Poster für Mitarbeitende

Wir stellen Ihnen Anleitungsposter zum Download zur Verfügung, die Sie ausdrucken und neben Ihrer SmartBox anbringen können. Für jede Methode zur Schlüsselabholung gibt es ein separates Poster, das die einzelnen Schritte beschreibt:

 

So funktioniert die Schlüsselabholung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Schlüssel an einer Keycafe SmartBox abzuholen. Welche Sie am häufigsten nutzen, hängt von den Arbeitsabläufen und Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens ab.

Im Allgemeinen läuft die Schlüsselabholung an einer Keycafe SmartBox wie folgt ab:

  1. Sie authentifizieren sich mit Ihrem Keycafe-Konto.

  2. Sie wählen aus, welchen Schlüssel Sie abholen möchten.

Einige Methoden überspringen jedoch den ersten Schritt und ermöglichen Ihnen die direkte Abholung eines Schlüssels. Hier finden Sie eine Übersicht aller verfügbaren Methoden zur Schlüsselabholung.

 

Zugangscode

Zugangscodes gehören zu den gängigsten Methoden für den Schlüsselzugriff und stehen sowohl Vollbenutzern als auch SmartBox-Benutzern zur Verfügung. Sie müssen von einem Unternehmensadministrator beim Erstellen eines Benutzers aktiviert werden. Es handelt sich um einen Code auf Unternehmensebene, mit dem auf jeden Schlüssel zugegriffen werden kann, für den ein Benutzer innerhalb der Organisation berechtigt ist.

  1. Tippen Sie auf das SmartBox-Display.

  2. Wählen Sie Schlüssel abholen.

  3. Geben Sie Ihren Zugangscode ein und wählen Sie Eingabe.

  4. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Telefonnummer

Eine Methode zur Schlüsselabholung besteht darin, sich mit der Telefonnummer zu authentifizieren, mit der Sie Ihr Konto registriert haben. Wenn der Schlüsseleigentümer die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat, müssen Sie eine persönliche PIN eingeben, die Sie selbst festlegen können (sofern der Schlüsseleigentümer die PIN-Option aktiviert hat), oder einen per SMS zugesendeten Code eingeben.

  1. Tippen Sie auf das SmartBox-Display.

  2. Wählen Sie Schlüssel abholen.

  3. Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und wählen Sie Eingabe.

  4. Geben Sie Ihre PIN oder den Ihnen per SMS gesendeten Code ein.

  5. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.

  6. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

QR-Code

Funktion nur auf MS5 SmartBoxes verfügbar

Die QR-Code-Authentifizierung nutzt die Kamera, die ausschließlich in der neuesten MS5 SmartBox integriert ist.

Als unsere neueste Methode für den Schlüsselzugriff stehen Benutzer-QR-Codes in der Keycafe Mobile App für Vollbenutzer zur Verfügung. Es handelt sich um einen Code auf Benutzerebene, mit dem auf jeden Schlüssel zugegriffen werden kann, für den ein Benutzer über alle Organisationen hinweg, denen er angehört, berechtigt ist.

Ein QR-Code ist außerdem in der E-Mail für alle Buchungscodes enthalten.

  1. Tippen Sie auf das SmartBox-Display.

  2. Wählen Sie Schlüssel abholen.

  3. Rufen Sie Ihren Benutzer-QR-Code auf, indem Sie auf das Symbol oben links in der Keycafe Mobile App tippen, und halten Sie ihn vor die SmartBox-Kamera.

  4. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Mobile App oder mobiler Browser

Für Benutzer, die Zugriff auf eine Vielzahl von Schlüsseln haben, ist die Keycafe Mobile App oder die mobile Browser-App die effizienteste Möglichkeit, den gesuchten Schlüssel schnell auszuwählen. Dadurch entfällt auch das Merken von Zugangscodes und PINs.

  1. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.

  2. Wählen Sie Schlüssel abholen.

  3. Wählen Sie Schlüsselabholung starten.

  4. Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Buchungscode

Buchungscodes werden meist für Gäste und einmalige Zugriffe verwendet und per E-Mail oder SMS versendet. Mit diesem Code können Sie den zugehörigen Schlüssel innerhalb des vom Ersteller der Buchung festgelegten Zeitfensters abholen.

  1. Tippen Sie auf das SmartBox-Display.

  2. Wählen Sie Schlüssel abholen.

  3. Geben Sie Ihren Buchungscode ein.

  4. Wählen Sie Diesen Schlüssel abholen.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Schlüsselcode

Wenn der Schlüsseleigentümer Schlüsselcodes aktiviert hat, können Sie diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel ohne vorherige Authentifizierung abzuholen. Der Schlüsseleigentümer teilt Ihnen den Code mit; dieser ändert sich nicht, es sei denn, der Schlüsseleigentümer ändert ihn manuell.

  1. Tippen Sie auf das SmartBox-Display.

  2. Wählen Sie Schlüssel abholen.

  3. Geben Sie den Schlüsselcode ein und wählen Sie Eingabe.

  4. Wählen Sie Diesen Schlüssel abholen.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Benutzer-Badge

Die einfachste und bequemste Art, einen Schlüssel abzuholen, ist mit einem Benutzer-Badge. Sie müssen sich keine Codes merken und kein Smartphone bei sich tragen. Ihre zuständige Person stellt Ihnen entweder einen Keycafe-Badge oder einen herkömmlichen Schlüsselanhänger zur Verfügung, der mit Ihrem Konto verknüpft ist und den Sie einfach an den SmartBox-Scanner halten, um sich zu authentifizieren. Der Badge ist ein Aufkleber, der auf einem Mitarbeiterausweis, einer Visitenkarte oder einem anderen Gegenstand angebracht werden kann, den Sie regelmäßig bei sich tragen. Der Schlüsselanhänger lässt sich an einem Schlüsselbund befestigen.

  1. Tippen Sie auf das SmartBox-Display.

  2. Wählen Sie Schlüssel abholen.

  3. Scannen Sie den Benutzer-Badge.

  4. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

 

Keycafe Admin

Wenn Sie Administrator einer SmartBox sind, können Sie Schlüsselfächer aus der Ferne öffnen, damit jemand an der SmartBox einen Schlüssel abholen kann. Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Teammitglied den eigenen Code oder Benutzer-Badge vergessen hat, aber einen Schlüssel abholen muss.

  1. Melden Sie sich in der Keycafe Mobile App oder auf der Website auf dem Desktop oder Mobilgerät an.

  2. Wählen Sie Standorte.

  3. Wählen Sie den Namen des Standorts, an dem der Schlüssel hinterlegt ist.

  4. Wählen Sie die SmartBox, in der sich der Schlüssel befindet.

  5. Wählen Sie das Schloss-Symbol des Fachs, in dem der Schlüssel hinterlegt ist.

  6. Wählen Sie One-Touch-Öffnung.

  7. Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.

  8. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

  9. Wählen Sie Entfernen im Pop-up-Fenster.

Mehrere Schlüssel abholen

Wenn Sie mehrere Schlüssel gleichzeitig abholen möchten, können Sie entweder die Keycafe Mobile App oder das SmartBox-Display verwenden.

Über die SmartBox

Business Pro Funktion

Die Abholung mehrerer Schlüssel über das SmartBox-Display steht Business Pro Benutzern zur Verfügung.

  1. Tippen Sie nach der Schlüsselabholung über das SmartBox-Display im Pop-up-Fenster auf Weitere Schlüssel abholen.

  2. Das SmartBox-Display zeigt die Liste der Schlüssel an, für die Sie berechtigt sind, sowie die verbleibende Anzahl an Schlüsseln, auf die Sie zugreifen können, falls die Einstellung Maximale Schlüsselanzahl für Sie aktiviert ist.

  3. Scrollen Sie durch die Liste und tippen Sie auf jeden Schlüssel, den Sie abholen möchten. Die Fächer mit den ausgewählten Schlüsseln öffnen sich nacheinander mit einer kurzen Verzögerung.

  4. Tippen Sie auf das Zurück-Symbol, sobald Sie fertig sind.

Über die Mobile App

  1. Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.

  2. Tippen Sie auf Schlüssel abholen.

  3. Wählen Sie Schlüsselabholung starten.

  4. Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.

  5. Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.

  6. Tippen Sie auf Weitere abholen und wählen Sie dann den zweiten Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 4–6 für jeden weiteren Schlüssel, den Sie abholen möchten.

  8. Tippen Sie zum Abschluss auf Fertig.