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Premium-Funktion
Programmierbare Alarme sind eine Funktion, die nur Benutzern der Tarife „Premium“ und „Business Pro“ zur Verfügung steht.
Was sind programmierbare Warnungen?
Programmierbare Warnungen sind benutzerdefinierte Benachrichtigungen, die Organisationsadministratoren für bestimmte Schlüssel oder Schlüsselgruppen einrichten und personalisieren können. Programmierbare Warnungen sind für viele Arbeitsabläufe nützlich. Einige häufige Verwendungszwecke sind:
- Erinnerung der Mitarbeiter am Ende einer Schicht an die Schlüsselrückgabe, um fehlende Schlüssel für die nächste Schicht zu vermeiden
- Benachrichtigen Sie das Management, wenn ein Gast seinen Zimmerschlüssel nicht bis zur geplanten Check-out-Zeit zurückgegeben hat
- Halten Sie das Management in Echtzeit über die Schlüsselnutzung auf dem Laufenden
Es gibt zwei Arten von programmierbaren Warnungen: Warnungen bei verspätetem Schlüssel und Warnungen beim Schlüsselaustausch.
1. Späte Schlüsselwarnungen
In drei optionalen Situationen wird eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail an den Administrator/Manager, Benutzer oder einen anderen Benutzer eines Schlüssels innerhalb der Organisation gesendet:
- angegebene Anzahl von Minuten/Stunden/Tagen nach Abholung eines Schlüssels
- angegebene Anzahl Minuten/Stunden/Tage nach Ende einer Buchung oder Zeitverschiebung
- angegebene Anzahl von Minuten/Stunden/Tagen vor dem Ende einer Buchung oder Zeitverschiebung
2. Wichtige Austauschwarnungen
In zwei optionalen Situationen wird eine Benachrichtigung per E-Mail an den Administrator/Manager, Benutzer oder einen anderen Benutzer eines Schlüssels innerhalb der Organisation gesendet:
- bei der Abgabe eines Schlüssels
- wenn ein Schlüssel abgeholt wird
Einrichten einer neuen Warnung
Verwalten programmierbarer Warnungen auf Mobilgeräten
Beachten Sie, dass das Erstellen und Bearbeiten einer programmierbaren Warnung nur in der Desktop-App erfolgen kann.
- Melden Sie sich beiKeycafe Desktopan.
- Wählen Sie + Hinzufügen > Programmierbaren Alarm > den Alarmtyp, den Sie erstellen möchten.
- Geben Sie denNamen der Warnung ein.
- Geben Sie die Beschreibung der Warnung ein. Dies ist nur intern und wird von Benutzern nicht gesehen.
- Geben Sie den Namen der Taste(n) oderTastengruppe(n)ein, für die Sie die Warnung festlegen möchten.
- Wählen Sie für eine -Alarmmeldung zu einem verspäteten Schlüsselden/die -Benutzer aus, der/die einen Schlüssel auscheckt, für den die Alarmmeldung ausgelöst wird. Wählen Sie die Dauer für Zeit undSituation aus, damit die Warnung ausgelöst wird. Wählen Sie dann die Empfänger der Benachrichtigung aus.
- Wählen Sie für einenSchlüsselaustauschalarmdieSituation aus, in der der Alarm ausgelöst werden soll, und wählen Sie dann dieEmpfänger des Alarms aus.
Mehrere Empfänger
Sie können zwischen einem und maximal zehn Empfängern für eine Benachrichtigung angeben. Wenn Sie möchten, dass ein anderer Benutzer als der Manager oder Schlüsselbenutzer des Schlüssels benachrichtigt wird, geben Sie dessen Namen in das Feld Weitere Benutzer hinzufügen ein.
- Wählen Sie für eine Verspätete Schlüsselbenachrichtigungaus, ob die Benachrichtigung per SMS oder E-Mailgesendet werden soll. Schlüsselaustauschbenachrichtigungen können derzeit nur per E-Mail gesendet werden.
- Geben Sie die Nachricht ein, die in der Warnung angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf Warnung erstellen.
Variablen
Sie können Ihrer Warnmeldung Variablen hinzufügen, die den Namen des Schlüssels, den Namen des Benutzers, der den Schlüssel abgeholt hat, den Namen der Warnung und (nur bei Warnungen zum Schlüsselaustausch) den aufgetretenen Austauschtyp enthalten. Wählen Sie einfach Variablenund dann + neben der Variablen aus, die Sie hinzufügen möchten. Es wird dann Ihrer Nachricht hinzugefügt.
Unterschiedliche Nachrichten für Manager und Benutzer
Wenn Sie sowohl den Manager als auch den Benutzer des Schlüssels benachrichtigen möchten, aber für jeden eine andere Nachricht haben möchten, wählen Sie + Benachrichtigung hinzufügen , um eine separate Nachricht einzugeben und den entsprechenden Empfänger für jede Benachrichtigung auszuwählen. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung für den Schlüsselmanager und eine Benachrichtigung für den Benutzer.
Bearbeiten einer vorhandenen Warnung
- Melden Sie sich beiKeycafe Desktopan.
- Wählen Sie Einstellungen.
- Wählen SieProgrammierbare Warnungen
- Wählen Sie das Symbol Bearbeitenfür die Warnung aus, die Sie bearbeiten möchten.