Programmierbare Warnungen

In diesem Artikel:

• Was sind programmierbare Alarme?
  1. Späte Schlüsselwarnungen
  2. Wichtige Austauschwarnungen
  3. Buchung erstellt Benachrichtigung
  4. Standortstatuswarnung
• Einrichten eines neuen Alarms
• Hilfreiche Tipps
  • Mehrere Empfänger
  • Variablen
    • Variablen für späte Schlüsselalarme
    • Schlüsselaustausch-Warnvariablen
    • Buchung erstellt Benachrichtigungsvariablen
    • Variablen für Standortstatuswarnungen
  • Unterschiedliche Nachrichten für Manager und Benutzer
• Bearbeiten einer vorhandenen Warnung

Was sind programmierbare Warnungen?

Programmierbare Warnungen sind benutzerdefinierte Benachrichtigungen, die Organisationsadministratoren für bestimmte Schlüssel oder Schlüsselgruppen einrichten und personalisieren können. Programmierbare Warnungen sind für viele Arbeitsabläufe nützlich. Einige häufige Verwendungszwecke sind:

• Erinnerung der Mitarbeiter am Ende einer Schicht an die Schlüsselrückgabe, um fehlende Schlüssel für die nächste Schicht zu vermeiden
• Benachrichtigen Sie das Management, wenn ein Gast seinen Zimmerschlüssel nicht bis zur geplanten Check-out-Zeit zurückgegeben hat
• Senden von Check-in-Anweisungen an Gäste bei Buchung
• Halten Sie das Management in Echtzeit über die Schlüsselnutzung auf dem Laufenden

Es gibt zwei Arten von programmierbaren Warnungen: Warnungen bei verspätetem Schlüssel und Warnungen beim Schlüsselaustausch.

1. Späte Schlüsselwarnungen

In zwei optionalen Situationen wird eine Benachrichtigung per E-Mail an den Administrator/Manager, Benutzer oder einen anderen Benutzer eines Schlüssels innerhalb der Organisation gesendet:

• angegebene Anzahl von Minuten/Stunden/Tagen nach Abholung eines Schlüssels
• angegebene Anzahl Minuten/Stunden/Tage nach Ende einer Buchung oder Zeitverschiebung
• angegebene Anzahl von Minuten/Stunden/Tagen vor dem Ende einer Buchung oder Zeitverschiebung

2. Wichtige Austauschwarnungen

In drei optionalen Situationen wird eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail an den Administrator/Manager, Benutzer oder einen anderen Benutzer eines Schlüssels innerhalb der Organisation gesendet:

• bei der Abgabe eines Schlüssels
• wenn ein Schlüssel abgeholt wird

3. Buchung erstellt Benachrichtigung

In zwei optionalen Fällen wird eine Benachrichtigung per E-Mail oder Webhook an den Administrator/Manager des Schlüssels, den Benutzer oder einen anderen Benutzer innerhalb der Organisation gesendet:

• wenn ein Schlüssel für eine einmalige Buchung reserviert wird
• wenn ein Schlüssel für eine Reservierung gebucht wird

4. Standortstatuswarnung

In zwei optionalen Fällen wird eine Benachrichtigung per SMS, E-Mail oder Webhook an den Inhaber, Administrator oder Standortleiter einer Organisation gesendet:

• wenn ein Standort die Stromversorgung verliert
• wenn ein Standort die Internetverbindung verliert

Einrichten einer neuen Warnung

1. Melden Sie sich beiKeycafe Desktopan.
2. Wählen Sie + Hinzufügen > Programmierbaren Alarm > den Alarmtyp, den Sie erstellen möchten.
3. Geben Sie denNamen der Warnung ein.
4. Geben Sie die Beschreibung der Warnung ein. Dies ist nur intern und wird von Benutzern nicht gesehen.
5. Geben Sie den Namen der Taste(n) oderTastengruppe(n)ein, für die Sie die Warnung festlegen möchten.

6. Wählen Sie für eine -Alarmmeldung zu einem verspäteten Schlüsselden/die -Benutzer aus, der/die einen Schlüssel auscheckt, für den die Alarmmeldung ausgelöst wird. Wählen Sie die Dauer für Zeit undSituation aus, damit die Warnung ausgelöst wird.

   Wählen Sie für einenSchlüsselaustauschalarmdieSituation aus, in der der Alarm ausgelöst werden soll, und wählen Sie dann dieEmpfänger des Alarms aus.

   Wählen SieProgrammierbare Warnungen

7. Wählen Sie für eine Verspätete Schlüsselbenachrichtigungaus, ob die Benachrichtigung per SMS oder E-Mailgesendet werden soll. Schlüsselaustauschbenachrichtigungen können derzeit nur per E-Mail gesendet werden.
8. Wählen Sie dann die Empfänger der Benachrichtigung aus. Klicken Sie auf Variablen , um eine Liste nützlicher Variablen anzuzeigen, die Sie in die Nachricht einfügen können.
9. Geben Sie die Nachricht ein, die in der Warnung angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf Warnung erstellen.

Hilfreiche Tipps

Mehrere Empfänger

Sie können zwischen einem und maximal zehn Empfängern für eine Benachrichtigung angeben. Wenn Sie möchten, dass ein anderer Benutzer als der Manager oder Schlüsselbenutzer des Schlüssels benachrichtigt wird, geben Sie dessen Namen in das Feld Weitere Benutzer hinzufügen ein.

Variablen

Wählen Sie einfach Variablenund dann + neben der Variablen aus, die Sie hinzufügen möchten. Es wird dann Ihrer Nachricht hinzugefügt. Die Optionen variieren je nach Alarmtyp:

Variablen für späte Schlüsselalarme

Schlüsselaustausch-Warnvariablen

Buchung erstellt Benachrichtigungsvariablen

Variablen für Standortstatuswarnungen

Unterschiedliche Nachrichten für Manager und Benutzer

Wenn Sie sowohl den Manager als auch den Benutzer des Schlüssels benachrichtigen möchten, aber für jeden eine andere Nachricht haben möchten, wählen Sie + Benachrichtigung hinzufügen , um eine separate Nachricht einzugeben und den entsprechenden Empfänger für jede Benachrichtigung auszuwählen. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung für den Schlüsselmanager und eine Benachrichtigung für den Benutzer.

Bearbeiten einer vorhandenen Warnung

1. Melden Sie sich beiKeycafe Desktopan.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Wählen Sie das Symbol Bearbeitenfür die Warnung aus, die Sie bearbeiten möchten.
4. Wenn Sie eine Benachrichtigung pausieren möchten, können Sie einfach Benachrichtigung aktivieren in die Position „Aus“ schalten.