Mitarbeiterplakate

Wir haben Anleitungsplakate zum Herunterladen verfügbar, die Sie ausdrucken und neben Ihrer SmartBox anbringen können. Es gibt ein separates Plakat, das die Schritte für jede Methode der Schlüsselentnahme darstellt:

 

Wie die Schlüsselentnahme funktioniert

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Schlüssel aus einer Keycafe SmartBox zu entnehmen. Welche Sie am häufigsten verwenden, hängt vom Workflow und den Sicherheitspräferenzen Ihrer Organisation ab.

Im Allgemeinen läuft die Schlüsselentnahme an einer Keycafe SmartBox wie folgt ab:

  1. Sie authentifizieren sich mit Ihrem Keycafe Konto.

  2. Sie identifizieren, welchen Schlüssel Sie entnehmen möchten.

Einige Methoden überspringen jedoch den ersten Schritt und ermöglichen Ihnen die direkte Schlüsselentnahme. Hier ist eine Liste aller möglichen Methoden zur Schlüsselentnahme.

 

Zugangscode

Zugangscodes sind eine der gängigsten Methoden für den Zugriff auf Schlüssel und stehen sowohl für Full Users als auch für SmartBox Users zur Verfügung. Sie müssen von einem Administrator einer Organisation bei der Erstellung eines Benutzers aktiviert werden. Dies ist ein organisationsweiter Code, der verwendet werden kann, um auf jeden Schlüssel zuzugreifen, für den ein Benutzer in einer Organisation Berechtigungen erhalten hat.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselentnahme.

  3. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und wählen Sie Enter.

  4. Wählen Sie den Schlüssel, den Sie entnehmen möchten.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Telefonnummer

Eine Methode zur Schlüsselentnahme ist die Authentifizierung mit der Telefonnummer, mit der Sie Ihr Konto registriert haben. Wenn der Schlüsselbesitzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat, müssen Sie eine persönliche PIN eingeben, die Sie einrichten können (wenn der Schlüsselbesitzer die PIN-Option aktiviert hat), oder einen Code, der per SMS gesendet wird.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselentnahme.

  3. Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und wählen Sie Enter.

  4. Geben Sie Ihre PIN oder den Ihnen per SMS zugesandten Code ein.

  5. Wählen Sie den Schlüssel, den Sie entnehmen möchten.

  6. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

QR Code

Diese Funktion ist nur auf MS5 SmartBoxes verfügbar

Die QR Code Authentifizierung verwendet die Kamera, die nur in der neuesten MS5 SmartBox zu finden ist.

Unsere neueste Methode für den Zugriff auf Schlüssel: Nutzer-QR Codes sind in der Keycafe Mobile App für Full Users verfügbar. Dies ist ein nutzerspezifischer Code, der verwendet werden kann, um auf jeden Schlüssel zuzugreifen, für den einem Nutzer in allen Organisationen, denen er angehört, Berechtigungen erteilt wurden.

Ein QR Code ist auch in der E-Mail für alle Buchungscodes enthalten.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselentnahme.

  3. Finden Sie Ihren Nutzer-QR Code, indem Sie auf das obere linke Symbol in der Keycafe Mobile App tippen, und halten Sie ihn vor die SmartBox Kamera.

  4. Wählen Sie den Schlüssel, den Sie entnehmen möchten.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Mobile App oder Mobiler Browser

Für Nutzer, die Zugang zu einer großen Anzahl von Schlüsseln haben, ist die Keycafe Mobile App oder die mobile Browser-Anwendung die effektivste Methode, um den gesuchten Schlüssel schnell auszuwählen. Dies eliminiert auch die Notwendigkeit, Zugangscodes und PINs auswendig zu lernen.

  1. Wählen Sie den Schlüssel, den Sie entnehmen möchten.

  2. Wählen Sie Schlüssel entnehmen.

  3. Wählen Sie Schlüsselentnahme starten.

  4. Drücken Sie den blinkenden Knopf an der SmartBox.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Buchungscode

Buchungscodes werden meistens für Gäste und einmalige Zugriffe verwendet und Ihnen per E-Mail oder SMS zugesandt. Sie können diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel innerhalb des vom Ersteller der Buchung festgelegten Zeitraums zu entnehmen.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselentnahme.

  3. Geben Sie Ihren Buchungscode ein.

  4. Wählen Sie Diesen Schlüssel entnehmen.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Schlüsselcode

Wenn der Schlüsselbesitzer Schlüsselcodes aktiviert hat, können Sie diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel ohne Authentifizierung zu entnehmen. Der Schlüsselbesitzer muss Ihnen den Code mitteilen, und dieser Code ändert sich nicht, es sei denn, der Schlüsselbesitzer nimmt dies manuell vor.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselentnahme.

  3. Geben Sie den Schlüsselcode ein und wählen Sie Enter.

  4. Wählen Sie Diesen Schlüssel entnehmen.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Nutzer-Badge

Der einfachste und bequemste Weg, einen Schlüssel zu entnehmen, ist mit einem Nutzer-Badge. Es ist nicht nötig, Codes auswendig zu lernen oder ein Telefon mit sich zu führen. Ihr Manager stellt Ihnen entweder ein Keycafe Badge oder einen traditionellen Schlüsselanhänger zur Verfügung, der mit Ihrem Konto verknüpft ist und den Sie am SmartBox Scanner antippen können, um sich zu authentifizieren. Das Badge ist ein Aufkleber, der auf einen Mitarbeiterausweis, eine Visitenkarte oder jeden anderen Gegenstand, den Sie regelmäßig bei sich tragen, geklebt werden kann. Der Schlüsselanhänger kann an einem Schlüsselbund befestigt werden.

  1. Tippen Sie auf den SmartBox Bildschirm.

  2. Wählen Sie Schlüsselentnahme.

  3. Scannen Sie das Nutzer-Badge.

  4. Wählen Sie den Schlüssel, den Sie entnehmen möchten.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Administrator

Wenn Sie der Administrator einer SmartBox sind, können Sie die Schlüsselfächer aus der Ferne öffnen, damit jemand an der SmartBox einen Schlüssel entnehmen kann. Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter seinen Code oder sein Nutzer-Badge vergessen hat, aber einen Schlüssel entnehmen muss.

  1. Melden Sie sich an bei der Keycafe Mobile App oder auf der Website via Desktop oder Mobilgerät.

  2. Wählen Sie Standorte.

  3. Wählen Sie den Namen des Standorts, an dem der Schlüssel hinterlegt ist.

  4. Wählen Sie die SmartBox, in der der Schlüssel hinterlegt ist.

  5. Wählen Sie das Entsperrsymbol des Fachs, in dem der Schlüssel hinterlegt ist.

  6. Wählen Sie Einmaliges Öffnen.

  7. Drücken Sie den blinkenden Knopf an der SmartBox.

  8. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

  9. Wählen Sie Entfernen aus dem Pop-up.

Mehrere Schlüssel entnehmen

Wenn Sie mehrere Schlüssel gleichzeitig entnehmen möchten, können Sie entweder die Keycafe Mobile App oder den SmartBox Bildschirm verwenden.

Verwendung der SmartBox

Business Pro Funktion

Die Entnahme mehrerer Schlüssel über den SmartBox Bildschirm ist für Business Pro Nutzer verfügbar.

  1. Nachdem Sie den SmartBox Bildschirm zur Schlüsselentnahme verwendet haben, tippen Sie im Pop-up auf Weitere Schlüssel entnehmen.

  2. Der SmartBox Bildschirm zeigt die Liste der Schlüssel an, für die Sie eine Berechtigung haben, sowie die verbleibenden Schlüssel, auf die Sie zugreifen können, wenn die Einstellung Maximale Schlüssel auf Sie angewendet wurde.

  3. Scrollen Sie durch die Liste und tippen Sie auf jeden Schlüssel, den Sie entnehmen möchten. Die Fächer mit den ausgewählten Schlüsseln öffnen sich nacheinander mit einer kleinen Verzögerung zwischen jeder Öffnung.

  4. Tippen Sie auf das Zurück-Symbol, wenn Sie fertig sind.

Verwendung der Mobile App

  1. Wählen Sie den Schlüssel, den Sie entnehmen möchten.

  2. Tippen Sie auf Schlüssel entnehmen.

  3. Wählen Sie Schlüsselentnahme starten.

  4. Drücken Sie den blinkenden Knopf an der SmartBox.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

  6. Tippen Sie auf Mehr entnehmen, dann wählen Sie den zweiten Schlüssel aus, den Sie entnehmen möchten.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 4-6 für jeden Schlüssel, den Sie entnehmen möchten.

  8. Tippen Sie auf Fertig, wenn Sie fertig sind.