Fleetio Integration

In diesem Artikel:

• Was leistet die Integration?
• So richten Sie die Integration ein
  • Rufen Sie 3 Kennungen aus den Einstellungen Ihres Fleetio-Kontos ab:
    • API Key
    • Account Token
    • Webhook Secret Key
  • Verbinden Sie Ihr Fleetio-Konto mit Ihrem Keycafe-Konto
    • Benutzerdefinierte Felder hinzufügen
• Nutzung der Integration
  • Einen Keycafe-Schlüssel mit einem Fleetio-Fahrzeug verknüpfen
  • Benachrichtigungsmethoden
    • Automatisch
    • Aufforderung
  • Fahrzeugzuweisung mit der Einstellung „Automatisch“ erstellen
  • Fahrzeugzuweisung mit der Einstellung „Aufforderung“ erstellen
  • Schlüsselnutzung verfolgen
• Ihr Fleetio-Konto trennen
• Weitere Unterstützung

Was leistet die Integration?

Durch die Integration Ihres Fleetio-Kontos mit Keycafe können Sie Ihren gesamten Fuhrpark von Fleetio-Fahrzeugen schnell mit dem jeweiligen Fahrzeugschlüssel in Keycafe verknüpfen. Wenn ein Fahrzeug einem Fahrer in Fleetio zugewiesen wird, wird in Keycafe automatisch ein eindeutiger Buchungs-PIN-Code für den Schlüssel erstellt und die Zugriffsanweisungen werden an den Fahrer gesendet. Der Fahrer verwendet dann den PIN-Code, um den Fahrzeugschlüssel an der SmartBox abzuholen. Buchungen für Fleetio-Fahrzeugschlüssel werden in Keycafe mit einem Fleetio-Indikator angezeigt, und die Keycafe-Schlüsselzugriffsanweisungen und der Code werden in der Fahrzeugzuweisung in Fleetio angezeigt.

Nach der Ersteinrichtung ermöglicht diese Integration die Verwaltung und Automatisierung von Fahrzeugzuweisungen allein mit Fleetio.

Diese Integration ist auch mit der Motor Pool-Funktion von Fleetio kompatibel. Wenn Fahrzeugreservierungsanfragen genehmigt werden, wird eine Fahrzeugzuweisung erstellt, die die Erstellung der Keycafe-Buchung auslöst.

So richten Sie die Integration ein

Die Einrichtung Ihrer Fleetio- und Keycafe-Integration umfasst das Abrufen von 3 Tokens aus Ihrem Fleetio-Konto, das anschließende Verknüpfen Ihrer Konten und das Testen der Integration.

Abrufen des Fleetio API Key, Account Token und Webhook Secret Key

Wir empfehlen Ihnen, jeden dieser Werte in ein temporäres Dokument zu kopieren und einzufügen, um sich auf den nächsten Schritt vorzubereiten.

Einen neuen API Key in Fleetio erstellen

Ein API Key ermöglicht einem Drittsystem, sich zu verbinden und Datenübertragungen zu erlauben. Sie müssen einen API Key in Fleetio generieren, der Teil der Konfiguration der Integration mit Keycafe wird. 

1. Melden Sie sich bei Ihrem Fleetio-Konto an, klicken Sie oben links auf das Konten-Dropdown und wählen Sie dann Settings.

1. Klicken Sie auf Manage API Keys.

1. Wählen Sie + Add API Key.

1. Geben Sie "Keycafe" für das Label ein, wählen Sie 2023-03-01 aus dem Dropdown-Menü für die API Version und klicken Sie dann auf Save. Sie sollten das neue API Token in der Tabelle sehen.

Holen Sie sich Ihr Fleetio Account Token

Ein Account Token ist der primäre Identifikator für ein Drittsystem in einer API-Integration und wird mit dem API Key zur vollständigen Identifizierung gekoppelt. Das Fleetio Account Token finden Sie auf der Seite API Keys in Ihren Fleetio-Kontoeinstellungen.

Kopieren Sie im Abschnitt „Account Tokens“ den Account Token vollständig und fügen Sie ihn in dasselbe temporäre Dokument ein, in dem Sie den API Key abgelegt haben. Sie müssen diesen Account Token in der Keycafe-Integrationskonfiguration hinzufügen.

Einen Fleetio Webhook erstellen

Ein Webhook ermöglicht Ihnen, einen HTTP POST an eine oder mehrere URLs zu senden, wann immer bestimmte Arten von Ereignissen in Ihrem Fleetio-Konto auftreten. Alle Fleetio-Webhook-Ereignisse enthalten Daten, die als JSON serialisiert sind.

1. Scrollen Sie in Ihrem Settings-Menü zum Abschnitt Integrations und wählen Sie Webhooks.

1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf + Add Webhook.

1. Kopieren Sie im Feld URL die folgende URL und fügen Sie sie ein: https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
2. Lassen Sie Authorization HTTP Header leer. Geben Sie „Keycafe“ in die Description ein und lassen Sie Enabled aktiviert.

1. Klicken Sie auf Select Events, scrollen Sie dann nach unten und aktivieren Sie alle drei Kontrollkästchen unter der Kategorie Vehicle Assignment und klicken Sie auf Save:

• Vehicle Assignment Created
• Vehicle Assignment Deleted
• Vehicle Assignment Updated

1. Zurück auf der Webhooks-Seite klicken Sie auf die Schaltfläche More Actions für den neuen Webhook und dann auf View Secret.

1. Kopieren Sie den Secret Key vollständig und fügen Sie ihn in Ihr temporäres Dokument ein, das auch den API Key und den Account Token enthält.

Ihr temporäres Dokument sollte nun drei Elemente enthalten: den API Key, den Account Token und den Secret Key.

Verbinden Sie Ihr Fleetio-Konto mit Ihrem Keycafe-Konto

Die Konfiguration der Integration in Keycafe umfasst hauptsächlich das Hinzufügen der drei Kennungen, die in der oben beschriebenen Aufgabe erfasst wurden.

1. Klicken Sie im Keycafe-Dashboard auf dem Desktop auf + Add → Integration → Fleetio. Tippen Sie in der mobilen App auf More → Integrations → Add → Fleetio.
2. Geben Sie den API Key, den Account Token und den Secret Key aus Ihrem temporären Dokument ein.

1. Wählen Sie Connect with Fleetio. Nach wenigen Augenblicken klicken Sie auf den Tab Integrations in Keycafe, um die Integration zu sehen.

Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Als Nächstes müssen Sie drei benutzerdefinierte Felder in Ihrem Fleetio-Konto hinzufügen. Diese Felder ermöglichen es Ihnen, Keycafe-Buchungsbezogene Informationen im Fleetio-Dashboard anzuzeigen.

1. Zurück im Fleetio Settings-Menü scrollen Sie zum Abschnitt Data Management und wählen Sie Field Management.

1. Wählen Sie Vehicle Assignment und klicken Sie dann auf + Add Field.
2. Lassen Sie Data Type als Text, geben Sie dann Keycafe Access Instructions in das Feld Label ein.
3. Klicken Sie auf Save, um das benutzerdefinierte Feld zu erstellen.

1. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte, um fünf weitere benutzerdefinierte Felder zu erstellen, sodass Sie insgesamt sechs benutzerdefinierte Felder haben:

Um die benutzerdefinierten Felder anzuzeigen, navigieren Sie zurück zu Field Management, wählen Sie Vehicle Assignment und suchen Sie nach "Keycafe".

Nutzung der Integration

Um die Integration zu nutzen, müssen Sie Schlüssel, die Sie in Keycafe hinzugefügt haben, mit Fahrzeugen verknüpfen, die in Fleetio hinzugefügt wurden. Sobald ein Fahrzeug einen zugeordneten Schlüssel hat, können Sie Fahrzeugzuweisungen in Fleetio erstellen, und die Schlüsselzugriffsanweisungen werden automatisch an den Fahrer gesendet.

Einen Keycafe-Schlüssel mit einem Fleetio-Fahrzeug verknüpfen

1. Der Integrations-Tab in Keycafe sollte nun einen Eintrag für die Integration enthalten. Klicken Sie auf diesen Eintrag, um die Menüs Vehicles und About anzuzeigen.

1. Um eine Liste Ihrer Fleetio-Fahrzeuge anzuzeigen, klicken Sie auf Vehicles, um die Liste auf der rechten Seite zu durchsuchen.
2. Wählen Sie ein Fahrzeug aus und klicken Sie auf das Schlüsselsymbol.

1. Geben Sie den Namen Ihres Keycafe-Schlüssels für dieses Fahrzeug ein und wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus.

1. Wählen Sie Link, um zu bestätigen, dass Sie diesen Schlüssel mit diesem Fahrzeug verknüpfen möchten.
2. Sie können Automatically End Assignment aktivieren, wenn Sie möchten, dass die Fleetio-Fahrzeugzuweisung endet, sobald die Schlüssel zur SmartBox zurückgebracht wurden (was anschließend die Keycafe-Buchung beendet und den Zugang des Fahrers zu den Schlüsseln aufhebt).
3. Sie können Automatic oder Prompt wählen, was die Art und Weise ändert, wie ein Benutzer benachrichtigt wird, wenn ihm ein Fahrzeug zugewiesen wird. Die meisten Benutzer sollten Automatic für den einfachsten Workflow wählen. Klicken Sie auf Update, um das Popup-Fenster zu schließen.

Benachrichtigungsmethoden

Automatisch

Wenn eine Fahrzeugzuweisung in Fleetio erstellt wird, wird dem Fahrer automatisch eine E-Mail oder SMS mit Anweisungen zum Zugriff auf die Schlüssel gesendet. Dies ermöglicht es, den gesamten Prozess ausschließlich über das Fleetio-Dashboard abzuwickeln. Die Kontaktmethode basiert auf den Kontaktdaten des Fahrerprofils in Fleetio. Wenn der Fahrer sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine Telefonnummer mit seinem Konto verknüpft hat, wird die E-Mail priorisiert. 

Aufforderung

Wenn eine Fahrzeugzuweisung in Fleetio erstellt wird, wird dem Keycafe-Konto-Administrator eine E-Mail mit einer Erinnerung gesendet, den Schlüsselzugriff zu erstellen. Dies ermöglicht die Anpassung der Schlüsselzugriffsdetails und -anweisungen, erfordert jedoch die Verwendung von sowohl Fleetio als auch Keycafe, um den Prozess abzuschließen.

Fahrzeugzuweisung mit der Einstellung „Automatisch“ erstellen

1. Wenn Sie eine Fahrzeugzuweisung in Fleetio erstellen, sehen Sie die sechs von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Felder. Lassen Sie diese leer – sie werden nach der Erstellung der Zuweisung und bei Nutzung des Schlüssels automatisch ausgefüllt.

1. Sobald die Zuweisung erstellt ist, sehen Sie in den Details die ausgefüllten Werte für Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions und Booking Link. Das Ausfüllen kann manchmal einige Minuten dauern.

1. Die Zuweisung wird auch im Bookings-Tab in Keycafe angezeigt.

Fahrzeugzuweisung mit der Einstellung „Aufforderung“ erstellen

1. Wenn Sie eine Fahrzeugzuweisung in Fleetio erstellen, sehen Sie die sechs von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Felder. Lassen Sie diese leer – sie werden nach der Erstellung der Zuweisung und bei Nutzung des Schlüssels automatisch ausgefüllt.

1. Sobald die Fahrzeugzuweisung in Fleetio erstellt wurde, suchen Sie das Fahrzeug innerhalb der Fleetio-Integration in Keycafe und wählen Sie das Kalendersymbol.

1. Sie sehen die Daten der Fahrzeugzuweisung als Reservierung. Wählen Sie das +-Symbol aus.

1. Bestätigen Sie die Details der Zuweisung und wählen Sie Create Booking.

1. Passen Sie die Buchungsdetails nach Belieben an und bestätigen Sie diese, indem Sie Add auswählen.

1. Navigieren Sie zum Bookings-Tab in Keycafe, um dies zu bestätigen. Der zugewiesene Fahrer erhält eine E-Mail oder SMS (abhängig von der soeben ausgewählten Kontaktmethode) mit Anweisungen zum Zugriff auf den Schlüssel.

1. Zurück im Fleetio Vehicle Assignments-Dashboard sehen Sie in den Details der Zuweisung die ausgefüllten Werte für Keycafe Access Code, Access Link, Access Instructions und Booking Link. Das Ausfüllen kann manchmal einige Minuten dauern.

Schlüsselnutzung verfolgen

Wenn der Schlüssel für eine Fahrzeugzuweisung vom Fahrer abgeholt wird, wird das Feld Keycafe Pickup Time mit dem Zeitstempel der Schlüsselentnahme aktualisiert. Ebenso wird das Feld Keycafe Dropoff Time mit einem Zeitstempel aktualisiert, wenn der Schlüssel zurückgegeben wird.

Ihr Fleetio-Konto trennen

1. Wählen Sie in Ihrem Keycafe-Dashboard Integrations → Fleetio → About Integration → Disconnect.
2. Klicken Sie auf Disconnect, um zu bestätigen.

Weitere Unterstützung

Haben Sie Fragen zur Integration oder Vorschläge für Verbesserungen? Senden Sie uns eine E-Mail an support@keycafe.com.