Poster für Mitarbeitende
Wir bieten Anleitungsposter zum Download an, die Sie ausdrucken und neben Ihrer SmartBox anbringen können. Für jede Methode zur Schlüsselabholung gibt es ein eigenes Poster, das die jeweiligen Schritte beschreibt:
So funktioniert die Schlüsselabholung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Schlüssel aus einer Keycafe SmartBox abzuholen. Welche Methode Sie am häufigsten verwenden, hängt von den Arbeitsabläufen und Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation ab.
Im Allgemeinen läuft die Schlüsselabholung an einer Keycafe SmartBox wie folgt ab:
Sie authentifizieren sich mit Ihrem Keycafe-Konto.
Sie wählen den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Einige Methoden überspringen jedoch den ersten Schritt und ermöglichen es Ihnen, einen Schlüssel direkt abzuholen. Hier ist eine Übersicht aller möglichen Methoden zur Schlüsselabholung.
Zugangscode
Zugangscodes gehören zu den gängigsten Methoden für den Schlüsselzugriff und sind sowohl für Vollbenutzer als auch für SmartBox-Benutzer verfügbar. Sie müssen beim Erstellen eines Benutzers vom Administrator einer Organisation aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen Code auf Organisationsebene, mit dem auf jeden Schlüssel zugegriffen werden kann, für den dem Benutzer in einer Organisation die Berechtigung erteilt wurde.
Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.
Wählen Sie Schlüssel abholen.
Geben Sie Ihren Zugangscode ein und wählen Sie Enter.
Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Telefonnummer
Eine Methode zur Schlüsselabholung besteht darin, sich mit der Telefonnummer zu authentifizieren, mit der Sie Ihr Konto registriert haben. Wenn der Schlüsselbesitzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat, müssen Sie eine persönliche PIN eingeben, die Sie einrichten können (sofern der Schlüsselbesitzer die PIN-Option aktiviert hat), oder einen per SMS gesendeten Code.
Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.
Wählen Sie Schlüssel abholen.
Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und wählen Sie Enter.
Geben Sie Ihre PIN oder den Ihnen per SMS gesendeten Code ein.
Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
QR-Code
Funktion nur auf MS5 SmartBoxes verfügbar
Die Authentifizierung per QR-Code nutzt die Kamera, die nur bei der neuesten MS5 SmartBox vorhanden ist.
Als unsere neueste Methode für den Schlüsselzugriff sind Benutzer-QR-Codes in der Keycafe Mobile App für Vollbenutzer verfügbar. Hierbei handelt es sich um einen Code auf Benutzerebene, mit dem auf jeden Schlüssel zugegriffen werden kann, für den der Benutzer in allen Organisationen, denen er angehört, eine Berechtigung erhalten hat.
Ein QR-Code ist auch in der E-Mail für alle Buchungscodes enthalten.
Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.
Wählen Sie Schlüssel abholen.
Rufen Sie Ihren Benutzer-QR-Code auf, indem Sie auf das Symbol oben links in der Keycafe Mobile App tippen, und halten Sie ihn vor die SmartBox-Kamera.
Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Keycafe Mobile App oder mobiler Browser
Für Benutzer, die Zugriff auf eine große Anzahl von Schlüsseln haben, ist die Keycafe Mobile App oder die mobile Browser-App die effektivste Möglichkeit, den gewünschten Schlüssel schnell auszuwählen. Dadurch entfällt auch das Merken von Zugangscodes und PINs.
Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Wählen Sie Schlüssel abholen.
Wählen Sie Schlüsselabholung starten.
Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Buchungscode
Buchungscodes werden meist für Gäste und einmalige Zugriffe verwendet und Ihnen per E-Mail oder SMS zugeschickt. Mit diesem Code können Sie den zugehörigen Schlüssel innerhalb des vom Ersteller der Buchung festgelegten Zeitraums abholen.
Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.
Wählen Sie Schlüssel abholen.
Geben Sie Ihren Buchungscode ein.
Wählen Sie Diesen Schlüssel abholen.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Schlüsselcode
Wenn der Schlüsselbesitzer Schlüsselcodes aktiviert hat, können Sie diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel abzuholen, ohne sich zu authentifizieren. Der Schlüsselbesitzer muss Ihnen den Code mitteilen. Dieser Code ändert sich nicht, es sei denn, der Schlüsselbesitzer ändert ihn manuell.
Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.
Wählen Sie Schlüssel abholen.
Geben Sie den Schlüsselcode ein und wählen Sie Enter.
Wählen Sie Diesen Schlüssel abholen.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Benutzer-Badge
Die einfachste und bequemste Art, einen Schlüssel abzuholen, ist mit einem Benutzer-Badge. Sie müssen sich keine Codes merken und kein Telefon mitführen. Ihre Führungskraft stellt Ihnen entweder ein Keycafe-Badge oder einen herkömmlichen Schlüsselanhänger zur Verfügung, der mit Ihrem Konto verknüpft ist und den Sie an den SmartBox-Scanner halten können, um sich zu authentifizieren. Das Badge ist ein Aufkleber, der auf einem Mitarbeiterausweis, einer Visitenkarte oder einem anderen Gegenstand angebracht werden kann, den Sie regelmäßig bei sich tragen. Der Schlüsselanhänger kann an einem Schlüsselbund befestigt werden.
Tippen Sie auf den SmartBox-Bildschirm.
Wählen Sie Schlüssel abholen.
Scannen Sie das Benutzer-Badge.
Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Keycafe-Admin
Wenn Sie Administrator einer SmartBox sind, können Sie Schlüsselfächer aus der Ferne öffnen, damit jemand an der SmartBox einen Schlüssel abholen kann. Diese Funktion ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter seinen Code oder sein Benutzer-Badge vergessen hat, aber einen Schlüssel abholen muss.
Melden Sie sich in der Keycafe Mobile App oder auf der Website auf dem Desktop oder Mobilgerät an.
Wählen Sie Standorte.
Wählen Sie den Namen des Standorts, an dem der Schlüssel aufbewahrt wird.
Wählen Sie die SmartBox, in der sich der Schlüssel befindet.
Wählen Sie das Entsperrsymbol des Fachs, in dem der Schlüssel aufbewahrt wird.
Wählen Sie One-Touch Open.
Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Wählen Sie Entfernen im Pop-up-Fenster.
Mehrere Schlüssel abholen
Wenn Sie mehrere Schlüssel gleichzeitig abholen möchten, können Sie entweder die Keycafe Mobile App oder den SmartBox-Bildschirm verwenden.
Über die SmartBox
Business Pro-Funktion
Die Abholung mehrerer Schlüssel über den SmartBox-Bildschirm ist für Business Pro-Benutzer verfügbar.
Nachdem Sie den SmartBox-Bildschirm zum Abholen eines Schlüssels verwendet haben, tippen Sie im Pop-up-Fenster auf Weitere Schlüssel abholen.
Auf dem SmartBox-Bildschirm wird die Liste der Schlüssel angezeigt, für die Sie eine Berechtigung haben, sowie die verbleibende Anzahl von Schlüsseln, auf die Sie zugreifen können, falls die Einstellung Maximale Schlüsselanzahl für Sie festgelegt wurde.
Scrollen Sie durch die Liste und tippen Sie auf jeden Schlüssel, den Sie abholen möchten. Die Fächer mit den ausgewählten Schlüsseln öffnen sich nacheinander mit einer kurzen Verzögerung zwischen den einzelnen Öffnungen.
Tippen Sie anschließend auf das Zurück-Symbol.
Über die Mobile App
Wählen Sie den Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Tippen Sie auf Schlüssel abholen.
Wählen Sie Schlüsselabholung starten.
Drücken Sie die blinkende Taste an der SmartBox.
Nehmen Sie den Schlüssel aus dem Fach und schließen Sie die Fachtür.
Tippen Sie auf Weitere abholen und wählen Sie dann den zweiten Schlüssel aus, den Sie abholen möchten.
Wiederholen Sie die Schritte 4–6 für jeden Schlüssel, den Sie abholen möchten.
Tippen Sie auf Fertig, wenn Sie fertig sind.