In diesem Artikel:
- Was ist ein Benutzer
- Benutzertypen
- Grundlegendes zu Berechtigungsrollen
- Berechtigungsrollen für Schlüssel/Schlüsselgruppen
- Berechtigungsrollen für Standorte
Was ist ein Benutzer?
Ein Benutzer im Keycafe-System ist einfach eine Einzelperson, der Zugriffs- oder Verwaltungsberechtigungen erteilt werden und die beim Abholen oder Abgeben eines Schlüssels registriert wird. Jeder Benutzer verfügt über einen oder mehrere eindeutige Zugriffscodes, abhängig von den Einstellungen und Berechtigungen der Schlüsselbesitzer und Kontoadministratoren.
Für alle Benutzertypen kann der Administrator einer Organisation einen Zugriffscode aktivieren, um auf Schlüssel zuzugreifen, die dieser Organisation gehören. Wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens sind, das Keycafe verwendet, und Keycafe nirgendwo sonst verwenden, benötigen Sie lediglich den Zugangscode. Nur Vollbenutzer können mit ihrer Telefonnummer und einem zufällig generierten globalen SmartBox-Code auf alle Schlüssel zugreifen, für die ihnen eine Berechtigung erteilt wurde, unabhängig von Organisation oder Standort.
Benutzertypen
Es gibt zwei Arten von Benutzern im Keycafe-System. Sie können je nach den Anforderungen Ihrer Organisation und Ihres Arbeitsablaufs eine Kombination beider Typen nutzen.
Vollbenutzer
Ein Vollbenutzer ist für Mitarbeiter oder Angestellte gedacht, die auf unsere iOS-, Android- oder Desktop-Anwendungen zugreifen, um erweiterte Funktionen zu nutzen, z. B. Benutzer verwalten, Schlüssel autorisieren, Protokolle überprüfen usw. Ein Vollbenutzer wird eingeladen, mit seiner E-Mail-Adresse sicher ein Konto bei Keycafe zu registrieren. Der Benutzer hat die Kontrolle über seine eigenen Anmeldeinformationen und die Zwei-Faktor-Authentifizierungseinstellungen innerhalb seines Kontos. Wir empfehlen diesen Kontotyp für Unternehmensbenutzer, die in Ihrem Unternehmen regelmäßig auf Produktivitätssoftware zugreifen und diese verwenden.
SmartBox Benutzer
Ein SmartBox-Benutzer ist für Mitarbeiter oder Angestellte gedacht, die regelmäßig Schlüssel mithilfe eines von Ihnen bereitgestellten Passcodes austauschen, aber keine erweiterten Funktionen benötigen. Der Benutzer wird sofort erstellt, von Ihnen (dem Unternehmensadministrator) verwaltet und es ist keine Registrierung des Benutzers erforderlich. Der Benutzer kann sich nicht bei unseren iOS-, Android- oder Desktop-Anwendungen anmelden und keine Verwaltungsfunktionen wie die Steuerung von Schlüsselberechtigungen ausführen. Diese Benutzer können mit Ihren SmartBoxen nur interagieren, um Schlüssel abzuholen und abzugeben, indem sie einen Passcode oder Ausweis verwenden, den Sie ihnen zur Verfügung stellen (die Berechtigungsrolle „ Dauerzugriff “).
Benutzerausweise für SmartBox-Benutzer
Genau wie Vollbenutzern können SmartBox-Benutzern Benutzerausweisezugewiesen werden.
Grundlegendes zu Berechtigungsrollen
Berechtigungsrollen beeinflussen, was ein Benutzer mit einem Schlüssel, einer Schlüsselgruppe oder einem Standort tun kann. Sie werden häufig verwendet, um die Berechtigungen zwischen Managern, Mitarbeitern und Support zu unterscheiden.
Berechtigungsrollen für Schlüssel/Schlüsselgruppen
Tasten/Tastengruppen |
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| Berechtigungs-Rolle | Reservierungszugang | Kontinuierlicher Zugriff | Mitverwalter | Organisationsadministrator |
| Wichtige Details/Verlauf anzeigen | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Schlüsselübergabe mit Reservierung | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Schlüsselübergabe ohne Reservierung | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Feldtausch durchführen | - | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Wichtige Buchungen/Reservierungen anzeigen | ✔️ | - | ✔️ | ✔️ |
| Schlüsselberechtigungen hinzufügen/bearbeiten | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Schlüsselverwendungsverlauf anzeigen | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Schlüsseldetails bearbeiten | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Buchungen erstellen/bearbeiten | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Erhalten Sie Benachrichtigungen zur Schlüsselabholung/-abgabe | - | - | ✔️ | ✔️ |
| Neue Schlüssel/Schlüsselgruppen erstellen | - | - | - | ✔️ |
| Schlüsselcodes verwalten | - | - | - | ✔️ |
| Programmierbare Warnungen anzeigen/bearbeiten | - | - | - | ✔️ |
| Schlüsselgruppen anzeigen/bearbeiten/erstellen | - | - | - | ✔️ |
Nur anzeigen (eingestellt)
Nicht mehr verwendete Rolle
*Ab dem 6. Mai 2025 wird die Nur-Anzeige-Berechtigung für Schlüssel und Schlüsselgruppen aufgehoben. Vorhandene Benutzer mit dieser Berechtigung bleiben unverändert, bei neuen Schlüssel- und Schlüsselgruppenberechtigungen wird diese Option jedoch nicht mehr angezeigt.
Der Benutzer kann alle Informationen zum Schlüssel, seiner Historie, den Benutzerzugriffen und den mit dem Schlüssel verbundenen Buchungen sehen und finden. Sie können den Schlüssel weder abholen noch den Schlüsselcode anzeigen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Remote-Support-Mitarbeiter.
Reservierungszugang
Business Pro-Berechtigungsrolle
Der Reservierungszugriff ist eine Berechtigungsrolle, die nur Organisationen mit dem Business Pro-Plan zur Verfügung steht.
Der Benutzer kann Zeitfenster für den Schlüssel selbst reservieren und den Schlüssel mithilfe seines Zugangscodes oder des Buchungscodes für die Reservierung abholen und abgeben. Außerhalb von Reservierungen ist der Zugriff auf den Schlüssel nicht möglich. Sie können den Aktivitätsverlauf, Buchungen und Details des Schlüssels sehen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Mitarbeiter, die Schlüssel mit anderen Mitarbeitern teilen und bei denen es nicht zu einer Überschneidung bei der Schlüsselnutzung kommen sollte, wie etwa Fahrer von Poolfahrzeugen.
Kontinuierlicher Zugriff
Früher bekannt als „Exchange Only“
Am 6. Mai 2025 wurde die Berechtigungsrolle „ Nur Exchange “ in „ Kontinuierlicher Zugriff“ umbenannt. Die Funktionalität bleibt gleich.
Der Benutzer kann den Schlüssel mit seinem Zugangscode oder der Keycafe-App abholen und abgeben und den Aktivitätsverlauf und die Details des Schlüssels einsehen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Endbenutzermitarbeiter, die den Schlüssel regelmäßig abholen und abgeben.
Administrator
Der Benutzer verfügt über alle Berechtigungen des Continuous Access und kann außerdem Buchungen erstellen und verwalten, die Schlüsselinformationen bearbeiten, Benachrichtigungen zur Schlüsselabholung/-abgabe erhalten sowie seinen Schlüsselcode anzeigen und verwalten. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Personal, das die volle Kontrolle über den Schlüssel haben soll.
Siehe Co-Admins vs. Organisations-Admins für Schlüssel/Schlüsselgruppen.
Berechtigungsrollen für Standorte
Standorte |
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| Berechtigungs-Rolle | Nur Anzeigen | Mitverwalter | Organisationsadministrator |
| Grundlegende Standortinformationen anzeigen | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Aktivitätsverlauf anzeigen | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Schlüsselbehälterbestand anzeigen | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Schlüsselbehälter-Inventar bearbeiten | - | ✔️ | ✔️ |
| Öffnen einzelner Behälter | - | ✔️ | ✔️ |
| Alle Behälter Öffnen | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBoxen neu starten | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBoxen demontieren | - | ✔️ | ✔️ |
| Offline-Öffnungscodes anzeigen | - | ✔️ | ✔️ |
| Behälter aktivieren/schützen/deaktivieren | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBoxen mit Standorten verknüpfen/aufheben | - | ✔️ | ✔️ |
| SmartBox-/Standortdetails bearbeiten | - | ✔️ | ✔️ |
| Anpassung aktivieren/deaktivieren/bearbeiten | - | ✔️ | ✔️ |
| Videoaufzeichnungen zum Schlüsselaustausch ansehen | - | ✔️ | ✔️ |
| Zugelassene Benutzer anzeigen/bearbeiten/hinzufügen | - | - |
✔️ |
Nur Anzeigen
Der Benutzer kann die grundlegenden Informationen (Adresse, Telefonnummer, Öffnungszeiten, SmartBox-Seriennummern) und den Aktivitätsverlauf des Standorts sowie den Behälterbestand aller SmartBoxen am Standort einsehen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Remote-Support-Mitarbeiter.
Administrator
Der Benutzer verfügt über alle Berechtigungen im Nur-Anzeigen-Modus und kann außerdem Fehlerbehebungsaufgaben wie das Öffnen von Behältern aus der Ferne und die Demontage der SmartBox durchführen. Diese Berechtigungsstufe eignet sich für Personal, das die vollständige Kontrolle über den Standort haben soll.
Siehe Co-Admins vs. Organisationsadministratoren für Standorte.