens uw vooraf geconfigureerde instellingen.

  • Prompt: Telkens wanneer er een nieuwe reservering is voor deze accommodatie, wordt u via e-mail gevraagd om te bevestigen of de gast toegang tot de sleutels moet krijgen en om de instellingen voor de boeking aan te passen.

 

Optie Automatisch

Er zijn enkele configuratieopties die u voor elke afzonderlijke sleutel kunt instellen. 

  • U kunt ervoor kiezen om de toegangscode per e-mail of sms te verzenden, afhankelijk van hoe u de toegang verleent.

  • U kunt Keycafe ook vragen om aan het einde van de toegangsduur een herinnering per e-mail of sms naar de gast te sturen om de sleutels in te leveren bij de Keycafe SmartBox. 

  • U kunt maximaal twee talen opgeven waarin de gast de toegangsinstructies ontvangt.

  • U dient het adres en de openingstijden van de Keycafe-locatie in een aparte e-mail naar hen te sturen.

Opmerking over start- en eindtijden van toegang

Houd er rekening mee dat de geschatte aankomsttijd (ETA) en geschatte vertrektijd (ETD) van uw Guesty-reservering automatisch worden ingesteld als de start- en eindtijd van de toegang voor de Keycafe-boeking. Als deze twee waarden niet zijn opgegeven in de reservering, gebruikt de Keycafe-boeking standaard de check-in- en check-outtijden van de Guesty-advertentie.

guesty-automatic.png

 

Prompt-optie

Zodra er een reservering is gemaakt voor de gekoppelde Guesty-advertentie, ontvangt u een e-mail met een directe link waarmee u de boeking kunt goedkeuren en kunt bepalen hoe u de instructies wilt verzenden. 

  1. Selecteer de link "Click to Create a booking for this Visitor”

  2. De reserveringsgegevens worden automatisch ingevuld; selecteer Boeking aanmaken om door te gaan.

  3. Controleer de automatisch ingevulde gegevens over uw toegang en selecteer Toevoegen.

  4. Noteer de toegangsgegevens en selecteer OK.

  5. U dient het adres en de openingstijden van de Keycafe-locatie in een aparte e-mail naar hen te sturen. 

4.png

 

Handmatig sleuteltoegang aanmaken voor uw Guesty-gasten

Indien nodig kunt u de toegang ook handmatig aanmaken. Volg de onderstaande stappen om toegang aan te maken vanuit uw Keycafe-dashboard:

  1. Log in op uw Keycafe-account.

  2. Selecteer Integraties in het linkermenu.

  3. Selecteer het Guesty-account dat u wilt beheren.

  4. Selecteer Accommodaties om de lijst met beschikbare accommodaties te bekijken.

  5. Selecteer het pictogram Reserveringen naast een accommodatie om de lijst met aankomende reserveringen te bekijken die eraan zijn gekoppeld.

  6. Selecteer het plusteken naast de reservering waarvoor u toegang wilt aanmaken.

  7. De reserveringsgegevens worden automatisch ingevuld. Selecteer Boeking aanmaken om door te gaan.

  8. Selecteer de sleutel die is gekoppeld aan uw advertentie.

  9. Controleer de automatisch ingevulde gegevens over uw toegang en selecteer Toevoegen.

  10. Noteer de toegangsgegevens en selecteer OK.

  11. U dient het adres en de openingstijden van de Keycafe-locatie in een aparte e-mail naar hen te sturen. 

airbnb-messaging-checkbox.png

Opmerking

Er wordt geen toegang aangemaakt voor boekingen die zijn gemaakt vóórdat u uw Guesty-account heeft geïntegreerd.

 

Geautomatiseerde Guesty-berichten

Zodra de eerste Keycafe-boeking via de integratie is aangemaakt, worden er twee aangepaste reserveringsvelden aangemaakt in Guesty:

Veldnaam

Variabele

Type

keycafe_access_link

{{keycafe_access_link}}

Tekst

keycafe_access_instructions

{{keycafe_access_instructions}}

Lange tekst

keycafe_access_code

{{keycafe_access_code}}

Tekst

  • Access Link is de URL van de Keycafe-boeking die de gast kan gebruiken om de sleutels op te halen

  • Access Instructions bevatten informatie over het gebruik van Keycafe voor het ophalen en inleveren van sleutels

  • Access Code is de pincode die de gast invoert bij de SmartBox om toegang te krijgen tot de sleutels

Deze kunnen worden gebruikt om geautomatiseerde berichten aan te maken in Guesty. Als u vóór de eerste boeking een geautomatiseerd bericht wilt aanmaken, kunt u de aangepaste variabelen handmatig instellen.

 

Communicatie voor Guesty-hosts

Als onderdeel van de Guesty-integratie ontvangen Guesty-hosts updates over belangrijke gebeurtenissen en toegangsgegevens. De volgende updates zijn toegankelijk via de inbox van Guesty:

  • Boekingsinstructies inclusief de boekingscode en URL-link van uw gast. Dit kan indien nodig naar de gast worden verzonden.

  • De locatie waar de sleutel door uw gast wordt opgehaald.

  • De locatie waar de sleutel door uw gast wordt ingeleverd.

  • Bericht over annulering van de boeking.

De Guesty-reservering bijwerken of annuleren

Het bijwerken of annuleren van de oorspronkelijke Guesty-reservering zal ook de sleuteltoegang die aan uw reservering is gekoppeld bijwerken of annuleren.

Workaround voor co-hosting

De integratie biedt geen ondersteuning voor accounts met co-hosting. Als u echter de Guesty-inloggegevens verkrijgt van het account dat u medehost, kunt u deze gegevens gebruiken om rechtstreeks verbinding te maken met het account, zodat u de sleuteltoegang vanuit uw Keycafe-account kunt beheren.

 

Uw Guesty-account ontkoppelen

  1. Log in op uw Keycafe-account.

  2. Selecteer Integraties in het linkermenu.

  3. Selecteer het Guesty-account dat u wilt ontkoppelen.

  4. Selecteer Over integratie.

  5. Selecteer Ontkoppelen.

  6. Selecteer Bevestigen om uw Guesty-account te ontkoppelen.

 

Verdere ondersteuning

Heeft u vragen over de integratie of suggesties voor verbeteringen? Stuur een e-mail naar support@keycafe.com.