In diesem Artikel:
- Erstellung einer einmaligen Buchung
- Einrichtung einer fortlaufenden Buchung
- Was erhält mein Besucher, wenn ich ihm Zugriff gewähre?
Mit Keycafe können Sie eineeinmalige Buchungoder einefortlaufende Buchunghinzufügen. Um mehr über Buchungen zu erfahren, besuchen SieÜber Buchungen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine einmalige Buchung zu erstellen.
Hinzufügen eines Schlüssels
Bevor Sie Ihren ersten Zugriff gewähren, melden Sie sich bei Ihrem Keycafe-Konto an und fügen Sie Ihren Schlüssel hinzu.
Eine einmalige Buchung erstellen
- Melden Sie sich in Ihrer Keycafe-App oder auf der Website an Dashboard.
- Für Organisationsadministratoren: Wählen Sie oben + Hinzufügen ,Einmalbuchungund dann den Namen des Schlüssels, zu dem Sie Zugriff gewähren möchten. Für Manager eines Schlüssels: Wählen Sie den Schlüssel aus, zu dem Sie Zugriff gewähren möchten, und dann Einmalige Buchung hinzufügen.
- Geben Sie den Namen und anschließend die E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie An Mobilnummer senden, um die Zugangsanweisungen per SMS zu senden. Bitte achten Sie bei der Auswahl der Telefonnummer darauf, dass Sie die korrekte Landesvorwahl auswählen und beachten Sie, dass der Besucher von dieser Telefonnummer aus eine SMS empfangen können muss.
- Wählen Sie die Sprache aus, in der der Besucher seine Zugangsanweisungen erhalten soll. Für Details zur Festlegung der Sprachen siehe Sprachen.
- Wählen Sie das Standard-Startdatum und das Enddatum aus, um die Datumsauswahl aufzurufen. Sobald Sie das Datum ausgewählt haben, wird Ihnen eine Zeitauswahl angezeigt, in der Sie eine Uhrzeit auswählen können. Beachten Sie, dass das Enddatum nach dem Startdatum liegen muss.
Informationen zur Start- und Endeinstellung
Der Beginn und das Ende Ihres Zugangs bestimmen, wann ein Besucher Schlüssel an einem Keycafe-Standort abholen kann. Außerhalb der von Ihnen gewählten Daten und Zeiten wird ihnen der Zugriff auf die Schlüssel verweigert. Wenn ein Besucher jedoch zu spät kommt und versucht, die Schlüssel abzugeben, nachdem sein Zutritt beendet wurde, kann er dies tun. So können Sie Ihre Schlüssel jederzeit wieder in das System zurückbekommen.
Start- und Endzeitzone
Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Zutrittszeiten um die Ortszeitder SmartBoxhandelt, an der die Schlüsselübergabe stattfindet. Wenn Sie beispielsweise die Zutrittszeit im System auf 13:00 Uhr eingestellt haben, prüft das System beim Versuch, den Schlüssel an einem SmartBox-Standort abzuholen, ob es an diesem Standort 13:00 Uhr ist. Wenn ja, wird der Zugriff gewährt. Die Zeiten werden über eine scrollende 24-Stunden-Uhr ausgewählt (13:00 Uhr = 13:00 Uhr, 17:00 Uhr = 17:00 Uhr, 12:00 Uhr = 24:00 Uhr).
- Schalten Sie Return Key Reminderauf „Ein“, wenn Sie möchten, dass Ihr Besucher eine Benachrichtigung erhält, bevor sein Zugang endet. Dies soll sie daran erinnern, die Schlüssel an derselben SmartBox zurückzugeben, an der sie die Schlüssel abgeholt haben.
| Zeitspanne zwischen der Erstellung der Buchung und dem Beginn der Buchung | Benachrichtigung an Besucher gesendet |
|---|---|
| >24 Stunden | 12 Stunden vor Buchungsende |
| 4 - 24 Stunden | 2 Stunden vor Buchungsende |
| <4 Stunden | 15 Minuten nach Schlüsselübergabe |
- Wählen Sie unten auf der Seite Addaus, um die Änderungen zu speichern.
Erledigt!
Glückwunsch. Jetzt können Ihre Besucher auf die dafür vorgesehene SmartBox zugreifen, um auf Ihre Schlüssel zuzugreifen.
Geben Sie Ihre Schlüssel ab
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Schlüssel für die Keycafe SmartBox vor der Ankunft Ihrer Besucher abgeben. SieheEinrichten eines Schlüssels mit einem Keycafe-Fob
Erstellen einer laufenden Buchung
Um einen dauerhaften Besucher einzurichten, der rund um die Uhr auf Ihre Schlüssel zugreifen kann, bis Sie seinen Zugriff widerrufen, befolgen Sie bitte diese Schritte:
- Melden Sie sich in Ihrer Keycafe-App oder auf der Website an Dashboard.
- Wählen Sie im Menü Tastenaus.
- Wählen Sie den Schlüsselsatz aus, dem Sie eine Dauerbuchung erteilen möchten.
- Wählen Sie Laufende Buchung hinzufügen.
- Wählen Sie, ob Sie den Zugriff per E-MailoderMobiltelefongewähren möchten (Der Besucher muss in der Lage sein, eine SMS von dieser Telefonnummer zu empfangen). Wenn Sie den Zugriff über eine Mobiltelefonnummer ermöglichen, wählen SieAn Mobiltelefon Nr.senden.
- Geben Sie ihre E-Mail-Adresse oder Mobiltelefonnummer ein. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Ländercode auswählen.
- Wählen Sie und fügen Sie hinzu, um Ihrem Besucher eine fortlaufende Buchung zu ermöglichen.
Was erhält mein Besucher, wenn ich ihm Zugang gebe?
Ihre Besucher erhalten eine SMS oder E-Mail mit ihrem Buchungscode und Anweisungen zur Schlüsselübergabe. Sie müssen ihnen mitteilen, wo sich die Schlüssel befinden und welche Öffnungszeiten der Standort hat. Besuchen Sie Besucherbuchungscode , um mehr über die Nachricht zu erfahren, die Ihre Besucher erhalten, und herauszufinden, wie Sie ein Beispiel dieser Nachricht erhalten können.