Fleetio-Integration

In diesem Artikel:

 

Was bewirkt die Integration?

Durch die Integration Ihres Fleetio-Kontos mit Keycafe können Sie Ihren gesamten Fleetio-Fahrzeugbestand schnell mit dem Schlüssel jedes Fahrzeugs in Keycafe verbinden. Wenn in Fleetio ein Fahrzeug einem Fahrer zugewiesen wird, wird in Keycafe automatisch eine einmalige Buchung für den Schlüssel erstellt und Zugangsanweisungen an den Fahrer gesendet. Anschließend ruft der Fahrer mit einem eindeutigen Code den Fahrzeugschlüssel an der SmartBox ab. Buchungen für Fleetio-Fahrzeugschlüssel werden in Keycafe mit einem Fleetio-Kennzeichen angezeigt, und die Zugangsanweisungen und der Code für den Keycafe-Schlüssel werden in der Fahrzeugzuordnung in Fleetio angezeigt.

Fahrer mit Keycafe-Konten können ihre Telefonnummer (und, falls aktiviert, ihre PIN) verwenden, um auf die ihnen zugewiesenen Fahrzeugschlüssel zuzugreifen, anstatt jedes Mal einen neuen Einmalcode zu verwenden.

Nach der Ersteinrichtung ermöglicht diese Integration die Verwaltung und Automatisierung von Fahrzeugzuweisungen allein mit Fleetio.

Premium-Funktion

Für Unternehmensbenutzer sind Integrationen von Drittanbietern eine Funktion, die nur im Premium-Plan verfügbar ist.

 

 

So richten Sie die Integration ein

Zum Einrichten Ihrer Fleetio- und Keycafe-Integration müssen Sie drei Token von Ihrem Fleetio-Konto abrufen, dann Ihre Konten verknüpfen und die Integration testen.

 

Abrufen des Fleetio-API-Schlüssels, des Konto-Tokens und des geheimen Webhook-Schlüssels

Wir empfehlen Ihnen, diese jeweils zu kopieren und in ein temporäres Dokument einzufügen, um den nächsten Schritt vorzubereiten.

 

Erstellen Sie einen neuen API-Schlüssel in Fleetio

Ein API-Schlüssel ermöglicht es einem Drittsystem, eine Verbindung herzustellen und Datenübertragungen zu ermöglichen. Sie müssen in Fleetio einen API-Schlüssel generieren, der Teil der Konfiguration der Integration mit Keycafe wird.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Fleetio-Konto an, wählen Sie oben links auf der Seite Ihren Kontonamen und dann Kontoeinstellungenaus.

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  1. Wählen Sie API-Schlüssel verwalten.

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  1. Wählen Sie + API-Schlüssel hinzufügenaus.

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  1. Geben Sie „Keycafe“ als Label ein und klicken Sie dann auf Generate API Key. In der Tabelle sollte das neue API Token angezeigt werden.

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Holen Sie sich Ihr Fleetio-Konto-Token

Ein Konto-Token ist die primäre Kennung für ein Drittsystem in einer API-Integration und wird zur vollständigen Identifizierung mit dem API-Schlüssel gekoppelt. Das Fleetio-Konto-Token finden Sie auf der Seite „API-Schlüssel“ in Ihren Fleetio-Kontoeinstellungen.

Kopieren Sie im Abschnitt „Konto-Tokens“ das gesamte Konto-Token und fügen Sie es in dasselbe temporäre Dokument ein, in das Sie den API-Schlüssel eingegeben haben. Sie müssen dieses Konto-Token in der Keycafe-Integrationskonfiguration hinzufügen.

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Erstellen Sie einen Fleetio-Webhook

Ein Webhook gibt Ihnen die Möglichkeit, einen HTTP-POST an eine oder mehrere URLs zu senden, wenn bestimmte Arten von Ereignissen in Ihrem Fleetio-Konto auftreten. Alle Fleetio-Webhook-Ereignisse enthalten als JSON serialisierte Daten.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Fleetio-Konto an, wählen Sie oben links auf der Seite Ihren Kontonamen und dann Kontoeinstellungenaus.

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  1. Wählen Sie Webhooks.

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  1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite + Webhook hinzufügenaus.

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  1. Kopieren Sie auf der Seite „Neuer Webhook“ Folgendes und fügen Sie es in das Feld URL ein:
https://www.keycafe.com/webhooks/fleetio
  1. Geben Sie „Keycafe“ als Beschreibungein.

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  1. Klicken Sie auf Ereignisse auswählen, scrollen Sie dann zum Ende der Seite und aktivieren Sie jedes dieser Kontrollkästchen: Fahrzeugzuordnung erstellt, Fahrzeugzuordnung gelöschtund Fahrzeugzuordnung aktualisiert. Klicken Sie auf Speichern.

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  1. Zurück auf der Seite „Webhooks“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Kleine Aktionen“ für den neuen Webhook, um ein Popup-Menü anzuzeigen, und klicken Sie dann auf View Secret.

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  1. Kopieren Sie den gesamten geheimen Schlüssel und fügen Sie ihn in Ihr temporäres Dokument ein, das auch den API-Schlüssel und das Konto-Token enthält.

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Ihr temporäres Dokument sollte nun drei Elemente enthalten: den API-Schlüssel, den Konto-Tokenund geheimen Schlüssel. Sie fügen diese zu Ihren Keycafe-Kontoeinstellungen hinzu.

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Verknüpfen Sie Ihr Fleetio-Konto mit Ihrem Keycafe-Konto

Die Konfiguration der Integration in Keycafe umfasst in erster Linie das Hinzufügen der drei in der oben beschriebenen Aufgabe erfassten Identifikatoren.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Keycafe-Konto an.
  2. Wählen Sie in der oberen linken Ecke + Addaus.
  3. Wählen SieIntegration.
  4. Wählen SieFlotte.
  5. Geben Sie den API-Schlüssel, das Konto-Token und den geheimen Schlüssel aus Ihrem temporären Dokument ein.

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  1. Wählen Sie Mit Fleetio verbinden. Klicken Sie nach einigen Augenblicken in Keycafe auf die Registerkarte Integrationen , um die Integration anzuzeigen.

 

Benutzerdefiniert Felder

Als Nächstes müssen Sie drei benutzerdefinierte Felder in Ihren Fleetio-Systemeinstellungen hinzufügen.

  1. Navigieren Sie zur Seite „Fleetio-Kontoeinstellungen“ und suchen Sie den Menüpunkt Benutzerdefinierte Felder im Abschnitt „Systemeinstellungen“ des Menüs auf der linken Seite.

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  1. Wählen Sie + Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen in der oberen rechten Ecke der Seite. Legen Sie auf der Seite „Neues benutzerdefiniertes Feld“ Record Type auf Vehicle Assignmentund Data Type auf Textfest.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Feld speichern, um das benutzerdefinierte Feld zu erstellen.

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  1. Wiederholen Sie die obigen Schritte, um zwei weitere benutzerdefinierte Felder zu erstellen. Ziel ist es, diese drei benutzerdefinierten Felder zu erstellen:

Aufnahmetyp

Datentyp

Etikett

Fahrzeugzuordnung

Text

Anweisungen für den Zugang zum Keycafe

Fahrzeugzuordnung

Text

Keycafe-Zugangslink

Fahrzeugzuordnung

Text

Keycafe-Zugangscode

 

Um die benutzerdefinierten Felder in den Fleetio-Einstellungen anzuzeigen, navigieren Sie zur Seite „Benutzerdefinierte Felder“ und wählen Sie im Dropdown-Menü Datensatztyp die Option Fahrzeugzuordnung aus.

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Verknüpfen Sie einen Schlüssel mit einem Fleetio-Fahrzeug

Schlüssel zu Keycafe hinzufügen

Sie müssen Ihre Fahrzeugschlüssel zum Keycafe-System hinzufügen, bevor Sie mit der Verknüpfung eines Schlüssels mit einem Fleetio-Fahrzeug fortfahren können. Siehe Einen Schlüssel hinzufügen.

Jetzt ist es an der Zeit, ein Fleetio-Fahrzeug mit einem Schlüssel zu verknüpfen.

  1. Die Registerkarte Integrationen in Keycafe sollte jetzt einen Eintrag für die Integration enthalten. Klicken Sie auf dieses Element, um die Unterelemente Fahrzeuge und Ungefähr anzuzeigen.

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  1. Um eine Liste Ihrer Fleetio-Fahrzeuge anzuzeigen, klicken Sie auf Fahrzeuge , um die Liste auf der rechten Seite zu durchsuchen.
  2. Wählen Sie ein Fahrzeug und klicken Sie auf das kleine Schlüsselsymbol.

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  1. Geben Sie den Namen Ihres Keycafe-Schlüssels ein und wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste der passenden Schlüsselnamen aus.

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  1. Wählen Sie Link , um zu bestätigen, dass Sie diesen Schlüssel mit diesem Fahrzeug verknüpfen möchten.
  2. Sie können Automatisch oder Eingabeaufforderungwählen, wodurch sich ändert, wie ein Benutzer benachrichtigt wird, wenn ihm ein Fahrzeug zugewiesen wird. Dadurch wird jedes Mal eine Eingabeaufforderung angezeigt, wenn ein Gast Zugriff auf die Schlüssel anfordert. Klicken Sie auf Update , um das Popup-Fenster zu schließen.

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Benachrichtigungsmethode ändern

Sie können jederzeit zwischen Automatik und Aufforderung wechseln, indem Sie das Zahnradsymbol neben dem verknüpften Schlüssel des Fahrzeugs auswählen.

 

Benachrichtigungsmethoden

Automatisch

Immer wenn in Fleetio eine Fahrzeugzuordnung erstellt wird, wird automatisch eine E-Mail mit Anweisungen zum Zugriff auf die Schlüssel an den Fahrer gesendet.

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  1. Wenn Sie in Fleetio eine Fahrzeugzuweisung erstellen, sehen Sie drei leere Felder für Keycafe-Zugriffsanweisungen, Keycafe-Zugriffslinkund Keycafe-Zugriffscode. Lassen Sie diese Felder leer, da sie beim Erstellen der Aufgabe automatisch ausgefüllt werden.

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  1. Sobald die Zuweisung erstellt wurde, sehen Sie sich die Details an, um die ausgefüllten Werte für Keycafe-Zugriffsanweisungen, Keycafe-Zugriffslinkund Keycafe-Zugriffscodeanzuzeigen.

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  1. Die Aufgabe erscheint auch im Tab Buchungen in Keycafe.

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Prompt

Mit der Einstellung „Eingabeaufforderung“ wird dem Keycafe-Kontoadministrator eine E-Mail mit einer Erinnerung an die Erstellung des Schlüsselzugriffs gesendet, sobald ein Fahrzeug in Fleetio zugewiesen wird. Dies ermöglicht eine individuelle Anpassung des Schlüsselzugriffs.

  1. Sobald ein Fahrzeug in Fleetio zugewiesen wurde, suchen Sie dieses Fahrzeug in der Fleetio-Integration in Keycafe und wählen Sie das Kalendersymbol aus.

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  1. Wählen Sie die Reservierung aus, für die Sie einen Schlüsselzugriff zuweisen möchten.

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  1. Bestätigen Sie Datum, Fahrer und Kontakt-E-Mail für den Auftrag und wählen Sie Buchung erstellenaus.

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  1. Passen Sie die Buchungsdetails nach Ihren Wünschen an und bestätigen Sie diese mit der Auswahl Add.

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  1. Navigieren Sie zur Bestätigung zur Registerkarte Buchungen im Keycafe.

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Der zugewiesene Fahrer erhält eine E-Mail oder SMS (abhängig von der gerade ausgewählten Kontaktmethode) mit Anweisungen zum Zugriff auf den Schlüssel.

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