Mit Keycafe können Sie eine einmalige Buchung oder eine dauerhafte Buchung hinzufügen. Weitere Informationen zu Buchungen finden Sie unter Über Buchungen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine einmalige Buchung zu erstellen.
Einen Schlüssel hinzufügen
Bevor Sie den ersten Zugriff gewähren, melden Sie sich bei Ihrem Keycafe-Konto an und fügen Sie Ihren Schlüssel hinzu.
Eine einmalige Buchung erstellen
Melden Sie sich in Ihrer Keycafe-App oder im Website-Dashboard an.
Für Unternehmens-Admins: Wählen Sie oben +Hinzufügen, Einmalige Buchung und dann den Namen des Schlüssels, für den Sie Zugriff gewähren möchten. Für Schlüsselverwalter: Wählen Sie den Schlüssel, für den Sie Zugriff gewähren möchten, und dann Einmalige Buchung hinzufügen.
Geben Sie den Namen und anschließend die E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie An Mobilnr. senden, um die Zugriffsanweisungen per SMS zu versenden. Wenn Sie die Telefonnummer wählen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die richtige Ländervorwahl auswählen, und beachten Sie, dass die Person unter dieser Telefonnummer SMS empfangen können muss.
Wählen Sie die Sprache aus, in der die Person die Zugriffsanweisungen erhalten soll. Einzelheiten zur Festlegung der Sprachen finden Sie unter Sprachen.
Wählen Sie das standardmäßige Startdatum und Enddatum aus, um die Datumsauswahl zu öffnen. Sobald Sie das Datum ausgewählt haben, wird eine Zeitauswahl angezeigt, um eine Uhrzeit auszuwählen. Beachten Sie, dass das Enddatum nach dem Startdatum liegen muss.
Über Start- und Endeinstellungen
Der Beginn und das Ende Ihres Zugriffs bestimmen, wann eine Person Schlüssel an einem Keycafe-Standort abholen darf. Außerhalb der von Ihnen ausgewählten Daten und Uhrzeiten wird der Zugriff auf die Schlüssel verwehrt. Sollte sich eine Person jedoch verspäten und versuchen, Schlüssel nach Ablauf des Zugriffs zurückzugeben, ist dies möglich. Auf diese Weise können Sie Ihre Schlüssel jederzeit wieder in das System zurückführen.
Zeitzone für Beginn und Ende
Bitte beachten Sie, dass die Zugriffszeiten der Ortszeit der SmartBox entsprechen, an der die Schlüsselabholung stattfindet. Wenn Sie beispielsweise die Zugriffszeit im System auf 13:00 Uhr eingestellt haben und eine Schlüsselabholung an einem SmartBox-Standort versucht wird, prüft das System, ob es an diesem Standort 13:00 Uhr ist. Wenn ja, wird der Zugriff gewährt. Die Zeiten werden über eine 24-Stunden-Uhr ausgewählt (1:00pm = 13:00, 5:00pm = 17:00, 12:00am = 24:00).
Aktivieren Sie Rückgabeerinnerung, wenn Ihre Gäste vor Ablauf ihres Zugriffs eine Benachrichtigung erhalten sollen. Dies erinnert sie daran, die Schlüssel an dieselbe SmartBox zurückzugeben, an der sie sie abgeholt haben.
Zeit zwischen Erstellung und Beginn der Buchung | Benachrichtigung an Gäste gesendet |
|---|---|
>24 Stunden | 12 Stunden vor Ende der Buchung |
4 – 24 Stunden | 2 Stunden vor Ende der Buchung |
<4 Stunden | 15 Minuten nach Schlüsselabholung |
Wählen Sie unten auf der Seite Hinzufügen, um die Änderungen zu speichern.
Fertig!
Herzlichen Glückwunsch. Nun können Ihre Gäste die vorgesehene SmartBox nutzen, um auf Ihre Schlüssel zuzugreifen.
Geben Sie Ihre Schlüssel ab
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Schlüssel vor der Ankunft Ihrer Gäste in der Keycafe SmartBox hinterlegen. Siehe Einen Schlüssel mit einem Keycafe-Fob einrichten
Eine dauerhafte Buchung erstellen
Um einen dauerhaften Gast einzurichten, der rund um die Uhr (24/7) auf Ihre Schlüssel zugreifen kann, bis Sie den Zugriff widerrufen, folgen Sie diesen Schritten:
Melden Sie sich in Ihrer Keycafe-App oder im Website-Dashboard an.
Wählen Sie Schlüssel aus dem Menü.
Wählen Sie den Schlüsselbund aus, für den Sie eine dauerhafte Buchung einrichten möchten.
Wählen Sie Dauerhafte Buchung hinzufügen.
Wählen Sie, ob Sie den Zugriff per E-Mail oder Mobiltelefon gewähren möchten (die Person muss unter dieser Telefonnummer SMS empfangen können). Wenn Sie den Zugriff per Mobilfunknummer bereitstellen, wählen Sie An Mobilnr. senden.
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Handynummer ein. Achten Sie darauf, die richtige Ländervorwahl auszuwählen.
Wählen Sie Hinzufügen, um der Person eine dauerhafte Buchung zu gewähren.
Was erhalten meine Gäste, wenn ich ihnen Zugriff gebe?
Ihre Gäste erhalten eine SMS oder E-Mail mit ihrem Buchungscode und Anweisungen zur Abholung Ihrer Schlüssel. Sie müssen ihnen mitteilen, wo sich die Schlüssel befinden und welche Öffnungszeiten der Standort hat. Besuchen Sie Gast-Buchungscode, um mehr über die Nachricht zu erfahren, die Ihre Gäste erhalten, und um herauszufinden, wie Sie ein Muster dieser Nachricht erhalten können.