Schlüsselgruppen

Was sind Schlüsselgruppen?

Möglicherweise müssen Sie eine Gruppe verschiedener Schlüssel für bestimmte Personen freigeben und eine andere Gruppe von Schlüsseln für andere. Mit der Gruppenfunktion können Sie eine Untergruppe von Schlüsseln in Ihrem Konto erstellen und diese Untergruppe so freigeben, als wäre sie ein einzelner Schlüssel. Standardmäßig befinden sich alle von Ihnen erstellten Schlüssel in der Hauptgruppe namens „Alle Schlüssel“. Diese Gruppe ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Schlüssel ganz einfach für ausgewählte Benutzer freizugeben. 

Eine Schlüsselgruppe einrichten

1. Melden Sie sich bei www.keycafe.com an

2. Wählen Sie in den Menüoptionen „Gruppen“ aus

3. Wählen Sie oben links die Schaltfläche „+ Hinzufügen“ und wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Gruppe“ aus

4. Benennen Sie die Gruppe und geben Sie eine Beschreibung ein. Stellen Sie dann sicher, dass Sie die Option „Schlüsselgruppe“ ausgewählt haben, und wählen Sie „Gruppe hinzufügen“

Schlüssel zu einer Gruppe hinzufügen

1. Melden Sie sich bei www.keycafe.com an.

2. Wählen Sie in den Menüoptionen Gruppen aus.

3. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, zu der Sie Schlüssel hinzufügen möchten.

4. Wählen Sie Schlüssel hinzufügen.

5. Suchen Sie einen Schlüssel in der Liste oder suchen Sie nach Schlüsselnamen, die Sie zu dieser Gruppe hinzufügen möchten.

6. Wählen Sie aus der Dropdown-Suchliste den Namen der Schlüssel aus, die Sie hinzufügen möchten.

Benutzer zu einer Schlüsselgruppe hinzufügen

1. Melden Sie sich bei www.keycafe.com an.

2. Wählen Sie in den Menüoptionen Gruppen aus.

3. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, zu der Sie einen Benutzer hinzufügen möchten.

4. Wählen Sie Berechtigung hinzufügen.

5. Geben Sie den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, für den Sie diese Schlüsselgruppe freigeben möchten.

6. Wählen Sie die Berechtigungsrolle für diesen Benutzer aus:

   1. Reservierungszugriff: Der Benutzer kann selbst Zeitfenster für die Schlüssel reservieren sowie die Schlüssel mit seinem Zugangscode oder dem Buchungscode für die Reservierung abholen und zurückgeben. Außerhalb von Reservierungen hat er keinen Zugriff auf die Schlüssel. Er kann den Aktivitätsverlauf, Buchungen und Details der Schlüssel einsehen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Mitarbeiter, die Schlüssel mit anderen Mitarbeitern teilen und bei denen es zu keinen Überschneidungen bei der Schlüsselnutzung kommen darf, wie z. B. bei Fahrern von Poolfahrzeugen.

   2. Dauerhafter Zugriff: Der Benutzer kann die Schlüssel mit seinem Zugangscode oder der Keycafe-App abholen und zurückgeben sowie den Aktivitätsverlauf und Details der Schlüssel einsehen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Mitarbeiter als Endnutzer, die regelmäßig Schlüssel abholen und zurückgeben.

   3. Administrator: Der Benutzer verfügt über alle Möglichkeiten des dauerhaften Zugriffs und kann darüber hinaus Buchungen erstellen und verwalten, die Informationen der Schlüssel bearbeiten sowie deren Schlüsselcodes einsehen und verwalten. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Personen, die die vollständige Übersicht über den Schlüssel haben sollen.

Berechtigungen von Benutzern ändern

1. Wählen Sie in den Menüoptionen Gruppen aus.

2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, für die Sie die Berechtigung eines Benutzers bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Berechtigte Benutzer.

4. Wählen Sie neben dem Namen des Benutzers das Stiftsymbol aus und ändern Sie die Berechtigungsstufe – (siehe Berechtigungsrollen)

Einen Benutzer aus einer Schlüsselgruppe entfernen

1. Melden Sie sich bei www.keycafe.com an.

2. Wählen Sie in den Menüoptionen Gruppen aus.

3. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, für die Sie die Berechtigung eines Benutzers bearbeiten möchten.

4. Wählen Sie Berechtigte Benutzer.

5. Wählen Sie neben dem Namen des Benutzers das Papierkorbsymbol aus. Jeder aus der Gruppe entfernte Benutzer hat keinen Zugriff mehr auf Schlüssel in der Gruppe. 

Schlüssel aus einer Schlüsselgruppe entfernen

1. Melden Sie sich bei www.keycafe.com an.

2. Wählen Sie in den Menüoptionen Gruppen aus.

3. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, aus der Sie einen Schlüssel entfernen möchten.

4. Wählen Sie Schlüssel.

5. Wählen Sie neben dem Namen des Schlüssels das Papierkorbsymbol aus. Nach dem Entfernen kann kein Benutzer in dieser Gruppe mehr auf diesen Schlüssel zugreifen, der Schlüssel selbst wird jedoch nicht aus dem Konto gelöscht.

Den Namen einer Schlüsselgruppe ändern

1. Melden Sie sich bei www.keycafe.com an.

2. Wählen Sie in den Menüoptionen Gruppen aus.

3. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, aus der Sie einen Schlüssel entfernen möchten.

4. Wählen Sie Über Gruppe.

5. Wählen Sie Bearbeiten. Ändern Sie den Namen und wählen Sie Speichern.

Eine Schlüsselgruppe löschen

1. Melden Sie sich bei www.keycafe.com an.

2. Wählen Sie in den Menüoptionen Gruppen aus.

3. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, aus der Sie einen Schlüssel entfernen möchten.

4. Wählen Sie Über Gruppe.

5. Wählen Sie Bearbeiten.

6. Wählen Sie Gruppe entfernen. Dadurch werden die Gruppe und der Zugriff aller Gruppenbenutzer auf die Schlüssel in der Gruppe dauerhaft gelöscht, die Benutzerkonten oder die Schlüssel selbst werden jedoch nicht gelöscht.