In diesem Artikel:
Premium-Funktion
Integrationen sind eine Funktion, die nur Benutzern der Pläne „Premium“ und „Business Pro“ zur Verfügung steht.
Was bewirkt die Integration?
Durch die Integration Ihres Fleetio-Kontos in Keycafe können Sie Ihren gesamten Fleetio-Fahrzeugbestand schnell mit dem Schlüssel jedes Fahrzeugs in Keycafe verknüpfen. Wenn ein Fahrzeug in Fleetio einem Fahrer zugewiesen wird, wird in Keycafe automatisch ein eindeutiger Buchungs-PIN-Code für den Schlüssel erstellt und dem Fahrer werden Zugangsanweisungen zugesandt. Mithilfe des PIN-Codes kann der Fahrer dann an der SmartBox den Fahrzeugschlüssel abholen. Buchungen für Fleetio-Fahrzeugschlüssel werden in Keycafe mit einem Fleetio-Kennzeichen angezeigt, und die Zugangsanweisungen und der Code für den Keycafe-Schlüssel werden in der Fahrzeugzuordnung in Fleetio angezeigt.
Nach der Ersteinrichtung ermöglicht diese Integration die Verwaltung und Automatisierung von Fahrzeugzuweisungen allein mit Fleetio.
Fahrer-Zugangscodes
Standardmäßig ist der Buchungs-PIN-Code für jede Fahrzeugzuweisung unterschiedlich, unabhängig davon, wer der zugewiesene Fahrer ist. Wenn Sie möchten, dass einzelne Treiber immer den gleichen Code verwenden, wenden Sie sich an Ihren Success Manager oder unser Kundensupportteam und wir aktivieren diese Funktion.
Alternativ können Fahrer mit Keycafe-Konto ihren Zugangscode verwenden, um die ihnen zugewiesenen Fahrzeugschlüssel abzurufen, anstatt jedes Mal den Buchungs-PIN-Code einzugeben.
So richten Sie die Integration ein
Zum Einrichten Ihrer Fleetio- und Keycafe-Integration müssen Sie drei Token von Ihrem Fleetio-Konto abrufen, dann Ihre Konten verknüpfen und die Integration testen.
Abrufen des Fleetio-API-Schlüssels, des Konto-Tokens und des geheimen Webhook-Schlüssels
Wir empfehlen Ihnen, diese jeweils zu kopieren und in ein temporäres Dokument einzufügen, um den nächsten Schritt vorzubereiten.
Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel in Fleetio
Ein API-Schlüssel ermöglicht es einem Drittsystem, eine Verbindung herzustellen und Datenübertragungen zu ermöglichen. Sie müssen in Fleetio einen API-Schlüssel generieren, der Teil der Konfiguration der Integration mit Keycafe wird.
- Melden Sie sich bei Ihrem Fleetio-Konto an, wählen Sie oben links auf der Seite Ihren Kontonamen und dann Kontoeinstellungenaus.
- Wählen Sie API-Schlüssel verwalten.
- Wählen Sie + API-Schlüssel hinzufügenaus.
- Geben Sie „Keycafe“ als Label ein und klicken Sie dann auf Generate API Key. In der Tabelle sollte das neue API Token angezeigt werden.
Holen Sie sich Ihr Fleetio-Konto-Token
Ein Konto-Token ist die primäre Kennung für ein Drittsystem in einer API-Integration und wird zur vollständigen Identifizierung mit dem API-Schlüssel gekoppelt. Das Fleetio-Konto-Token finden Sie auf der Seite „API-Schlüssel“ in Ihren Fleetio-Kontoeinstellungen.
Kopieren Sie im Abschnitt „Konto-Tokens“ das gesamte Konto-Token und fügen Sie es in dasselbe temporäre Dokument ein, in das Sie den API-Schlüssel eingegeben haben. Sie müssen dieses Konto-Token in der Keycafe-Integrationskonfiguration hinzufügen.
Erstellen Sie einen Fleetio-Webhook
Ein Webhook gibt Ihnen die Möglichkeit, einen HTTP-POST an eine oder mehrere URLs zu senden, wenn bestimmte Arten von Ereignissen in Ihrem Fleetio-Konto auftreten. Alle Fleetio-Webhook-Ereignisse enthalten als JSON serialisierte Daten.
- Melden Sie sich bei Ihrem Fleetio-Konto an, wählen Sie oben links auf der Seite Ihren Kontonamen und dann Kontoeinstellungenaus.
- Wählen Sie Webhooks.
- Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite + Webhook hinzufügenaus.
- Kopieren Sie auf der Seite „Neuer Webhook“ Folgendes und fügen Sie es in das Feld URL ein:
https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
- Geben Sie „Keycafe“ als Beschreibungein.
- Klicken Sie auf Ereignisse auswählen, scrollen Sie dann zum Ende der Seite und aktivieren Sie jedes dieser Kontrollkästchen: Fahrzeugzuordnung erstellt, Fahrzeugzuordnung gelöschtund Fahrzeugzuordnung aktualisiert. Klicken Sie auf Speichern.
- Zurück auf der Seite „Webhooks“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Kleine Aktionen“ für den neuen Webhook, um ein Popup-Menü anzuzeigen, und klicken Sie dann auf View Secret.
- Kopieren Sie den gesamten geheimen Schlüssel und fügen Sie ihn in Ihr temporäres Dokument ein, das auch den API-Schlüssel und das Konto-Token enthält.
Ihr temporäres Dokument sollte jetzt drei Elemente enthalten: den API-Schlüssel, das Konto-Tokenund den geheimen Schlüssel. Sie fügen diese zu Ihren Keycafe-Kontoeinstellungen hinzu.
Verknüpfen Sie Ihr Fleetio-Konto mit Ihrem Keycafe-Konto
Die Konfiguration der Integration in Keycafe umfasst in erster Linie das Hinzufügen der drei in der oben beschriebenen Aufgabe erfassten Identifikatoren.
- Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe-Konto an.
-
Wählen Sie in der oberen linken Ecke + Addaus.
- Wählen SieIntegration.
- Wählen SieFlotte.
- Geben Sie den API-Schlüssel, das Konto-Token und den geheimen Schlüssel aus Ihrem temporären Dokument ein.
- Wählen Sie Mit Fleetio verbinden. Klicken Sie nach einigen Augenblicken in Keycafe auf die Registerkarte Integrationen , um die Integration anzuzeigen.
Benutzerdefiniert Felder
Als Nächstes müssen Sie drei benutzerdefinierte Felder in Ihren Fleetio-Systemeinstellungen hinzufügen.
- Navigieren Sie zur Seite „Fleetio-Kontoeinstellungen“ und suchen Sie den Menüpunkt Benutzerdefinierte Felder im Abschnitt „Systemeinstellungen“ des Menüs auf der linken Seite.
- Wählen Sie + Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen in der oberen rechten Ecke der Seite. Legen Sie auf der Seite „Neues benutzerdefiniertes Feld“ Record Type auf Vehicle Assignmentund Data Type auf Textfest.
- Wählen Sie die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Feld speichern, um das benutzerdefinierte Feld zu erstellen.
- Wiederholen Sie die obigen Schritte, um zwei weitere benutzerdefinierte Felder zu erstellen. Ziel ist es, diese drei benutzerdefinierten Felder zu erstellen:
Aufnahmetyp |
Datentyp |
Etikett |
Fahrzeugzuordnung |
Text |
Anweisungen für den Zugang zum Keycafe |
Fahrzeugzuordnung |
Text |
Keycafe-Zugangslink |
Fahrzeugzuordnung |
Text |
Keycafe-Zugangscode |
Um die benutzerdefinierten Felder in den Fleetio-Einstellungen anzuzeigen, navigieren Sie zur Seite „Benutzerdefinierte Felder“ und – im Dropdown-Menü Datensatztyp – Wählen Sie im Dropdown-Menü Fahrzeugzuordnung .
Verwenden der Integration
Um die Integration zu verwenden, müssen Sie die Schlüssel, die Sie in Keycafe hinzugefügt haben, den in Fleetio hinzugefügten Fahrzeugen zuordnen. Sobald ein Fahrzeug über einen zugehörigen Schlüssel verfügt, können Sie in Fleetio mit der Erstellung von Fahrzeugzuweisungen beginnen. Anweisungen zum Schlüsselzugriff werden dann automatisch an den Fahrer gesendet.
Verknüpfen Sie einen Keycafe-Schlüssel mit einem Fleetio-Fahrzeug
Schlüssel zu Keycafe hinzufügen
Sie müssen Ihre Fahrzeugschlüssel zum Keycafe-System hinzufügen, bevor Sie mit der Verknüpfung eines Schlüssels mit einem Fleetio-Fahrzeug fortfahren können. Siehe Einen Schlüssel hinzufügen.
- Die Registerkarte Integrationen in Keycafe sollte jetzt einen Eintrag für die Integration enthalten. Klicken Sie auf dieses Element, um die Menüs Fahrzeuge und Info anzuzeigen.
- Um eine Liste Ihrer Fleetio-Fahrzeuge anzuzeigen, klicken Sie auf Fahrzeuge , um die Liste auf der rechten Seite zu durchsuchen.
- Wählen Sie ein Fahrzeug und klicken Sie auf das Schlüsselsymbol.
- Geben Sie den Namen Ihres Keycafe-Schlüssels für dieses Fahrzeug ein und wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus.
- Wählen Sie Link , um zu bestätigen, dass Sie diesen Schlüssel mit diesem Fahrzeug verknüpfen möchten.
- Sie können zwischen Automatisch oder Eingabeaufforderungwählen. Dadurch wird die Art und Weise geändert, wie ein Benutzer benachrichtigt wird, wenn ihm ein Fahrzeug zugewiesen wird. Die meisten Benutzer sollten für den einfachsten Arbeitsablauf Automatischwählen. Klicken Sie auf Update , um das Popup-Fenster zu schließen.
Benachrichtigungsmethoden
Automatisch
Wenn in Fleetio eine Fahrzeugzuweisung erstellt wird, wird dem Fahrer automatisch eine E-Mail mit Anweisungen zum Zugriff auf die Schlüssel gesendet. Dadurch kann der gesamte Vorgang nur über das Fleetio-Dashboard abgeschlossen werden.
Aufforderung
Wenn in Fleetio eine Fahrzeugzuweisung erstellt wird, wird dem Keycafe-Kontoadministrator eine E-Mail mit einer Erinnerung zum Erstellen des Schlüsselzugangs gesendet. Dadurch können die Schlüsselzugriffsdetails und -anweisungen individuell angepasst werden. Um den Vorgang abzuschließen, müssen allerdings sowohl Fleetio als auch Keycafe verwendet werden.
Benachrichtigungsmethode ändern
Sie können jederzeit zwischen Automatik und Aufforderung wechseln, indem Sie das Zahnradsymbol neben dem verknüpften Schlüssel des Fahrzeugs auswählen.
Fahrzeugzuordnung mit der automatischen Einstellung erstellen
- Wenn Sie in Fleetio eine Fahrzeugzuweisung erstellen, sehen Sie drei leere Felder für Keycafe-Zugriffsanweisungen, Keycafe-Zugriffslinkund Keycafe-Zugriffscode. Lassen Sie diese Felder leer – sie werden nach der Erstellung der Zuweisung automatisch ausgefüllt.
- Sobald die Zuweisung erstellt wurde, sehen Sie sich die Details an, um die ausgefüllten Werte für Keycafe-Zugriffsanweisungen, Keycafe-Zugriffslinkund Keycafe-Zugriffscodeanzuzeigen. Manchmal kann das Ausfüllen einige Minuten dauern.
- Die Aufgabe erscheint auch im Tab Buchungen in Keycafe.
Fahrzeugzuordnung mit der Eingabeaufforderungseinstellung erstellen
- Wenn Sie in Fleetio eine Fahrzeugzuweisung erstellen, werden Ihnen drei leere Felder für Keycafe-Zugangsanweisungen, Keycafe-Zugangslinkund Keycafe-Zugangscodeangezeigt. Lassen Sie diese Felder leer – sie werden ausgefüllt, nachdem der Schlüsselzugriff in Keycafe erstellt wurde.
- Sobald die Fahrzeugzuweisung in Fleetio erstellt wurde, suchen Sie das Fahrzeug innerhalb der Fleetio-Integration in Keycafe und wählen Sie das Kalendersymbolaus.
- Die Fahrzeugzuordnungsdaten werden Ihnen als Reservierungangezeigt. Wählen Sie das Symbol + .
- Bestätigen Sie die Details des Auftrags und wählen Sie Buchung erstellen.
- Passen Sie die Buchungsdetails nach Ihren Wünschen an und bestätigen Sie diese mit der Auswahl Add.
- Navigieren Sie zur Bestätigung zur Registerkarte Buchungen im Keycafe. Der zugewiesene Fahrer erhält eine E-Mail oder SMS (abhängig von der gerade ausgewählten Kontaktmethode) mit Anweisungen zum Zugriff auf den Schlüssel.