Organisations-Admins vs. Manager
Admins sind Benutzer, denen Sie die Verwaltung Ihres Keycafe-Systems anvertrauen. Es gibt drei Stufen von Administratorberechtigungen:
Owner-Admin - Der Eigentümer der Organisation und ursprüngliche Admin, der über vollständige Zugriffs- und Verwaltungsrechte verfügt. Es gibt nur einen pro Organisation.
Organisations-Admin - Kann die gesamte Organisation und alle darin enthaltenen Einheiten mit Ausnahme der Abrechnungsdaten vollständig verwalten.
Manager - Kann eine einzelne Einheit wie einen Schlüssel, eine Schlüsselgruppe oder einen Standort verwalten.
Admins und Integrationen
Beachten Sie, dass Integrationen benutzerbezogen eingerichtet werden, was bedeutet, dass weder Manager noch Organisations-Admins die Integrationen anderer Benutzer einsehen oder verwalten können. Buchungen, die über Integrationen erstellt wurden, werden jedoch wie jede andere Buchung behandelt und können von den zuständigen Managern des Schlüssels sowie allen Organisations-Admins eingesehen werden.
Schlüssel/Schlüsselgruppen | ||
Berechtigungsrolle | Manager | Organisations-Admin |
Schlüsseldetails anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Schlüssel mit Reservierung abholen | ✔️ | ✔️ |
Schlüssel ohne Reservierung abholen | ✔️ | ✔️ |
Field Swaps durchführen | ✔️ | ✔️ |
Schlüsselbuchungen/-reservierungen anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Schlüsselberechtigungen hinzufügen/bearbeiten | ✔️ | ✔️ |
Schlüssel-Nutzungsverlauf anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Schlüsseldetails bearbeiten | ✔️ | ✔️ |
Buchungen erstellen/bearbeiten | ✔️ | ✔️ |
Benachrichtigungen über Schlüsselabholung/-rückgabe erhalten | ✔️ | ✔️ |
Neue Schlüssel/Schlüsselgruppen erstellen | - | ✔️ |
Schlüsselcodes verwalten | - | ✔️ |
Programmierbare Warnungen anzeigen/bearbeiten | - | ✔️ |
Schlüsselgruppen anzeigen/bearbeiten/erstellen | - | ✔️ |
Datenexporte | - | ✔️ |
Manager für Schlüsselgruppen
Beachten Sie, dass ein Manager einer Schlüsselgruppe die Schlüssel in der Gruppe anzeigen und verwalten kann, nicht jedoch die Gruppe selbst.
Standorte | ||
Berechtigungsrolle | Manager | Organisations-Admin |
Grundlegende Standortinformationen anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Aktivitätsverlauf anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Fachinventar anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Fachinventar bearbeiten | ✔️ | ✔️ |
Einzelne Fächer öffnen | ✔️ | ✔️ |
Alle Fächer öffnen | ✔️ | ✔️ |
SmartBoxes neu starten | ✔️ | ✔️ |
SmartBoxes demontieren | ✔️ | ✔️ |
Offline-Öffnungscodes anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Fächer aktivieren/schützen/deaktivieren | ✔️ | ✔️ |
SmartBoxes mit Standorten verknüpfen/Verknüpfung aufheben | ✔️ | ✔️ |
SmartBox-/Standortdetails bearbeiten | ✔️ | ✔️ |
Anpassung aktivieren/deaktivieren/bearbeiten | ✔️ | ✔️ |
Videoaufzeichnungen der Schlüsselübergabe anzeigen | ✔️ | ✔️ |
Berechtigte Benutzer anzeigen/bearbeiten/hinzufügen | - | ✔️ |
Einen Admin für eine Organisation hinzufügen
Wenn Sie einer Organisation einen Admin hinzufügen, kann dieser die Schlüssel, Benutzer, Gruppen und Standorte der Organisation vollständig verwalten. Dies umfasst auch die Verwaltung anderer Admins der Organisation. Die einzige Einschränkung im Vergleich zum Eigentümer der Organisation betrifft konto- und abrechnungsbezogene Einstellungen.
Melden Sie sich bei Keycafe Desktop oder auf dem Mobilgerät an.
Wählen Sie Benutzer.
Wählen Sie den Namen des Benutzers, dem Sie Admin-Zugriff gewähren möchten.
Wählen Sie Organisationsberechtigung.
Wählen Sie Berechtigung hinzufügen.
Einen Manager für einen Standort hinzufügen
Wenn Sie einem Standort einen Manager hinzufügen, kann dieser alle mit dem Standort verknüpften SmartBoxes verwalten. Dies umfasst:
Anzeigen des Verlaufs von Schlüsselabholungen und -rückgaben
Die einzige Einschränkung im Vergleich zu Organisations-Admins ist die Möglichkeit, andere Manager zum Standort hinzuzufügen bzw. von diesem zu entfernen. Weitere Details finden Sie unter Standorte.
Beachten Sie, dass dies eine separate Einstellung von den Schlüsselberechtigungen ist. Wenn dieser Standortmanager auch Zugriff auf alle Schlüssel in der Organisation haben soll, weisen Sie dem Benutzer die Berechtigung „Alle Schlüssel“ zu.
Melden Sie sich bei Keycafe Desktop oder auf dem Mobilgerät an.
Wählen Sie Benutzer.
Wählen Sie den Namen des Benutzers, dem Sie Manager-Zugriff gewähren möchten.
Wählen Sie Berechtigung hinzufügen.
Geben Sie den Namen des Standorts ein, für den Sie Manager-Zugriff gewähren möchten, und wählen Sie ihn aus dem Dropdown-Menü aus.
Wählen Sie Manager als Berechtigungsrolle aus.
Wählen Sie Hinzufügen.
Wenn Sie mehrere Standorte haben und der Benutzer alle verwalten soll, wiederholen Sie diese Schritte für jeden Standort.
Einen Manager für eine Schlüsselgruppe hinzufügen
Wenn Sie einer Schlüsselgruppe einen Manager hinzufügen, kann dieser alle Schlüssel innerhalb dieser Schlüsselgruppe verwalten, nicht jedoch die Gruppe selbst. Dies umfasst:
Bearbeiten der Details von Schlüsseln in der Gruppe, wie z. B. Name, Beschreibung, Schlüsselcode, Berechtigungen und Fob-Seriennummer
Erstellen/Entfernen/Bearbeiten von Buchungen für Schlüssel in der Gruppe
Weitere Details finden Sie unter Schlüsselgruppen.
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Wählen Sie Benutzer.
Wählen Sie den Namen des Benutzers, dem Sie Manager-Zugriff gewähren möchten.
Wählen Sie Berechtigung hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Schlüsselgruppe ein, für die Sie Manager-Zugriff gewähren möchten, und wählen Sie sie aus dem Dropdown-Menü aus.
Wählen Sie Manager als Berechtigungsrolle aus.
Wählen Sie Hinzufügen.
Wenn Sie mehrere Schlüsselgruppen haben und der Benutzer alle verwalten soll, wiederholen Sie diese Schritte für jede Gruppe.
Einen Manager für einen Schlüssel hinzufügen
Wenn Sie einem Schlüssel einen Manager hinzufügen, kann dieser diesen spezifischen Schlüssel verwalten. Dies umfasst:
Bearbeiten der Details des Schlüssels, wie z. B. Name, Beschreibung, Schlüsselcode, Berechtigungen und Fob-Seriennummer
Erstellen/Entfernen/Bearbeiten von Buchungen für den Schlüssel
Melden Sie sich bei Keycafe Desktop oder auf dem Mobilgerät an.
Wählen Sie Benutzer.
Wählen Sie den Namen des Benutzers, dem Sie Manager-Zugriff gewähren möchten.
Wählen Sie Berechtigung hinzufügen.
Geben Sie den Namen des Schlüssels ein, für den Sie Manager-Zugriff gewähren möchten, und wählen Sie ihn aus dem Dropdown-Menü aus.
Wählen Sie Manager als Berechtigungsrolle aus.
Wählen Sie Hinzufügen.
Wenn der Benutzer mehrere Schlüssel verwalten soll, wiederholen Sie diese Schritte für jeden einzelnen Schlüssel oder erstellen Sie eine Schlüsselgruppe.