Benutzer hinzufügen, verwalten und löschen

Einen Vollbenutzer hinzufügen

1. Wählen Sie + Hinzufügen → Benutzer → Vollbenutzer.

2. Geben Sie einen Namen für den Benutzer ein.

3. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, um den Benutzer zur Registrierung eines Kontos einzuladen.

4. Wenn Sie möchten, geben Sie einen Kommentar ein, der zusammen mit der Einladung an den Benutzer gesendet wird.

5. Sie können einen benutzerdefinierten Zugangscode eingeben, diesen über den Schalter deaktivieren oder den Code durch Aus- und Einschalten des Schalters nach dem Zufallsprinzip neu generieren.

6. Geben Sie eine Berechtigung für den Benutzer ein – dies kann ein Schlüssel, eine Schlüsselgruppe oder ein Standort sein.

7. Geben Sie eine Berechtigungsrolle für den Benutzer ein.

8. Wenn Sie diesem Benutzer ein Benutzer-Badge zuweisen möchten, geben Sie die Seriennummer eines unbenutzten Sticker-Badges oder Schlüsselanhängers ein.

9. Willkommens-E-Mail senden sendet dem Benutzer nach Abschluss der Registrierung automatisch eine E-Mail mit seinem Zugangscode sowie hilfreichen Tipps und Links für die ersten Schritte mit dem Keycafe-System. Wir empfehlen, diese Option aktiviert zu lassen.

10. Wählen Sie Benutzer hinzufügen.

Vollbenutzer nach dem Einladen anzeigen

Nach dem Erstellen eines Vollbenutzers sehen Sie diesen unter dem Filter Eingeladen auf der Registerkarte „Benutzer“. Sobald dieser ein Konto bei Keycafe erstellt hat, wird er unter dem Filter Alle angezeigt.

Einen SmartBox-Benutzer hinzufügen

1. Wählen Sie + Hinzufügen → Benutzer → SmartBox-Benutzer.

2. Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein.

3. Wenn Sie möchten, geben Sie eine Kontakt-E-Mail-Adresse ein. Diese wird nur für programmierbare Benachrichtigungen und zum Senden der Willkommens-E-Mail in Schritt 10 verwendet.

4. Sie können einen benutzerdefinierten Zugangscode eingeben, diesen über den Schalter deaktivieren oder den Code durch Aus- und Einschalten des Schalters nach dem Zufallsprinzip neu generieren.

5. Geben Sie eine Berechtigung für den Benutzer ein – dies kann ein Schlüssel, eine Schlüsselgruppe oder alle Schlüssel sein. Beachten Sie, dass dies die Berechtigung Nur Austausch sein wird.

6. Wenn Sie diesem Benutzer ein Benutzer-Badge zuweisen möchten, geben Sie die Seriennummer eines unbenutzten Sticker-Badges oder Schlüsselanhängers ein.

7. Willkommens-E-Mail senden sendet dem Benutzer nach Abschluss der Registrierung automatisch eine E-Mail mit seinem Zugangscode sowie hilfreichen Tipps und Links für die ersten Schritte mit dem Keycafe-System. Wir empfehlen, diese Option aktiviert zu lassen.

8. Wählen Sie Benutzer hinzufügen.

Massen-Uploads von Benutzern

Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern hinzufügen müssen, können Sie einen Massen-Upload mit einer CSV-Datei durchführen. Anweisungen hierzu finden Sie unter Massen-Uploads von Benutzern.

Berechtigungen eines Benutzers bearbeiten oder anzeigen

1. Wählen Sie Benutzer → den Benutzer, den Sie bearbeiten oder anzeigen möchten.

2. Sie können nun Folgendes tun:

• Anzeigen, welche Schlüssel der Benutzer aktuell ausgecheckt hat

• Anzeigen/Bearbeiten, für welche Schlüssel und Standorte der Benutzer Berechtigungen hat

• Schlüsselabhol- und Rückgabehistorie des Benutzers anzeigen

• Kontaktinformationen, Zugangscode und Benutzer-Badge-Informationen des Benutzers anzeigen/bearbeiten

Einen Benutzer entfernen oder endgültig löschen

Es gibt drei Optionen zum Entfernen eines Benutzers:

1. Das Entfernen eines Benutzers entfernt diesen aus der Organisation und entzieht alle zugehörigen Berechtigungen, deaktiviert jedoch nicht dessen Konto.

2. Das endgültige Löschen eines Benutzers entfernt diesen nicht nur aus der Organisation und allen zugehörigen Berechtigungen, sondern deaktiviert auch dauerhaft sein Konto und anonymisiert alle seine Daten gemäß den DSGVO-Vorschriften. Dies ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie zwischen sofortiger Ausführung und einer 30-tägigen Frist.

3. Das Archivieren eines Benutzers entfernt diesen aus der Organisation und allen zugehörigen Berechtigungen und deaktiviert zudem dessen Konto. Seine Daten werden jedoch nicht anonymisiert.

Bestimmte Bedingungen verhindern das Löschen eines Benutzers:

• Der Benutzer ist Teil einer anderen Organisation mit Schlüsseln

• Der Benutzer nutzt Keycafe Public aktiv für die persönliche Schlüsselübergabe

1. Wählen Sie Benutzer → den Benutzer, den Sie entfernen oder löschen möchten → Über den Benutzer → Bearbeiten.

2. Wählen Sie Benutzer entfernen → Entfernen oder Benutzer endgültig löschen → Endgültig löschen.